Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr telefonu 0-44 7321865  insp. Ilona Sikora - referat Architektury i Budownictwa urzędu Miasta Piorkowa Trybunalskiego lub 0-44 732-30-11 -  Kierownik Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, . 

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

Informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego zwraca się z zapytaniem ofertowym w celu oszacowania wartości zamówienia.

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem umowy jest usługa polegająca na przygotowaniu (tj. kompleksowym uporządkowaniu) a następnie przekazaniu do Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego z siedzibą przy ul. Szkolnej 28 dokumentacji aktowej i technicznej kat. A wytworzonej  w okresie do 1989  roku w ilości  około 20 m.b. oraz wytworzonej  w  latach 1968 – 1980 w ilości ok. 0,5 m.b. (decyzje administracyjne z projektem zagospodarowania nieruchomości) przez ówczesne Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Piotrkowie Trybunalskim oraz Urząd Miejski w Piotrkowie Trybunalskim.

Dokumentacja ta  stanowi obecnie część zasobu archiwalnego podręcznego  Referatu Architektury i Budownictwa Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego.

Dokumentacja będąca przedmiotem zapytania została już wydzielona (wyselekcjonowana) z całego inwentarza akt będącego w dyspozycji Referatu Architektury i Budownictwa liczącego ok. 96 metrów bieżących akt  i przełożona do teczek bezkwasowych przez archiwistę z wymaganą w tym zakresie niezbędną wiedzą i doświadczeniem.

Inwentarz akt był dotychczas zaewidencjonowany w zasobie  archiwalnym w ułożeniu alfabetycznym tj. wg adresów nieruchomości  lub nazwy zadania inwestycyjnego realizowanego na terenie miasta.

Zamawiający zastrzega, że wyżej wskazana ilość akt jest wartością szacunkową (orientacyjną). Faktyczna ilość w stosunku do szacowanej może ulec nieznacznej zmianie,  (tj.  ±  0,5 mb).

Wykonawcy nie przysługuje prawo żądania zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany faktycznej ilości dokumentów podlegających usłudze w stosunku do szacowanej.

Cena realizacji całego zamówienia określona przez Wykonawcę  nie podlega waloryzacji.

Należy wskazać cenę za wykonanie całości przedmiotu zamówienia netto/brutto.

Dokumentacja podlegająca usłudze jest obecnie przechowywana w archiwum podręcznym Referatu Architektury i Budownictwa Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego przy ulicy Szkolnej 28 w Piotrkowie Trybunalskim

Przedmiot zamówienia obejmuje:

1.  Przejęcie kontaktów merytorycznych z Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim  (w porozumieniu z Archiwum Zakładowym Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego), tj. przygotowanie korespondencji, w tym dotyczącej  przygotowania dokumentacji i spisów do przekazania do  Archiwum Zakładowego.  

 2.  W oparciu o wytyczne i uzgodnienia uzyskane z Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim, przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych (w formie papierowej  oraz elektronicznej edytowalnej obejmujące zaewidencjonowany zasób, z wykorzystaniem spisów już wcześniej  przygotowanych przez archiwistę który wydzielił  zasób  z całego inwentarza akt Referatu Architektury i Budownictwa.

3.  Sprawdzenie: -chronologicznego i rzeczowego ułożenie dokumentów w obrębie już  przygotowanych (wydzielonych ) teczek, --prawidłowego ich opisania, - sprawdzenie czy wyłączono wszystkie metalowe części, paginacja dokumentacji, ewentualne przesznurowanie akt jeżeli taki wymóg zostanie wskazany przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim. Następnie przygotowanie dokumentacji do przekazania do Archiwum Zakładowego, tj.  umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (pudła), opisanie pudeł zbiorczych zgodnie z wymogami wskazanymi przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim.

4.  Pudła i teczki  bezkwasowe zapewni Zamawiający. Transport zbioru akt do Archiwum Zakładowego leży po stronie Zamawiającego.                   Pozostałe środki i materiały niezbędne do zrealizowania usługi (zamówienia) leżą po stronie Wykonawcy.  

