Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 538-120-328 

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

na organizację wydarzenia „Gminny Dzień Seniora w Gminie Bełżyce”

w ramach projektu „Senior w Gminie Bełżyce”

współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020

Oś priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.2 Usługi społeczne i zdrowotne

1.      Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa wydarzenia „Gminny Dzień Seniora w Gminie Bełżyce” na maksymalnie 120 osób, która odbędzie się w dniu 19 października 2023 r.

2.      Cechy przedmiotu zamówienia

A.   TERMIN WYDARZENIA

Wydarzenie odbędzie się w dniu 19 października 2023 w godzinach 13:00 – 22:00

Miejsce wydarzenia powinno być dostępne dla zamawiającego od godz. 12:00 w dniu wydarzenia.

Wykonawcę obowiązuje pełna dyspozycyjność od godz. 12:00 do godz. 22:00 w dniu wydarzenia.

B.   MIEJSCE WYDARZENIA

1)   Obiekt konferencyjny lub hotelarski z salą na minimum 120 osób, położony w punkcie dogodnym komunikacyjnie, tj. znajdujący się w odległości nie większej niż 15 km od miejsca realizacji projektu. Do pomiaru odległości należy użyć wyszukiwarki internetowej https://www.google.pl/maps/ (ustawienia automatyczne, bez wprowadzania sztucznych modyfikacji, jako punkt początkowy należy podać: Bełżyce, ul. Fabryczna 2B odległość dla trasy przejazdu samochodem).

2)   Obiekt musi posiadać:

a)         jedną salę na min. 120 osób;

b)        przed salą punkt recepcyjny;

c)        bezpłatną szatnię wraz z obsługą;

d)        toalety;

e)        bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu w całym obiekcie;

f)          klimatyzację i ogrzewanie w całym obiekcie;

g)        salę taneczną

3)   Miejsce powinno posiadać kompleksową infrastrukturę techniczną wraz z niezbędnym wyposażeniem    w    dobrej    jakości    urządzenia multimedialne    i    konferencyjne    wraz z profesjonalną obsługą, umożliwiające realizację całego projektu.

4)   Obiekt w którym odbędzie się wydarzenie musi spełniać wymogi bezpieczeństwa (BHP  i PPOŻ).

5)   Obiekt w którym odbędzie się wydarzenie musi być dostępny pod względem architektonicznym dla osób z niepełnosprawnością.

6)   Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania finansowe oraz formalnoprawne, w tym w szczególności koszt wynajmu powierzchni, zużycie mediów.

7)   W przypadku ograniczenia dostępu do energii elektrycznej w obiekcie konferencyjnym, uniemożliwiającego uruchomienie niezbędnych sprzętów podczas organizacji wydarzenia, Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia agregatów prądotwórczych.

C.   SALA KONFERENCYJNA

Zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla minimum 120 osób z pełnym wyposażeniem:

·  ustawienie krzeseł (120 sztuk) i stołów zasiadanych,

·  ekran i projektor multimedialny o odpowiedniej mocy dostosowany do wielkości ekranu,

·  scenę i jej aranżację w ustawieniu zapewniającym pełną widoczność ekranu dla wszystkich uczestników wydarzenia,

·  oświetlenie konferencyjne oraz dekoracyjne (białe i kolorowe światło),

·  nagłośnienie,

·  mikrofony (1 na statywie, 2 bezprzewodowe),

·   kable i gniazdka umożliwiające podłączenia laptopów,

·  miejsce do tańca

·  zapewnienie oprawy muzycznej wydarzenia

·  profesjonalna obsługa techniczna sprzętu konferencyjnego,

Ponadto do zadań Wykonawcy będzie należało:

·  zaprojektowanie aranżacji sali konferencyjnej po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym,

·  kompleksowe przygotowanie pomieszczeń do wydarzenia (tj. ustawienie elementów technicznych, sprzętu, oświetlenia, nagłośnienia, oznakowanie Sali) oraz ich uprzątnięcie po zakończeniu wydarzenia;

·  zabezpieczenie elementów technicznych wprowadzonych przez niego na salę, tak by z jednej strony nie stanowiły zagrożenia dla życia i zdrowia uczestników wydarzenia (kable, lampy, reflektory itp.), a z drugiej nie naruszały estetyki miejsca i wydarzenia.

