Postępowanie ID: 846737 : DAO.255.18.2023.JA Zapytanie ofertowe poniżej progu - Usługi - Przeniesienie infrastruktury serwerowej oraz IT Powiatowego Urzędu Pracy w Skarżysku-Kamiennej.

Szanowni Państwo,  

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Opis Przedmiotu Zamówienia

Przedmiotem  zamówienia jest kompleksowa usługa przeniesienia infrastruktury serwerowej oraz IT  Powiatowego Urzędu Pracy w Skarżysku-Kamiennej.

1. Usługa będzie polegać na: 

Przeniesieniu infrastruktury serwerowej oraz IT  Powiatowego Urzędu Pracy w Skarżysku-Kamiennej z lokalizacji A: budynku przy ul. 1 Maja 105 do lokalizacji B: budynku mieszczącego się przy ul. Sikorskiego 20 w Skarżysku-Kamiennej.

Wykaz przemieszczanej infrastruktury stanowi Załącznik nr 1 do postępowania.

2. Usługa obejmie:

A. Demontaż urządzeń infrastruktury IT - serwerownia

- Wyłączenie usług i serwerów przy zachowaniu bezpieczeństwa danych oraz usług.

- Wyłączenie przełączników sieciowych, zabezpieczenie kabli krosowych oraz  światłowodowych,

- Demontaż urządzeń z szaf RACK - 2 szt.

- Demontaż szafy RACK i jej przewiezienie - 1 szt.

- Zabezpieczenie i przewiezienie urządzeń do nowej lokalizacji.

B. Montaż urządzeń infrastruktury IT - serwerownia

- Montaż szaf RACK,

- Montaż infrastruktury,

- Uruchomienie urządzeń i kontrola poprawności działania serwerów,

- Uruchomienie i kontrola działania przełączników sieciowych i routerów,

- Opisanie urządzeń z wyszczególnieniem cech charakterystycznych - nazwy, cech, adresu IP,

- Podłączenie gniazd infrastruktury sieciowej do przełączników sieciowych,

- Weryfikacja skuteczności połączeń kablowych,

C. Montaż i podłączenie stacji roboczych

- Podłączenie komputerów na przygotowanych stanowiskach pracy,

- Ułożenie kabli, przygotowanie odpowiedniej ilości gniazd zasilających,

- Opisanie stanowiska z wyszczególnieniem cech charakterystycznych, nazwy, adresu IP,

- Sprawdzenie poprawności działania komputerów,

- Podłączenie urządzeń peryferyjnych: drukarek, skanerów, czytników

- Sprawdzenie działania urządzeń peryferyjnych.

3. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie następujących czynności/usług dotyczących ww. przenoszonego mienia Urzędu:

1)       Ubezpieczenie na wypadek uszkodzeń w czasie realizacji usługi;

2)       opisanie / oznakowanie, inwentaryzacja opisowa,

3)       Sporządzenie dokumentacji obrazowej (fotograficznej) przed demontażem;

4)       Demontaż;

5)       Spakowanie;

6)       Etykietowanie;

7)       Załadunek;

8)       Przewiezienie;

9)       Rozładunek;

10)     Rozpakowanie;

11)     Montaż;

12)     Podłączenie do zasilania;

13)     Uruchomienie, sprawdzenie poprawności działania urządzeń.

14)     Wykonanie dokumentacji powykonawczej wraz z oznaczeniem infrastruktury IT.

4.  Okres i terminy realizacji przedmiotu zamówienia.

1)    Realizacja przedmiotu zamówienia rozpoczyna się niezwłocznie po zawarciu Umowy.

2)    Wykonawca może prowadzić prace przygotowawcze w okresie od 29 Listopada 2023 roku.

3)    Kompleksowe przeniesienie infrastruktury serwerowej wraz z dwoma szafami RACK musi zostać zrealizowane w okresie maksymalnie 4 dni kalendarzowych tj. w dniach 7 Grudnia do 10 grudnia 2023 roku (czwartek–niedziela), co wynika z konieczności maksymalnego ograniczenia niedostępności świadczonych usług. Terminy z podpunktu 3) mogą ulec zmianie ze względu na zmianę terminu odbioru powykonawczego budynku nowej lokalizacji.

4)    Przeniesienie infrastruktury serwerowej oraz IT wraz z dwoma szafami RACK musi odbywać się w następujących godzinach:

a)    w dni robocze od godz. 07:00 do godziny 20:00

b)    w pozostałe dni: od godziny 08:00 do godziny 20:00.

5.   Zakres realizacji przedmiotu zamówienia (obowiązki Wykonawcy).

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:

1)    ubezpieczenia przenoszonego mienia Urzędu na wypadek uszkodzeń w czasie realizacji usługi,

UWAGA: Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu aktualną polisę ubezpieczenia OC z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 300.000,00 złotych.

