DTI/2024/22

Zapytanie ofertowe

Przedmiot zamówienia:

Usługa napraw i konserwacji komputerów, komputerów przenośnych, peryferii komputerowych,

monitorów i UPS-ów

Lublin, dnia 15.12.2023r.

 I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

·      Nazwa: Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II

·      Adres: Al. Racławickie 14; 20 – 950 Lublin

·      NIP: 712-016-10-05

·      REGON: 000514064

·      Adres strony internetowej: www.kul.pl

·      Jednostka prowadząca: Dział Zakupów i Zamówień Publicznych

 tel.: 81 445 41 60

 e-mail: zaopatrzenie@kul.pl

·      Osoba do kontaktu: Dariusz Kurzawski, Rafał Lis.

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1.       Niniejsze postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego jako zakup poniżej 130 tys. zł, w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 r. poz. 1605) oraz na podstawie Regulaminu udzielania zamówień i dokonywania zakupów w Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II.

2.       Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
(Dz. U. 2023 r., poz. 1610) Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców.

3.       Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako “Platforma” lub “Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/kul

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Przedmiotem zamówienia jest usługa napraw i konserwacji komputerów, komputerów przenośnych, peryferii komputerowych, monitorów i UPS-ów przez okres 36 miesięcy.

2.       Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagań Zamawiającego znajduje się w załączniku nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia oraz załączniku nr 3 Wzór umowy.

IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1.       Termin realizacji przedmiotu zamówienia wynosi 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu może ubiegać się Wykonawca, który:

1.       Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zapytania ofertowego.

2.       Dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym pozwalającym na prawidłową realizację zamówienia.

3.       Nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 129, z późn. zm.).

VI. SPOSÓB ROZLICZENIA

1.         Należność za wykonane usługi płacona będzie przelewem na konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie 30 dni od jej otrzymania.

2.         Za datę zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1.       Ofertę należy przygotować według wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2.       Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

3.       Wykonawca określi w ofercie:

a)       nazwę i adres Wykonawcy;

b)      całkowitą wartość przedmiotu zamówienia netto, brutto, podając ją w zapisie liczbowym i słownym oraz stawkę i wartość podatku VAT.

4.       Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. Powinny one być doliczone do ceny ustalonej przez Wykonawcę w ofercie.

5.       Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od terminu składania ofert.

6.       Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy na podstawie właściwego dokumentu rejestrowego właściwego dla formy organizacyjnej Wykonawcy lub na podstawie pełnomocnictwa.

7.       Oferta powinna zawierać:

1)      wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 2);

2)      pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym postępowaniu (jeśli jest konieczne);

3)      akceptację wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

8.       Wymagane dokumenty opisane w pkt 7 ppkt 1 i 2) powinny być przedstawione przez Wykonawcę w formie podpisanego skanu lub w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

9.       Akceptacja wzoru umowy, o którym mowa w pkt 7 ppkt 3) Wykonawca składa poprzez wypełnienie formularza elektronicznego w na Platformie w Kryteriów i warunków formalnych wpisując w wyznaczonym miejscu słowo "Akceptuje”.

10.   Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.

11.   Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

12.   Oferta powinna zawierać wszystkie informacje, dokumenty i oświadczenia wymagane przez Zamawiającego. W przypadku oferty niekompletnej, Zamawiający może wystąpić do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie oferty.

13.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

14.   Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez ten sam podmiot więcej niż jednej oferty, wszystkie oferty złożone przez ten podmiot zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie.

15.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty. Dokument sporządzony w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

16.   Wykonawcy, którzy złożyli wspólną ofertę ponoszą, w razie wybrania ich oferty przez Zamawiającego, solidarną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie umowy.

VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.       Postępowanie jest prowadzone na platformie Open Nexus – www.platformazakupowa.pl/pn/kul

2.       Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem ww. platformy poprzez wypełnienie, dostępnego na stronie postępowania, formularza składania oferty, a następnie kliknięcie przycisku „Złóż ofertę”.

