ZAPROSZENIE  

do składania ofert na wykonanie zamówienia,

którego wartość jest mniejsza niż kwota 130.000 złotych

w postępowaniu 109/DAO/21 na zadanie pn.:

Dostawa piasku do zabezpieczenia dojść do budynków administrowanych przez Zarząd Budynków Komunalnych Elblągu w okresie zimowym 2021-2022.

1.     Dane dotyczące zamawiającego

Zamawiający: Zarząd Budynków Komunalnych

·       REGON: 002809929

·       kod, miejscowość, województwo: 82-300   Elbląg, warmińsko – mazurskie

·       ulica, nr domu, nr lokalu: ul. Ratuszowa 4

·       strona internetowa prowadzonego postępowanie - profil nabywcy na platformie zakupowej: https://platformazakupowa.pl/pn/zbk_elblag,

·       tel.:  55 221 20 00; 55 221 20 66

2.     Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone w trybie ZAPROSZENIA DO SKŁADANIA OFERT na podstawie ZARZĄDZENIA
NR 1/2021 Dyrektora ZBK z dnia 11.01.2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania przez Zarząd Budynków Komunalnych w Elblągu zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130.000 złotych.

3.     Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie piasku, w ilości 52,20 ton, właściwej jakości, bezpośrednio do budynków, zlokalizowanych na terenach administrowanych przez ZBK w Elblągu, wskazanych
w Załączniku nr 1, 2 i 3 do wzoru umowy.

Specyfika dostarczanego piasku:

-   uziarnienie powinno być w miarę jednolite, wielkość ziaren powinna wynosić do 2 mm,

-   zawartość frakcji ziaren drobnych tj. 0,075 mm nie większa niż 3%,

-   ziarna nie mogą być spłaszczone i muszą mieć kształt regularny,

-   powinien być dostarczany i składowany w stanie suchym,

-   piasek bez zanieczyszczeń ilastych i gliniastych.

-   piasek workowany, w workach po 25 kg.

3.1   W cenie zakupu należy uwzględnić koszty transportu od producenta na miejsce wskazane przez Zamawiającego. Cena obejmuje materiał (piasek), robociznę i sprzęt.

3.2   Dostawa piasku powinna odbywać się samochodem samowyładowczym.

3.3   Każdorazowo należy uzgodnić telefonicznie termin i miejsce dostawy z Kierownikiem właściwej komórki Zamawiającego:

·         PON I – Pani Karolina Greń - tel. 55 221-20-15; 55 221-20-12, e-mail: k.gren@zbk.elblag.pl

·         PON II – Pan Paweł Domżał - tel. 55 221-20-20; 55 221-20-21, e-mail: p.domzal@zbk.elblag.pl

·         ZOH – Pani Magdalena Stańczyk – tel. 55 625-63-94, e-mail: m.stanczyk@zbk.elblag.pl

3.4   Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji w terenie, w celu ustalenia wszelkich prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.

3.5   Wykonawca zobowiązany jest na czas prowadzenia w/w robót do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

3.6   Wykonawca zobowiązany jest do wykonania czynności określonych w przedmiocie zamówienia przy dołożeniu najwyższej staranności, przy czym pod pojęciem „najwyższej staranności” rozumie się
w szczególności zachowanie ostrożności w trakcie kierowania pojazdem, nieniszczenia trawników (zieleni) oraz chodników i innych nawierzchni, terminowe wykonywanie prac.

4.     Termin wykonania zamówienia: do 29.10.2021 r.

5.     Kryteria oceny ofert: cena 100%

6.     Opis sposobu obliczenia ceny:

1)   Cena (brutto) oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

2)   Cena oferty musi uwzględniać podatek od towarów i usług VAT.

3)   W formularzu oferty należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.

4)   Cena nie podlega waloryzacji.

7.  Opis sposobu przygotowywania oferty:

Składana oferta wykonania zamówienia musi zawierać:

1.   wypełniony formularz OFERTA, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPROSZENIA, sporządzona musi być, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do reprezentowania na zewnątrz Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

podpis osobisty - to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego.

podpis zaufany - na podstawie art. 20aa ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, profil zaufany umożliwia podmiotom publicznym na uwierzytelnienie osoby fizycznej, zaś profil osobisty zapewnia możliwości opatrzenia dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Podpisanie pliku przez ePUAP umożliwia potwierdzenie tożsamości jego posiadacza, w usługach publicznych i pozwala na podpisywanie pism, kierowanych do podmiotów publicznych, w postaci elektronicznej, wskazując na określoną osobę, jej konto i czas dokonania tego podpisu (art. 20ad - 20c ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne). 

podpis kwalifikowany – to podpis elektroniczny, który zgodnie z art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. 

2.   kserokopie polisy ubezpieczeniowej lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Składane jako skan oryginału poświadczony własnoręcznym podpisem za zgodność z oryginałem lub w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.   pełnomocnictwo – jeżeli OFERTA lub inny dokument jest podpisany przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do reprezentowania na zewnątrz posiadającą (posiadające) stosowne pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W przypadku gdy pełnomocnictwo, zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej
i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej dokonuje mocodawca.

Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz.

 Niezałączenie wymaganych dokumentów spowoduje odrzucenie oferty.

8.     Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów w postępowaniu:

A. Informacje ogólne:

1.      Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

2.      Link do postępowania dostępny jest na stronie operatora platformazakupowa.pl oraz Profilu Nabywcy Zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/zbk_elblag.

3.      Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie Internetowej Platformy zakupowej OPENNEXUS Sp. z o.o. pod linkiem: https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin.

4.      Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty lub wniosku do ilości 10 plików lub spakowanych folderów (pliki można spakować jako zip) przy maksymalnej wielkości 150 MB.

