Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 538-120-328 

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

ZAPYTANIE O OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

1.           Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji jednego spotkania integracyjnego dla uczestników projektu „Senior w gminie Bełżyce” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.2 Usługi społeczne i zdrowotne.

2.           Cechy przedmiotu zamówienia

A.          Termin spotkania:

15 listopada 2023 r. (środa) w godzinach 13:00 - 22:00

B.          Miejsce spotkania:

1)       obiekt konferencyjny lub hotelarski;

2)       obiekt położony w punkcie dogodnym komunikacyjnie, tj. znajdujący się
w odległości nie większej niż 18 km od miejsca realizacji projektu
(do pomiaru odległości należy użyć wyszukiwarki internetowej https://www.google.pl/maps/, ustawienia automatyczne, bez wprowadzania sztucznych modyfikacji, jako punkt początkowy należy podać: Bełżyce, ul. Fabryczna 2B odległość dla trasy przejazdu samochodem);

3)       obiekt dostępny dla zamawiającego od godz. 12:00 w dniu spotkania;

4)       obiekt dostępny pod względem architektonicznym dla osób
z niepełnosprawnością.;

5)       obiekt spełniający wymogi bezpieczeństwa (BHP  i PPOŻ).

C.          Informacje na temat uczestników spotkania:

1)       maksymalna ilość uczestników spotkania to 60 osób;

2)       wiek 60 lat i więcej;

3)       osoby zamieszkujące na terenie Gminy Bełżyce;

4)       osoby wykluczone i zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym oraz osoby z niepełnosprawnościami.

D.          Wyposażenie obiektu:

Obiekt musi posiadać:

1)       jedną salę konferencyjną dla minimum 60 osób z pełnym wyposażeniem:

§ krzesła w ilości 60 sztuk i stoły zasiadane,

§ ekranu i projektora multimedialnego o odpowiedniej mocy dostosowany do wielkości ekranu,

§ scenę i jej aranżację w ustawieniu zapewniającym pełną widoczność ekranu dla wszystkich uczestników spotkania,

§ miejsce do tańca;

2)          stanowisko recepcyjne, w tym:

§ obsługę przez 2 – 3 osoby, zlokalizowaną przed wejściem na  salę ,

§ obsługa pozostaje po stronie Zamawiającego (rejestracja uczestników,
kierowanie do  sali, udzielanie odpowiedzi na pytania uczestników);

3)       bezpłatną szatnię wraz z obsługą,

4)     toalety,

5)       klimatyzację i ogrzewanie (dającą możliwość utrzymania stałej temperatury
w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników);

6)       bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu,

E.       Obsługa techniczna:

1)       zapewnić salę posiadającą kompleksową infrastrukturę techniczną wraz
z niezbędnym wyposażeniem    w    dobrej    jakości    urządzenia multimedialne   
i konferencyjne    wraz z profesjonalną obsługą, umożliwiające realizację całego spotkania tj.:

§ nagłośnienie,

§ oprawa muzyczno-akustyczna spotkania,

§ profesjonalna obsługa techniczna sprzętu konferencyjnego,

§ oświetlenie konferencyjne oraz dekoracyjne (białe i kolorowe światło),

§ mikrofony (1 na statywie, 2 bezprzewodowe),

§ kable i gniazdka umożliwiające podłączeni laptopów,

2)          zapewnić oprawę muzyczną imprezy DJ

F.           Obsługa cateringowa

1)       Wykonawca zapewni catering dla uczestników wydarzenia w liczbie ustalonej ostatecznie z Zamawiającym w terminie do 3 dni roboczych przed spotkaniem integracyjnym. Maksymalna liczba uczestników spotkania wynosi – 60 osób. Usługa cateringu obejmuje:

a)       zapewnienie ciągłej przerwy kawowej od godz. 12:30 do godz. 20:30.

§ w ramach ciągłej przerwy kawowej zapewnione zostaną: termos z gorącą wodą, herbata (różne rodzaje – czarna, zielona, owocowa/ziołowa), kawa mielona, kawa z ekspresu, mleko, mleko roślinne, cytryna, cukier, słodzik; Wykonawca winien zapewnić przez cały czas przerwy kawowej dostępność w/w produktów.

