1.       Nazwa i adres Zamawiającego

2.       Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone jest na podstawie wewnętrznego regulaminu. Do postępowania nie mają zastosowania zapisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

3. Przedmiot zamówienia

Świadczenie usług pocztowych dla  Centrum Usług Społecznych Starachowicach.

4. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych, przez co Zamawiający rozumie usługę polegającą na:  

1.      przesyłaniu i dostarczaniu przesyłek pocztowych nierejestrowanych i rejestrowanych, w obrocie krajowym i zagranicznym, zarówno priorytetowych, jaki i ekonomicznych w formacie S, M, L;

2.      przesyłaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych za potwierdzeniem odbioru zarówno priorytetowych, jaki i ekonomicznych w formacie S, M, L;

3.      przesyłaniu i doręczaniu paczek;

4.      zwrocie przesyłek pocztowych Zamawiającemu po wyczerpaniu możliwości ich dostarczenia adresatom;

5.      bezpłatnej możliwości śledzenia przesyłki rejestrowanej przez Internet.

Zamawiający określa przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia jako:

- przesyłka listowa, nierejestrowana, ekonomiczna w obrocie krajowym – rozumie się jako przesyłkę nierejestrowaną niebędącą przesyłką najszybszej kategorii (format S, M , L);

- przesyłka listowa, nierejestrowana priorytetowa w obrocie krajowym - rozumie się jako przesyłkę nierejestrowaną   będącą przesyłką najszybszej kategorii (format S, M , L);

- przesyłka listowa, polecona ekonomiczna w obrocie krajowym – rozumie się jako przesyłkę rejestrowaną niebędącą przesyłką najszybszej kategorii (format S, M , L);

- przesyłka listowa, polecona priorytetowa, w obrocie krajowym - rozumie się jako przesyłkę rejestrowaną będącą przesyłką najszybszej kategorii (format S, M , L);

- przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru, ekonomiczna w obrocie krajowym – rozumie się jako przesyłkę rejestrowaną niebędącą przesyłką najszybszej kategorii przyjętą za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru, (format S, M , L);

- przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru priorytetowa, w obrocie krajowym – rozumie się jako przesyłkę rejestrowaną będącą przesyłką najszybszej kategorii przyjętą za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru, (format S, M , L);

- potwierdzenie odbioru przesyłki w obrocie krajowym – pisemne lub elektroniczne potwierdzenie odebrania przesyłki rejestrowanej (format S, M, L);

Wymiary przesyłek listowych:

Format S to przesyłka listowa o masie do 500 g o minimalnych wymiarach strony adresowej 90 x 140mm, maksymalne wymiary nie mogą przekroczyć: wysokość - 20 mm, długość – 230 mm, szerokość – 160 mm.;

Format M to przesyłka listowa o masie do 1000 g o minimalnych wymiarach strony adresowej 90 x 140 mm, maksymalne wymiary nie mogą przekroczyć: wysokość -20 mm, długość – 325 mm, szerokość – 230 mm.

Format L to przesyłka listowa o masie do 2000 g o minimalnych wymiarach strony adresowej 90 x 140 mm, gdzie suma długości, szerokości i wysokości przesyłki nie może przekraczać 900 mm, przy czym największy z wymiarów nie może przekroczyć 600 mm, w formacie rulonu - suma długości i podwójnej średnicy nie przekracza 1040 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 900 mm.

Adresowanie przesyłek będzie następowało według wzoru uzgodnionego z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie. 

Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do Wykonawcy w godzinach urzędowania placówki pocztowej. W przypadku zastrzeżeń dotyczących dostarczonych przesyłek, Wykonawca wyjaśni je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.

Upoważniony pracownik Zamawiającego dostarczy do miejsca wskazanego przez Wykonawcę przesyłki, które będą przeznaczone do nadania przez Wykonawcę. Miejsce przekazania przesyłek musi znajdować się w granicach administracyjnych miasta Starachowice. 

Data nadania powinna być zgodna z datą dostarczenia przesyłek do nadania, natomiast zwrot nieodebranych przesyłek listowych powinien być równoznaczny z zachowaniem terminów przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa dotyczących terminów awizacji (w szczególności Kodeksu postępowania administracyjnego). W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpania możliwości doręczenia przesyłki przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. 

Znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. Zamawiający dopuszcza stosowanie opakowań Wykonawcy na przesyłki, które to uprzednio Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego. W przypadku braku takich opakowań Zamawiający będzie korzystał ze swoich opakowań.

Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym.

Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie przez adresata potwierdzenia odbioru przesyłki, niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. 

Wykonawca umożliwia bezpłatną możliwość śledzenia przesyłki rejestrowanej przez Internet.

Wykonawcy będzie przysługiwało prawo do wynagrodzenia wyłącznie za faktycznie zrealizowane usługi.            

W przypadku zmian cen w cenniku usług powszechnych, co jednocześnie spowodowałoby zmianę cen przesyłek wycenionych w niniejszym postępowaniu, Zamawiający po powzięciu takiej informacji wyrazi na piśmie swoje stanowisko, co do ewentualnych zmian w cenniku oraz do anektowania umowy.

Wykonawca dostarczy system umożliwiający prowadzenie elektronicznej książki nadawczej oraz udostępni API pozwalające na zintegrowanie systemu z systemami zewnętrznymi, zwłaszcza z posiadanym przez Zamawiającego systemem obiegu dokumentów (EOD) el-Dok firmy ZETO Lublin. Zamawiający udostępni moduł API stworzony przez dostawcę EOD w celu dostosowania systemu Wykonawcy.

Szacunkowa ilość przesyłek została określona w załączniku Nr 3 do postępowania.

5.       Termin wykonania przedmiotu zamówienia

od 02.01.2024 r. do dnia 31.12.2024 r.

6.       Kryteria oceny ofert.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie ceną – 100 %

7. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione warunki  postępowania:

a)       posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym oraz osobami zapewniającymi terminowość realizacji zamówienia;

b)       posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności.

Wykonawca powinien złożyć podpisane oświadczenia, zgodne z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 1 i 2 do postępowania.

8. Informacje dotyczące płatności

Zapłata nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy za pośrednictwem metody podzielonej płatności (MPP, split payment) w terminie 21 dni kalendarzowych od daty prawidłowo wystawionej faktury.

Ponadto w związku z centralizacją VAT Wykonawca wystawi fakturę, na której po stronie Zamawiającego będą widniały dwa podmioty, tj. nabywca: Gmina Starachowice i odbiorca: CUS w Starachowicach. 

Dodatkowo od dnia 01.07.2024 r. Wykonawca będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

9. Inne istotne warunki

9.1.   Z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa.

9.2.  Zamawiający zastrzega że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.