Poznań, 02 stycznia 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE WARP-1/Z/2024

I.             ZAMAWIAJĄCY:

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Spółka z o.o.

ul. Piekary 19, 61-823 Poznań

NIP 7781411344, REGON 634512019, KRS 0000174198

tel. 61 656 35 00.

Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego dotyczącego udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000,00 zł netto, bez stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2023.1605 ze zm.). Zamówienie finansowane jest ze środków własnych.

II.           OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.      Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa 6 automatycznych ekspresów do kawy marki JURA model WE8 lub FRESCO X65 na potrzeby Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o.

2.      Zamawiający wymaga, aby dzierżawione ekspresy były fabrycznie nowe.

3.      W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni co najmniej:

a)    dostarczenie 5 sztuk ekspresów do siedziby Zamawiającego w Poznaniu, ul. Piekary 19, 1 sztuki do oddziału w Pile ul. Grunwaldzka 2,  oraz ich instalację i konfigurację,

b)    bezpłatna opiekę serwisową tj. usuwanie awarii ekspresów, przez co rozumie się stan niesprawności urządzenia uniemożliwiający jego użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem lub powodujący jego częściowe lub całkowite unieruchomienie, niewynikające z niewłaściwego użytkowania dzierżawionych urządzeń, w tym czyszczenie i odkamienianie urządzeń co najmniej raz na dwa miesiące (całkowity koszt serwisu i ew. napraw pokrywa Wykonawca),

c)    deinstalację oraz odbiór ekspresów po zakończeniu okresu dzierżawy,

d)    szkolenie pracownika Zamawiającego z zakresu obsługi ekspresów, w każdej z lokalizacji podanej w pkt. 3a).

4.      Usunięcie awarii ekspresu powinno nastąpić w terminie max 2 dni roboczych od momentu zgłoszenia awarii do Wykonawcy. Naprawa urządzenia w tym jego odkamienianie będzie wykonywane w siedzibie Zamawiającego w Poznaniu oraz jego oddziale w Pile. Zamawiający dopuszcza naprawę w punkcie serwisowym tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy naprawa w siedzibie Zamawiającego okaże się niemożliwa.

5.      W przypadku skomplikowanych awarii, których nie można usunąć w terminie max 2 dni roboczych, Wykonawca dostarczy w kolejnym dniu roboczym, na czas naprawy, urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych niż urządzenie, w którym nastąpiła awaria.

6.      Koszt części zamiennych wykorzystywanych podczas naprawy pokrywa Wykonawca.

7.      W przypadku, gdy naprawa odbywać się będzie w punkcie serwisowym, transport naprawianych urządzeń odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy – odbiór z siedziby i zwrot do siedziby Zamawiającego po naprawie odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy.

8.      Nazwa i kod dotyczący przedmiotu zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) - 39711310-5 – elektryczne zaparzacze do kawy

III.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

1.      W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa następujące dokumenty:

a.    wypełniony formularz ofertowy – załącznik nr 1 (Jura WE8),

b.    wypełniony formularz ofertowy – załącznik nr 2 (Fresco X65),

c.     oświadczenie zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3,

d.    oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (załącznik nr 4),

e.    wpis do KRS lub CEIDG (Zamawiający nie wymaga załączenia dokumentów do oferty jeżeli Wykonawca wskaże link do ogólnodostępnej bazy, z której Zamawiający pobierze dokument).

2.      Z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, którzy powiązani są osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy w szczególności poprzez:

·         uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

·         posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

·         pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

·         pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

IV.          PRZYGOTOWANIE OFERTY:

1.     Ofertę  należy  sporządzić  zgodnie  z  wymaganiami  określonymi  w  niniejszym Zapytaniu ofertowym.  Ofertę stanowić  będzie  wypełniony  formularz  oferty  (wzór  formularza  oferty stanowi załącznik nr 1 oraz/ lub załącznik nr 2) oraz pozostałe załączniki.

