Postępowanie: DZP.271.89.2024.JG Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek dla Urzędu Miejskiego w Elblągu na rok 2025

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.89.2024.JG

Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek dla Urzędu Miejskiego w Elblągu na rok 2025

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek
i urządzeń wielofunkcyjnych dla Urzędu Miejskiego w Elblągu na rok 2025, dokładny zakres określony jest w ZAŁĄCZNIKU NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY. Kopia wypełnionego ZAŁĄCZNIKA NR 3 stanowić będzie Załącznik Nr 1 do umowy.

Główne miejsce realizacji dostaw:

Urząd Miejski w Elblągu ul. Łączności 1.

2.                   Wymagania Zamawiającego.

1)      Zamawiający w pozycji 60 i 61 ZAŁĄCZNIKA NR 1a do SWZ – WYCENA DOSTAWY, wymaga zaoferowania tylko oryginalnych materiałów eksploatacyjnych - to znaczy pochodzących od producenta danego sprzętu.

Zamawiający informuje, iż w umowie dostawy Nr DSO-ROK-2/2023 zawartej w dniu 22.12.2023 r. pomiędzy Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. a Gminą Miastem Elbląg w § 5. pkt 18. „Zamawiający zobowiązuje się do stosowania w sprzęcie komputerowym udostępnionym przez PWPW S.A. oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, zalecanych przez producentów tego sprzętu.”

2)      Dostarczone materiały eksploatacyjne muszą być oryginalnymi materiałami eksploatacyjnymi, to znaczy pochodzącymi od producenta danego sprzętu lub materiałami równoważnymi fabrycznie nowymi i kompatybilnymi ze sprzętem, do którego są zamawiane. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert na materiały regenerowane oraz materiały poddawane procesowi ponownego napełniania.

3)      Zamawiający dopuszcza składanie ofert na materiały równoważne w stosunku do oryginalnych materiałów eksploatacyjnych produkowanych przez producentów sprzętu. Pod pojęciem równoważne materiały eksploatacyjne Zamawiający rozumie takie, które są kompatybilne
ze sprzętem do którego są zamawiane, o parametrach takich samych lub lepszych (jakość, pojemność, wydajność) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta sprzętu.

4)      Przez odpowiednią jakość materiałów równoważnych Zamawiający rozumie bezawaryjną, bezproblemową pracę materiałów w urządzeniu drukującym. Przez odpowiednią wydajność, Zamawiający rozumie zdolność materiałów eksploatacyjnych do wydrukowania takiej samej lub większej (w stosunku do oryginalnego materiału eksploatacyjnego) ilości stron wydruku o takim samym lub większym pokryciu procentowym nadruku na papierze o formacie A4, z taką samą lub większą przyczepnością barwnika (podatność na rozmazywanie) i równomiernością pokrycia.

5)      Zamawiający wymaga, aby materiały eksploatacyjne były wyprodukowane w cyklu produkcyjnym zgodnie z normą ISO 9001 oraz ISO 14001.

6)      Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia materiałów eksploatacyjnych fabrycznie nowych, wolnych od wad, kompletnych, oryginalnie zapakowanych, nie noszących śladów otwierania, nie regenerowanych, nie poddanych procesowi ponownego napełniania, recyklingu, demontażu lub wymiany jakichkolwiek elementów.

7)      Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ZAŁĄCZNIKU NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 1 do umowy, podał w kolumnie C w pozycji od 1 do 117 nazwę i producenta oferowanego towaru.

8)      Wykonawca udzieli minimum 12 miesięcznej gwarancji na materiały eksploatacyjne zaoferowane w ZAŁĄCZNIKU NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 1 do umowy. Okres gwarancji liczony jest oddzielnie dla każdej partii materiałów i rozpoczyna swój bieg z dniem dostarczenia zamówionych materiałów do siedziby Zamawiającego.

9)      Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu kosztów naprawy sprzętu w przypadku, gdy przyczyną uszkodzenia było zastosowanie materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Sprzedającego. Za podstawę żądania przez Kupującego naprawy sprzętu uważa się pisemną ekspertyzę serwisową wystawioną przez autoryzowany serwis sprzętu dla danego typu sprzętu potwierdzającą, że uszkodzenie powstało w wyniku użytkowania materiałów eksploatacyjnych o niewłaściwych parametrach.

