ZAPYTANIE OFERTOWE

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodnicy zwany dalej „zamawiającym” zaprasza do złożenia oferty na: „Świadczenie usług pogrzebowych w zakresie sprawiania pogrzebu zmarłym, których pochowanie zleca Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodnicy w 2024 r.”

Zamawiający:

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodnicy

87-300 Brodnica Mazurska 13

Powiat: brodnicki

woj. kujawsko-pomorskie

Email: gops@brodnica.ug.gov.pl

Telefon: 56 49 549 90

        I.            Tryb postępowania.

Niniejsze postępowanie prowadzone jest na podstawie Zarządzenia Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Brodnicy nr 28/2021 z dnia 6 grudnia 2021 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł.

Postępowanie jest prowadzone w trybie konkurencyjnym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, równego traktowania, jawności i przejrzystości.

     II.            Opis przedmiotu zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych w zakresie sprawiania pogrzebu zmarłym, których pochowanie zleca Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Brodnicy, w tym także pochowanie zwłok dziecka/płodu martwo urodzonego bez względu na czas trwania ciąży oraz pochówek szczątków ludzkich.
2. Pogrzeb sprawia się zgodnie z wyznaniem zmarłego na cmentarzach w Brodnicy. W sytuacji kiedy nie jest możliwe ustalenie wyznania osoby zmarłej bądź gdy była ona osobą niewierzącą pogrzeb powinien być przeprowadzony z uwzględnieniem panujących w tym zakresie gminnych zwyczajów i tradycji z uwzględnieniem ostatniej woli zmarłego, jeżeli jest to możliwe.
3. Sprawienie pogrzebu obejmuje wszystkie czynności związane z pogrzebem, a w szczególności:

ü  Przygotowanie zmarłego do pochówku, łącznie z ubraniem i obuwiem;

ü  Przechowywanie zwłok w warunkach chłodniczych;

ü  Pochowanie zmarłego w trumnie drewnianej lub urnie po skremowaniu;

ü  Transport zwłok do miejsca pochówku;

ü  Obsługa ceremonii pogrzebowej, w tym udział kapłana (dla pogrzebu wyznaniowego);

ü  Miejsce na cmentarzu;

ü  Obudowa grobu wraz z umieszczeniem tabliczki identyfikacyjnej oraz krzyża;

ü  Przygotowanie wiązanki i znicza.

4. Miejsce pochówku:

Cmentarz komunalny bądź wyznaniowy na terenie Brodnicy.

   III.            Termin realizacji zamówienia: 01 stycznia 2024 r. – 31 grudnia 2024 r.

1.       Zamawiający nie dopuszcza zmiany ceny usługi w trakcie trwania umowy.

   IV.            Warunki udziału w postępowaniu.

Warunki wymagane od wykonawców:

1. Zamawiający przewiduje, że zleci realizację sprawienia pogrzebu w ilości 3 pogrzebów w ciągu roku.
2. Ze względu na szczególny charakter usług jakimi są usługi pogrzebowe, rzeczywista liczba dokonanych pochówków może ulec zmianie. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia ilości pogrzebów, co nie będzie stanowiło podstawy do odstąpienia od zawartej umowy oraz nie będzie wnosić roszczeń ze strony Wykonawcy.
3. Podstawą sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie wystawiane przez Zamawiającego, określające miejsce pochówku jak również zakres wykonywanych usług. Po otrzymaniu zlecenia Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie podjąć czynności związane ze sprawieniem pogrzebu.
4. Pochówek będzie wykonywany w granicach administracyjnych miasta Brodnicy.
5. Wykonawca wystawi fakturę VAT po każdej wykonanej usłudze.
6. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić należność na konto Wykonawcy podane na fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT, pod warunkiem, że rachunek ten umieszczony będzie w danych kontrahenta zapisanych w wykazie informacji o podatnikach VAT Ministerstwa Finansów (tzw. „Białej liście).
7. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności:

1)       Ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych;

2)       Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi z dnia 7 grudnia 2001 r.

3)       Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich

8.       Posiadanie uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

9.       Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.

10.    Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

11.    Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

12.    Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

      V.            Sposób przygotowania i składania oferty.

1.       Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

2.       Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

3.       Oferta musi być sporządzona wg wzoru formularza ofertowego.

4.       Stosowne pełnomocnictwa w przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba działająca w imieniu Wykonawcy lub gdy ofertę podpisuje pełnomocnik osoby fizycznej.

5.       W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zapytania ofertowego.

6.       Strony oferty wraz z załącznikami powinny być kolejno ponumerowane, złączone w sposób trwały oraz na każdej stronie podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Pierwsza i ostatnia strona winna być opatrzona pieczęcią imienną Wykonawcy. Pozostałe mogą być parafowane.

7.       Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być parafowane przez osobę/osoby podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania. W przeciwnym wypadku nie będą uwzględnione.

8.       Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przez siebie wyłącznie przed upływem terminu. Powiadomienie powinno być oznaczone słowami „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.

9.       Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem maszynowym, czytelnie.

   VI.            Kryterium wyboru oferty.

Zamawiający wybierze ofertę o najkorzystniejszej cenie.

1.       W cenie ofertowej należy uwzględnić całkowity koszt kompletnego wykonania zadania stanowiącego przedmiot zamówienia w tym wszelkie koszty związane z realizacją zadania, wszelkie czynności przygotowawcze towarzyszące wykonaniu, zysk i inne.

2.       W oferowanej cenie nie mogą być zawarte koszty transportu.

3.       Cena oferty winna być wyrażona w PLN.

4.       Oferta winna uwzględniać cenę bez podatku VAT i z podatkiem VAT.

 VII.            Inne istotne postanowienia.

1.       Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty bez szczegółowego uzasadnienia.

2.       Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu składania ofert.

3.       Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia złożenia oferty.

4.       Zawiadamiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania e-mailem lub telefonicznie.

5.       W zawiadomieniu przekazanym Wykonawcy, którego oferta została wybrana Zamawiający określi termin i miejsce zawarcia umowy. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

VIII.            Miejsce i termin oraz sposób złożenia oferty

Oferty, złożone po terminie nie będą rozpatrywane. W toku badania i oceny ofert Zamawiający, może żądać od oferentów wyjaśnienia dotyczących treści złożonych ofert.

Zamawiający poprawia w ofercie:

1)       oczywiste omyłki pisarskie;

2)       oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

Pani Marlena Pniewska – kierownik GOPS

tel. 56 49 549 90/91

Brodnica, dnia 12 grudnia 2023 r.