DOKUMENTACJA OFERTOWA

Nr MTP/2024/DAL1/7

Świadczenie usług wykonywania okresowych kontroli / przeglądów budowlanych obiektów Międzynarodowych Targów Poznańskich sp. z o.o.  w okresie od 15 marca 2024 do 31 grudnia 2025 roku

Postępowanie prowadzone w formie elektronicznej na platformie zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/mtp

INFORMACJE OGÓLNE

Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego.

Niniejsza Dokumentacja Ofertowa wraz ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi późniejszymi uzupełnieniami stanowią komplet materiałów niezbędnych do przygotowania oferty.

1.    ZAMAWIAJĄCY

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o.

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań
NIP 777-00-00-488

Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000202703
Kapitał zakładowy – 419 256 000,00 PLN

2.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

2.1   Świadczenie usług wykonywania okresowych kontroli/przeglądów budowlanych obiektów Międzynarodowych Targów Poznańskich sp. z o.o. w okresie od 15 marca 2024 roku do 31 grudnia 2025 roku zgodnie z art. 62 ustawy Prawo Budowlane. Wykaz obiektów, liczba i rodzaj przeglądów wskazane są w załączniku nr 1 do umowy.

2.2  Wyżej wymieniana usługa będzie realizowana jeden lub dwa razy do roku stosownie do wymagań Prawa Budowlanego.

1)    Ustala się następujące terminy wykonania okresowych kontroli / przeglądów:

a)    dla obiektów podlegających przeglądowi raz w roku lub raz na pięć lat - do 31 maja danego roku;

b)    dla obiektów podlegających przeglądowi dwa razy do roku – odpowiednio do 31 maja i do 30 listopada danego roku,

c)    szczegółowe terminy (daty) kontroli / przeglądów muszą być wcześniej uzgadniane przez Wykonawcę z Wydziałem Zarządzania Obiektami Zleceniodawcy,

d)    dla wiat przystankowych raz na pięć lat zlokalizowanych na terenie miasta Poznania w łącznej liczbie nie przekraczającej 100 wiat przystankowych w całym okresie obowiązywania Umowy - - do 31 maja danego roku, przy czym dokładna lokalizacja i wykaz wiat przystankowych, które w danym roku kalendarzowym mają podlegać przeglądowi zostanie przekazana Wykonawcy:

·         w terminie 14 dni od dnia podpisania Umowy – w zakresie wiat podlegających przeglądowi w roku 2024,

·         w terminie do 31 marca 2025 r. – w zakresie wiat podlegających przeglądowi w roku 2025.

2)    Zakres kontroli / przeglądów określą obowiązujące przepisy prawne w tym postanowienia art. 62 Prawa Budowlanego. Niniejszego zakresu przedmiotu zamówienia nie dotyczą przeglądy instalacji elektrycznej, piorunochronowej, cieplnej i energetycznej.

3)    Zleceniodawca zapewni pracownikom Wykonawcy niezbędny dostęp do budynków podlegających kontroli wraz z posiadaną dokumentacja budowlaną kontrolowanych obiektów w terminach uzgodnionych wzajemnie.

2.3  Dla realizacji określonego zakresu zamówienia Wykonawca zapewni:

1)    Właściwą i wykwalifikowaną kadrę pracowników posiadających niezbędne uprawnienia branżowe,

2)    Sprzęt, środki i materiały niezbędne do wykonywania usługi,

3)    Terminowość i wysoką jakość wykonywanych prac,

4)    Środki łączności bezprzewodowej z pracownikami własnej firmy,

5)    Firmowe, estetyczne ubiory,

6)    Pełne bezpieczeństwo pracy osób wykonujących usługę w oparciu o przepisy BHP
i obowiązujące regulaminy MTP.

2.4  Termin realizacji usługi: 01.03.2024r. – 31.12.2025r.

3.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

3.1.  Oferent może dokonać wizji lokalnej na terenach Zamawiającego, gdzie mają być wykonywane okresowe kontrole / przeglądy budowlane obiektów oraz uzyskać wszelkie istotne informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty. Oferent przeprowadza wizję lokalną na własny koszt, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w dniu 22.02.2024r. Oferent zgłasza chęć uczestniczenia w wizji lokalnej  za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

3.2.  Zamawiający dopuszcza możliwość odbycia wizji lokalnej w innych dniach, ale bez wpływu na zmianę terminu składania ofert.

3.3.  Ofertę i wszystkie załączniki do oferty należy składać w postaci elektronicznej – w formie podpisanego skanu lub dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym.