§ przerwa kawowa będzie zorganizowana na wydzielonej powierzchni przylegającej bezpośrednio do sali konferencyjnej.

b)      zapewnienie ciepłego posiłku (dwudaniowy obiad z deserem, godziny do ustalenia), w menu muszą się znaleźć przynajmniej:

§  2 rodzaje zup spośród zup rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.:

¾    rosół z makaronem (np. domowym, naleśnikowym, naleśnikowym szpinakowym) i wkładką mięsną,

¾     zupa dyniowa z grzankami ziołowymi/groszkiem ptysiowym,

¾     zupa borowikowa,

§  1 danie główne spośród dań rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.:

¾    pieczone medaliony z indyka w sosie (np. w sosie śmietanowo-pieprzowym, paprykowym, chrzanowym itp.), ziemniaki i surówka (np. z kolorowych sałat z vinegret, zestaw różnych surówek),

¾    pierś z kurczaka faszerowana, ziemniaki, surówka (np.
z kolorowych sałat z vinegret, zestaw różnych surówek),

¾    1 deser spośród deserów rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.:

¾    szarlotka na ciepło serwowana z lodami i bitą śmietaną,

¾    puchar lodów z gorącym sosem owocowym;

Wykonawca zapewni obiad serwowany do stołu (należy zapewnić obsługę jednego kelnera na 10-20 gości. Liczba porcji powinna odpowiadać liczbie przewidzianych uczestników.

c)       zapewnienie 3 przekąsek gorących podanych do stołu (godziny do ustalenia) spośród przekąsek gorących rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.:

§ Ragout wieprzowe z warzywami,

§ misa pierogów,

§ barszcz czerwony z pasztecikami,

§ żeberka zapiekane w miodzie,

§ dowolne danie wegetariańskie;

d)      zapewnienie 7 przekąsek zimnych spośród przekąsek rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.:

§ schab w galarecie,

§ kurczak faszerowany,

§ rolada mięsna z kaczki,

§ kąski drobiowe z dipem,

§ śledzie w różnych odsłonach,

§ tymbaliki drobiowe, roladki naleśnikowe,

§ mięsa pieczone,

§ rolada szpinakowa z łososiem,

§ 3 rodzaje sałatek spośród sałatek rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.:

¾    tradycyjna jarzynowa,

¾     ze świeżych liści szpinaku z bekonem,

¾     serem pleśniowym i sosem,

¾    mix świeżych sałat z dodatkami i sosem vinegret,

¾     sałatka z zielonej sałaty, pomidorów, oliwek i sera feta,

¾     sałatka makaronowa.

e)       zapewnienie napojów zimnych (soki owocowe/ wyroby Pepsi/woda gazowana/woda bgaz z miętą i cytryną);

f)        zapewnienie kompozycji owoców jesiennych;

g)      zapewnienie staropolskiego stołu wiejskiego (udziec wieprzowy, schab, baleron, kiełbasa swojska, salceson, pasztet, smarowidło domowe, ogórki kiszone), stół deserowy z ciastem i deserkami koktajlowymi oraz kompozycję owoców jesiennych.

2)          Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę gastronomiczną niezbędną do realizacji świadczenia:

a)  naczynia i sztućce oraz serwetki - dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych oraz wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych;

b)  wszystkie podawane posiłki muszą być gotowe do spożycia, bezwzględnie świeże, pierwszej jakości, przygotowane ze świeżych produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych oraz winny mieć estetyczny wygląd;

c)   Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie trwania lunchu i przerwy kawowej.

G.      Zakres obowiązków Zamawiającego

1)       Wykonawcę obowiązuje pełna dyspozycyjność od godz. 12:00 do godz. 22:00 w dniu spotkania;

2)       Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania finansowe oraz formalnoprawne, w tym w szczególności koszt wynajmu powierzchni, zużycie mediów;

3)       w przypadku ograniczenia dostępu do energii elektrycznej w obiekcie konferencyjnym, uniemożliwiającego uruchomienie niezbędnych sprzętów podczas organizacji konferencji, Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia agregatów prądotwórczych.

