Nr sprawy DZPZ/2024/64

Zapytanie ofertowe

Przedmiot zamówienia:

sukcesywna bezgotówkowa dostawa paliw płynnych, płynów eksploatacyjnych, akcesoriów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania (użytkowania) pojazdów oraz usług mycia
i odkurzania pojazdów i innych usług na potrzeby Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II

Lublin, dnia 20.03.2024 r.

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

•      Nazwa: Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II

•      Adres: Al. Racławickie 14, 20 – 950 Lublin

   NIP: 712-016-10-05

   REGON: 000514064

•      Adres strony internetowej: www.kul.pl

•      Jednostka prowadząca: Dział Zakupów i Zamówień Publicznych

tel.: 81-445-33-78, 81 445 41 60

e-mail: zaopatrzenie@kul.pl

•      Osoby do kontaktu: Grzegorz Golec, Dariusz Kurzawski

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1.       Niniejsze postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego jako zakup poniżej 130 tys. zł, w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 r. poz. 1605) oraz na podstawie Regulaminu udzielania zamówień i dokonywania zakupów w Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II.

2.       Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2023 r., poz. 1610) Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców.

3.       Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako “Platforma” lub “Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/kul

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna bezgotówkowa dostawa paliw płynnych, akcesoriów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania (użytkowania) pojazdów oraz usług mycia
i odkurzania pojazdów i innych usług na potrzeby Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II.

2.       Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagań Zamawiającego znajduje się w „Opisie przedmiotu zamówienia” (załącznik nr 1) oraz we wzorze umowy (załącznik nr 3) do Zapytania ofertowego.

3.       Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

09100000-0 - Paliwa

09132100-4 - Benzyna bezołowiowa

09134100-8 - Olej napędowy

09211000-1 - Oleje smarowe i środki smarowe

09211100-2 - Oleje silnikowe

24322320-6 - Pochodne alkoholi

24951200-7 - Dodatki do olejów

24951300-8 - Płyny hydrauliczne

24960000-1 - Różne produkty chemiczne

24961000-8 - Płyny chłodnicze

39831500-1 - Samochodowe środki czyszczące

50112300-6 - Mycie samochodów i podobne usługi

63712210-8 - Usługi w zakresie opłat za korzystanie z autostrad

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1.    Termin wykonania przedmiotu zamówienia wynosi 24 miesięcy od dnia podpisania umowy. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie następowała sukcesywnie zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego.

2.    Termin, o którym mowa w ust. 1, może ulec skróceniu w razie wyczerpania 100% wartości przedmiotu zamówienia. W takim przypadku umowa wygasa.

3.    Termin umowy może ulec przedłużeniu w przypadku, gdy do upływu terminu jej obowiązywania nie zostanie wyczerpane 60% wartości umowy przez Zamawiającego, bądź też istnieje zapotrzebowanie na realizację 100% wartości umowy, a upłynął termin realizacji zamówienia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu. Termin może zostać wydłużony nie więcej niż na okres dodatkowych 6 miesięcy.

4.    Zmiany w zakresie terminu obowiązywania umowy, o których mowa w ust. 3 niniejszego rozdziału, dokonywane będą w drodze aneksu do niniejszej umowy w formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Do udziału w postępowaniu może ubiegać się Wykonawca który:

1)      Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zapytania ofertowego.

2)      Dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym pozwalającym na prawidłową realizację zamówienia.

3)      Posiada uprawnienia do wykonywania działalności w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wymagane przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997r. – Prawo energetyczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 883, z późn. zm.), w zakresie obrotu paliwami będącymi przedmiotem zamówienia

4)      Nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 129, z późn. zm.)).

VI. SPOSÓB ROZLICZENIA

1.       Należność za wykonaną usługę wpłacona będzie na konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury w terminie 21 dni od jej otrzymania.

2.       Za datę zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1.       Ofertę należy przygotować według wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2.       Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu, w języku polskim.

3.       Wykonawca określi w ofercie

a)    nazwę i adres Wykonawcy; 

b)      całkowitą wartość przedmiotu zamówienia netto, brutto, podając ją w zapisie liczbowym

i słownym oraz stawkę i wartość podatku VAT.

4.       Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia. Powinny one być doliczone do ceny ustalonej przez Wykonawcę w ofercie.

5.       Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od terminu składania ofert.

6.       Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy na podstawie właściwego dokumentu rejestrowego właściwego dla formy organizacyjnej Wykonawcy lub na podstawie pełnomocnictwa.

