Regulamin obowiązujący Wykonawców

składających za pośrednictwem Internetowej Platformy Zakupowej

oferty realizacji zamówień na rzecz Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku 

1.      Zamówienia realizowane przez KWP w Białymstoku za pośrednictwem Internetowej Platformy Zakupowej odbywają się wyłącznie przy wykorzystaniu strony internetowej www.platformazakupowa.pl.

2.     KWP w Białymstoku nie rozpatruje ofert składanych w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

3. Pełna specyfikacja zamówienia, ewentualne załączniki i inne niezbędne informacje są zamieszczone na stronie konkretnego zamówienia, a Wykonawca godzi się na te warunki i jest świadomy odpowiedzialności za złożoną ofertę.

4.      Podana przez Wykonawcę cena za realizację zamówienia musi zawierać wszystkie koszty realizacji zamówienia, tzn. że KWP w Białymstoku nie ponosi żadnych innych kosztów związanych z realizacją zamówienia, np. kosztów dostawy.

5.      O ile nie wskazano inaczej, oferty składa się w cenie brutto.

6.      Wykonawca jest związany złożoną przez siebie ofertą przez okres 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

7.      Płatność nastąpi po realizacji zamówienia. Termin płatności na rzecz Wykonawcy wynosi 30 dni od otrzymania przez KWP w Białymstoku prawidłowo wystawionej faktury.

8.      Wykonawca gwarantuje, że przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych zaoferowany przedmiot zamówienia lub wykorzystane materiały są zgodne z opisem przedmiotu zamówienia oraz spełniają wymagania wynikające z przepisów prawa.

9.      W przypadku realizowania dostawy niezgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz ze złożoną przez Wykonawcę ofertą, KWP w Białymstoku zwróci niezgodny przedmiot zamówienia na koszt i ryzyko Wykonawcy.

10.  KWP w Białymstoku wybierze ofertę najkorzystniejszą, zgodnie z określonymi w postępowaniu kryteriami wyboru oferty.

11.  W przypadku kilku pozycji zakupowych (kilku zadań), KWP w Białymstoku zastrzega sobie prawo wyboru Wykonawcy oddzielnie dla każdego zadania.

12.  KWP w Białymstoku zastrzega, że przeprowadzane postępowanie nie musi zakończyć się wyborem Wykonawcy, a Wykonawcom nie przysługują z tego tytułu  żadne roszczenia w stosunku do KWP w Białymstoku.

13.  Warunkiem złożenia oferty jest zapoznanie się oraz akceptacja Wykonawcy niniejszego regulaminu. Złożenie oferty jest równoznaczne ze złożeniem przez Wykonawcę oświadczenia woli, iż akceptuje przedmiotowy regulamin oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia i warunki postępowania, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.

14.  KLAUZULA RODO.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (tj. Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1), zwanym dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1)        administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku;

2)        nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych sprawuje inspektor ochrony danych osobowych:

inspektor  ochrony danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku – dane zostały zamieszczone na stronie BIP KWP w Białymstoku, adres e-mail inspektora danych osobowych: iod.kwp@bk.policja.gov.pl

3)        Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO w celu:

a)      prowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

b)      w przypadku zawarcia umowy - w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Komendancie Wojewódzkim Policji w Białymstoku, tj. realizacji jej postanowień;

4)        odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania lub umowa zawarta z wybranym wykonawcą i dokumentacja ją dotycząca;

5)        Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

a)      do celów przeprowadzenia postępowania o zamówienie zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Policji, przez okres wynikający z kategorii archiwalnej od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

b)      do celów realizacji umowy przez okres jej realizacji,

c)      po zakończeniu umowy przez okres określony w przepisach  powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności:

                                       i.            przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa do celów dokonywania rozliczeń,

                                     ii.            przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów prawa regulujących przebieg postępowań z tego tytułu do celów dochodzenia tychże roszczeń,

                                   iii.            przez okres wynikający z kategorii archiwalnej ze względu na cele archiwalne w interesie publicznym zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Policji,

                                   iv.            przez okres określony w odrębnych przepisach do celów badań naukowych lub historycznych lub statystycznych;

6)        w przypadku zamówień publicznych oraz umów prowadzonych w ramach projektów realizowanych ze środków pomocowych krajowych i zagranicznych okres przechowywania uwzględniał będzie wymogi dotyczące okresu przechowywania obowiązujące w przepisach prawa właściwych dla środka pomocowego;

7)        podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi bowiem przepis prawa;

8)        w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9)        posiada Pani/Pan:

a)      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b)      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych^*;

c)      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;

d)     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10)    nie przysługuje Pani/Panu:

a)       w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b)       prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c)       na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

**Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.  

Oświadczenie wykonawcy składającego ofertę:

Oświadczam, że:

œ       wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu

/W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie/

W razie niewyrażenia zgody na powyższe warunki – proszę nie składać oferty!

