ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019r., poz. 1843 z późn. zm.) zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej wykonania zamówienia na przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w ramach projektu:

„CYFRYZACJA GEODEZYJNYCH REJESTRÓW PUBLICZNYCH DLA POWIATU POZNAŃSKIEGO – CZĘŚĆ II”

Działanie 2.1 „Rozwój elektronicznych usług publicznych”Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2014-2020

Zamawiający: Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej

ul. Jackowskiego 18

60-509 Poznań

www.bip.podgik.poznan.pl

tel. (61) 226 92 28

 Kod CPV: 39294100-0 (Artykuły informacyjne i promocyjne)

 I.  Opis przedmiotu zamówienia:

1.  Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w ramach projektu: „CYFRYZACJA GEODEZYJNYCH REJESTRÓW PUBLICZNYCH DLA POWIATU POZNAŃSKIEGO – CZĘŚĆ II” Działanie 2.1 „Rozwój elektronicznych usług publicznych” Regionalny Program Operacyjny na lata 2014-2020.

2.  Działania informacyjno-promocyjne, o których mowa w ust.1 obejmują:

1)  Wykonanie i umieszczenie tablicy informacyjno - pamiątkowej w miejscu realizacji projektu, na której zostanie zamieszczona informacja nt. projektu (tytuł projektu, nazwa beneficjenta, cel projektu, adres portalu www.mapadotacji.gov.pl, znak FE, barwy RP, znak UE, herb województwa) – 2 sztuki,

2)  realizację dodatkowych działań promocyjnych:

a)  opracowanie i wydrukowanie ulotek opisujących cele i zakres projektu, a przede wszystkim sposób i możliwości korzystania z nowych e-usług,

b)  przeprowadzenie działań promocyjnych w środkach masowego przekazu poprzez zamieszczenie ogłoszeń o realizacji i współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską w gazetach o zasięgu lokalnym (tj. 2 ogłoszenia (artykuły) prasowe),

c)  przygotowanie materiałów (zaproszeń) powiązanych z organizacją spotkania informacyjnego z użytkownikami projektowanych e-usług (gestorzy sieci uzbrojenia terenu, przedstawiciele inwestorów, gmin, jednostek administracji samorządowej, inni),

d) dostawa tablicy roll-up – 1 sztuka.

Szczegółowy zakres oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ).

II.  Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia Umowy do 31.05.2022r., według terminów zgodnych z ,,Planem Promocji”, uwzględniającym 2 etapy, opracowanym przez Wykonawcę i uzgodnionym z Zamawiającym.

III.  Wykonawca winien prowadzić działalność gospodarczą, której przedmiot jest zgodny z treścią zamówienia.

IV.  O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna spełnienie przedmiotowego warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

1) wykonał w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie), co najmniej dwóch usług - o łącznej wartości 5.500,00 zł brutto - których przedmiotem było przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych.

Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca wraz z ofertą składa wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, zgodnie z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego oraz dowody określające czy usługi te zostały wykonane należycie.

Dowodami, o których mowa wyżej, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez   podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane.

Ocena spełniania powyższych warunków zostanie dokonana na zasadzie spełnia/ nie spełnia.

V.  Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.

VI.  Wymagane od każdego Wykonawcy dokumenty i oświadczenia :

1)  Wypełniony formularz ofertowy – o treści zgodnej z załączonym do zapytania ofertowego wzorem, Załącznik nr 2.

2)  Wykaz usług wykonanych przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat, o którym mowa
w punkcie IV. niniejszego zapytania ofertowego - o treści zgodnej z załączonym do zapytania ofertowego wzorem, Załącznik nr 5 oraz dowody określające czy usługi te zostały wykonane należycie.

3)  Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

4)  W przypadku, gdy:

a)  ofertę podpisuje w imieniu Wykonawcy inna osoba, należy dołączyć pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy,

b)  wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, należy dołączyć pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowę o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

5)  Oświadczenie dotyczące braku konfliktu interesów - o treści zgodnej z załączonym do zapytania ofertowego wzorem, Załącznik nr 6.