2.     Oferta powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym  lub podpisem osobistym (zaawansowanym podpisem elektronicznym) przez osobę/osoby  uprawnione  do  reprezentowania  Wykonawcy  (wymienione  we  właściwym rejestrze lub ewidencji) bądź umocowane przez te osoby do składania ofert (należy załączyć kopię stosownego pełnomocnictwa).

3.     Wykonawca może złożyć ofertę na jeden lub oba wskazane modele ekspresów. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o najkorzystniejszą cenę dla danego modelu.

4.     Wykonawca  pozostaje  związany  złożoną  ofertą  przez  okres  30  dni  kalendarzowych.  Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu.

5.     Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca musi wyraźnie zaznaczyć, że wycofuje wcześniejszą ofertę i oznaczyć nową jako wiążącą.

6.     Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7.      Zamawiający  dopuszcza  możliwość  zmiany  zapisów  zapytania  ofertowego  przed  upływem terminu składania ofert.

8.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości uczestnictwa podwykonawców w realizacji zamówienia.

9.     Nie spełnienie warunków udziału w postepowaniu określonych w pkt. II, III, IV  skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V.            TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1.  Oferty należy składać w postaci plików PDF na formularzu ofertowym „Formularz ofertowy” stanowiący załącznik nr 1 i/lub nr 2 wraz z pozostałymi załącznikami na platformie zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

2.     Oferty należy składać w terminie do 09.01.2024 r., godz.: 12:00.

3.     Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.     Za  datę  wpływu  oferty,  dokumentów,  oświadczeń  oraz innych  informacji  przyjmuje  się  datę  ich  wczytania  do  systemu  (przesłania na Platformę).

5.     Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcą w sprawie niniejszego zapytania jest:
p. Andrzej Janowski, tel.: 61 656 35 00, e-mail: zamowienia@warp.org.pl oraz p. Maciej Maćkowiak, tel.: 61 656 35 00, e-mail: zamowienia@warp.org.pl.

VI.          KRYTERIUM WYBORU OFERTY:

Zamawiający dokona wyboru jednego ze wskazanych ekspresów na podstawie otrzymanej, najkorzystniejszej oferty cenowej dla danego modelu. Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującym kryterium:

Cena – 100 %

VII.       TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Wykonawca świadczyć będzie usługę w okresie od daty zawarcia umowy przez okres 36 miesięcy. Termin dostawy – 7 dni od dnia zawarcia umowy.

VIII.     ZWIAZANIA OFERTĄ:

Wykonawca  pozostaje  związany  złożoną  ofertą  przez  okres  30  dni  kalendarzowych.  Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu.

IX.          INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

X.            PŁATNOŚCI:

Płatność za wykonanie zamówienia – przelewem na konto Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

XI.            ZASTOSOWANA PROCEDURA:

1.      Postępowanie  o  udzielenie zamówienia  prowadzone  jest  w  trybie  zapytania  ofertowego o  wartości nieprzekraczającej  kwoty  określonej  w  art.  2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 poz. 1605 ze zm.).

2.      Zapytanie ofertowe – zgodnie z Regulaminem zakupów WARP Sp. z o.o. oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3.      Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  do przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia  niniejszego  postępowania na każdym  jego  etapie - bez  podania  przyczyn,  w  szczególności  bez  wyłonienia najkorzystniejszej  oferty,  a  także  po  wyłonieniu  najkorzystniejszej  oferty,  a przed zawarciem umowy.

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych  przez  Wykonawców  informacji. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Zamawiający  wykluczy  z  postępowania  Wykonawców,  co  do  których,  wskutek sprawdzenia wiarygodności oferty, poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

6.      Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  podjęcia  negocjacji  ze  wszystkimi  Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

7.      Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy na realizację przedmiotu niniejszego zamówienia.

Załączniki:

1.    Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy (JURA WE8)

2.    Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy (FRESCO X65)

3.    Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy

4.    Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy w zakresie RODO.