5.      Składając ofertę zaleca się zaplanowanie złożenia jej z wyprzedzeniem minimum 24h, aby zdążyć
w terminie przewidzianym na jej złożenie w przypadku siły wyższej, jak np. awaria platformazakupowa.pl, awaria Internetu, problemy techniczne związane z brakiem np. aktualnej przeglądarki.

6.      Za datę przekazania oferty lub wniosków przyjmuje się datę ich przekazania w systemie poprzez kliknięcie przycisku „Złóż ofertę” w drugim kroku i wyświetlaniu komunikatu, że oferta została złożona.

7.      Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformę zakupową.

8.      Informacje lub dokumenty, inne niż określone w ppkt 8, przekazywane w postępowaniu, sporządza się
w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w ppkt 2.

B. Złożenie oferty:

1.      Zaleca się, aby przed rozpoczęciem wypełniania „Formularza składania oferty lub wniosku” wykonawca zalogował się do systemu, a jeżeli nie posiada konta, założył bezpłatne konto. W przeciwnym wypadku wykonawca będzie miał ograniczone funkcjonalności, np. brak widoku wiadomości prywatnych od zamawiającego w systemie lub wycofania oferty lub wniosku bez kontaktu z Centrum Wsparcia Klienta.

2.      Wykonawca składa ofertę lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, za pośrednictwem „Formularza składania oferty lub wniosku” dostępnego na platformazakupowa.pl w konkretnym postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.

3.      Sposób złożenia oferty, opisany został w „Instrukcji dla Wykonawców platforma zakupowa.pl”, dostępnej na stronie: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

4.      Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

5.      Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym.

6.      Do oferty lub wniosku należy dołączyć wszystkie wymagane w ZAPROSZENIU dokumenty zamówienia
w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym.

-     pobierz wszystkie pliki dołączone do postępowania na swój komputer,

-     wypełnij pliki na swoim komputerze, a następnie podpisz pliki, które zamierzasz dołączyć do oferty lub wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

-     dołącz wszystkie podpisane pliki do „Formularza składania oferty lub wniosku” na platformazakupowa.pl,

-     po wypełnieniu „Formularza składania oferty lub wniosku” i załadowaniu wszystkich wymaganych załączników należy kliknąć przycisk „Przejdź do podsumowania” i kliknąć „złóż ofertę”, aby zakończyć etap składania oferty,

-     następnie system zaszyfruje ofertę lub wniosek wykonawcy, tak by ta była niedostępna dla zamawiającego do terminu otwarcia ofert lub złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału
w  postępowaniu,

7.      Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy
z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania
w poufności tych informacji, powinny zostać załączone w osobnym miejscu w kroku 1 składania oferty przeznaczonym na zamieszczenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

8.      Oferta może być złożona tylko do upływu terminu składania ofert.

9.      Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert wycofać ofertę lub wniosek za pośrednictwem Formularza składania oferty lub wniosku.

C.  Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert)

1.      Komunikacja w postępowaniu w szczególności składanie dokumentów, oświadczeń, wniosków (innych niż wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu), zawiadomień, zapytań oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość”.

2.      Komunikacja poprzez Wyślij wiadomość umożliwia dodanie do treści wysyłanej wiadomości plików lub spakowanego katalogu (załączników). Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB.

3.      Dokumenty elektroniczne, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza składania oferty lub wniosku” jako załączniki. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii
z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

9.     Miejsce i termin złożenia oferty:

1.   Wykonawca składa ofertę lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, za pośrednictwem „Formularza składania oferty lub wniosku” dostępnego na platformazakupowa.pl.

2.   Termin składania ofert upływa dnia 18.10.2021 r. o godz. 09:30.

3.   Zamawiający odrzuci ofertę złożoną po terminie składania ofert.

4.   Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert wycofać ofertę lub wniosek za pośrednictwem Formularza składania oferty lub wniosku. Sposób złożenia bądź wycofania oferty, opisany został w „Instrukcji dla Wykonawców platforma zakupowa.pl”, dostępnej na stronie: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

5.   Zamawiający otworzy oferty w dniu 18.10.2021 r. o godz. 9:45.

6.   Otwarcie ofert następuje poprzez użycie mechanizmu do odszyfrowania ofert dostępnego na platformie zakupowej prowadzonego postepowania.

7.   Otwarcie ofert jest niejawne.

8.   W przypadku awarii systemu teleinformatycznego, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert
w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.
O zmianie terminu otwarcia ofert Zamawiający poinformuje na platformie zakupowej prowadzonego postępowania.

9.   Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na platformie zakupowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć́ na sfinansowanie zamówienia.

10. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na platformie zakupowej prowadzonego postępowania informacje o:

1)   nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2)   cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

10.   Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcą:

Dział Administracyjno-Organizacyjny – Joanna Jasińska, Zarząd Budynków Komunalnych w Elblągu,
ul. Ratuszowa 4, tel.  55 221 20 00; 55 221 20 66, e-mail:sekretariat@zbk.elblag.pl

11.   Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy
w sprawie zamówienia publicznego:

Określone we wzorze umowy - ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPROSZENIA

12.   Informacje dodatkowe:

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania zamówienia przez Wykonawcę składającego oświadczenie woli w postaci oferty.

Zamawiający przewiduje możliwość negocjacji ceny zaoferowanej przez Wykonawcę.

Złożenie ofert nie musi skutkować zawarciem umowy.

        Zarząd Budynków Komunalnych zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.                                  

Załączniki:

1.     ZAŁĄCZNIK NR 1-  Formularz Oferta

2.     ZAŁĄCZNIK NR 2 - Wzór umowy