3.       Ofertę należy złożyć do dnia 20.02.2024 r. do godziny 12:00.

4.       Otwarcie ofert zostanie dokonane w dniu 20.02.2024 r. o godzinie 12:05.

5.       W przypadku wystąpienia awarii systemu – platormazakupowa.pl, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym w ust. 4, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

6.       Wykonawca składa ofertę w sposób opisany w instrukcji składania ofert w postępowaniu poniżej progu - zapytanie ofertowe, dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

7.       Zamawiający w uzasadnionych przypadkach ma prawo przedłużenia terminu składania ofert. Informacja ta zostanie opublikowana na platformie.

8.       Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania z wyboru najkorzystniejszej oferty.

9.       Informacja o wyborze oferty zastanie upubliczniona poprzez zamieszczenie na stronie postępowania w zakładce „Komunikaty”.

IX. OCENA OFERT

1.       Ocenie będą podlegały oferty nieodrzucone.

2.       Oferty będą oceniane w skali od 0 do 100 punktów. W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w ilości przyznanych punktów.

3.       Zamawiający przy ocenie ofert w niniejszym postępowaniu, posłuży się następującymi kryteriami:

Kryterium „stawka jednej roboczogodziny brutto” – 60 % - R

R = (Rn / Ro) x 100 pkt

gdzie:

R – przyznane punkty w kryterium „stawka jednej roboczogodziny brutto”;

Rn – najniższa stawka (brutto) spośród wszystkich podlegających ocenie ofert;

Ro – stawka oferty ocenianej (brutto);

Kryterium „okres udzielonej gwarancji na naprawę” – 30 % – (G)

Zamawiający przyzna punkty za oferowany okres gwarancji na naprawę wg następującego schematu:

- zaoferowany „okres udzielonej gwarancji na naprawę” 24 miesięcy - 30 pkt;

- zaoferowany „okres udzielonej gwarancji na naprawę” 18 miesięcy - 20 pkt;

- zaoferowany „okres udzielonej gwarancji na naprawę” 12 miesięcy - 10 pkt;

- zaoferowany „okres udzielonej gwarancji na naprawę” 6 miesięcy - 0 pkt;

W przypadku gdy wykonawca nie wpiszą okresu gwarancji na naprawę, Zamawiający przyjmie minimalny dopuszczalny termin czyli 6 miesięcy.

Kryterium „termin wykonania usługi” – 10 % – (N)

Termin na wykonanie usługi liczony będzie od daty potwierdzenia przez Zamawiającego kosztorysu (wyrażenia zgody na naprawę). Zamawiający przyzna punkty za oferowany termin wykonania usługi wg następującego schematu:

- zaoferowany „termin wykonania usługi” nie dłuższy niż 4 dni robocze - 10 pkt;

- zaoferowany „termin wykonania usługi” nie dłuższy niż 5 dni roboczych - 0 pkt;

W przypadku gdy wykonawca nie wskaże terminu wykonania usługi, Zamawiający przyjmie minimalny dopuszczalny termin czyli nie dłuższy niż 5 dni roboczych.

4.       Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Zapytaniu ofertowym i uzyska największą liczbę punktów w oparciu o kryteria wyboru.

5.       W przypadku otrzymania przez Zamawiającego dwóch ofert o tej samej wartości, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, spośród których zostanie wybrana oferta najkorzystniejsza.

X. WARUNKI ODRZUCENIA OFERT I UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA

1.       Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli m.in.:

1)      jeżeli jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, w szczególności w przypadku stwierdzenia niezgodności oferty ze Opisem wymagań Zamawiającego;

2)      jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

3)      niezgodną z przepisami Kodeksu cywilnego / nieważną na podstawie odrębnych przepisów

4)      jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

5)      zawiera rażąco niska cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub niemożliwe do poprawienia błędy w obliczaniu ceny, które nie są omyłkami;

6)      zostanie złożona po terminie;

7)      oferta została złożona przez Wykonawcę, który wcześniej nienależycie wykonał zamówienie dla Zamawiającego (bez zachowania terminów umownych, niegodnie z umową, nie wywiązał się z warunków gwarancji, rękojmi, zamówienie itp.);

8)      oferta została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu;

9)      Wykonawca uchylił się od podpisania umowy lub realizacji zamówienia.