I.                  Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Charakterystyka przedmiotu zamówienia: świadczenie usług holowania wraz z wszelkimi pracami towarzyszącymi, pojazdów i ich części o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, zatrzymanych do dyspozycji Policji (KWP, KMP, KPP, KGP), a także holowanie pojazdów służbowych Policji - w rejonie działania Komendy Miejskiej Policji w Suwałkach.

       Zakres podstawowych czynności wchodzących w skład zlecenia usługi holowania:

a)        przyjęcie zlecenia przez Wykonawcę (przyjmowanie zleceń przez 24h na dobę 7 dni
w tygodniu);

b)        dojazd do wskazanego miejsca w czasie nie dłuższym niż ….. minut od chwili otrzymania zlecenia;

c)        wyciąganie pojazdu spoza drogi (o ile takie jest wymagane do skutecznego usunięcia pojazdu z drogi)

d)        przygotowanie pojazdu do załadunku (wszelkie prace towarzyszące przygotowaniu pojazdu do transportu);

e)        załadunek pojazdu zgodnie z dyspozycją Policji;

f)         uporządkowanie miejsca zdarzenia z odpadków szkła, metalu i innych odpadków nie wymagających użycia specjalistycznego sprzętu i materiałów;

g)        dojazd (najkrótszą drogą) z pojazdem transportowanym na parking KMP/KPP lub inne miejsce wskazane przez Zamawiającego;

h)        rozładunek sprzętu transportowego (części przedmiotów zabezpieczonych przez Policję) na parking wskazany przez Zamawiającego wraz z ich protokolarnym przyjęciem przez dyspozytora parkingu strzeżonego.

      Ilość zlecanych usług wskazanych w formularzu ofertowym przyjęta została przez Zamawiającego szacunkowo wyłącznie w celu wyliczenia przez Wykonawcę ceny oferty. Faktyczna ilość zlecanych usług wynikać będzie z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego
w tym zakresie.

Pojazdy o masie całkowitej do 3,5 t.

Czas dojazdu Wykonawcy usługi do miejsca zatrzymania pojazdu powinien wynosić
nie więcej niż 60 min. od momentu przyjęcia zgłoszenia o miejscu, w którym znajduje się pojazd do momentu rozpoczęcia wykonywania usługi transportowej.

W przypadku zaistnienia szczególnie trudnych warunków podczas załadunku pojazdu (potwierdzone w Protokole przekazania sprzętu transportowego do holowania przez policjanta wykonującego czynności służbowe na miejscu zdarzenia), Wykonawcy oprócz opłaty ryczałtowej przysługuje dodatek.

          Jako szczególnie trudne warunki przyjmuje się np. załadunek pojazdu spoza drogi, pojazd w rowie, zaklinowany na drzewie, słupie, z innym pojazdem, pojazd w wodzie, na grząskim terenie, pojazd leżący na dachu, wyciągany z torowiska itp.

Cena jednostkowa za wykonywanie usługi holowania określona w formie ryczałt jest stała bez względu na porę dnia i dzień tygodnia oraz stopień trudności wykonywanych prac.

Informacje dodatkowe:

1)      szacunkowa ilość planowanych usług holowania w ciągu roku wynosi - 25 szt.

2)      szacunkowa ilość zaistnienia szczególnie trudnych warunków terenowych podczas załadunku pojazdu - 8 szt.

3)      szacunkowa łączna ilość km holowania  na odległość powyżej 10 km – 150 km

II.               Wymogi formalne:

1.      Na wezwanie Zamawiającego przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu:

a)    aktualne zezwolenie (kopię dokumentu) na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wydane na podstawie Ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym (Dz.U.2022, poz. 2201 ze zm.) lub odpowiadające mu ważne uprawnienia (licencja na wykonanie krajowego transportu drogowego rzeczy, koncesja, certyfikat lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego uprawnienie do wykonywania przewozów w transporcie), które zostały wydane wcześniej na podstawie obowiązujących przepisów,

b)    wykaz pojazdów dostępnych Wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami (załącznik nr 1).

