ZAPYTANIE OFERTOWE

Zakup i dostawa artykułów biurowych i papierniczych – IV kwartał 2023 r.

1. ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Miasto Lębork reprezentowana przez Burmistrza Miasta Lęborka z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Lęborku, 84-300 Lębork, ul. Armii Krajowej 14

NIP: 841-162-20-90, Tel. 59 863 77 00, e-mail: info@um.lebork.pl

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA:

 Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, zwanego dalej „Zapytaniem”, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.).

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 1. Przedmiotem zamówienia jest jednorazowy zakup i dostawa artykułów biurowych  i papierniczych do siedziby Urzędu Miejskiego w Lęborku. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w wykazie rzeczowo-cenowym stanowiącym załącznik nr 2 (plik Excel), określającym nazwę artykułu wraz z opisem jego wymaganych właściwości i jednostką miary. Załącznik nr 2 po wypełnieniu i zatwierdzeniu przez Wykonawcę będzie stanowił załącznik do umowy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Zamówione artykuły biurowe i papiernicze Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć i wnieść do wskazanego przez  Zamawiającego pomieszczenia w budynku Urzędu Miejskiego w Lęborku, własnym transportem i na własny koszt.

3. Zamawiający przy opisie przedmiotu zamówienia wskazując oznaczenie konkretnego producenta (dostawcy) lub konkretny produkt określa parametry jakościowe i cechy użytkowe jakim muszą odpowiadać produkty, aby spełniały wymagania stawiane przez Zamawiającego
i stanowią wzorzec jakościowy przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza jednocześnie produkty równoważne, pod warunkiem, że posiadają one takie same lub lepsze parametry techniczne, jakościowe, funkcjonalne oraz użytkowe jak produkt wskazany przez Zamawiającego. W przypadku oferowania artykułów równoważnych, udowodnienie równoważności leży po stronie Wykonawcy.

4. Przedmiot zamówienia musi zostać zrealizowany dla każdego z asortymentów wymienionych przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza pominięcia którejkolwiek z wyszczególnionych pozycji umieszczonej w wykazie rzeczowo-cenowym. Zamawiający wymaga aby dostarczone artykułu biurowe i papiernicze były fabrycznie nowe, wolne od wad technicznych, oryginalnie zapakowane, opakowanie nieuszkodzone. Wszystkie artykuły, jeżeli tego wymagają odpowiednie przepisy prawa, muszą posiadać stosowne atesty lub certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa i dopuszczenia do obrotu handlowego.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia bądź unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych mu w dniu sporządzania niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania jeżeli oferta najkorzystniejsza przekroczy kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wykonawcy uczestniczą w niniejszym postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt i nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia bądź unieważnienia postępowania przez Zamawiającego.

6. Spośród złożonych ofert na niniejsze zapytanie zostanie wybrany ten Wykonawca , który spełni stawiane warunki, wymagania oraz kryteria wyboru oferty określone przez Zamawiającego.

4. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu:

1. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej realizację przedmiotu zamówienia. Nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/likwidacja.

2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności , jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

3. Nie zachodzą w stosunku do Wykonawcy przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie oświadczenia podpisanego przez Wykonawcę w pkt. III Formularza ofertowego, stanowiącego  załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

Niespełnienie powyższego warunku skutkować będzie odrzuceniem ofert z postępowania.

5. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI.

Wnioski, zapytania, zawiadomienia Zamawiający i Wykonawcy przekazują w formie pisemnej za pomocą Platformy Open Nexus: https://platformazakupowa.pl/pn/lebork poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”, po którym pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego. Osobą upoważnioną do kontaktu
z Wykonawcami w zakresie przedmiotu zamówienia jest Renata Ramczykowska -podinspektor w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Lęborku

Tel. 59 863 77 12 , e-mail: r.ramczykowska@um.lebork.pl

6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, WYKAZ DOKUMENTÓW DO PRZEDŁOŻENIA PRZEZ WYKONAWCĘ.

Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim, złożona w postaci elektronicznej oraz podpisana przez osobę upoważnioną. Złożenie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie zakupowej Zamawiającego dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/lebork.

W ofercie należy podać cenę netto, podatek VAT, cenę brutto.  Cena oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty Wykonawcy, w tym dostawę przedmiotu zamówienia i jego rozładunek w siedzibie Zamawiającego oraz oferowane upusty.

Cena oferty musi być liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w PLN.  

Oferta będzie podlegała ocenie tylko wtedy, gdy będzie zawierała ceny wszystkich artykułów wymienionych w Załączniku nr 2.

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych.