D.   STANOWISKO RECEPCYJNE

·        stanowisko recepcyjne obsługiwane przez 2 – 3 osoby, zlokalizowane przed wejściem na  salę ,

·        obsługa stanowiska rejestracyjnego pozostaje po stronie Zamawiającego (rejestracja uczestników, kierowanie do sali, udzielanie odpowiedzi na pytania uczestników)

E.   USŁUGA CATERINGU

Wykonawca zapewni catering dla uczestników wydarzenia w liczbie ustalonej ostatecznie z Zamawiającym w terminie do 3 dni roboczych przed Gminnym Dniem Seniora. Maksymalna liczba uczestników wydarzenia wynosi – 120 osób. Usługa cateringu obejmuje:

1)        Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej od godz. 12:30 do godz. 20:30.

W ramach ciągłej przerwy kawowej zapewnione zostaną: termos z gorącą wodą, herbata (różne rodzaje – czarna, zielona, owocowa/ziołowa), kawa mielona, kawa z ekspresu, mleko, mleko roślinne, cytryna, cukier, słodzik, ciasto w papilotkach. Wykonawca winien zapewnić przez cały czas przerwy kawowej dostępność w/w produktów.

Przerwa kawowa będzie zorganizowana na wydzielonej powierzchni przylegającej bezpośrednio do sali konferencyjnej.

2)        Zapewnienie ciepłego posiłku (dwudaniowy obiad z deserem, godziny do ustalenia), gorących i zimnych przekąsek, napojów zimnych i gorących, stołu deserowego z ciastem i deserkami koktajlowymi, kompozycji owoców jesiennych.

Wykonawca zapewni obiad serwowany do stołu. Należy zapewnić obsługę jednego kelnera na  25 gości. W menu muszą się znaleźć przynajmniej:

·        2 rodzaje zup spośród zup rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.: rosół z makaronem (np. domowym, naleśnikowym, naleśnikowym szpinakowym) i wkładką mięsną, zupa dyniowa z grzankami ziołowymi/groszkiem ptysiowym, zupa borowikowa krem z kluseczkami lub grzankami),

·         1 danie główne spośród dań rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.: pieczone medaliony z indyka w sosie (np. w sosie śmietanowo-pieprzowym, paprykowym, chrzanowym itp.) ziemniaki i surówka (np. z kolorowych sałat z vinegret, zestaw różnych surówek), pierś z kurczaka faszerowana, ziemniaki, surówka (np. z kolorowych sałat z vinegret, zestaw różnych surówek)

·         1 deser spośród deserów rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.: szarlotka na ciepło serwowana z lodami i bitą śmietaną, puchar lodów z gorącym sosem owocowym.

3)        Liczba porcji powinna odpowiadać liczbie przewidzianych uczestników.

4)         Wykonawca zapewni także 3 przekąski gorące podane do stołu (godziny do ustalenia) spośród przekąsek gorących rekomendowanych przez Zamawiającego, tj.: Ragout wieprzowe z warzywami, misa pierogów, barszcz czerwony z pasztecikami, żeberka zapiekane w miodzie, dowolne danie wegetariańskie.

5)        Dodatkowo na stołach Wykonawca zapewni przekąski zimne (7 rodzajów spośród przekąsek rekomendowanych przez Zamawiającego, tj. : schab w galarecie, kurczak faszerowany, rolada mięsna z kaczki, kąski drobiowe z dipem, śledzie w różnych odsłonach, tymbaliki drobiowe, roladki naleśnikowe, mięsa pieczone, rolada szpinakowa z łososiem), sałatki (3 rodzaje: spośród sałatek rekomendowanych przez Zamawiającego, tj. : tradycyjna jarzynowa, ze świeżych liści szpinaku z bekonem, serem pleśniowym i sosem, mix świeżych sałat z dodatkami i sosem vinegret, sałatka z zielonej sałaty, pomidorów, oliwek i sera feta, sałatka makaronowa) oraz napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, soki pomarańczowy, z czarnej porzeczki, jabłkowy, woda z cytryną (w karafkach).