7.       Oferta powinna zawierać:

1)      wypełniony i podpisany „Formularz ofertowy” stanowiący załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;

2)      pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym postępowaniu (jeśli konieczne);

3)      akceptację wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

8.       Wymagane dokumenty opisane w pkt 7 ppkt 1-2) powinny być przedstawione przez Wykonawcę w formie podpisanego skanu lub w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

9.       Akceptacja wzoru umowy, o którym mowa w pkt 7 ppkt 3) Wykonawca składa poprzez wypełnienie formularza elektronicznego w na Platformie w „Kryteriach i warunkach formalnych” wpisując w wyznaczonym miejscu słowo "Akceptuje".

10.   Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.

11.   Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

12.   Oferta powinna zawierać wszystkie informacje, dokumenty i oświadczenia wymagane przez Zamawiającego. W przypadku oferty niekompletnej, Zamawiający może wystąpić do Wykonawcy z prośbą o uzupełnienie oferty.

13.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

14.   Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez ten sam podmiot więcej niż jednej oferty, wszystkie oferty złożone przez ten podmiot zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie. 

15.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty. Dokument sporządzony w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

16.   Wykonawcy, którzy złożyli wspólną ofertę ponoszą, w razie wybrania ich oferty przez Zamawiającego, solidarną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie umowy.

VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.       Postępowanie jest prowadzone na platformie Open Nexus – www.platformazakupowa.pl/pn/kul

2.       Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem ww. platformy poprzez wypełnienie, dostępnego na stronie postępowania, formularza składania oferty, a następnie kliknięcie przycisku „Złóż ofertę”.

3.       Ofertę należy złożyć do dnia 04 kwietnia 2024 r. do godziny 10:30,

4.       Otwarcie ofert zostanie dokonane w dniu 04 kwietnia 2024  o godzinie 10.35

5.       W przypadku wystąpienia awarii systemu – paltormazakupowa.pl, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym w ust. 4, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

6.       Wykonawca składa ofertę w sposób opisany w instrukcji składania ofert w postępowaniu poniżej progu - zapytanie ofertowe, dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

7.       Zamawiający w uzasadnionych przypadkach ma prawo przedłużenia terminu składania ofert. Informacja ta zostanie opublikowana na platformie.

8.       Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania z wyboru najkorzystniejszej oferty.

9.       Informacja o wyborze oferty zastanie upubliczniona poprzez zamieszczenie na stronie postępowania w zakładce „Komunikaty”.

IX. OCENA OFERT

1.       Ocenie będą podlegały oferty nieodrzucone. 

2.       Oferty będą oceniane w skali od 0 do 100 punktów. W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w ilości przyznanych punktów. 

3.       Zamawiający przy ocenie ofert we wszystkich częściach określonych w niniejszym postępowaniu, posłuży się następującymi kryteriami:

•         Cena „C” – 70%;

•         Oferowany opust „U” – 10 %;

•         Liczba stacji na terenie Polski „ L”– 20%

4.       Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Zapytaniu ofertowym i uzyska największą liczbę punktów w oparciu o kryterium wyboru.

5.       W przypadku otrzymania przez Zamawiającego dwóch ofert o tej samej wartości, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, spośród których zostanie wybrana oferta najkorzystniejsza.

6.       Zamawiający dokona całkowitej oceny końcowej ofert według poniższego wzoru:

                               O = C+U+L

O – suma punktów uzyskana za wszystkie kryteria wymienione wyżej;

C – ocena punktowa uzyskana za kryterium cena;

U – ocena punktowa uzyskana za kryterium oferowany opust.

L – ocena punktowa uzyskana za kryterium liczba stacji.

CENĄ OFERTOWĄ JEST CENA JEDNOSTKOWA BRUTTO ZA 1 LITR PALIWA NA DZIEŃ PUBLIKACJI OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU PLATFORMIE – www.platformazakupowa.pl/pn/kul

X. WARUNKI ODRZUCENIA OFERT I UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA

1.       Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli min:

1)      jeżeli jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, w szczególności w przypadku stwierdzenia niezgodności oferty ze Opisem wymagań Zamawiającego; 

2)      jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

3)      niezgodną z przepisami Kodeksu cywilnego / nieważną na podstawie odrębnych przepisów;

4)      jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 

5)      zawiera rażąco niska cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub niemożliwe do poprawienia błędy w obliczaniu ceny, które nie są omyłkami; 

6)      zostanie złożona po terminie; 

7)      oferta została złożona przez Wykonawcę, który wcześniej nienależycie wykonał zamówienie dla Zamawiającego (bez zachowania terminów umownych, niegodnie z umową, nie wywiązał się z warunków gwarancji, rękojmi, zamówienie itp.); 

8)      oferta została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu; 

9)      Wykonawca uchylił się od podpisania umowy. 