3.4.     Oferent może złożyć jedną ofertę pod rygorem odrzucenia. Oferty niejednoznaczne nie będą brane pod uwagę.

3.5.     Oferta powinna zawierać:

1)     Wypełniony i podpisany formularz ofertowy zgodny ze wzorem, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej. W przypadku złożenia przez Oferenta oferty bez użycia załączonego formularza, złożona oferta musi być tożsama z treścią załączonego formularza i jej treść musi zawierać wszelkie informacje wymagane
w Dokumentacji Ofertowej i wynikające z zawartości formularza ofertowego,

2)     Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty,

3)     Parafowany projekt umowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej,

4)     Informacje o zatrudnieniu, kwalifikacjach technicznych oraz doświadczeniu Oferenta - Załącznik nr 4.

3.6.     Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę lub osoby upoważnione w dokumentach rejestrowych do reprezentacji Oferenta lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania.

3.7.     Wszystkie oferowane stawki są w kwotach netto i będą zwiększone o należny podatek VAT.

3.8.     Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

4.    TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od dnia składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

5.    WYKLUCZENIE Z POSTĘPOWANIA

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1)      Oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę spółce Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o., nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie bądź też nie przystąpili do podpisania umowy,

2)      Oferentów, którzy na dzień składania oferty pozostają ze spółką Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. w sporze dotyczącym roszczeń majątkowych (niezależnie od podstawy odpowiedzialności tych podmiotów),

3)      Oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub wobec których ogłoszono upadłość,

4)      Oferentów, którzy wykonywali czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub korzystali, w celu sporządzenia oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności,

5)      Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania,

6)      Oferentów posiadających  zaległości płatnicze wobec Zamawiającego.

6.    MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta, formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej.

Ofertę należy złożyć poprzez uzupełnienie wymaganych pól cenowych, kryteriów i warunków formalnych platformy z wykorzystaniem druków, których wzory zawiera dokumentacja.

7.    KRYTERIA WYBORU OFERENTA

7.1.  Każda oferta podlega indywidualnej ocenie według niżej podanych kryteriów:

1)              Zaproponowana ryczałtowa stawka roczne,

2)              Kwalifikacje techniczne osób wykonujących kontrolę,

3)              Doświadczenie Oferenta w wielobranżowej kontroli budowlanej obiektów wielkopowierzchniowych o wartości realizacji nie mniejszej niż  w okresie ostatnich 3 lat.

7.2.  Zamawiający może odrzucić ofertę o najniższych stawkach jeśli uzna ją za nierealną
w świetle warunków technicznych lub kontraktowych.

8.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ

8.1.  Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o udzielenie wyjaśnień merytorycznych w terminie nie później niż do dnia 26.02.2024r. włącznie. Oferent zadaje pytania za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

8.2.  Odpowiedzi na pytania merytoryczne zostaną udzielone w formie komunikatu Zamawiającego i udostępnione wszystkim uczestnikom postępowania, bez wskazania źródła zapytania.

8.3.  W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, prosimy o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00 - tel. 22 101 02 00, cwk@platformazakupowa.pl

8.4.  Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Oferentów.

9.    TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty na platformie zakupowej można składać do dnia 01.03.2024r., do godz. 12:00.

10. OTWARCIE OFERT

10.1.     Otwarcie i odczytanie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego.

10.2.     Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje obecności Oferentów.

11. OGŁOSZENIE WYNIKÓW

Oferent, którego ofertę wybrano zostanie powiadomiony pismem akceptującym jego wybór, a informacja o wynikach postępowania ofertowego zostanie przekazana pozostałym Oferentom.

12. UNIEWAŻNIENIE KONKURSU OFERT

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. zastrzegają sobie prawo unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.

13. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO ZAKOŃCZENIU OFERTOWANIA

Oferent w terminie do 7 dni od chwili ogłoszenia wyników konkursu ofert winien dostarczyć podpisaną przez siebie umowę zgodną z warunkami określonymi w ofercie.

Jeżeli Oferent nie dostarczy umowy w w/w terminie lub w innej formie uchylać się będzie od jej zawarcia, wybór przeprowadza się ponownie spośród pozostałych złożonych ofert, pod warunkiem, że nie upłynął okres związania ofertą.

Administratorem danych osobowych są Międzynarodowe Targi Poznańskie z siedzibą w Poznaniu, ul. Głogowska 14. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z prowadzeniem konkursu ofert, do momentu wyrażenia sprzeciwu. Reklamacje i sprzeciwy dotyczące przetwarzania danych osobowych w serwisie należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: iod@mtp.pl (Inspektor Ochrony Danych). W razie takiej konieczności dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w celu prowadzenia konkursów ofert.  Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, wycofania zgody lub wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do przenoszenia danych osobowych.  Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Załączniki:

Nr 1 – Formularz ofertowy

Nr 2 – Plany terenów MTP z zestawieniem obiektów

Nr 3 – Projekt umowy z załącznikiem

Nr 4 – Zatrudnienie, kwalifikacje techniczne i doświadczenie Oferenta

Nr 5 – Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego