Postępowanie ID: 864081 : OŚIGL.7021.3.2.2023.DP Administrowanie i utrzymanie cmentarza komunalnego w Sędziszowie Małopolskim oraz organizacja chowania zmarłych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w roku 2024

Szanowni Państwo

Przedmiotem umowy będzie przyjęcie przez Administratora obowiązku administrowania i utrzymania cmentarza komunalnego w Sędziszowie Małopolskim oraz organizacji chowania zmarłych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

polegające m.in. na:

„Administrator” przyjmuje do prowadzenia w imieniu i na rzecz właściciela cmentarza zadania Gminy w zakresie:

- Prowadzenia ewidencji grobów, a w szczególności ksiąg cmentarnych zgodnie
z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r., Nr 90, poz. 1013 ze zm.).

- Wykonywania czynności związanych z pochówkiem:

a) wskazywanie miejsca pochówku,
b) przygotowanie miejsca pochówku,
c) prowadzenie ewidencji pochówków.

- Pobierania opłat za rezerwację miejsca na cmentarzu komunalnym i przygotowanie miejsca pochówku.
- Pobierania i aktualizowania opłat za miejsce na cmentarzu przewidzianych na kolejne 20 lat.
- Przyjmowania interwencji od dysponentów grobów dotyczących spraw cmentarza
i załatwiania tych spraw.
- Wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich oraz ekshumację.
- Udostępniania obiektów cmentarza komunalnego innym podmiotom świadczącym usługi pogrzebowe z uwzględnieniem stosownych opłat i zasad.
- Wydawania zezwoleń na budowę, remont nagrobka lub grobowca i kontrola robót wg. wydanego zezwolenia.
- Utrzymania czystości i porządku na terenie cmentarza komunalnego oraz obiektów cmentarnych obejmujące:

a) całoroczne sprzątanie terenu cmentarza komunalnego, w szczególności utrzymanie porządku i czystości Domu Pogrzebowego, Kaplicy oraz obejść,
b) bieżące koszenie (okres letni). Wykonawca w trakcie lub po zakończeniu koszenia, zobowiązany jest do usunięcia z grobowców zanieczyszczeń powstałych z koszenia trawy,
c) bieżące odśnieżanie i posypywanie piaskiem (okres zimowy),

- Pielęgnacji i utrzymania istniejącej zieleni na terenie cmentarza poprzez jednorazowe przycięcie zbyt wysokich tui, których wysokość po obcięciu pozostawić 3,0 m.
- Konserwacji istniejącego drzewostanu, usuwanie posuszu, wiatrołomów, odrostów korzeniowych. Konserwacja istniejącego drzewostanu wymagająca zastosowania specjalistycznego sprzętu (wycinka drzew, usuwanie konarów) - każdorazowa wg odrębnej umowy.
- Bieżąca konserwacja ogrodzenia, w szczególności naprawa drobnych uszkodzeń: wyprostowanie elementów stalowych, oczyszczenie podmurówki i uzupełnienie ubytków na cokole jego pomalowanie – dot. istniejącego odcinka ogrodzenia starej części cmentarza od strony północnej oraz ogrodzenia kwatery żołnierzy z I wojny światowej.
- Zgłaszania firmie odbierającej odpady z cm kom minimum 1 dobę wcześniej o konieczności odbioru odpadów. Wywóz nieczystości stałych z terenu cmentarza - wg odrębnej umowy.
- Wykonywania alejek na ,,nowej części cmentarza” obejmujących ułożenie obrzeży
z wypełnieniem kamieniem ozdobnym - wg odrębnej umowy.
- Opracowania i umieszczenia w widocznym miejscu regulaminu cmentarza i aktualnie obowiązującego cennika.
- Prowadzenia książek obiektów budowlanych cmentarza komunalnego: Kaplica, Dom Pogrzebowy, ogrodzenie).
- Nadzoru nad eksploatacją istniejącej studni S-1s na działce nr ew. 1198 w Sędziszowie Małopolskim odwierconej pod potrzeby cmentarza komunalnego.
- Bieżące aktualizowanie elektronicznej bazy danych osób pochowanych i uzupełnianie inwentaryzacji grobów w programie zarządzania cmentarzem komunalnym w Sędziszowie Małopolskim „Mogiły.pl”.

