Szanowni Państwo,

ZAPYTANIE OFERTOWE

1.Opis przedmiotu zamówienia: Przygotowanie i realizacja kampanii promującej rodzicielstwo zastępcze w Poznaniu

2.Wymagany termin wykonania zamówienia: Zakończenie kampanii do 30 czerwca 2024 r.

 3. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób ich weryfikacji:

1) O realizację zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy przedłożyli ofertę zgodną z opisem przygotowania oferty zapisaną w

pkt. 5 zapytania ofertowego.

2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13

kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie

bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).

4.    Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

  Ad. 1

KRYTERIUM KREACJA - podstawą kampanii powinien stać się precyzyjnie sformułowany koncept/motyw, który musi w sposób jednoznaczny wynikać z każdego z komunikatów w poszczególnych kanałach komunikacyjnych. Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta wynosi 35 pkt (1 pkt = 1%):

a.   sposób sformułowania głównej idei (na tyle nowatorski by otwierał pole do oryginalnej i zapamiętywalnej kreacji), zapewniający spójność z założeniami projektu – max 15 pkt;

b.   dostosowanie zaproponowanych elementów i projektów do poszczególnych grup docelowych – max 10pkt;

c.    skuteczność przekazu (wysoki stopień oddziaływania na odbiorcę dostarcza odpowiednich informacji i motywuje do działania) – max 10 pkt.

Punkty za kryterium „Kreacja” zostaną obliczone wg poniższego wzoru:

Liczba punktów za kreację (max 35) = (kreacja badanej ofert / najwyższa punktacja za kreację przedstawioną w ofertach) x 35

Ad. 2

KRYTERIUM CENA - maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta wynosi 25 pkt (1 pkt = 1%).

Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone wg poniższego wzoru:

Liczba punktów za cenę (max 25) = (najniższa cena przedstawiona w ofertach / cena badanej ofert) x 25

Ad. 3

KONCEPCJA EVENTU - maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta wynosi 10 pkt (1 pkt = 1%):

a.   scenariusz wydarzenia – max 5 pkt;

b.   atrakcyjność przekazu dostosowana do różnych grup docelowych – max 5 pkt.

Punkty za kryterium „Koncepcję EVENTU” zostaną obliczone wg poniższego wzoru:

Liczba punktów za Event (max 10) =(koncepcja Eventu badanej oferty / najwyższa punktacja za Koncepcję Eventu przedstawiona w ofertach) x 10

Ad.4

KRYTERIUM DOSWIADCZENIE - maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta wynosi 30 pkt (1 pkt = 1%):

Liczba zrealizowanych kampanii w obszarze wsparcia rodziny i systemu pieczy zastępczej w kontekście promocji rodzicielstwa zastępczego.

Punkty za kryterium „Doświadczenie” zostaną obliczone wg poniższego wzoru:

Liczba punktów za doświadczenie (max 30) = (Liczba zrealizowanych kampanii w obszarze / najwyższa punktacja za liczbę zrealizowanych kampanii przedstawiona w ofertach) x 30

OK = Ocena Końcowa

OK = K + C + E + D (kreacja + cena + event+ doświadczenie)

5.  Opis sposobu przygotowania oferty:

1) Opracowanie koncepcji kreatywnej II części kampanii na rzecz rodzin zastępczych 

2) Opracowanie logo i identyfikacji wizualnej kampanii

3)  Produkcja spotu lub animacji do wykorzystania w:

-Internecie – w mediach społecznościowych (Fb, TikTok, Instagram, YouTube) oraz w ramach reklamy display – epoznan.pl, gazeta.pl, onet.pl inne

-w kinach – przed seansami filmowymi

-w środkach komunikacji publicznej – na ekranach

-w szkołach – na ekranach

4) Przygotowanie grafik na potrzeby postów na facebook,

5) Przygotowanie dedykowanej strony internetowej - landing page z funkcja pozyskania leadów,

6) Przedstawienie szczegółowego kosztorysu kampanii,

7)  Przedstawienie szczegółowego harmonogram kampanii,

8) Przedstawienie koncepcji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego, której wartość wykonania nie może przekroczyć 10 000 zł,

9) Plik oferty ma zostać przekazany za pośrednictwem platformy,

10) Opracowanie graficzne  powinno wpisywać się w koncepcję kampanii z 2023 roku.

 6.    Zasady płatności:

Zapłata zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przelewem do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo

wystawionej faktury na rachunek bankowy wykonawcy podany na fakturze. Jeżeli wskazany przez wykonawcę na fakturze rachunek

bankowy nie jest rachunkiem rozliczeniowym i nie został umieszczony na białej liście podatników VAT, zamawiający informuje

wykonawcę o wstrzymaniu płatności do czasu przedłożenia prawidłowego numeru rachunku rozliczeniowego.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za płatność po terminie określonym  w zamówieniu spowodowaną brakiem możliwości

dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem właściwego rachunku

rozliczeniowego na fakturze. Termin płatności uważa się za zachowany w dniu obciążenia rachunku bankowego zamawiającego.

Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na innych zasadach niż określone w ustawie z dnia 9

listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz

partnerstwie publiczno-prywatnym. Przy wystawianiu faktur elektronicznych należy stosować numer GLN wymagany do identyfikacji

wykonawcy.

7.    Miejsce i termin składania oferty:

Ofertę należy przesłać w terminie do 2 kwietnia 2024 r.  za pośrednictwem platformy oraz na adres mailowy: katarzyna_strzyz@um.poznan.pl.

8.    Budżet na realizację zlecenia

Maksymalny budżet wynosi 70 000 zł brutto (cena jest jednym z kryteriów oceny oferty).

