Postępowanie: DZP.271.88.2024.EG Dostawa materiałów biurowych dla Urzędu Miejskiego w Elblągu na rok 2025

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.88.2024.EG

Dostawa materiałów biurowych dla Urzędu Miejskiego w Elblągu na rok 2025

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.  Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa fabrycznie nowych materiałów biurowych dla Urzędu Miejskiego w Elblągu na rok 2025 w ilościach i o parametrach określonych w ZAŁĄCZNIKU NR 4 do Zapytania ofertowego – Wycena dostawy. Kopia wypełnionego ZAŁĄCZNIKA NR 4 stanowić będzie Załącznik Nr 1 do umowy.

2.  Główne miejsce realizacji dostaw: Urząd Miejski w Elblągu ul. Łączności 1.

3.  Wymagania Zamawiającego:

1)      Wszystkie dostarczone przedmioty zamówienia opisane w Załączniku Nr 1a do SWZ , które mają określoną gramaturę papieru lub tektury powinny posiadać oznaczenie tej gramatury na poszczególnych przedmiotach zamówienia lub na zbiorowym opakowaniu.

2)      Dostarczone materiały muszą być fabrycznie nowe, w oryginalnych opakowaniach producenta.

3)      Przy każdej dostawie Zamawiający dokona losowego sprawdzenia jakości oraz zgodności z zaoferowanym w ofercie towarem. W przypadku stwierdzenia złej jakości lub niezgodności z zaoferowanym w ofercie towarem Zamawiający odmówi przyjęcia zakwestionowanego towaru. Wykonawca zobowiązany będzie w terminie 2 dni roboczych na własny koszt do wymiany kwestionowanego towaru na pozbawiony wad. Każda dostawa podlega odrębnemu odbiorowi.

4)      Sprzedający zapewnia dostarczanie przedmiotu umowy w opakowaniach zabezpieczonych  w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem

5)      Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia własnym transportem, na własny koszt i na własne ryzyko oraz dokona rozładunku własnymi zasobami ludzkimi i sprzętem w miejscu docelowej dostawy, we wskazanym miejscu.

6)      Sprzedający udzieli minimum 12 miesięcznej gwarancji na materiały zaoferowane w Wycenie dostawy, która stanowi Załącznik Nr 1 do Projektu umowy. Okres gwarancji liczony jest oddzielnie dla każdej partii materiałów i rozpoczyna swój bieg z dniem dostarczenia zamówionych materiałów do siedziby Zamawiającego.

7)      Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ZAŁĄCZNIKU NR 4 do Zapytania ofertowego – Wycena dostawy podał w kolumnie E cenę jednostkową (bez VAT), w kolumnie F wartość ogółem (bez VAT) będącą iloczynem ceny jednostkowej (bez VAT) i ilości oferowanego towaru, w kolumnie G wartość ogółem brutto asortymentu z danej pozycji.

4.  Wykonawca, który złoży ofertę zawierającą rozwiązania równoważne do opisanych przez Zamawiającego w ZAŁĄCZNIKU NR 4 do Zapytania ofertowego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego

Przez równoważne przedmioty Zamawiający rozumie przedmioty o parametrach technicznych takich samych bądź wyższych niż opisane przez Zamawiającego.

5.  Oferta musi być kompletna w zakresie zamawianego towaru. Nieuwzględnienie chociażby jednej z zamawianych pozycji asortymentowych spowoduje, iż oferta nie będzie oceniana.    

6.  Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w Projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.       TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Umowa zostanie zawarta na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy, a jeżeli zamówienie będzie udzielone przed dniem 01.01.2025 r. – 12 miesięcy od dnia 01.01.2025 r.  lub do czasu wyczerpania wartości zamówienia, o której mowa w § 3 Projektu umowy.

W razie nie wykorzystania całości wartości umowy, o której mowa w § 3 Projektu umowy w okresie jej obowiązywania, umowa wygasa w niezrealizowanym zakresie. Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień w wysokości minimum 80 % wartości umowy, o której mowa w § 3 Projektu umowy.

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie lub wykonywanie przez co najmniej 12 miesięcy w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwóch dostaw materiałów biurowych o wartości min. 50 000,00 zł brutto każda. 

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU DOSTAW, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1.      Cenę (bez VAT) oferty należy obliczyć wypełniając ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – Wycena dostawy, podając dla każdej pozycji „cenę ogółem (bez VAT)” będącą iloczynem ceny jednostkowej (bez VAT) i ilości oferowanego towaru.

2.      CENA NETTO oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena (bez VAT) oferty” w ZAŁĄCZNIKU NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – Wycena dostawy.

3.      W ZAŁĄCZNIKU NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - Formularz oferty należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.  

4.      Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

5.      Cena nie podlega waloryzacji.

6.      Cena oferty powinna być wyrażona w złotych (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.   Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM. 

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

3.   Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:

X_C x 100%

gdzie:

X_C - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

Sposób obliczenia X_C:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X_{C =} cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

1.   Oferty należy składać do dnia 22 listopada 2024 r. do godziny 09:30.

2.   Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.   Składana oferta musi zawierać:

a)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,

b)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ DOSTAW oraz dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie (dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane i należy je złożyć w formie skanu dokumentu).

c)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY.

     Kopia wypełnionego ZAŁĄCZNIKA NR 4 stanowić będzie Załącznik Nr 1 do umowy.

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Emilia Gajdzis – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-28, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.   Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

XI.   Załączniki  

1.   ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,

2.   ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY,

3.   ZAŁACZNIK NR 3 – WYKAZ DOSTAW,

4.   ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYCENA DOSTAWY.