Ponadto „Administrator” zobowiązany jest m.in. do:
nadzorowania wykonywanych na ,,nowej części cmentarza komunalnego’’ tzw. „piwniczek” pod poszczególne rodzaje grobów i bezwzględnego dopilnowania, aby każda „piwniczka” przed rozpoczęciem robót budowlanych została wytyczona geodezyjnie.
Z tyczenia piwniczki/piwniczek ma być wykonany szkic i wykaz współrzędnych podpisany przez uprawnionego geodetę.
Po wykonaniu „piwniczki/piwniczek” ma zostać wykonana inwentaryzacja powykonawcza i podpisana przez uprawnionego geodetę.
Po każdym etapie tyczenia jednej lub kilku „piwniczek” kopia dokumentacji z tyczenia
i powykonawcza na bieżąco ma być przekazywana do tut. Urzędu — Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Lokalowej, a oryginały mają pozostać u Administratora.

Do końca lutego 2025 roku Administrator przekaże do tut. Urzędu — Referatu Ochrony Środowiska i Gospodarki Lokalowej kompleksową inwentaryzację „piwniczek” wykonanych za okres od 01.01.2024 do 31.12.2024 r.

Do obowiązku Administratora należeć będzie również wykonywanie elementów odbojowych, przejść pomiędzy grobami i ewentualnych alejek na „starej” części cmentarza komunalnego — każdorazowy ich zakres bezwzględnie musi być uzgodniony na piśmie z Gminą Sędziszów Małopolski.

„Administrator” zobowiązuje się do prowadzenia powierzonych mu spraw zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.

Bieżącą kontrolę i nadzór nad wykonaniem obowiązków określonych umową sprawować będą w imieniu Gminy pracownicy Referatu Ochrony Środowiska  i Gospodarki Lokalowej Urzędu Miejskiego w Sędziszowie Małopolskim.
Gmina zachowuje wszelkie swoje ustawowe uprawnienia do sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. 2023 r., poz. 887 t.j.) i aktów prawa miejscowego z zakresie objętym niniejszą umową.

„Administrator” nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenie grobów i ich elementów wyposażenia na skutek wypadków losowych (powodzi, obsunięcia terenu, zapadnięcia się grobów, wichury, skutków wynikłych z powalenia drzew i konarów przez wichury oraz skutki wandalizmu).


W okresie od dnia 01.01.2024 r. do dnia 31.12.2024 r. opłaty za miejsca pod groby  i grobowce na cmentarzu komunalnym zgodnie z Uchwałą Nr XXXIX/369/17 Rady Miejskiej w Sędziszowie Małopolskim z dnia 21 września 2017 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za miejsca na Cmentarzu Komunalnym w Sędziszowie Małopolskim pobierać będzie Administrator i przekazywać je na rachunek Gminy — Nr 62 9172 0003 0000 0491 2000 0010 do dnia 15-tego następnego miesiąca.

W terminie od dnia 01.01.2024 r. do 31.12.2024 r. Administrator przekazuje Zamawiającemu wykaz pobranych opłat zawierający:
- dane osoby wnoszącej opłatę,
- dokładną lokalizację grobu i jego rodzaj,
- datę dokonania opłaty,
- wartość naliczonej opłaty.

Obowiązkiem Administratora będzie odbieranie od Gminy ponumerowanego i opieczętowanego kwitariusza, w którym dokumentuje się pobieranie opłat. Rozliczenie opłat zgodnie z kwitariuszem następuje w terminie do 15-go następnego miesiąca.

„Administrator” dokonuje ewidencji opłat cmentarnych w kasie fiskalnej, będącej własnością Gminy, która została przekazana Administratorowi na potrzeby fiskalizacji w/w opłat. W związku z tym Administrator jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji opłat zgodnie z art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r., poz. 1625 t.j.). W terminie do 15-tego następnego miesiąca wraz z rozliczeniem opłat „Administrator” przekazuje raporty dobowe i okresowe za dany miesiąc do księgowości Urzędu Miejskiego.

DO OFERTY NALEŻY ZAŁĄCZYĆ:

1. WYPEŁNIONY PRZEZ WYKONAWCĘ FORMULARZ OFERTOWY,
2. ZAPARAFOWANY WZÓR UMOWY,

3. ZAPARAFOWANĄ KLAUZULĘ INFORMACYJNĄ.

Uwaga: Składający przedmiotową ofertę, zobowiązany jest wybrać stawkę podatku VAT.

Sędziszów Małopolski, dnia 13.12.2023 r.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego".

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.