Wykonawca powinien przedstawić szczegółowy budżet z wyszczególnieniem kosztu poszczególnych zadań.  Jeżeli wykonawca decyduje

się na przedstawienie koncepcji z wariantami – każdy wariant powinien mieścić się w zakładanym budżecie.

9.    Wskazanie osób upoważnionych przez zamawiającego do kontaktu z wykonawcami:

Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, Katarzyna Strzyż-Sobańska, Główna specjalistka ds. koordynacji komunikacji i promocji projektów

społecznych, mail: katarzyna_strzyz@um.poznan.pl, tel.: 61 878 15 32, 723004906

10. INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w

sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych

oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, informuję, iż:

1)    Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

2)    Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez

e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

3)    Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego

w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z

przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość jest mniejsza niż 130 000,00 złotych.

4)    Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres

niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

5)     Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

a)  dostępu do swoich danych osobowych

b)  żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe

c)  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są

przetwarzane

d)  żądania usunięcia danych, gdy:

- dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane

- dane przetwarzane są niezgodnie z prawem

- po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania

e)  żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

-osoby te kwestionują prawidłowość danych

-przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych

-Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do

ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

-osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę

takiego sprzeciwu.

6)  Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7)  Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem wzięcia udziału w postępowania o udzielenie zamówienia,

którego wartość jest mniejsza niż 130 000,00. Niepodanie danych będzie skutkowało niemożliwością uczestnictwa ww. postępowaniu.

8)  Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

9)  Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub

zawartych umów z administratorem, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

 11.  Pozostałe informacje o kampanii

Kampania na rzecz rodzin zastępczych została rozpoczęta we wrześniu 2023 roku. Jej celem było poruszenie emocji odbiorców i

zbudowanie świadomości na temat tego czym jest piecza zastępcza. W tym zakresie zostały zrealizowane podstawowe założenia. Na

dalszym etapie działań dostrzegamy konieczność pogłębiania kontaktu z osobami, które zainteresują się pomocą dzieciom w ramach

rodzicielstwa zastępczego.

1)  Cele szczegółowe kampanii

- poruszanie emocji odbiorców wokół potrzeb dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej lub oczekujących na umieszczenie

- pozyskanie danych kontaktowych – mail lub telefon do osób zainteresowanych pomocą dzieciom w ramach pieczy zastępczej

2)  Grupa docelowa - rodziny, małżeństwa i osoby samodzielnie żyjące

3)   Jaką kampanię chcemy zrealizować?

Potrzebujemy nowej intrygującej kreacji lub animacji na temat potrzeb dzieci w pieczy zastępczej, która będzie poruszała emocje i

zachęcała do wejścia na stronę docelowo dedykowanej pozyskiwaniu kontaktów – uruchomionej tylko na potrzeby kampanii.

Kampania ma wywołać reakcję w postaci:

-zainteresowania losem dzieci, które czekają na rodziców zastępczych

-ukierunkowania osób zainteresowanych pieczą zastępczą – jako sposobem na życie, na pozostawienie kontaktu do siebie

4) Co jest dla nas ważne w kampanii?

-Chcemy utrwalać w pamięci mieszkańców fakt istnienia dzieci, które czekają na rodziców zastępczych i inspirować do pomocy im

-Chcemy szczególnie pobudzać do refleksji osoby wrażliwe, kochające dzieci

-Kampanię chcemy zrealizować w języku polskim – powinna być dostępna dla osób ze szczególnymi potrzebami

5)  Wskazówki wykonawcze

a)Narzędzia komunikacji i promocji będące w zasobach Miasta lub współpracujące z Miastem, do potencjalnego wykorzystania:

-Media społecznościowe (Facebook – w szczególności profil @CzułyPoznań, ponadto: YouTube, Instagram, Tik Tok, Telegram)

-strona internetowa www.poznan.pl.zastepczyrodzic – gromadząca wiedze na temat pieczy zastępczej

-infolinia w Centrum Wspierania Rodzin SWOBODA 61 648 60 49

-nośniki CLP,

-ekrany w szkołach (na szkolnych korytarzach, przy dyżurkach), ekrany w komunikacji publicznej, reklama display na epoznan.pl

-miejskie kina

-reklama na i wewnątrz pojazdów MPK

-promocja rodzicielstwa zastępczego planowana jest w trakcie plenerowych wydarzeń miejskich

6)Uwagi

a)Wszystkie projekty graficzne muszą być zgodne z wytycznymi i standardem Systemu Identyfikacji Wizualnej Miasta 

b)Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.

c)Zamawiający dopuszcza etapowość wyboru oferty, a także spotkania z Wykonawcami w celu uzupełnienia informacji o ofercie.

d)Niniejszy brief wraz z załącznikami oraz wszelkie opisane w nim koncepcje chronione są przez przepisy ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jakiekolwiek wykorzystywanie, użycie, opracowanie lub rozpowszechnianie powyższych materiałów wymaga uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego.

e)Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pełnych, wyłącznych, nieograniczonych czasowo i terytorialnie majątkowych praw autorskich do wszystkich wytworzonych dzieł i utworów, wszelkich opracowań graficznych wraz z prawami zależnymi na rzecz Zamawiającego.

Zamawiający informuje, iż do wyboru oferty najkorzystniejszej nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

Informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

Publikacja niniejszego zapytania ofertowego nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego i otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Prezydenta Miasta Poznania i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie praw ze strony Oferenta do zawarcia umowy.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 61 878 15 32, kom.723004906, Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, Katarzyna Strzyż-Sobańska, Główna specjalistka ds. koordynacji komunikacji i promocji projektów społecznych, mail: katarzyna_strzyz@um.poznan.pl.

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.