5.  Wykonawca, w ramach  zakresu usługi (zamówienia)  ponosi odpowiedzialność  za:

-   prowadzenie ustaleń  i konsultacji z Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim (w porozumieniu z Archiwum Zakładowym Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego oraz Zamawiającym), celem których jest    pozyskanie wstępnej akceptacji  (potwierdzenia)  prawidłowości wykonywanych prac,

- opracowanie i przygotowanie akt w taki sposób i w takiej formie, aby opracowany zbiór został przyjęty w zasób   Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, a docelowo w zasób Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim.

    6.  Wykonawca zobowiązany jest do uczestnictwa (obecności) podczas protokolarnego przekazania opracowanych przez niego jednostek archiwalnych w zasób Archiwum Zakładowego.

7.  Proponowany termin realizacji –  umowa zostanie zawarta na czas oznaczony. Termin wykonania umowy do dnia  30.11..2024 roku .

8.  W przypadku stwierdzenia wad w przekazanych jednostkach archiwalnych wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad we własnym zakresie, w tym na własny koszt i ryzyko w terminie 20 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji od Zamawiającego o konieczności usunięcia wad.

9. Wynagrodzenie – płatne w terminie 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej  faktury lub rachunku.

Komunikat.

W przypadku zaproszenia do złożenia oferty będą brane również pod uwagę referencje lub opinie dot. realizacji usług związanych z wykonywanym zakresem prac.

Zamawiający informuje, że najwyższa kwota jaką może przeznaczyć na sfinalizowanie przedmiotu zamówienia to 11 700 zł brutto.

W celu właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi Zamawiający może umożliwić Wykonawcy przeprowadzenie wizji w miejscu przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się z obecnym stanem dokumentacji, ilością i sposobem jej przechowywania. Zamawiający umożliwia wizję po wcześniejszym ustaleniu dokładnego terminu i osób, które będą w niej uczestniczyć.

Miejsce realizacji zamówienia:

Zamawiający udostępni Wykonawcy na czas realizacji usługi nieodpłatnie wstęp do wybranych pomieszczeń w siedzibie Zamawiającego w których będzie można wykonywać usługę w godzinach od 8.00 do 21.00 w każdy dzień tygodnia (poniedziałek – niedziela) po dopełnieniu formalności polegających na  pobraniu  i zdawaniu kluczy do pomieszczeń archiwizacyjnych, udostępnionych w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem  od osoby wskazanej przez Zamawiającego.

Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie przepisy, instrukcje i informacje,  niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia, wyznaczy osoby upoważnione do udzielania informacji w zakresie prac objętych zleceniem oraz niezbędne materiały w postaci bezkwasowych sznurowanych teczek, pudeł archiwizacyjnych, sznurka.

 Informacje dodatkowe:

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:

- niewystarczających środków na realizację zamówienia.

Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez podania przyczyny.

Informacje o postępowaniu będą udzielane tylko w formie pisemnej poprzez platformę zakupową.

Zamawiający informuje, że w przypadku szacowania wartości zamówienia  nie ma obowiązku wysyłania ani publikacji informacji z otwarcia, zamknięcia czy wyborze oferty.

Płatność – przelewem na wskazany numer konta.

Zamówienie odbywa się wyłącznie za pomocą  platformy zakupowej .

Warunkiem złożenia oferty jest zapoznanie się z treścią wyżej wymienionego przedmiotu zamówienia i jego akceptacja.

Akceptując Regulamin Wykonawca wyraża zgodę na jego postanowienia i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

W przypadku braku zgody na powyższe warunki – nie należy składać oferty.

WAŻNE!

„W związku z wejściem w życie w dniu 16 kwietnia 2022 r. ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. poz. 835) wprowadzony został obowiązek wykluczenia z postępowania:

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów figurujących na listach sankcyjnych Unii Europejskiej, przyjętych wobec Rosji i Białorusi;

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów figurujących na krajowej liście sankcyjnej, prowadzonej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów, których beneficjentem rzeczywistym jest osoba figurująca na jednej z ww. list sankcyjnych;

         wykonawców i uczestników postępowań i konkursów, których jednostką dominującą jest podmiot figurujący na jednej z ww. list sankcyjnych.

W związku z tym, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

W prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia, zamawiający dokona weryfikacji wykonawców ubiegających się o zamówienie w zakresie ww. przesłanki wykluczenia.

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.