6)        Wykonawca zapewni także: staropolski stół wiejski (udziec wieprzowy, schab, baleron, kiełbasa swojska, salceson, pasztet, smarowidło domowe, ogórki kiszone), stół deserowy z ciastem i deserkami koktajlowymi oraz kompozycję owoców jesiennych.

7)        Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę gastronomiczną niezbędną do realizacji świadczenia:

·        naczynia i sztućce oraz serwetki - dostosowane do liczby uczestników. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych oraz wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych;

8)        wszystkie podawane posiłki muszą być gotowe do spożycia, bezwzględnie świeże, pierwszej jakości, przygotowane ze świeżych produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych oraz winny mieć estetyczny wygląd,

9)        Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie trwania lunchu i przerwy kawowej.

F. Oprawa muzyczna imprezy - DJ

3. Kryteria oceny ofert                                                                               

Złożone oferty ocenione zostaną według poniższego kryterium:     CENA: 100%

4. Zasady wyboru wykonawcy

1)   Kryterium oceny złożonych ofert będzie: najniższa cena. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Oferentami w celu uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.

2)   Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

3)   Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny.

4)   Zamawiający informuje, że nie uiszcza żadnych zaliczek na poczet organizowanego wydarzenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowanym wydarzeniu na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.

5)   Zamawiający zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i nie podlega zastrzeżeniu jako tajemnica przedsiębiorstwa.

5.   Postanowienia umowy

Koszt usługi cateringowej zostanie uiszczony w oparciu o rzeczywiste zapotrzebowanie Zamawiającego, które Zamawiający określi na 3 dni przed terminem wydarzenia. tj. 16 października 2023 r. Zamawiający szacuje, że maksymalna liczba uczestników wyniesie 120 osób.

6.   Obowiązki Wykonawcy po podpisaniu umowy

1)          Stała współpraca z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności w zakresie udzielania Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji związanych z jego prawidłowym wykonaniem. Wykonawca wyznaczy dwie osoby do ogólnej koordynacji realizacji przedmiotu zamówienia, które będą współpracowały z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.

2)          Wykonawca będzie zobowiązany do osobistego stawiennictwa w siedzibie Zamawiającego lub innym wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu każdorazowo, gdy Zamawiający uzna to za niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia.

3)          Współpraca pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie polegała na kontaktach bezpośrednich, telefonicznych i mailowych, a wszelkie materiały związane z realizacją zamówienia w miarę możliwości technicznych przekazywane będą na bieżąco za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4)          Wykonawca jest zobowiązany do sprawnej i terminowej realizacji zamówienia, w tym uwzględniania w trakcie jego realizacji wszystkich uwag zgłaszanych przez Zamawiającego.

5)          Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia.

6)          Wykonawca oświadcza, że posiada umiejętności i kwalifikacje niezbędne do należytej realizacji zamówienia.

7)          Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zamówienia z zachowaniem należytej staranności zawodowej, rzetelnie, terminowo, z uwzględnieniem obowiązującego prawa i zgodnie z ogólnymi zasadami współżycia społecznego.

8)          Wszystkie narzędzia niezbędne do realizacji zamówienia zapewnia Wykonawca.

9)          Wykonawca zobowiązuje się uwzględniać uwagi zgłoszone przez Zamawiającego przy realizacji przedmiotu zamówienia.

7.   KLAUZULA RODO:

https://drive.google.com/file/d/1faZotCWJ-5XjUMnZh43gFomG2KjdQXW/view

8.   Termin i forma składania ofert.

Ofertę należy złożyć przez Formularz elektroniczny na Platformie Zakupowej do 22 września 2023 r. do godz. 9.00  wskazując cenę netto i brutto za całościowy udział maksymalnej ilości osób, tj.  120 w wydarzeniu. Cena winna obejmować wszystkie elementy składające się na usługę opisane w pkt 1,2, 5 i 6.

Dodatkowo należy dołączyć:  propozycję menu (tj. lunch, zupy, II danie, deser, przekąski zimne i gorące) i całościowej przerwy kawowej wraz ze wskazaniem linka do strony internetowej obiektu, aby Zamawiający  mógł zweryfikować spełnienie wymagań opisanych w niniejszym zapytaniu.

9.   Kontakt

Renata Bieńko r.bienko@belzyce.pl

Alicja Szewczyk a.szewczyk@belzyce.pl