Postępowanie: DZP.271.51.2023.EG Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno-promocyjnym pn. "XVII Elbląskie Święto Chleba 2023"

ZAPYTANIE OFERTOWE

 Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

 DZP.271.51.2023.EG

Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno-promocyjnym pn. "XVII Elbląskie Święto Chleba 2023"

I.   ZAMAWIAJĄCY:

 GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas  imprezy plenerowej o charakterze kulturalno-promocyjnym pn. „XVII Elbląskie Święto Chleba 2023” w terminie 25-27 sierpnia 2023 r.

1.1.  Wystawcy:

1)        przygotowanie merytoryczne i formalnoprawne wraz z opracowaniem regulaminu jarmarku, cennika oraz formularza wystawcy;

2)        zorganizowanie biura jarmarku z dostępnym telefonem informacyjnym, z 8 godzinną obsługą od dnia 19.06.2023 do dnia 04.09.2023 r.;

3)        zapewnienie minimum 200 wystawców na każdy dzień jarmarku;

4)        weryfikacja asortymentu jarmarcznego zgodnie z wytycznymi organizatora;

5)        rejestracja wystawców, pobór opłat za udział w jarmarku zgodnie z tabelą opłat przekazaną przez organizatora;

6)        konsultacja powierzchni handlowych ze stałymi najemcami Starego Miasta;

7)        opracowanie i wydrukowanie 10 egzemplarzy szczegółowego planu sytuacyjnego imprezy w skali 1:1000 na formacie B0, zawierającego rozmieszczenie wystawców oraz innych działań i akcji towarzyszących prowadzonych podczas imprezy;

8)        wyznaczenie sektorów i oznaczenie numerów stoisk fizycznie na terenie jarmarku;

9)        rozmieszczanie wystawców na planie sytuacyjnym imprezy z uwzględnieniem zadeklarowanej ilości miejsca i zapotrzebowania na energię elektryczną (oddelegowanie minimum 6 pracowników obsługi jarmarku podczas rozstawiania wystawców - od 5.00 do 13:00 w dzień rozpoczęcia jarmarku);

10)   ścisła współpraca z Organizatorem w zakresie rozmieszczania dodatkowych działań i akcji towarzyszących i trwających w czasie trwania imprezy;

11)   umieszczanie bieżących aktualności na stronie internetowej Elbląskiego Święta Chleba;

12)   opracowanie i wydrukowanie 200 szt. przewodników wystawcy, zawierających niezbędne kompendium wiedzy jaką powinien posiadać każdy uczestnik jarmarku;

13)   opracowanie, wydrukowanie i kolportaż ulotek o zmianie organizacji ruchu na tydzień przed rozpoczęciem jarmarku oraz wygrodzenie stref przeznaczonych na stoiska wystawców;

14)   zorganizowanie i obsługę biura wystawców na czas trwania jarmarku, w pomieszczeniach udostępnionych przez organizatora tj. w Ratuszu Staromiejskim, ul. Stary Rynek 25 w Elblągu w godz. 5.00-22.00 wraz zapewnieniem całodobowej obsługi telefonicznej w czasie trwania jarmarku;

15)   oddelegowanie minimum 3 pracowników obsługi jarmarku, dostępnych w biurze wystawców (od 13:00 w dzień rozpoczęcia do 20:00 w dniu zakończenia jarmarku);

16)   kierowanie ustawieniem wystawców na terenie jarmarku w każdy dzień;

17)   ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora imprezy na kwotę 200 tys. zł;

18)   sporządzanie dokumentacji księgowej / wystawienie faktur dla każdego wystawcy, w ciągu 14 dni od zakończenia imprezy;

19)   przekazanie organizatorowi listy wystawców w terminie 7 dni od dnia zakończenia jarmarku;

20)   przekazanie organizatorowi 100% pobranych opłat jarmarcznych uzyskanych od wystawców;

21)   ścisła współpraca z Organizatorem w zakresie realizacji zadania.