3.           Kryteria oceny ofert

Nadesłane oferty ocenione zostaną według poniższych kryteriów:      CENA: 100% (1% = 1 pkt)

4.           Zasady wyboru wykonawcy

1)                 Kryteriami oceny złożonych ofert będą: najniższa cena. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.

2)                 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

3)                 Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny.

4)                 Zamawiający informuje, że nie uiszcza żadnych zaliczek na poczet organizowanego spotkania. Płatność jest dokonywana po zrealizowanej konferencji na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.

5)                 Zamawiający zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i nie podlega zastrzeżeniu jako tajemnica przedsiębiorstwa.

5.           Postanowienia umowy

Koszt usługi cateringowej zostanie uiszczony w oparciu o rzeczywiste zapotrzebowanie Zamawiającego, które Zamawiający określi na 2 dni przed terminem wydarzenia. tj. 13 listopada 2023 r. Zamawiający szacuje, że maksymalna liczba uczestników wyniesie 60 osób.

6.           Obowiązki Wykonawcy po podpisaniu umowy

1)           Stała współpraca z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia,
w szczególności w zakresie udzielania Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji związanych z jego prawidłowym wykonaniem. Wykonawca wyznaczy dwie osoby do ogólnej koordynacji realizacji przedmiotu zamówienia, które będą współpracowały z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.

2)           Wykonawca będzie zobowiązany do osobistego stawiennictwa w siedzibie Zamawiającego lub innym wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu każdorazowo, gdy Zamawiający uzna to za niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia.

3)           Współpraca pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie polegała na kontaktach bezpośrednich, telefonicznych i mailowych, a wszelkie materiały związane z realizacją zamówienia w miarę możliwości technicznych przekazywane będą na bieżąco za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4)           Wykonawca jest zobowiązany do sprawnej i terminowej realizacji zamówienia, w tym uwzględniania w trakcie jego realizacji wszystkich uwag zgłaszanych przez Zamawiającego.

5)           Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia.

6)           Wykonawca oświadcza, że posiada umiejętności i kwalifikacje niezbędne do należytej realizacji zamówienia.

7)           Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zamówienia z zachowaniem należytej staranności zawodowej, rzetelnie, terminowo, z uwzględnieniem obowiązującego prawa i zgodnie z ogólnymi zasadami współżycia społecznego.

8)           Wszystkie narzędzia niezbędne do realizacji zamówienia zapewnia Wykonawca.

9)           Wykonawca zobowiązuje się uwzględniać uwagi zgłoszone przez Zamawiającego przy realizacji przedmiotu zamówienia.

7. Termin i forma składania ofert                                                                                                                              

Ofertę należy złożyć przez Formularz elektroniczny na Platformie Zakupowej wskazując cenę netto i brutto za całościowy udział maksymalnej ilości osób, tj.  60 w wydarzeniu.

UWAGA: W przypadku jeżeli w cenie oferty zawarte będą usługi opodatkowane w dwóch różnych stawkach VAT, Wykonawca winien tak skalkulować cenę usługi w Formularzu elektronicznym,  aby wskazać w nim stawkę Vat podstawową, tj. 23 %. W przypadku zawarcia umowy Wykonawca może rozdzielić w wystawionej fakturze dwie pozycje z różnymi stawkami Vat, jednak kwota brutto wystawionej faktury musi odpowiadać tej wskazanej w elektronicznym formularzu.

Dodatkowo należy dołączyć propozycję menu (tj. lunch (zupy, II danie, deser, przekąski zimne i gorące) i całościowej przerwy kawowej wraz ze wskazaniem linka do strony internetowej obiektu, aby Zamawiający  mógł zweryfikować spełnienie wymagań opisanych w niniejszym zapytaniu.

8.     KLAUZULA RODO:

https://drive.google.com/file/d/1faZotCWJ-5XjUMnZh43gFoUmG2KjdQXW/view

9.      Kontakt

Renata Bieńko r.bienko@belzyce.pl

Alicja Szewczyk a.szewczyk@belzyce.pl