Cenę za wykonanie zamówienia należy przedstawić w pkt. II Załącznika nr 1 do Zapytania.

Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała prawidłowo wypełniony:

·        Formularz ofertowy  (załącznik nr 1 do Zapytania),

·        Formularz rzeczowo – cenowy (załącznik nr 2 – wypełniony plik Excel),

Oferta musi być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y  upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.

7. KRYTERIUM WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ LUB ODRZUCENIA OFERTY

1. Jedynym kryterium wyboru oferty jest całkowita cena zamówienia brutto.

2. Oferta z najniższą ceną zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Wyboru Zamawiający dokona na podstawie porównania i oceny przedstawionych ofert.

3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza cenowo tj. w oparciu o podane kryterium wyboru i oceny ofert – 100 % łączna cena brutto oferty.

4. Zamawiający zawrze z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą i która spełnia wszystkie wymagania określone w niniejszym zapytaniu, umowę na wykonanie przedmiotu zamówienia na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania ofertowego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.

5. W przypadku gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga).

6. Zamawiający odrzuci oferty złożone po terminie, niespełniające warunków i wymagań określonych w niniejszym zapytaniu lub obejmujących wyłącznie część przedmiotu zamówienia.

7. Jeżeli cena oferty najkorzystniejszej przewyższy kwotę przeznaczoną na wykonanie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo nie rozstrzygnięcia niniejszego postępowania.

8. Informacja z wyboru oferty zostanie podana w wiadomości publicznej  za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus.

8. TERMIN ORAZ MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć do dnia: 15.11.2023 r. do godz. 09.00.

2. Ofertę wraz z załącznikami w formie elektronicznej należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus, dostępnej pod adresem internetowym: https://platformazakupowa.pl/pn/lebork.

3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

4. Oferty otrzymane po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

5. Otwarcie ofert odbędzie się za  pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus 15.11.2023 o godz. 09.05.

9. TERMIN, FORMA REALIZACJI  DOSTAWY

1. Termin realizacji dostawy 20.11.2023 r.

2. Wykonawca zrealizuje dostawę do siedziby Zamawiającego w dzień roboczy w godz. od 7.00 do 15.00. Za dni robocze ustala się dni tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

3. Dostawa zrealizowana zostanie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko.

4. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z zamówieniem, wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwego przedmiotu umowy na artykuł wolny od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z zamówienia i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym w porozumieniu z Zamawiającym.

10. KLAUZULA RODO

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L2016.119.1 z dnia 03.05.2016),  (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej „RODO”), informuję, że::

1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskanych w toku postępowania dotyczącego zakupu materiałów biurowych i papierniczych jest Burmistrz Miasta Lęborka z siedzibą przy ul. Armii Krajowej 14, 84-300 Lębork, z którym  można się kontaktować na adres siedziby administratora lub poprzez adres e-mail: burmistrz@um.lebork.pl

2.    Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach przetwarzania danych osobowych drogą elektroniczną: iod@um.lebork.pl , pisemnie na adres siedziby Administratora.

3.    Zebrane dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie niniejszego zamówienia oraz ewentualnej realizacji umowy/umów w postępowaniu prowadzonym w trybie ofertowym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.  Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia niniejszego postępowania oraz ewentualnej realizacji umowy.

4.    Odbiorcami pozyskanych w toku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym ma podstawie odrębnych przepisów prawa przysługuje prawo kontroli, jak również osoby lub podmioty, którym dane zostaną udostępnione w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902).

5.    Zebrane dane będą przechowywane do chwili realizacji zadania zgodnie z celem
i podstawą przetwarzania, określonym w pkt. 3, na podstawie Rozporządzenia  Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.).

6.    W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, jak również nie zachodzi profilowanie stosownie do art. 22 RODO,

7.    Osoba fizyczna, której dane osobowe dotyczą posiada:

a)        na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych,

b)      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych.

c)      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa  w art. 18 ust. 2 RODO,

d)     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. 

8.      Osobie fizycznej, której dane osobowe dotyczą nie przysługuje:

a)      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

b)      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c)      na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b-c RODO,

9.      W celu skorzystania z praw, o których mowa w pkt 8) należy skontaktować się
z administratorem lub inspektorem ochrony danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych.

10.  jednocześnie na Pani/Panu ciąży obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem, które Zamawiający pośrednio pozyskał od Wykonawcy.*

(* W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia Wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

11. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

1)     Formularz ofertowy – załącznik nr 1;

2)     Formularz rzeczowo-cenowy – załącznik nr 2 – plik Excel;

3)     Projekt umowy- załącznik nr 3