2.       Zamawiający unieważni postępowanie w szczególności, jeśli zaistnieje jedna z poniższych okoliczności:

1)      nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;

2)      cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

4)      postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą jego rozstrzygnięcie i zawarcie umowy.

3.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, unieważnienia postępowania w całości lub w części na każdym etapie, w tym także po upływie terminu składania ofert - także bez podania przyczyny.

XI. DODATKOWE INFORMACJE

1.       W sprawach związanych z niniejszym zapytaniem ofertowym należy kontaktować się za pośrednictwem platformy Open Nexus – www.platformazakupowa.pl/pn/kul.

2.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, a także wyjaśnień dotyczących treści oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw załączonych do oferty, uzupełnienia wymaganych oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw.

3.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców z prośbą o wyjaśnienia, wraz ze złożeniem dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, gdy zaoferowana cena wydaje się rażąco niska.

4.       Pod pojęciem rażąco niskiej ceny Zamawiający rozumie cenę, która budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia, w szczególności jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych w postępowaniu niepodlegających odrzuceniu ofert lub wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania.

5.       Zamawiający informuje, że w treści oferty Wykonawcy poprawi oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, oraz inne omyłki polegające na niezgodności ofert z dokumentami zamówienia niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

6.       Za oczywistą omyłkę rachunkową Zamawiający uzna w szczególności:

1)      wszystkie omyłki w działaniach arytmetycznych na liczbach, z uwzględnieniem ich konsekwencji,

2)      omyłki polegające na rozbieżności w cenie oferty wpisanej liczbowo i słownie, przyjmując za poprawny zapis, który wynika z poprawnie wykonanych obliczeń arytmetycznych.

7.       W przypadku innej omyłki, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody
na jej poprawienie lub zakwestionowanie jej poprawienia. Jeżeli Wykonawca nie wyrazi zgody na poprawienie innej omyłki jego oferta podlega odrzuceniu. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.

8.       Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego lub innych dokumentów postepowania.

9.       Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego lub innych dokumentów postepowania wpłynął do zamawiającego nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.

10.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość, przed upływem terminu do składania ofert, zmiany Zapytania ofertowego oraz unieważnienia Zapytania ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny, także po wyborze oferty najkorzystniejszej, a przed zawarciem umowy.

11.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej oferty najwyżej ocenionej spośród pozostałych ważnych ofert (zgodnie z rankingiem ofert), jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy. Czynność wyboru kolejnej oferty najwyżej ocenionej, spośród pozostałych ważnych ofert (zgodnie z rankingiem ofert), Zamawiający może powtarzać, jeżeli kolejny Wykonawca uchyli się od zawarcia umowy.

12.   Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne z akceptacją warunków realizacji usług określonych w niniejszym zapytaniu oraz w dołączonym wzorze umowy.

Załączniki:

·         Opis Przedmiotu Zamówienia (załącznik 1)

·         Formularz ofertowy (załącznik 2)

·         Wzór umowy (załącznik 3)

XII. KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1:

1.       Administratorem jest Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II (adres: Al. Racławickie 14, 20 – 950 Lublin,
adres e-mail: kul@kul.pl, numer telefonu: 81 445 41 01), reprezentowany przez Rektora.

2.       Na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II powołany został inspektor ochrony danych (adres e-mail: iod@kul.pl, numer telefonu 81 445 32 30).

3.       Dane osobowe będą przetwarzane w celu weryfikacji zapytań ofertowych złożonych w ramach prowadzonego postępowania.

4.       Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przez okres niezbędny do archiwizacji.

5.       Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. rozporządzenia (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

6.       Dostęp do danych osobowych mają osoby upoważnione przez administratora. Dane osobowe mogą być ujawniane osobom wnioskującym o dostęp do dokumentacji z prowadzonego postępowania.

7.       Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

-        żądania dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

-        wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja zadania w zakresie weryfikacji zapytań ofertowych wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych, co znajduje podstawę w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2023 r. poz.1270) Czy Osoba, której dane dotyczą jest zobowiązana do podania tychże danych
na podstawie ww. ustawy.