10)   W przypadku sprzętu objętego umową gwarancyjną producenta, Wykonawca przejmie
na siebie obowiązki gwaranta, jeżeli Gwarant (producent) odmówi naprawy sprzętu w ramach gwarancji przysługującej Kupującemu, ze względu na zastosowanie materiałów eksploatacyjnych o niewłaściwych parametrach dostarczonych przez Sprzedającego.

11)   Wykonawca zobowiązany będzie do usunięcia wad w ramach gwarancji niezwłocznie
po otrzymaniu zgłoszenia.

12)   W przypadku wątpliwości Zamawiającego co do równoważności oferowanych materiałów eksploatacyjnych, ciężar udowodnienia równoważności spoczywa na Wykonawcy.

13)   Zamawiający wymaga, aby oferowane przez Wykonawcę materiały eksploatacyjne nie naruszały praw patentowych materiałów eksploatacyjnych zalecanych przez producentów sprzętu.

14)   Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia własnym transportem, na własny koszt i na własne ryzyko oraz dokona rozładunku własnymi zasobami ludzkimi i sprzętem w miejscu docelowej dostawy, we wskazanym miejscu.

3.               Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.   TERMIN  I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

12 miesięcy od daty udzielenia zamówienia.

Jeżeli zamówienie zostanie udzielone przed 1.01.2025 r. to 12 miesięcy od 1.01.2025 r.

Umowa wygaśnie w momencie zrealizowania zamówień wyczerpujących wartość umowy, o której mowa w § 3 projektu umowy.

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie lub wykonywanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 dostaw materiałów eksploatacyjnych do drukarek lub faksów lub kopiarek lub urządzeń wielofunkcyjnych, o wartości minimum 50 000,00 zł brutto każda.

Wartości podane w walutach innych niż wskazane przez Zamawiającego dla wartości dostaw należy przeliczyć wg średniego kursu NBP na dzień odbioru tych dostaw, podając datę i kurs.

       Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU DOSTAW, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do Zapytania ofertowego. Do wykazanych dostaw należy załączyć dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty.

       Przedmiot wykazanych dostaw należy podać z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania warunku.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1.      Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

2.   Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena oferty bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY, stanowiącego Załącznik Nr 1 do umowy.

3.   Cenę oferty należy obliczyć sporządzając WYCENĘ DOSTAWY, stanowiącą ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY, będącą  Załącznikiem Nr 1 do umowy, podając dla każdej pozycji w kolumnie F Cenę jednostkową (bez VAT) w zł i w kolumnie G wartość ogółem (bez VAT) w zł będącą iloczynem Ceny jednostkowej (bez VAT) i ilości oferowanego towaru oraz w kolumnie H wartość ogółem (brutto) asortymentu z każdej pozycji.

4.   Cena oferty musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia

5.   Cena nie podlega waloryzacji.

6.   Cena oferty musi uwzględniać podatek od towarów i usług – wg obowiązujących przepisów.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.   Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

3.  Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:

                                             X_C x 100%

gdzie:

X_C - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

Sposób obliczenia X_C:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali   
  Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X_C = cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

1.   Oferty należy składać do dnia    25  listopada 2024 r. do godziny 09:30.

2.   Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.   Składana oferta musi zawierać:

a)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,

b)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYCENA DOSTAWY. Kopia wypełnionego ZAŁĄCZNIKA NR 3 stanowić będzie Załącznik Nr 1 do umowy,

c)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO -  WYKAZ DOSTAW oraz dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie (dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane i należy je złożyć w formie skanu dokumentu).

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Justyna Grabowska – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-78, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

Strony dopuszczają zmiany treści umowy w trakcie jej obowiązywania w przypadku:

a)                                                          zmiany stawki podatku od towarów i usług:

-        zmianie ulegnie kwota wynagrodzenia brutto określona w § 3 Umowy,

-        zmiana wynagrodzenia nastąpi wyłącznie w stosunku do niezrealizowanej w dniu zmiany stawki podatku od towarów i usług części zamówienia,

-        zmiana wynagrodzenia nastąpi o kwotę wynikającą z różnicy między dotychczasową,
a nową stawką podatku od towarów i usług;

b) zakończenia produkcji lub wycofania z rynku wyrobu będącego przedmiotem umowy, dopuszcza się zmianę na nowy produkt o tych samych właściwościach lub lepszych po cenie jednostkowej zaoferowanej w ofercie.

X.     Informacje dodatkowe

1.   Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

XI.   Załączniki  

1.   ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,

2.   ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY,

3. ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYCENA DOSTAWY,

4. ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ DOSTAW.