ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.9.2024.JG

Aktualizacja założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg.

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300   Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.  Przedmiotem zamówienia jest wykonanie aktualizacji „Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg”, wraz z przeprowadzeniem strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, lub uzyskaniem uzgodnień właściwych organów o odstąpieniu od konieczności przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz zapewnieniem udziału społeczeństwa w opracowywaniu dokumentu.

2.                   Przedmiot zamówienia obejmuje:

1)   Opracowanie Aktualizacji Założeń do Planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg;

2)   Opracowanie prognozy oddziaływania na środowisko Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg oraz przeprowadzenie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg (w przypadku obowiązku przeprowadzenia takiej oceny niezbędnej przed zatwierdzeniem ww. dokumentów przez Radę Miejską w Elblągu);

3)   Współdziałanie w procesie przyjęcia przez Radę Miejską w Elblągu Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg.

3.                   Wykonawca zobowiązany jest  do:

1)   wykonania Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg wraz z prognozą oddziaływania na środowisko (w przypadku obowiązku przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko) oraz prezentacji multimedialnej niespecjalistycznej dotyczącej Opracowania;

2)   raportowania postępu prac poprzez kontakt mailowy przynajmniej 1 raz na miesiąc, począwszy od daty podpisania umowy wraz z kompletowaniem i dostarczeniem na każde wezwanie Zamawiającego dokumentów pozwalających na ocenę prawidłowości wykonania przedmiotu umowy;

3)   występowania w imieniu Zamawiającego przed organami administracji w sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy w granicach udzielonego pełnomocnictwa;

4)   występowania w imieniu Zamawiającego przed przedsiębiorstwami energetycznymi i/lub innymi podmiotami w sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy w granicach udzielonego pełnomocnictwa;

5)    uzyskania, zgodnie z Art. 19 ust. 5 Ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne, pozytywnej opinii samorządu wojewódzkiego dla zaakceptowanej przez Zamawiającego wersji Opracowania;

6)    wyłożenia, zgodnie z Art. 19 ust. 6 Ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne, Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg do wglądu publicznego;

7)    dokonania analizy wnoszonych do Opracowania wniosków i uwag w czasie wyłożenia do publicznego wglądu, przedstawienia propozycji ich rozpatrzenia, wprowadzenie korekt do projektu Opracowania w przypadku uzgodnionej z Zamawiającym zasadności;

8)    przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko – w przypadku obowiązku przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko;

9)    uczestniczenia w pracach związanych z uchwaleniem Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg na każdym etapie wykonywania zamówienia, tj. m.in.:

a)    prezentacji dokumentów na Naradzie Kierownictwa Urzędu Miejskiego,

b)    uczestniczenia w strategicznej ocenie oddziaływania na środowisko Aktualizacji Założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe,

c)     uczestniczenia w posiedzeniach komisji Rady Miejskiej (prezentacja, udzielanie wyjaśnień, przyjmowanie uwag),

d)    dokonania ewentualnych zmian w opracowaniach wynikających z przyjętych uwag, zgłoszonych na etapie prezentacji przedmiotu umowy,

e)    uwzględnienia w opracowywanym dokumencie wniosków z konsultacji społecznych, zaakceptowanych przez Zamawiającego,

f)     wykonania ostatecznej wersji dokumentów do uchwalenia przez Radę Miejską,

g)    uczestniczenia w sesji Rady Miejskiej.

10)   wykonania przedmiotu umowy z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wraz z dokonaniem niezbędnych uzgodnień;

11)  poniesienia wszelkich kosztów związanych z wykonaniem zamówienia.

4.  Zamawiający wymaga udzielenia przez Wykonawcę na wykonane opracowanie, stanowiące przedmiot zamówienia, gwarancji jakości i rękojmi na okres 12 miesięcy licząc od daty odbioru końcowego przedmiotu zamówienia.

Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

data rozpoczęcia – data udzielenia zamówienia

         data zakończenia – 31 października 2024 przy czym:

-  w terminie do dnia 30 kwietnia 2024 roku Wykonawca przedłoży komplet dokumentów wymaganych do wystąpienia do organów opiniujących w ramach strategicznej oceny oddziaływania na środowisko,

-  w terminie do dnia 31 lipca 2024 roku Wykonawca przekaże Zamawiającemu wersję roboczą „Aktualizacji założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg",

-  w terminie do dnia 31 sierpnia 2024 roku Wykonawca przekaże Zamawiającemu wersję „Aktualizacji założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe dla Gminy Miasto Elbląg" uwzględniającą uwagi Zamawiającego, która będzie poddana konsultacjom społecznym,

-  w terminie do dnia 30 września 2024 roku zakończone zostaną konsultacje społeczne dokumentu.

