ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.8.2024.JG

Przegląd i konserwacja urządzeń klimatyzacyjnych w serwerowniach Miejskiej Sieci Szerokopasmowej

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Przedmiotem zamówienia jest wykonanie  usługi konserwacji oraz napraw urządzeń klimatyzacyjnych i wentylacyjnych znajdujących się serwerowniach obsługujących sieć szerokopasmową.

Szczegółową listę urządzeń objętych zamówieniem zawiera  Załącznik nr 1 do projektu umowy stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 2 do Zapytania ofertowego.

2.   Zakres zamówienia obejmuje:

1)   sprawdzenie szczelności metodami pośrednimi w szczególności poprzez:

a)  ocenę stanu technicznego i szczelności instalacji i urządzeń,

b)  pomiar temperatury nawiewu z chłodnicy/parownika w trybie chłodzenia,

c)   dokonanie pomiarów ciśnienia w instalacji;

2)   sprawdzenie i udrożnienie odpływu skroplin;

3)   gruntowne czyszczenie parownika na obudowie jak i na zewnątrz, odgrzybianie
i dezynfekcja;

4)   gruntowne czyszczenie skraplacza z zanieczyszczeń pochodzenia roślinnego, zwierzęcego i wszystkich zanieczyszczeń pyłowych zarówno na obudowie jak i w środku oraz przedmuchanie (powietrzem pod ciśnieniem) chłodnicy skraplacza;

5)   sprawdzenie stanu zespołu wentylatorowego oraz jego gruntowne czyszczenie;

6)   sprawdzenie i pomiar instalacji elektrycznej (napięcie, skuteczność zerowania) oraz sprawdzenie połączeń elektrycznych;

7)   pomiar temperatury w pomieszczeniu

a)  przy szafie z zainstalowanym sprzętem Miejskiej Sieci Szerokopasmowej,

b)  na wylocie powietrza modułu wewnętrznego klimatyzacji;

8)   sprawdzenie i uzupełnienie izolacji termicznej instalacji wewnętrznej i zewnętrznej;

9)   sprawdzenie mocowań mechanicznych i połączeń wewnętrznych;

10)   sprawdzenie połączeń śrubowych i amortyzatorów;

11)   sprawdzenie pracy automatyki pomiarowej (sprawdzenie błędów urządzenia);

3.   Wyniki pomiarów w zakresie czynności wykonywanych w ramach konserwacji oraz zauważone błędy urządzenia muszą być zapisywane w protokole konserwacji przez Wykonawcę.

4.   Usługi konserwacyjne wykraczające poza ustalone ramy będą świadczone wyłącznie po uzgodnieniu i złożeniu przez Zamawiającego bezpośredniego zapotrzebowania za osobnym wynagrodzeniem ustalonym przed przystąpieniem do wykonywania prac.

5.   W czasie wykonywania konserwacji urządzeń objętych zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzania przeglądów mających na celu wykrywanie i usuwanie na bieżąco wszelkich nieprawidłowości i uszkodzeń występujących w procesie użytkowania tego sprzętu oraz zapobieganie powstawaniu awarii. O wszystkich stwierdzonych nieprawidłowościach i uszkodzeniach należy informować Zamawiającego.

6.   Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przeglądów konserwacyjnych urządzeń stanowiących przedmiot zamówienia 2 razy w roku w terminach: kwiecień-maj oraz wrzesień-październik.

7.   Terminy wykonania przeglądów muszą być wcześniej ustalone mailowo z Zamawiającym.

8.   Zamawiający wymaga udzielenia 12 miesięcy gwarancji na wykonane naprawy.

Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

data rozpoczęcia – data udzielenia zamówienia

data zakończenia  - 24 miesiące  od udzielenia zamówienia.

IV.     PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI TEJ UMOWY

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2. Cena Netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1  OFERTA WYKONAWCY
3. W ZAŁĄCZNIKU NR 1 OFERTA WYKONAWCY  należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT oraz dodatkowo ceny brutto, ceny bez VAT oraz stawkę i kwotę VAT:

1) jednego przeglądu i konserwacji, o którym mowa w § 6 ust. 2 projektu umowy,

b) jednej roboczogodziny, o której mowa w § 6 ust. 5 projektu umowy.

    Cena (brutto) dla pozycji 2) zaproponowana przez Wykonawcę w OFERCIE WYKONAWCY stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 1 do Zapytania ofertowego będzie jednym z kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty.

4. Cena nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.  Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.  Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1)  cena (brutto) - 85 %

(2)  cena (brutto) jednej roboczogodziny, o której mowa w § 6 ust. 5  projektu umowy – 15%

3.  Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana przez jednego oceniającego dla oferty, w przyjętych kryteriach oceny ofert:   

X₍₁₎ x 85% + X₍₂₎ x 15%

gdzie:

X_{(1) –} liczba punktów przyznawana w kryterium cena (brutto)

X_{(2) –} liczba punktów przyznawana w kryterium cena (brutto) jednej roboczogodziny, o której mowa w § 6 ust. 5  projektu  umowy

(1)   Sposób obliczenia X₍₁₎:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

(2)   Sposób obliczenia X₍₂₎:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę jednej roboczogodziny, o której mowa w § 6 ust 5  projektu umowy w otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

VII. termin składania ofert

1.      Oferty należy składać do dnia 16  lutego   2024 r. do godziny 09:30

2.      Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.      Składana oferta musi zawierać:

a)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO OFERTA WYKONAWCY,

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Justyna Grabowska – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-78, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.   Informacje dodatkowe

1.      Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.               Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.      Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.               W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.      Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.        Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

X.     Załączniki  

1.      ZAŁĄCZNIK NR 1 – Oferta Wykonawcy

         2. ZAŁĄCZNIK NR 2 – Projekt Umowy