Postępowanie ID: 859564 : GKV.222.37.2023 Wykonywanie usług porządkowych w Powiatowym Biurze Geodezji i Katastru w Świdnicy w latach 2024-2025.

W związku z prowadzanym rozeznaniem cenowym zaprasza się do złożenia oferty na świadczenie usług porządkowych w pomieszczeniach Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy z siedzibą przy ul. Parkowej 2, 58-100 Świdnica.

I. Informacje dotyczące realizacji zamówienia:
1.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od 01.01.2024 r. do 31.12.2025 r. usługi w zakresie kompleksowego sprzątania pomieszczeń biurowych , sanitarnych i korytarzy wewnątrz budynku administracyjnego - siedziby Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy (parter, I, II i III piętro), położonym w Świdnicy przy ul. Parkowej 2 (zwanego dalej Biurem) oraz pomieszczenia archiwum zakładowego zlokalizowanego w piwnicy budynku o łącznej powierzchni 911,00 m2, tj:

• powierzchnia biurowa                               -                  614,80 m2,
• powierzchnia klatki schodowej                 -                    31,50 m2,
• powierzchnia korytarzy                             -                    94,00 m2,
• powierzchnia WC                                      -                   20,30 m2,
• powierzchnie inne                                     -                  150,40 m2.

Utrzymanie w czystości okien, 2 razy do roku powinny być myte:

• 48 okien o wymiarach 190 cm x 130 cm o łącznej powierzchni 118,56 m2,
• 28 okien 170 cm x 80 cm o łącznej powierzchni 38,08 m2,
• 7 okien 130 cm x 125 cm o łącznej powierzchni 11,38 m2,

1.2 Sprzątanie pomieszczeń biurowych powinno odbywać się 2 razy w tygodniu: wtorki i piątki od godziny 7:15 do godziny 13:15 i obejmuje:

• usuwanie kurzu właściwymi preparatami z biurek, szaf, regałów, parapetów,
• zewnętrzne czyszczenie właściwymi preparatami powierzchni obudów sprzętu komputerowego, faksów, telefonów, niszczarek i innych urządzeń biurowych,
• zamiatanie,
• obmiatanie pajęczyn,
• mycie luster,
• mycie drzwi-w razie potrzeby,  
• mycie podłóg,
• opróżnianie koszy-segregacja odpadów.

1.3 Sprzątanie korytarzy, klatek schodowych i pomieszczeń sanitarnych powinno odbywać się codzienne i obejmuje:

w zakresie wykonywanie czynności porządkowych na korytarzach I i II piętra, oraz na klatkach schodowych:

• zamiatanie i mycie podłóg i schodów,
• mycie lamperii,
• mycie drzwi,
• mycie poręczy schodowych,
• mycie parapetów,
• mycie kaloryferów,
• obmiatanie z pajęczyn

1.4 Utrzymanie toalet w należytej czystości:

• mycie i dezynfekcja urządzeń sanitarnych,
• mycie i czyszczenie armatury oraz nabłyszczanie wszelkich urządzeń sanitarnych,
• zabezpieczenie kostek do toalet  i odświeżaczy w aerozolu,
• mycie płytek, kaloryferów i drzwi w toaletach (w zależności od stanu  zabrudzenia, nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu),
• mycie parapetów, podłóg, luster,
• codzienne opróżnianie koszy na śmieci-segregacja odpadów,
• uzupełnianie środków higienicznych,
• uzupełnianie środków czystości.

1.5 Dodatkowo w ramach usługi wymaga się 1 raz na kwartał:

• czyszczenia w sposób mechaniczny podłóg, korytarzy i schodów za pomocą stosownych urządzeń (np. szorowarek, polerek obrotowych).
• ponowne nabłyszczanie (froterowanie) powierzchni podłóg wyłożonych wykładzinami PCV, płytkami ceramicznymi- 1 raz na kwartał,

1.6 Niżej wymienione pomieszczenia powinny być sprzątane 1 raz na miesiąc w zakresie opisanym w pkt.1.2 i 1.3 dla rodzaju pomieszczeń :

• archiwum (piwnica) –         11,73 m2,
• magazynek (parter) –           7,15 m2,
• pokój 108 (I piętro) –         22,78 m2,
• serwerownia (II piętro) –   10,64 m2,
• korytarz (III piętro) –          10,58 m2,
• sala konferencyjna (III piętro) – 48,50 m2
• przedpokój (III piętro) –    16,80 m 2,
• magazynek I (III piętro) –    9,00 m 2,
• magazynek II (III piętro) – 13,00 m 2,

1.7 Zakup środków czystości i higienicznych po stronie serwisu. Środki czystości podlegają akceptacji przez zamawiającego. Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy prowadzi zgodnie z ustawą o odpadach segregację odpadów, kolorowe worki nie są wymagane, na terenie posesji posiadamy kontenery do segregacji odpadów komunalnych. Wymagane w zależności od wielkości pojemników na odpady: worki na odpady 35 L ok.13-15 sztuk pojemników, worki 60 L  1-3 sztuki pojemników, worki 120 L 1-2 sztuki pojemników. Niektóre worki 35 L (tam gdzie zbierany jest sam papier) mogą być używane wielokrotnie. Wymagane opróżnianie i wymieniana:

• w pomieszczeniach sanitarnych - codziennie,
• w pomieszczeniach biurowych - w dniach wykonywania usługi, tj. wtorek i piątek.
  

