Zamawiający planuje wdrożyć System Obiegu Dokumentów oraz Biuletyn Informacji Publicznych w 17 jednostkach miejskich Miasta Rydułtowy.

Przedmiotem postępowania jest rozbudowa posiadanych przez Miasto Rydułtowy rozwiązań w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów poprzez wdrożenie w 17 jednostkach miejskich jednolitego Systemu Obiegu Dokumentów (SOD). Wdrożenie we wszystkich jednostkach miejskich SOD (a w przyszłości na jego bazie wdrożenie systemu do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) pozwali na sprawne zarządzanie dokumentami (elektronicznymi, papierowymi). Umożliwi także wprowadzenie (w przyszłości) elektronicznej archiwizacji, co z kolei przyczyni się do wygenerowania oszczędności w zakresie wykorzystanych materiałów eksploatacyjnych oraz w znacznym zakresie zmniejszy negatywny wpływ jednostek na środowisko naturalne (poprzez zmniejszenie zużycia energii, zmniejszenie zużycia papieru). Wdrożenie jednolitego SOD pozwoli na komunikację jednostek drogą elektroniczną nie tylko wewnątrz jednostek, ale także pozwoli na kontakt pomiędzy jednostkami. Planuje się, że SOD wdrożony zostanie w dwóch wersjach. Pierwsza, pełna, dotyczyć będzie jednostek miejskich Zakład Gospodarki Komunalnej, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej dla których w systemie zdefiniowani będą, jako użytkownicy, wszyscy pracownicy. Zakłada się, że SOD w ww. jednostkach będzie w pełni funkcjonalny, będzie posiadał strukturę organizacyjną jednostki i będzie wspierał procedurę obiegu dokumentów wewnątrz jednostki oraz tworzenia dokumentów wysyłanych do kontrahentów zewnętrznych. Druga wersja – niepełna — będzie wdrożona w pozostałych jednostkach i będzie udostępniona wybranym pracownikom odpowiedzialnym za prowadzenie rejestrów kancelaryjnych lub kierownictwu jednostki. System w niepełnej wersji SOD będzie pełnił funkcję systemu korespondencji z otoczeniem. Umożliwi elektroniczną korespondencję pełniąc funkcje wspomagania systemu obiegu dokumentów –prowadzenia rejestrów poczty przychodzącej i wychodzącej. Usprawni to znacznie komunikację pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Miasta (w tym i z Urzędem Miasta). Umożliwi także komunikację elektroniczną z interesariuszami zewnętrznymi (w szczególności mieszkańcami). Wdrożone zintegrowane rozwiązanie umożliwi m.in.: obsługę kancelaryjną korespondencji przychodzącej i wychodzącej tradycyjnej (papierowej) i elektronicznej. Zamawiający oczekuje, że wdrożone systemy będą miały w przyszłości możliwość jednorodnej rozbudowy z uwagi na wspólny kod.

Drugim elementem będącym przedmiotem postępowania jest wdrożenie w jednostkach miejskich Biuletynu Informacji Publicznej. Obowiązek publikowania informacji za pomocą podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) określony został w art.8.1 ustawy
o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001. Tym samym wszystkie jednostki miejskie, które wykonują zadania publiczne i korzystają ze środków publicznych, powinny publikować informacje w BIP. Wszystkie jednostki miejskie posiadają strony internetowe,
a także posiadają podstrony Biuletynu Informacji Publicznej w BIP Urzędu Miasta Rydułtowy. Tak jak w przypadku stron internetowych, tak i w przypadku Biuletynu Informacji Publicznej, strony BIP zaprojektowane zostały w różnym okresie przez różnych wykonawców. Systemy te, mimo że są zbliżone do siebie pod względem logicznym, mogą przysparzać klientom
z nich korzystającym różnych problemów technicznych (w tym z wyświetleniem odpowiednich informacji we właściwy sposób). Mając na uwadze coraz większe potrzeby publikowania informacji publicznych w BIP, podjęto decyzję, aby wszystkie jednostki organizacyjne Miasta Rydułtowy posiadały ujednolicony system Biuletynu Informacji Publicznej.

Ofertę należy przesłać za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub za pomocą interaktywnego formularza platformy zakupowej.

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel Wojciech Kwiecień 32 453 74 79.

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.