Poznań, 16 lutego 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE WARP-3/Z/2024

I.             ZAMAWIAJĄCY:

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Spółka z o.o.

ul. Piekary 19, 61-823 Poznań

NIP 7781411344, REGON 634512019, KRS 0000174198

tel. 61 656 35 00, faks 61 656 35 66

Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego dotyczącego udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000,00 zł netto, bez stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.). Zamówienie finansowane jest ze środków własnych.

II.           OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.      Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa (maksymalnie 3 wraz z rozładunkiem) artykułów biurowych dla zapewnienia ciągłości pracy w Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości – zgodnych z wymaganiami określonymi w Załączniku nr 1 do
WARP-3/Z/2024 – formularz cenowy.

2.      Zamawiający informuje, że nie dopuszcza składania ofert na artykuły biurowe równoważne inne niż wskazane w formularzu cenowym (Załącznik nr 1 do WARP-3/Z/2024).

3.      Artykuły biurowe muszą być fabrycznie nowe, nienoszące znamion użytkowania, wolne od wad, pełnowartościowe w pierwszym gatunku.

4.      Artykuły mają być opakowane oryginalnie, opakowania mają być nienaruszone, posiadać zabezpieczenia zastosowane przez producenta oraz znaki identyfikujące produkt, a w szczególności: znak towarowy produktu lub markę producenta artykułu.

5.      Zaoferowane i dostarczone przez Wykonawcę artykuły biurowe muszą być objęte co najmniej 12 miesięcznym okresem gwarancji jakości, licząc od daty dostawy materiału do Zamawiającego transportem Wykonawcy i na jego koszt.

6.      Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu artykuły biurowe w terminie do 72 godzin, od momentu otrzymania od niego zapotrzebowania, przekazanego pisemnie, bądź na skrzynkę mailową.

7.      Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia i wniesienia zamawianego asortymentu – do siedziby Zamawiającego ul. Piekary 19, 61-823 Poznań, do oddziału w Pile, ul. Grunwaldzka 2, Punktu Informacyjnego WARP w Kaliszu ul. Zacisze 2 oraz do Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich w Lesznie ul. Geodetów 1 po uprzednim złożeniu zamówienia przez wskazanego przez WARP Sp. z o.o. w umowie pracownika na podany przez Wykonawcę adres poczty elektronicznej.

8.      Nazwa dostarczonego asortymentu na fakturze VAT musi być zgodna z nazwą na opakowaniu
i zamówieniem Zamawiającego.

9.      W przypadku stwierdzenia przy odbiorze dostarczonych artykułów biurowych wad, niezgodności lub rozbieżności ze złożonym zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest
w ciągu 48 godzin dokonać dostawy zgodnie z treścią zamówienia.

10.   Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego zamówienia dostarczyć protokół odbioru zgodny ze zleceniem Zamawiającego, który jest podstawą do wystawienia częściowej faktury VAT.

11.   Zamawiający zastrzega możliwość nie zrealizowania zamówienia w całości lub części z uwagi na możliwości finansowe Zamawiającego, a Wykonawca nie będzie z tego tytułu dochodził żadnych roszczeń.

12.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamiany asortymentu pomiędzy poszczególnymi pozycjami określonymi w formularzu cenowym, w granicach do 20% wartości każdego asortymentu, w ramach ogólnej wartości zamówienia. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do dostawy skorygowanych (zamienionych) pozycji asortymentowych z zachowaniem ich cen jednostkowych określonych w ofercie.

13.   Wypełniony przez Wykonawcę Załącznik nr 1 do WARP-3/Z/2024 stanowić będzie załącznik do formularza ofertowego (załącznik nr 2).

14.   Zamówienie powinno zostać w całości zrealizowana w terminie do dnia 10 grudnia 2024 r.

15.   Nazwa i kod dotyczący przedmiotu zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) - 30.19.00.00-7 różny sprzęt i artykuły biurowe.

III.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

1.      W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa następujące dokumenty:

a)    wpis do KRS lub CEIDG (Zamawiający nie wymaga załączenia dokumentów do oferty jeżeli Wykonawca wskaże link do ogólnodostępnej bazy, z której Zamawiający pobierze dokument).

b)    Wypełniony i podpisany formularz cenowy (załącznik nr 1),

c)    Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 2),

d)    Wypełnione i podpisane oświadczenie dot. przesłanek wykluczenia (załącznik nr 3),

e)    Podpisane oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (załącznik nr 4).

2.      Z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, którzy powiązani są osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy w szczególności poprzez:

·         uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

·         posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

·         pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

·         pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

IV.          PRZYGOTOWANIE OFERTY:

1.     Ofertę należy składać w postaci plików PDF.

2.     Oferta winna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym  przez osobę/osoby  uprawnione do reprezentowania  Wykonawcy  (wymienione  we  właściwym rejestrze lub ewidencji) bądź umocowane przez te osoby do składania ofert (należy załączyć kopię stosownego pełnomocnictwa).

3.     Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę do zamówienia. Złożenie  większej  liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje  odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

4.     Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca musi wyraźnie zaznaczyć, że wycofuje wcześniejszą ofertę i oznaczyć nową jako wiążącą.

5.     Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

7.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości uczestnictwa podwykonawców w realizacji zamówienia.

8.     Niezłożenie dokumentów oraz nie spełnienie warunków udziału w postepowaniu określonych w pkt. III i IV skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V.            TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1.     Ofertę należy składać w postaci plików PDF na platformie zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

2.         Oferty należy składać w terminie do 26.02.2024 r. do godziny 12:00.

3.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.     Za datę wpływu oferty, dokumentów, oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich wczytania do systemu (przesłania na Platformę).

5.     Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcą w sprawie niniejszego zapytania jest:
p. Andrzej Janowski lub p. Maciej Maćkowiak tel.: 61 656 35 00, e-mail: zamowienia@warp.org.pl.

VI.          KRYTERIUM WYBORU OFERTY:

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującym kryterium:

·       100% cena

VII.           INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

VIII.     ZWIAZANIA OFERTĄ:

Wykonawca  pozostaje  związany  złożoną  ofertą  przez  okres  30  dni  kalendarzowych.  Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu.

IX.          PŁATNOŚCI:

Płatność za wykonanie zamówienia – przelewem na konto Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

X.            TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Wykonawca świadczyć będzie usługę w okresie od daty zawarcia umowy do 10 grudnia 2024 r.

XI.            ZASTOSOWANA PROCEDURA:

1.      Postępowanie  o  udzielenie zamówienia  prowadzone  jest  w  trybie  zapytania  ofertowego o  wartości nieprzekraczającej  kwoty  określonej  w  art.  2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 r., poz. 1605 ze zm.).

2.      Zapytanie ofertowe – zgodnie z Regulaminem zakupów WARP Sp. z o.o. oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3.      Zamawiający  dopuszcza  możliwość  zmiany  zapisów  zapytania  ofertowego  przed  upływem terminu składania ofert.

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia  niniejszego  postępowania na każdym  jego etapie - bez  podania  przyczyn,  w  szczególności bez wyłonienia najkorzystniejszej oferty, a także po wyłonieniu  najkorzystniejszej  oferty,  a przed zawarciem umowy.

5.      Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów informacji. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień. W przypadku braku dostarczonych dokumentów za wyjątkiem formularza ofertowego Zamawiający jednokrotnie wezwie Wykonawców do uzupełnienia dokumentów.

6.      Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, co do których, wskutek sprawdzenia wiarygodności oferty, poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

7.      Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi Oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

8.      Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia.

Załączniki:

Załącznik nr 1 do WARP-3/Z/2024 – Formularz cenowy

Załącznik nr 2 do WARP-3/Z/2024 – Formularz ofertowy,

Załącznik nr 3 do WARP-3/Z/2024 – Oświadczenie wykonawcy,

Załącznik nr 4 do WARP-3/Z/2024 – Oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO,
Załącznik nr 5 do WARP-3/Z/2024 – Wzór umowy.