Gmina Koronowo (dalej: Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu dotyczącym rozbudowy systemu do transmisji sesji Rady Miejskiej w Koronowie, zgodnie ze specyfikacją stanowiącą załącznik do niniejszego postępowania.
Postępowanie jest wyłączone ze stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
Osobą upoważnioną do kontaktów w sprawie przedmiotowego postępowania jest Pani Maja Olejnik.

I.    Opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku do postępowania-Zapytanie ofertowe.

Przedmiotem zamówienia jest rozbudowa systemu do transmisji sesji Rady Miejskiej w Koronowie w skład którego wchodzi m.in. dostawa laptopa, dostawa kamer cyfrowych szybkoobrotowych wraz z ich montażem i okablowaniem oraz zdefiniowaniem obszarów ich pracy i powiązaniem z obecnie posiadanym modułem dyskusji (e-Sesja)wraz z integracją całości z obecnie posiadaną kamerą.

Szczegółowa specyfikacja oraz minimalne wymagania techniczne opisane zostały w załączniku nr 1-Formularz Ofertowy.

Do lokalizacji kamer niezbędne jest doprowadzenie okablowania z punktów dystrybucyjnych sieci.

Przed złożeniem oferty w postępowaniu zaleca się odbycie wizji lokalnej w wymienionych lokalizacjach w celu oszacowania dokładnej wartości zamówienia.

II.    Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. Wykonawca dostarczy zamawiającemu wszelkie niezbędne aplikacje wchodzące w skład oferty wraz z danymi uwierzytelniającymi i/lub licencjami, którą zamawiający będzie mógł samodzielnie zainstalować na dowolnym urządzeniu z systemem Windows bez potrzeby wcześniejszego kontaktu lub ingerencji w proces instalacji przez Wykonawcę.  

2. Dostarczany sprzęt musi pochodzić z polskiej dystrybucji oraz musi być objęty 3 letnią gwarancją producenta.

3.  Sprzęt zostanie dostarczony wraz z niezbędnym okablowaniem.

4. Wykonawca na własny koszt dostarczy sprzęt do siedziby Zamawiającego, przeprowadzi konfigurację, integrację z obecnie wykorzystywanym systemem do obsługi Rady-eSesja oraz przeprowadzi szkolenie z jego obsługi.

5. Zamawiający dopuszcza zaoferowanie produktów równoważnych w zakresie wskazanych znaków towarowych, patentów, norm, certyfikatów, aprobat lub pochodzenia, jednakże zachowane muszą być normy, parametry i standardy, jakimi charakteryzują się wyspecyfikowane przez Zamawiającego produkty, odpowiednio opisane w formularzu ofertowym. Przedstawione parametry przedmiotu zamówienia stanowią minimum techniczne i jakościowe oczekiwane przez Zamawiającego i będą stanowiły podstawę oceny ewentualnych ofert równoważnych. Oferowane przez Wykonawców produkty równoważne muszą mieć parametry nie gorsze niż wskazane w formularzu ofertowym. Wykonawca obowiązany jest wykazać, że oferowane przez niego dostawy równoważne spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

6. Wykonawca wykaże się następującym doświadczeniem: tj. nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: dostarczył/skonfigurował/zintegrował/rozbudował system do transmisji obrad sesji.

Wyżej wskazany okres 3 lat liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert. 

W celu wykonania spełnienia warunku Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wykaz usług wraz z dokumentami potwierdzającymi posiadane doświadczenie.

III. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca wykona przedmiot zamówienia w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy.

IV. Terminy i warunki płatności
Szczegółowe terminy i warunki płatności opisane są w załączniku do postępowania-Wzór umowy.

V. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami
1.    Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem elektronicznej Platformy zakupowej, zwanej dalej „Platformą” pod adresem: https://platformazakupowa.pl
2.    Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, tj. zadawanie pytań i składanie ofert przez wykonawców oraz udzielanie odpowiedzi i przekazywanie innych informacji dotyczących postępowania przez zamawiającego odbywa się  wyłącznie  za pośrednictwem Platformy.

VI.   Sposób złożenia oferty 
1.    Ofertę stanowi wypełniony formularz ofertowy znajdujący się na Platformie oraz wypełniony załącznik Formularz Ofertowy. Brak załączenia Formularza Ofertowego lub nieścisłości między ceną w nim podaną a ceną podaną na platformie jest równoznaczny z brakiem rozpatrywania złożonej oferty.
2.    Do oferty należy obligatoryjnie załączyć:
-formularz ofertowy;
-kartę usług wraz ze skanami dokumentacji potwierdzającej;
-podpisane oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania;
-podpisane oświadczenie dotyczące spełnienia warunków udziału w postępowaniu;
3.    W cenie muszą zostać uwzględnione wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 
4.    Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
5.    Zamawiający nie wymaga podpisania formularza ofertowego wraz z załącznikami oraz wykazu robót kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

VII.    Termin składania ofert
1.    Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy w terminie: do dnia 14.10.2024 r. do godz. 10:00.
2.    Termin związania ofertą wynosi 45 dni od upływu terminu składania ofert.

VIII. Kryteria wyboru oferty  
Kryteria oceny ofert i ich waga:
Ocenie podlegać będą wyłącznie oferty Wykonawców, którzy złożą oferty zgodne z treścią zapytania ofertowego.
Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie wyłącznie jedno kryterium: cenę z uwzględnieniem wag poszczególnych elementów cenowych.

Nazwa kryterium Waga kryterium:

CENA 100 %

IX. Pozostałe informacje
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a)    wprowadzenia zmian do niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert, o czym powiadomi wykonawców;
b)    negocjacji;
c)    odstąpienia od wyboru ofert bez podania przyczyny; z tego tytułu nie przysługuje wykonawcy roszczenie przeciwko Zamawiającemu;
d)    Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki finansowe, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie są wystarczające na jego pokrycie;
e)    cena podana w ofercie, musi być ceną ostateczną, kompletną, jednoznaczną, nadto musi uwzględniać: wszystkie wymagania stawiane przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia, wszelkie zobowiązania Wykonawcy oraz obejmować wszystkie ewentualne dodatkowe stanowiące ryzyko Wykonawcy koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji całości przedmiotu zamówienia;
f)    przed obliczeniem ceny oferty Wykonawca powinien dokładnie i szczegółowo zapoznać się z opisem przedmiotu zamówienia, zwracając uwagę, czy dokumentacja zawiera w swej treści wszystkie rozwiązania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia oraz czy z dokumentacji Wykonawca może uzyskać wszystkie informacje niezbędne do przygotowania oferty.
2. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)