1.8 Sprzątanie Punktu Obsługi Klienta powinno odbywać się we wczesnych godzinach rannych lub w czasie przerwy, tj. 10.00-10.15, aby nie zakłócać bieżącej obsługi klientów. Personel firmy sprzątającej będzie wykonywał czynności w obecności pracowników. W gestii usługodawcy pozostaje oznakowanie tablicami ostrzegawczo-informacyjnymi, jeżeli w związku ze świadczeniem usługi zaistnieje prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia niebezpiecznego, np. w trakcie mycia podłóg, gdy po zmoczeniu powierzchnia staje się śliska.

1.9 Szczegółowe kwestie dotyczące realizacji usługi zawarte są w umowie, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania.

1.10 Cenę brutto należy skalkulować w skali miesiąca. Wykonawca będzie wystawiać fakturę za wykonaną usługę w systemie rozliczeń miesięcznych. Płatności realizowane będą na podstawie faktur wystawianych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na konto Wykonawcy.

Fakturę należy wystawić na dane: nabywca Powiat Świdnicki, 58-100 Świdnica, ul. M. Skłodowskiej-Curie 7, NIP 884-23-69-827; odbiorca i płatnik: Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy, 58-100 Świdnica, ul. Parkowa 2.

II. Sposób obliczania wartości zamówienia na potrzeby niniejszego postępowania.
Ustala się następujący sposób obliczenia wartości zamówienia: W = 24 * C, gdzie: W – wartość zamówienia, C – stawka miesięcznej opłaty brutto.

III. Wymagania stawiane Wykonawcy:

• posiadanie niezbędnej wiedzy i umiejętności do wykonania zamówienia oraz dysponowanie potencjałem technicznym, kadrowym gwarantującym wykonanie przedmiotu zamówienia;
•  prowadzenie działalności gospodarczej tożsamej z przedmiotem zamówienia;
•  przeszkolenie pracowników wykonujących usługę u Zamawiającego w zakresie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

IV. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach prowadzonego postępowania oraz po zawarciu umowy:
W ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego w formie zapytania ofertowego będą przetwarzane dane osobowe zawarte w złożonych ofertach. Ponadto dane osobowe zawarte w wybranej ofercie będą przetwarzane dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji. Wypełniając obowiązek prawny uregulowany zapisami art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”, Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy informuje, iż:
1)   Administratorem Danych Osobowych będzie Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy, 58-100 Świdnica, ul. Parkowa 2, zwane dalej „ADO”. Skontaktować z nim można się poprzez adres e-mail: sekretariat@geodezja.swidnica.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
2) Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w Powiatowym Biurze Geodezji i Katastru w Świdnicy jest Pan Wojciech Chudziński. Skontaktować się z nim można poprzez e-mail: iodo@geodezja.swidnica.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
3) dane osobowe będą przetwarzane w celu prawidłowego udzielenie zamówienia publicznego przez Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy a w przypadku wyboru oferty dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji; podstawą prawną przetwarzania danych jest art.6 ust.1 lit b i c RODO;
4) dane osobowe zawarte w ofercie mogą być udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art.4 pkt.9 RODO, w szczególności w związku z realizacją obowiązku ustawowego w zakresie udzielenia informacji publicznej;
5) dane osobowe mogą być przekazywane organom publicznym, organom ścigania lub innym organom ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) w związku z prowadzonym przez niepostępowaniem;
6) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej;
7) dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, nie dłużej niż przez okres wynikający z JRWA (jednolitego rzeczowego wykazu akt) obowiązującego u ADO;
8) przysługuje Panu/Pani prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania a także prawo do usunięcia danych jeżeli zaistnieją ku temu przesłanki;
9) ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
10) podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Niepodanie danych spowoduje, że nie będzie możliwe uwzględnienie w niniejszym postępowaniu złożonej oferty;
11) Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji przez ADO, w tym profilowaniu.

V. Informacje dodatkowe:
1) Oferta Wykonawcy musi uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia łącznie z kosztami przygotowania oferty;
2) Najkorzystniejsza oferta  jest to oferta określająca najniższą wartość brutto zamówienia w całym okresie świadczenia usługi;
3) Wykonawca związany jest ofertą cenową przez okres 30 dni;
4) Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert cenowych;
5) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim;
6) W formularzu udostępnionym na platformie zakupowej przez zamawiającego należy podać wartość stawki miesięcznej  netto, stawkę vat (wartość brutto zostanie automatycznie wyliczona);
7) Zamawiający niezwłocznie zawiadomi (np. drogą elektroniczną, telefonicznie, za pośrednictwem platformy zakupowej) wszystkich Wykonawców, którzy uczestniczyli w postępowaniu o wyborze najkorzystniejszej oferty cenowej;
8) Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą;
9) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy lub z innych przyczyn umowa nie zostanie zawarta albo po zawarciu nastąpi jej rozwiązanie, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez konieczności prowadzenia nowej procedury wyboru Wykonawcy;
10) Zamawiający zastrzega sobie, że może pozostawić niniejsze zapytanie bez rozstrzygnięcia oraz możliwość odstąpienia od realizacji niniejszego zamówienia bez podania przyczyny;

11) Istnieje możliwość obejrzenia pomieszczeń biurowych po uprzednim kontakcie telefonicznym. Osobą do kontaktów w sprawach oględzin i dotyczących postępowania jest Główny księgowy Elżbieta Kutyba, tel.74 852 33 74 wew.230.

12) Zapytania do Zamawiającego można kierować w formie pisemnej poprzez platformę zakupową do dnia 12 grudnia 2023 r. do godz.15.00.  Zapytania po tym terminie mogą pozostać bez odpowiedzi.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.