2.      Wykonawca zobowiązany jest do:

a)    zapewnienia całodobowej możliwości usuwania i przemieszczania pojazdów,

b)   wykonania usługi wyspecjalizowanym sprzętem umożliwiającym usunięcie
i przemieszczenie każdego rodzaju pojazdu, który jest przedmiotem zamówienia. Wykonawca musi zapewnić środki transportowe, urządzenia oraz sprzęt pomocniczy przeznaczony do usuwania i przemieszczania pojazdów zgodnie z obowiązującymi przepisami;

c)    wykonywania zleconych usług zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3.      Wymagania dodatkowe:

3.1. Wykonawca musi dysponować co najmniej jednym, w pełni sprawnym technicznie pojazdem specjalnym pomocy drogowej przeznaczonym do holowania i przewozu pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Przez pojazd specjalny pomocy drogowej Zamawiający rozumie pojazd spełniający następujące wymagania:

a)   pojazd przewidziany do wykonywania przedmiotowych usług musi być technicznie przystosowany do przewożenia lub holowania uszkodzonych lub niesprawnych pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony

b)   pojazd musi być oznakowany oraz spełniać pozostałe wymagania określone
w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. 2016, poz. 2022 ze zm. ).

3.2. Wykonawca gwarantuje, że pojazdy przewidziane do wykonywania usług objętych niniejszym postępowaniem będą posiadały aktualne w trakcie obowiązywania umowy dokumenty: dowód rejestracyjny, badania techniczne, polisę OC.

3.3. Wykonawca zobowiązuje się każdorazowo na żądanie Zamawiającego przekazać wykaz pojazdów, które wykorzystane zostaną przy realizacji przedmiotu umowy oraz dokumenty, o których mowa w pkt. 1.

3.4. W przypadku, gdy w dowodzie rejestracyjnym przedstawionym przez Wykonawcę
nie będzie określona dopuszczalna ładowność, Zamawiający obliczy ww. wartość
w sposób określony w art. 2 pkt. 56 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. 2023 , poz. 1047 z późn. zm.), tj. przyjmie różnicę dopuszczalnej masy całkowitej i masy własnej pojazdu.

III.           Kryteria oceny ofert

Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert z uwzględnieniem tych kryteriów.

Oferty spełniające wymagania formalne, złożone przez Wykonawców będą oceniane według poniższego kryterium:

1)      Kryterium pierwsze: cena (C)

W tym kryterium Wykonawca może uzyskać max. 60 pkt.

1% odpowiada w punktacji końcowej 1 pkt.

W kryterium: „cena” Zamawiający dokona oceny złożonych ofert według następującego wzoru:

 C = (W_min/W_bad) x 60 pkt

gdzie:

W_min – najniższa wartość oferty spośród złożonych, niepodlegających odrzuceniu ofert

W_bad – wartość oferty ocenianej

Dla porównania dla każdej z ofert w każdym zadaniu będzie brana pod uwagę wartość oferty (W) obliczona przez Zamawiającego według poniższego schematu:

W = (U x KB) + (S_km x L) + (TW x S_d)

gdzie:

U - szacunkowa ilość planowanych usług holowania określona dla zadania

KB - cena ryczałtowa brutto za jednorazową usługę holowania dla pojazdów i ich części
o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t na odległość do 10 km

S_km - cena brutto za 1 kilometr holowania - na odległość powyżej 10 km

L - szacunkowa łączna ilość km holowania - na odległość powyżej 10 km

TW - szacunkowa ilość zaistnienia szczególnie trudnych warunków terenowych podczas załadunku pojazdu

S_d - cena brutto za 1 dodatek (zaistnienia szczególnie trudnych warunków terenowych podczas załadunku pojazdu)

* Zamawiający zastrzega, że dla każdej pozycji gdzie szacunkowe ilości usług określone zostały wartością „0” (szt./km) - do wyliczenia wartości oferty - Zamawiający przyjmie wartość „1”.

Szacunkowa ilość planowanych usług holowania określona dla zadania KMP w Suwałkach uwzględniana do oceny ofert (U)

2)      Kryterium drugie: czas dojazdu w ramach realizacji danego zadania

W tym kryterium Wykonawca może uzyskać max. 30 pkt.

1% odpowiada w punktacji końcowej 1 pkt.

W kryterium: „czas dojazdu” Zamawiający dokona oceny złożonych ofert według następującego wzoru:

T = (T_min/T_bad) x 30 pkt

gdzie:

T_min – najkrótszy czas dojazdu spośród złożonych, niepodlegających odrzuceniu ofert

T_bad – czas dojazdu podany w  ofercie ocenianej

Maksymalny czas dojazdu wynosi: 60 minut.

Wykonawcy mogą zaoferować czas dojazdu krótszy niż czas maksymalny określony dla danego zadania.

W przypadku niepodania (niewpisania) przez Wykonawcę  w formularzu ofertowym oferowanego  czasu dojazdu do miejsca zatrzymania pojazdu (miejsca rozpoczęcia wykonywania usługi) Zamawiający przyjmie, że Wykonawca wykona zamówienie w czasie maksymalnym dla danego zadania.

