Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

Zakup biletów lotniczych dla uczestników POZnań Ice Festival 2024:

ü  Usługa rezerwacji, sprzedaży, wystawienia i dostarczenia biletów lotniczych na zagraniczne przewozy pasażerskie;

ü  Minimalna ilość biletów do zakupu: 10

    2. Termin wykonania zamówienia:

IV kwartał 2024r. 

    3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Wysokość opłaty transakcyjnej musi obejmować rzeczywisty koszt realizacji zamówienia i musi uwzględniać wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów.

Przez oferowany czas obowiązywania rezerwacji biletu lotniczego Zamawiający rozumie czas od momentu założenia rezerwacji do momentu wykupu zarezerwowanego biletu lotniczego.

 Przez czas odpowiedzi na złożone zapytanie dotyczące rezerwacji biletu lotniczego Zamawiający rozumie czas od momentu przekazania zapytania drogą mailową na wskazany przez Wykonawcę adres kontaktowy do momentu otrzymania od Wykonawcy co najmniej dwóch propozycji alternatywnych połączeń na trasie wskazanej przez Zamawiającego.

1 godzina = 60 minut od czasu potwierdzenia odbioru zlecenia.

Jeśli Wykonawca zaproponuje w formularzu ofertowym czas odpowiedzi na złożone zapytanie dłuższy niż 3 godziny, oferta będzie podlegała odrzuceniu jako niezgodna z zapytaniem ofertowym.

Sposób oceny:

ocena (max 100 pkt) = liczba punktów za cenę + liczba punktów za Gwarantowany termin obowiązywania założonej rezerwacji biletów lotniczych + liczba punktów za Czas odpowiedzi na złożone zapytanie

    4. Opis warunków udziału w postępowaniu:

Zdolność techniczna lub zawodowa;

ü  Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie 2 (dwie) usługi (umowy), odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia należy rozumieć usługi obejmujące rezerwację, sprzedaż, wystawienie i dostarczenie biletów na zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze), a wartość każdej z nich wynosiła co najmniej 50 000,00 zł brutto (całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące cenę biletów i opłat transakcyjnych);

ü  wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, ich wartości oraz załączeniem dowodów, że zostały wykonane należycie.

    5. Opis sposobu przygotowania oferty:

Wykonawca poda wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego. Podana cena brutto opłaty transakcyjnej będzie stała przez okres realizacji przedmiotu zamówienia;

Opłata transakcyjna podana przez Wykonawcę dotyczy biletu/tów obejmujących całą zleconą trasę, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu/ów; dostarczenie biletu/ów; przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletu/ów; oferowanie wariantów połączeń; zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych; koszty powtórzenia rezerwacji; zmiany rezerwacji; koszty związane z obsługą: zwrotu biletu, wymiany biletu, reklamacji; odprawy oraz wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z zapytaniem wykonaniem przedmiotu zamówienia.

Opłata transakcyjna musi mieć wartość większą od zera;

Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. Nie dopuszcza się rozliczeń w walutach obcych;

    6. Zasady płatności:

Zapłata zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przelewem do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy wykonawcy podany na fakturze. Jeżeli wskazany przez wykonawcę na fakturze rachunek bankowy nie jest rachunkiem rozliczeniowym i nie został umieszczony na białej liście podatników VAT, zamawiający informuje wykonawcę o wstrzymaniu płatności do czasu przedłożenia prawidłowego numeru rachunku rozliczeniowego.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za płatność po terminie określonym  w zamówieniu spowodowaną brakiem możliwości dokonania 

płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem właściwego rachunku rozliczeniowego na

fakturze.

Termin płatności uważa się za zachowany w dniu obciążenia rachunku bankowego zamawiającego.

Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na innych zasadach niż określone w ustawie z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020r., poz.711). Przy wystawianiu faktur elektronicznych należy stosować numer GLN wymagany do identyfikacji wykonawcy.

    7. Opis procedury:

Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 3 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) spełnia wymagania określone w RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)., a w szczególności wskazane w art. 28, 29, 30, 32, 33;

    2) gwarantuje, że dostęp do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione, a wykonawca posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie;

    3) wyznaczy do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

    4) gwarantuje, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych) oraz, że posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie.

    11. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.