IV.     PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI TEJ UMOWY

Zamawiający przekazuje projekt Umowy, która będzie zawarta w sprawie zamówienia publicznego, stanowiącą  ZAŁĄCZNIK NR 2  do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

1.   Zamawiający określa zakres przewidywanych zmian Umowy i charakter oraz warunki wprowadzenia  zmian :

1)   Konieczności zmiany terminu, określonych w §2 projektu umowy z powodu:

a)  działania „siły wyższej”, tj. wyjątkowego zdarzenia lub okoliczności;

b)  nastąpi opóźnienie w realizacji prac, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;

c)   wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie zawarcia umowy, a które mogą przyczynić się do niewykonania elementów przedmiotu umowy w terminach określonych w zamówieniu z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy takich jak: przekroczenie ustawowych terminów wydawania decyzji, postanowień, zezwoleń przez właściwe organy lub instytucje, odwołania i zaskarżenia stron trzecich na etapie procedury oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko lub na etapie uzyskania decyzji zezwalającej na realizację inwestycji drogowej lub w przypadku zmian w obowiązujących przepisach prawnych mogących mieć istotny wpływ na terminy realizacji elementów przedmiotu zamówienia.

2)   Ustawowej zmiany wysokości podatku VAT oraz związanej z tym zmiany kwot wynagrodzenia brutto, określonych w §5 projektu umowy. 

3)   Zmiany podstawowych przepisów prawnych obowiązujących i niezbędnych dla sporządzenia przedmiotu niniejszego zamówienia.

4)   Zmiany danych podmiotowych dotyczących Wykonawcy, lokalizacji siedziby biura Wykonawcy.

5)   Likwidacji lub rozwiązania firmy Wykonawcy.

V.     WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

Warunkiem udziału w postępowaniu jest:

1.   Wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usług opracowania wraz z doprowadzeniem do uchwalenia przez radę gminy dla miasta o liczbie mieszkańców co najmniej 50 tysięcy:

a) planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe lub

b) założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe lub

c) aktualizacji opracowań wymienionych w pkt. a) lub b).

 Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz załączenia dowodów określających, czy te opracowania zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego opracowania zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty.

2. dysponowanie osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:

- co najmniej jedną osobą posiadającą wykształcenie wyższe techniczne o kierunku energetyka lub inżynieria środowiskowa lub ochrona środowiska oraz doświadczenie zawodowe polegające na uczestnictwie w realizacji, w okresie ostatnich  3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, co najmniej 2 opracowań wymienionych w pkt. V ppkt 1.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB,  którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

VI.   Opis sposobu obliczenia ceny

1. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2. Cena Netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1  OFERTA WYKONAWCY

3.  W ZAŁĄCZNIKU NR 1 OFERTA WYKONAWCY  należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.  

4. Cena nie podlega waloryzacji.

VII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.  Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.  Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższymi kryteriami o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 80 %

(2) doświadczenie  Wykonawcy– 20%

3.  Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętych kryteriach oceny ofert:

                                 X₍₁₎ x 80% + X₍₂₎ x 20%

gdzie:

X₍₁₎  - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

X_{(2) –} liczba punktów przyznawana w kryterium doświadczenie Wykonawcy

(1) Sposób obliczenia X₍₁₎:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

(3)  Sposób obliczenia X₍₂₎:

W kryterium doświadczenie Wykonawca może uzyskać  maksymalnie 100 pkt.

Wykonawca otrzyma 10 pkt. za każde wykazane ponad 2 (dwa) opracowania (pierwsze dwa wykazane na spełnienie warunku udziału w postępowaniu). Punkty w tym kryterium będą przyznawane za wykazanie opracowania planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe lub założeń do planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe lub aktualizacji powyższych opracowań dla miast o liczbie mieszkańców powyżej 50 tysięcy, wykonanych w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Wykonawca, który wykaże dodatkowo:

- 1 opracowanie, otrzyma – 10 pkt

- 2 opracowania, otrzyma – 20 pkt

- 3 opracowania, otrzyma – 30 pkt

- 4 opracowania, otrzyma – 40 pkt

- 5 opracowań, otrzyma –    50 pkt

- 6 opracowań, otrzyma –    60 pkt

- 7 opracowań, otrzyma –    70 pkt

- 8 opracowań, otrzyma –    80 pkt

- 9 opracowań, otrzyma –    90 pkt

- 10 i więcej  opracowań, otrzyma –    100 pkt

Zamawiający przyzna punkty w przedmiotowym kryterium na podstawie oświadczenia zawartego w ZAŁĄCZNIKU NR 4 do Zapytania ofertowego - WYKAZ USŁUG. Punkty będą przyznawane za każde opracowanie, dla którego Wykonawca poda wszystkie wymaganie informacje (rodzaj opracowania, miasto i liczbę jego mieszkańców, termin wykonania) oraz załączy dowody określające, czy te opracowania zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego opracowania zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty.

VIII.     termin składania ofert

1.      Oferty należy składać do dnia   28 lutego  2024 r. do godziny 09:30

2.      Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.      Składana oferta musi zawierać:

a)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO OFERTA WYKONAWCY,

b)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ OSÓB,

c)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG (REFERENCJE),

IX.   Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Justyna Grabowska – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-78, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

X.     Informacje dodatkowe

1.      Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.               Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.      Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.               W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.      Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.        Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

XI.   Załączniki  

1.      ZAŁĄCZNIK NR 1 –Oferta Wykonawcy

2.      ZAŁĄCZNIK NR 2 – Projekt Umowy

3.      ZAŁĄCZNIK NR 3 – Wykaz osób

4.      ZAŁĄCZNIK NR 4 – Wykaz usług