3)      Kryterium trzecie: dodatkowy pojazd do holowania

W tym kryterium Wykonawca może uzyskać max. 10 pkt

Wykonawca może zaoferować realizację zamówienia w zadaniu więcej niż jednym pojazdem specjalnym pomocy drogowej spełniającym wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia.

Za zaoferowanie realizacji zamówienia więcej niż jednym pojazdem w zadaniu Wykonawca otrzyma dodatkowo 10 punktów.

ŁĄCZNA PUNKTACJA BĘDZIE  PRZELICZANA WG PONIŻSZEGO WZORU:

LP = C + T + Dp                  

gdzie:

LP – liczba uzyskanych punktów ogółem

C –   liczba punktów przyznanych w kryterium nr 1 „cena”

T –   liczba punktów przyznanych w kryterium nr 2 „czas dojazdu”

Dp – liczba punktów przyznanych w kryterium nr 3 „dodatkowy pojazd do holowania”

Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom Zamawiającego i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert dokona wyboru oferty z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

IV.            Opis sposobu i podstawy obliczenia wartości umowy

Sposób wyliczenia wartości wynagrodzenia umownego dla zadania (W) dot. holowania pojazdów i ich części o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5t przedstawia się następująco:

W = (U x KB) + (S_km x L) + (TW x S_d)

U – szacunkowa ilość planowanych usług holowania określona dla zadania

KB – cena ryczałtowa brutto za jednorazową usługę holowania dla pojazdów i ich części
o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t na odległość do 10 km

S_km – cena brutto za 1 kilometr holowania na odległość powyżej 10 km

L – szacunkowa łączna ilość km holowania na odległość powyżej 10km

TW – szacunkowa ilość zaistnienia szczególnie trudnych warunków terenowych podczas załadunku pojazdu

S_d – cena brutto za 1 dodatek (zaistnienia szczególnie trudnych warunków terenowych podczas załadunku pojazdu)

Do wyliczenia całkowitej wartości wynagrodzenia za poszczególne zadania podana została szacunkowa ilość planowanych usług holowania do 10 km określona dla zadania (U), szacunkowa ilość km holowania na odległość powyżej 10 km (L) oraz szacunkowa ilość usług w szczególnie trudnych warunkach (TW):

Wykonawca zobowiązany jest do obliczenia i podania w ofercie:

-        ceny ryczałtowej za jednorazową usługę holowania dla pojazdów i ich części
o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t - na odległości do 10 km.

-        cena brutto za 1 kilometr holowania – na odległości powyżej 10 km.

-        cena brutto za 1 dodatek (zaistnienia szczególnie trudnych warunków terenowych podczas załadunku pojazdu).

Przy kalkulacji wysokości opłat ryczałtowych należy uwzględnić, iż jednorazowa usługa holowania obejmuje podstawowe czynności:

b)        przyjęcie zlecenia przez Wykonawcę (przyjmowanie zleceń przez 24h na dobę 7 dni
w tygodniu);

c)        dojazd do wskazanego miejsca w czasie nie dłuższym niż ….. minut od chwili otrzymania zlecenia;

d)        wyciąganie pojazdu spoza drogi (o ile takie jest wymagane do skutecznego usunięcia pojazdu z drogi)

e)        przygotowanie pojazdu do załadunku (wszelkie prace towarzyszące przygotowaniu pojazdu do transportu);

f)         załadunek pojazdu zgodnie z dyspozycją Policji;

g)        uporządkowanie miejsca zdarzenia z odpadków szkła, metalu i innych odpadków nie wymagających użycia specjalistycznego sprzętu i materiałów;

h)        dojazd (najkrótszą drogą) z pojazdem transportowanym na parking KMP/KPP lub inne miejsce wskazane przez Zamawiającego;

i)         rozładunek sprzętu transportowanego (części przedmiotów zabezpieczonych przez Policję) na parking wskazany przez Zamawiającego wraz z ich protokolarnym przyjęciem przez dyspozytora parkingu strzeżonego. 

Opłata ta musi także uwzględniać koszt przejazdu: od siedziby wykonawcy do miejsca załadunku oraz od miejsca rozładunku do siedziby wykonawcy. Opłata ryczałtowa dotycząca użycia dźwigu obejmuje również dojazd, obsługę i powrót do bazy.

Opłaty ryczałtowe zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom, z wyjątkiem sytuacji opisanych w umowie.

W razie niewyrażenia zgody na powyższe warunki – proszę nie składać oferty!

W razie jakichkolwiek pytań osobą do kontaktu jest Pan Wojciech Oleszkiewicz - Zastępca Naczelnika Wydziału Transportu KWP w Białymstoku, tel. 47 711 34 36.