 1.2.  Energia elektryczna:

1)     zabezpieczenie jarmarku w energię elektryczną o mocy odpowiadającej zapotrzebowaniu zgłoszonemu przez wystawców, min. 10 punktów poboru prądu o łącznej mocy min. 70kW;

2)     instalacja elektryczna niezbędna do przyłączenia wystawców do sieci;

3)     przygotowanie dokumentacji oraz zgłoszenie tymczasowych przyłączy elektrycznych do sieci energetycznej;

4)     zapewnienie tymczasowej trój-fazowej infrastruktury elektrycznej na terenie jarmarku niezbędnej do przyłączenia wszystkich wystawców do sieci elektrycznej w zakresie zgłoszonego zapotrzebowania w sposób umożliwiający bezpieczne poruszanie się pieszych
i zmotoryzowanych po terenie jarmarku;

5)     przyłączenie i odłączenie od sieci elektrycznej wystawców, którzy zadeklarowali zapotrzebowanie na prąd oraz wnieśli stosowane opłaty z tego tytułu;

6)     zapewnienie obsługi elektrycznej jarmarku w okresie min. 1 dzień przed rozpoczęciem jarmarku, w czasie jego trwania i min. 1 dzień po zakończeniu jarmarku przez min. 2 osoby, posiadające ważne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku dozoru w zakresie kontrolno-pomiarowym;

7)     stałą opiekę elektryków z odpowiednimi uprawieniami w czasie trwania całej imprezy;

 1.3.  Zajęcie dróg w sposób szczególny:

1)        opracowanie dokumentacji oraz uzyskanie wszelkich wymaganych przepisami prawa zgód
i zezwoleń na zajęcia dróg w sposób szczególny;

2)        fizyczna zmiana organizacji ruchu na czas trwania jarmarku zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją;

3)        zorganizowanie zapór zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją z zapewnioną możliwością fizycznego zamknięcia drogi na całej jej szerokości jak również tymczasowego otwarcia zapory;

4)        zapewnienie min. jednego pracownika do dozoru fizycznego i obsługi każdej zapory przez cały czas trwania imprezy;

5)        zapewnienie łączności pomiędzy pracownikami zapór a organizatorem.

2.               Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.   TERMIN  I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

data rozpoczęcia – 19.06.2023 r.

data zakończenia – 04.09.2023 r.

 Miejsce realizacji zamówienia: Teren Starego Miasta w Elblągu

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

Warunkiem udziału w postępowaniu jest:

1.   Wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 6 lat liczonych wstecz od dnia, w którym
 upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym
 okresie, min. 3 usług, których zakres obejmował zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku
o następujących parametrach:

a)  czas trwania min. 3 dni;

b)  udział min. 200 wystawców każdego dnia;

c)  realizacja min. 3 spośród wymienionych działań:

     -  rejestracja i pobór opłat od wystawców,

- rozmieszczenie wystawców na terenie jarmarku z uwzględnieniem interesów stałych
    najemców mających swoje siedziby na terenie jarmarku,

-  zabezpieczenie imprezy w energię elektryczną wraz z obsługą elektryków z uprawnieniami,

-  sporządzenie dokumentacji i zabezpieczenie dróg w sposób szczególny.

        Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do Zapytania ofertowego. Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty.

       Przedmiot wykazanych usług należy podać z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania warunku.

 2.  Dysponowanie osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:

a)  min. 5 osobami do obsługi biura jarmarku posiadającymi doświadczenie w obsłudze min. 3 jarmarków;

b)  min. 6 osobami do obsługi technicznej jarmarku posiadającymi doświadczenie w obsłudze min. 3 jarmarków;

c)  min. 2 osobami posiadającymi ważne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku dozoru w zakresie kontrolno-pomiarowym (D).

 Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do Zapytania ofertowego.

Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowe warunki udziału w postępowaniu.

 V.     Opis sposobu obliczenia ceny

                        1.   Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

2.   Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY.

3.   W ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.

4.   Cena oferty nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.   Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

 3.  Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:

                                             X_C x 100%

gdzie:

X_C - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

Sposób obliczenia X_C:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali   
  Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X_C = cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

1.   Oferty należy składać do dnia 13 czerwca 2023 r. do godziny 09:30.

2.   Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.   Składana oferta musi zawierać:

a)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,

b)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG,

c)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ OSÓB.

 VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Emilia Gajdzis – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-28, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.   Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

XI.   Załączniki  

1.   ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,

2.   ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY,

3. ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYKAZ USŁUG,

4. ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ OSÓB.