2)    zabezpieczenia odpowiedniej ilości materiałów pakowych, służących do przeniesienia transportowanych towarów (przenoszonego mienia Urzędu), gwarantującej płynną realizację przedmiotu zamówienia bez zbędnych przestojów i uszkodzeń, adekwatnie do przenoszonych elementów infrastruktury serwerowej oraz szaf RACK;

3)    opisania / oznakowania infrastruktury serwerowej, a w szczególności wszystkich przewodów podłączonych do infrastruktury serwerowej w sposób jednoznacznie identyfikujący do których gniazdek, portów i urządzeń są one podłączone;

4)    sporządzenia dokumentacji obrazowej (fotograficznej) przed demontażem:

a)    rozdzielczość i obrazowanie dokumentacji musi umożliwiać identyfikację oraz rozmieszczenie w szafach przenoszonego mienia Urzędu;

b)    dokumentacja musi być utrwalona w postaci plików *.png lub *.jpg;

5)    demontażu przenoszonego mienia Urzędu z należytą starannością, w szczególności  z uwzględnieniem wrażliwości elementów optycznych oraz nośników danych (dysków twardych);

6)    spakowania przenoszonego mienia Urzędu w materiały pakowe;

7)    etykietowania zapakowanego przenoszonego mienia Urzędu, etykietami, które każdorazowo muszą zawierać następujące informacje:

a)   zawartość opakowania opisana nazwą zgodną z wykazem przenoszonego mienia Urzędu, stanowiącym Załącznik nr 1 do OPZ pn. „Wykaz przenoszonego mienia Urzędu”,

b)  lokalizację elementu – szafa RACK, umiejscowienie w szafie, umiejscowienie  w urządzeniu głównym;

8)    załadunku przenoszonego mienia Urzędu w lokalizacji A (w tym przygotowania do transportu i zapakowania), który musi odbywać się w obecności personelu Zamawiającego oraz przewozu przenoszonego mienia Urzędu w sposób zabezpieczający go przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą lub zdekompletowaniem, a w szczególności:

a)    zabezpieczony przed uszkodzeniami mechanicznymi,

b)    ułożony w odpowiedniej pozycji podczas transportu,

c)    izolowany od wpływu niekorzystnych warunków atmosferycznych, niskiej temperatury.

d)    izolowany przed wstrząsami,

e)   zabezpieczony przed możliwością dostępu osób trzecich (za wyjątkiem pracowników Zamawiającego i pracowników Wykonawcy),

f)  Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadzoru transportu infrastruktury serwerowej pomiędzy lokalizacją A a lokalizacją B;

9)    załadunku w lokalizacji A, przewiezienia do lokalizacji B oraz rozładunku w lokalizacji B  z należytą starannością (adekwatną do elementów przenoszonego mienia Urzędu):

a)   szafy RACK (elementy stalowe bez elektroniki), które muszą być:odpowiednio zabezpieczone (tj. spięte pasami i zabezpieczone w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie, w tym porysowanie);

b)    elektroniki stanowiącej zawartość szaf RACK, która musi być przewożona dwoma osobnymi kursami (osobno zawartość pierwszej szafy RACK, a następnie – po zakończonym pierwszym transporcie –  zawartość drugiej szafy RACK);

10) rozpakowania i montażu przenoszonego mienia Urzędu, które muszą być dokonywane w obecności i według wskazań personelu Zamawiającego w lokalizacji B; montaż przenoszonego mienia Urzędu rozumiany jest jako:

a)    fizyczna instalacja i rozmieszczenie dwóch szaf RACK w serwerowni w lokalizacji B, według wskazań Zamawiającego;

b)   fizyczna instalacja urządzeń stanowiących infrastrukturę serwerową w szafach RACK w lokalizacji B w sposób identyczny, w jaki były zainstalowane w lokalizacji A;

c)    jeżeli na czas transportu wymagane było wyjęcie nośników danych z urządzeń (macierze dyskowe, serwery, to prawidłowa i ponowna ich instalacja musi zostać dokonana zgodnie dokumentacją fotograficzną i inwentarzową;

d)   podłączenie okablowania sieci LAN, SAN i elektrycznego w sposób identyczny, w jaki były połączone urządzenia w lokalizacji A;

e)  uruchomienie infrastruktury serwerowej w sposób uzgodniony i pod nadzorem Zamawiającego (kolejność);

f) Zamawiający dopuszcza zaistnienie okoliczności, w której możliwe jest wskazanie bardziej optymalnego rozmieszczenia urządzeń w szafach RACK w lokalizacji B, niż aktualne rozmieszczenie w lokalizacji A, pod warunkiem uprzedniego uzyskania akceptacji Zamawiającego na wszelkie ewentualne odstępstwa;