W przypadku wskazania przez wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów,  o których mowa w rozdziale VI pkt  2, 3 w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez wykonawcę oświadczenia lub dokumenty.

VII.  Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na platformie zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/podgik_poznan w terminie do dnia 18.09.2020r. do godziny 10.00.

VIII.  Otwarcie ofert nastąpi w dniu 18.09.2020r. o godz. 10.15, sala nr 117a za pośrednictwem platformy zakupowej. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi poprzez automatyczne odszyfrowanie ofert i ich odczytanie.

IX.  Dokumenty o których mowa w rozdziale VI niniejszego zapytania ofertowego składane są          w oryginale na platformie zakupowej, w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty o których mowa w rozdziale VI pkt 2,3 lub 4 mogą zostać złożone w elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem (odpowiednio przez Wykonawcę lub w przypadku dokumentu o którym mowa w pkt 4 przez notariusza).

X.  W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wezwania oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują elektronicznie za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza Wyślij Wiadomość dostępnego na stronie dotyczącej danego postępowania. W sytuacjach awaryjnych np. w przypadku niedziałania platformazakupowa.pl Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami
za pomocą poczty elektronicznej: przetargi@podgik.powiat.poznan.pl.

XI.  W przypadku pytań merytorycznych, prosimy o kontakt za pośrednictwem przycisku w prawym, dolnym rogu formularza ofertowego zamieszczonego na platformie OpenNexus: ‘’Wyślij wiadomość”.

Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą są:

1)      Pani Anna Wojtkowiak,

2)      Pani Magdalena Piejko

           w poniedziałki w godz. 9.00-16.00, od wtorku do piątku w godz. 8.00-15.00.

XII.  W przypadku pytań związanych z obsługą platformy - kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku        w godzinach 7:00 do 17:00.

XIII. Kryterium wyboru oferty będzie:

Jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie cena brutto – 100% za wykonanie  przedmiotu zamówienia.

Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się na podstawie następującego wzoru:

gdzie: P – punktacja.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, która spełni wszystkie postawione w Opisie Przedmiotu Zamówienia warunki oraz uzyska największą liczbę punktów (P).

Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów.

XIV.  O wynikach przeprowadzonego postępowania cenowego powiadomimy Państwa drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy OpenNexus.

XV.  Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Dopuszczalne zmiany umowy oraz określenie warunków zmian:

1)  Zamawiający przewiduje możliwość istotnych zmian niniejszej umowy tj. przesunięcia terminów realizacji działań informacyjno-promocyjnych, na uzasadniony wniosek jednej ze stron lub w przypadku wystąpienia okoliczności nadzwyczajnych w szczególności chorób zakaźnych.

2)  Zmiany, które nie prowadzą do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:

a)  konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,

b)  wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

3)   Zmiany Wykonawcy, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, w przypadku:

a)  w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,

b)  w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców;

4)  Zmiany, które nie prowadzą do zmiany charakteru umowy a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5.225.000 EUR i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

XVI.  Informacja o zakazie powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym:

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między  Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu  Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności

na:

a)  uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b)  posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa;

c)  pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d)  pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli,

e)   pozostawaniu z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności.

XVII. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego w każdej chwili bez podania przyczyny.

Załączniki:

1.       Opis przedmiotu zamówienia - stanowiący załączniki nr 1,

2.       Formularz ofertowy – stanowiący załącznik nr 2,

3.       Projekt umowy – stanowiący załącznik nr 3,

4.       Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta w zakresie promocji – stanowiący załącznik 4a,

5.       Zasady dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018r – stanowiące załącznik 4b,

6.       Wykaz usług wykonanych przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat – stanowiący załącznik nr 5,

7.       Oświadczenie dotyczące braku konfliktu interesów – stanowiący załącznik nr 6.

8.       Obowiązek informacyjny RODO- ,,Klauzula informacyjna” -stanowiący załącznik nr 7.

W przypadku pytań:  

technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku w prawym, dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość"

związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 do 17:00.