2.       Zamawiający unieważni postępowanie w szczególności, jeśli zaistnieje jedna z poniższych okoliczności: 

1)      nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu; 

2)      cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 

3)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć; 

4)      postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą jego rozstrzygnięcie i zawarcie umowy. 

3.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, unieważnienia postępowania w całości lub w części na każdym etapie, w tym także po upływie terminu składania ofert - także bez podania przyczyny

XI. DODATKOWE INFORMACJE

1.       W sprawach związanych z niniejszym zapytaniem ofertowym należy kontaktować się za pośrednictwem platformy Open Nexus – www.platformazakupowa.pl/pn/kul.

2.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, a także wyjaśnień dotyczących treści oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw załączonych do oferty, uzupełnienia wymaganych oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw.

3.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców z prośbą o wyjaśnienia, wraz ze złożeniem dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, gdy zaoferowana cena wydaje się rażąco niska.

4.       Pod pojęciem rażąco niskiej ceny Zamawiający rozumie cenę, która budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia, w szczególności jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych w postępowaniu niepodlegających odrzuceniu ofert lub wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania.

5.       Zamawiający informuje, że w treści oferty Wykonawcy poprawi oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, oraz inne omyłki polegające na niezgodności ofert z dokumentami zamówienia niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

6.       Za oczywistą omyłkę rachunkową Zamawiający uzna w szczególności:

1)      wszystkie omyłki w działaniach arytmetycznych na liczbach, z uwzględnieniem ich konsekwencji,

2)      omyłki polegające na rozbieżności w cenie oferty wpisanej liczbowo i słownie, przyjmując za poprawny zapis, który wynika z poprawnie wykonanych obliczeń arytmetycznych.

7.       W przypadku innej omyłki, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na jej poprawienie lub zakwestionowanie jej poprawienia. Jeżeli Wykonawca nie wyrazi zgody na poprawienie innej omyłki jego oferta podlega odrzuceniu. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.

8.       Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego lub innych dokumentów postepowania.

9.       Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego lub innych dokumentów postepowania wpłynął do zamawiającego nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.

10.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość, przed upływem terminu do składania ofert, zmiany Zapytania ofertowego oraz unieważnienia Zapytania ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny, także po wyborze oferty najkorzystniejszej, a przed zawarciem umowy.

11.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej oferty najwyżej ocenionej spośród pozostałych ważnych ofert (zgodnie z rankingiem ofert), jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy. Czynność wyboru kolejnej oferty najwyżej ocenionej, spośród pozostałych ważnych ofert (zgodnie z rankingiem ofert), Zamawiający może powtarzać, jeżeli kolejny Wykonawca uchyli się od zawarcia umowy.

12.  Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne z akceptacją warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i we wzorze umowy.

Załączniki:

•         Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1

•         Formularz ofertowy – załącznik nr 2

•         Wzór umowy – załącznik nr 3

XII. KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1:

1.       Administratorem jest Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II (adres: Al. Racławickie 14,
20 – 950 Lublin, adres e-mail: kul@kul.pl, numer telefonu: 81 445 41 01), reprezentowany przez Rektora.

2.       Na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II powołany został inspektor ochrony danych (adres e-mail: iod@kul.pl, numer telefonu 81 445 32 30).

3.       Dane osobowe będą przetwarzane w celu weryfikacji zapytań ofertowych złożonych w ramach prowadzonego postępowania.

4.       Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przez okres niezbędny do archiwizacji.

5.       Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. rozporządzenia (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

6.       Dostęp do danych osobowych mają osoby upoważnione przez administratora. Dane osobowe mogą być ujawniane osobom wnioskującym o dostęp do dokumentacji z prowadzonego postępowania.

7.       Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

-        żądania dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

-        wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja zadania w zakresie weryfikacji zapytań ofertowych wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych, co znajduje podstawę w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz.1270) Czy Osoba, której dane dotyczą jest zobowiązana do podania tychże danych na podstawie ww. ustawy.