11) podłączenia do zasilania i uruchomienia przenoszonego mienia Urzędu:

- po dokonaniu przeniesienia i montażu infrastruktury serwerowej w szafach RACK oraz ponownym okablowaniu (sieci: SAN, LAN, elektryczna), Wykonawca zobowiązany jest do wykonania (w obecności Zamawiającego i wg jego wskazań) uruchomienia infrastruktury serwerowej w lokalizacji B;

- Zamawiający zapewnia w lokalizacji B, przygotowane są przyłącza elektryczne kompatybilne z PDU migrowanych szaf RACK, o wystarczającej mocy, klimatyzacja, środowisko sieci LAN;  środowisko sieci WAN. 

6.   Pozostałe wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia.

W ramach realizacji obowiązków wymienionych w powyższych pkt OPZ, Wykonawca zobowiązany jest do:

1)    realizacji wszelkich obowiązków wynikających z OPZ, zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy

2)    skutecznego zabezpieczenia oraz pozostawienia w stanie uporządkowanym wind, holi, korytarzy, klatek schodowych, ciągów komunikacyjnych, stolarki drzwiowej, pomieszczeń,

3)    dbania o porządek w trakcie przeprowadzki oraz wywożenie i zapewnienie utylizacji wszelkich odpadów powstałych w wyniku realizacji usługi;

4)    ścisłej współpracy z wyznaczonymi przedstawicielami Zamawiającego.

7.    Przerwa w realizacji usługi.

W przypadku wystąpienia przerwy w wykonywaniu usługi, spowodowanej przyczynami leżącymi po stronie Zamawiającego, Wykonawca wznowi realizację przedmiotu zamówienia, po ponownym zgłoszeniu przez Zamawiającego, w ciągu 1 dnia kalendarzowego.

8.    Wizja lokalna.

1)    Zamawiający zaleca i rekomenduje, aby Wykonawca przed złożeniem oferty przeprowadził wizję lokalną w pomieszczeniach lokalizacji A (dotychczasowej lokalizacji) oraz lokalizacji B (nowej lokalizacji) w celu oceny warunków realizacji usługi, w tym:

a)    sprawdzenia stanu faktycznego;

b)    sprawdzenia warunków związanych z wykonaniem prac będących przedmiotem zamówienia;

2)    Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za skutki braku lub mylnego rozpoznania warunków realizacji usługi.

9.    Odpowiedzialność Wykonawcy za szkody.

1)  Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone wskutek wykonywania czynności objętych niniejszym zamówieniem.

2)  Wykonawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody w terminie ustalonym przez obydwie strony, ale nie dłuższym niż 3 dni kalendarzowych od daty ich zgłoszenia.

3)  W przypadku braku możliwości naprawy przez Wykonawcę uszkodzonego elementu infrastruktury serwerowej, Wykonawca będzie zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z jego naprawą, zleconą innej firmie przez Zamawiającego.

10. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia przy użyciu odpowiedniego  potencjału technicznego oraz skierowania do realizacji zamówienia odpowiedniej ilości osób zdolnych do realizacji zamówienia.

1)    Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia przy użyciu co najmniej:

- 1 pojazdu ciężarowego, umożliwiającego należyte wykonanie prac związanych z przeniesieniem mienia Urzędu

oraz

- 1 pojazdu dedykowanego do transportu urządzeń zawierających nośniki danych (tj. dobrze amortyzowany samochód osobowy, bus);

2)    Samochody używane podczas przenoszenia mienia Urzędu powinny posiadać pustą przestrzeń ładunkową, wolną od pyłów i zanieczyszczeń oraz być w stanie technicznym, który zapewni prawidłową realizację usługi stanowiącej przedmiot zamówienia.

3)    Wykonawca zobowiązany jest to zapewnienia odpowiedniej ilości sprzętu, niezbędnego do sprawnej realizacji usługi.

4)    Wykonawca zobowiązany jest do skierowania do realizacji przedmiotu zamówienia: odpowiedniej ilości osób posiadających (odpowiednio do powierzonych im czynności) niezbędne wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz doświadczenie.

11.   Termin związania z ofertą.

1)  Termin związania ofertą wynosi 60 dni, z tym, że bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

2)  Wykonawca może przedłużyć termin związania ofertą, na czas niezbędny do zawarcia umowy, samodzielnie lub udzielając zgody na wniosek Zamawiającego

12. Załącznik do Opisu Przedmiotu Zamówienia.

Załącznikiem nr 1 do OPZ, stanowiącym jego integralną część jest  „Wykaz przenoszonego mienia Urzędu”

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 41 2517310
• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.