Krosno Odrzańskie, dnia:  16.11.2020 r.

 Nr sprawy: IR.271.17.2020.RS

                                                 Gmina Krosno Odrzańskie
                                                 ul. Parkowa 1

                                                  66-600 Krosno Odrzańskie

 ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA ZADANIE PN:

„Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzebyUrzędu Miasta w Krośnie Odrzańskim w zakresie przyjmowania, przemieszczania

i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym w 2021 r.”

1.     Opis przedmiotu zaproszenia:

Przedmiotem niniejszego zaproszenie umowy jest świadczenie usług pocztowych i kurierskich
na potrzeby Urzędu Miasta w Krośnie Odrzańskim w okresie od 4 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.,
wg załącznika do niniejszego zaproszenia.

Przedmiot zaproszenia stanowi:

1)    Usługa polega na przejęciu od Zamawiającego do przemieszczenia i doręczenia adresatowi wszystkich przesyłek, które będą podzielone na przesyłki rejestrowane i nierejestrowane. Zamawiający wymaga każdorazowo potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych na kopii rejestru tych przesyłek - Pocztowa książeczka nadawcza. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym terminie, jednak nie dłużej niż 5 dni i 3 dni przy przesyłce priorytetowej w kraju i za granicę kraju zgodnie z konwencjami światowymi Światowego Związku Pocztowców.

2)     Usługa polega na przyjęciu od Zamawiającego odpowiednio przygotowanych, tzn. opakowanych przesyłek pocztowych tak, aby zawartość nie uległa uszkodzeniu, oraz ich dalszym przemieszczeniu i doręczeniu adresatowi.

3)    Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana" dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

4)     Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił wzory oznakowania przesyłek, które będą stosowane przy oznakowaniu przesyłek listowych i paczek. Znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć lub nadruk wykonany wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę.

5)      Zamawiający nie gwarantuje, że podane ilości zostaną osiągnięte w okresie trwania umowy, w związku z tym Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko i wyłącznie za usługi faktycznie wykonane.

6)       W przypadku przekroczenia ilości oraz zwrotów do Zamawiającego przesyłek nie doręczonych z przyczyn nie zależnych od Wykonawcy, przesyłki te będą wyceniane zgodnie z obowiązującym cennikiem u wyłonionego Wykonawcy na podstawie zamówienia uzupełniającego.

7)       W przypadku realizacji zamówienia nie ujętego w formularzu cenowym, usługi te będą wyceniane na podstawie negocjacji cen u wybranego Wykonawcy na podstawie zamówienia uzupełniającego.

8)   Wykonawca odpowiedzialny będzie za prawidłową realizację umowy, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonywania umowy. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uzgadniane będą wyłącznie przez ustanowionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

9)       Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z siedziby Zamawiającego zlokalizowanej w Krośnie Odrzańskim, przy ul. Parkowej 1, od poniedziałku do czwartku w godzinach od 13.30 do 14.30, w piątki w godzinach od 13.00 do 14.00. Odbioru przesyłek będzie dokonywać upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.

10)   Uiszczanie przez Zamawiającego opłat za usługi pocztowe, stwierdzone zostanie na podstawie dokumentów nadawczych, gdzie za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy a podstawą rozliczeń finansowych jest cena ustalona na podstawie złożonej oferty.

11)   Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminu/wniesienia pisma do sądu, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego w brzmieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. (Dz. U. 2017 r., poz. 1481) Prawo pocztowe i nie przewiduje wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia.

12)   Zamawiający przewiduje w ramach przedmiotu zamówienia doręczanie przesyłek również trybie Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu postępowania karnego lub Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Szacunkowa liczba przesyłek nadawanych w trybie z procedury Kodeks postępowania administracyjnego (KPA) i Ordynacji podatkowej, które mają być nadane u operatora wyznaczonego wynosi:

-        nie mniej niż 85 % przesyłek krajowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

-        nie mniej niż 45 % przesyłek krajowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - najszybszej kategorii.

13)     Zamawiający sporządzi odrębny wykaz przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego.

 2.     Wymagany termin realizacji:

-        od 4 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.

3.     Przy wyborze oferty, Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

-        Cena - 95 %

-        Możliwość śledzenia przesyłki – 5%

Cena  powinna zawierać:

a)    wartość usługi określonej w oparciu o przedmiot zamówienia;

b)    obowiązujący podatek od towarów i usług VAT;

c)    Cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę, jest obowiązująca przez okres ważności umowy  i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.

4.     Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:

-        Kopię aktualnego wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzony przez  Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6.1. Ustawy Prawo pocztowe (tj. Dz U. z 2018 r. poz.2188 ze zm.).

5.     Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą oraz spełniającą wszystkie wymagane warunki.

Cena podana w złożonej ofercie ma być podana cyfrowo i słownie. Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz należy wypełnić czytelną
i trwałą techniką.

6.     Opis sposobu przygotowania oferty:

       Zamawiający dopuszcza dwie formy składania ofert, tj:

a)       W formie elektronicznej poprzez Platformę Zakupową Open Nexus. Korzystając z platformy zakupowej Wykonawcy składają ofertę bezpośrednio na stronie Zamawiającego w formie elektronicznej (*.pdf) (https://platformazakupowa.pl/pn/krosnoodrzanskie). Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy składać w terminie do dnia 26 listopada 2020 r. do godziny 10.00.

        lub:

b)       Oferty w formie papierowej wg załączonego wzoru, należy składać do urny położonej w Budynku Urzędu Miasta w Krośnie Odrzańskim  w terminie do dnia 26 listopada 2020 r.  do godziny 10.00 pod adresem:

Urząd Miasta w Krośnie Odrzańskim

ul. Parkowa 1

66-600 Krosno Odrzańskie

Biuro Obsługi Interesanta - urna

Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie oznaczonej pełnymi danymi Wykonawcy (nazwa, adres,
nr telefonu) i opisanej w następujący sposób:

OFERTA NA:

„Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzeby
Urzędu Miasta w Krośnie Odrzańskim w 2021 r.”

Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego tj.: Gmina Krosno Odrzańskie,  ul. Parkowa 1, 66-600 Krosno Odrzańskie.             

a)       Miejsce i termin otwarcia oferty:

-        Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 26 listopada 2020 r. o godzinie 10.30 w siedzibie Zamawiającego, tj. Urząd Miasta w Krośnie Odrzańskim, ul. Parkowa 1, pokój Nr 4 - (budynek „B” Urzędu Miasta).

-        Składając ofertę, Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z klauzulą informacyjną z art. 13 RODO, stanowiącą załącznik do zaproszenia oraz wyraża zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego informacji zawierających dane osobowe oraz, że Oferent poinformował pisemnie i uzyskał zgodę każdej osoby, której dane osobowe są podane w ofercie oraz dokumentach (pełnomocnictwach) składanych wraz z niniejszą ofertą lub będą podane w oświadczeniach i dokumentach (pełnomocnictwach) złożonych w niniejszym postępowaniu.

b)      Osoba do kontaktu w sprawie przedmiotu zamówienia:

-        Anna Staniszewska, tel: 68/410 97 00,   e-mail: a.staniszewska@krosnoodrzanskie.pl.

7.     Czas związania z ofertą: 14 dni od chwili otwarcia.

8.     Załączniki:

-        Zał. 1 Formularz oferty;

-        Zał. 2 Wykaz planowanych wysyłek;

-        Zał. 3 Klauzula RODO;

-        Zał. 4 Projekt  umowy.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku przekroczenia szacowanych środków.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel: 68/410 97 00

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.