Postępowanie ID: 843546 : WARP-13/Z/2023 Świadczenie usług pocztowych

Poznań, 07 listopad 2023 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE WARP-13/Z/2023

I.             ZAMAWIAJĄCY:

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Spółka z o.o.

ul. Piekary 19, 61-823 Poznań

NIP 7781411344, REGON 634512019, KRS 0000174198

tel. 61 656 35 00

Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego dotyczącego udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000,00 zł netto, bez stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1710). Zamówienie finansowane jest ze środków własnych.

II.           OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.      Przedmiotem zamówienia/umowy jest wykonywanie w okresie od 2 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby zamawiającego jako nadawcy przesyłek listowych i paczek pocztowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, a także odbiór oraz transport przesyłek listowych i paczek pocztowych z siedziby zamawiającego w celu nadania przez wykonawcę w ww. okresie.

2.      Przedmiot zamówienia stanowią w szczególności:

1) usługi pocztowe w rozumieniu art. 2 ust. 1 Prawa pocztowego, polegające na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek oraz ewentualnych ich zwrotach – całość w obrocie krajowym i zagranicznym, przy czym przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym;
przesyłki listowe są to: przesyłki listowe nierejestrowane, przesyłki listowe rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru oraz przesyłki listowe rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (doręczenia) przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru oraz przesyłki listowe krajowe, rejestrowane i nierejestrowane, które powinny być doręczone w dniu następnym po dacie nadania, jednak nie później niż w 4. dniu od dnia nadania u wykonawcy (ekonomiczne), a także przesyłki listowe zagraniczne, doręczane na terenie Europy, rejestrowane i nierejestrowane, które powinny być doręczone nie później niż w 6. dniu od daty nadania u wykonawcy (priorytetowe) i przesyłki listowe zagraniczne, doręczane poza Europą, które powinny być doręczone nie później niż w 14. dniu od daty nadania u wykonawcy;
paczki pocztowe są to: paczki pocztowe krajowe, rejestrowane, które powinny być doręczone nie później niż w 4. dniu od daty nadania u wykonawcy, paczki pocztowe w obrocie zagranicznym na terenie Europy, rejestrowane, które powinny być doręczone nie później niż w 7. dniu od daty nadania u wykonawcy;

2) usługi dodatkowe dotyczące przesyłek listowych rejestrowanych i paczek pocztowych rejestrowanych (ostrożnie traktowanych), polegające na zwrotnym potwierdzeniu odbioru ww. przesyłki oraz zwrocie do siedziby zamawiającego ww. przesyłek pocztowych, których nie dostarczono adresatom;

3) odbieranie przesyłek listowych i paczek pocztowych z biura obsługi klienta zlokalizowanego w siedzibie zamawiającego, dostarczenie ich do placówki pocztowej w celu nadania i dostarczenie zamawiającemu w dniu następnym po dniu nadania, potwierdzenia nadania ww. przesyłek i paczek.

3.      W formularzu cenowym (załączniku nr 1) zestawiono wszystkie rodzaje przesyłek listowych i paczek pocztowych, podlegające wycenie i obsłudze zgodnie z umową przez wykonawcę, z uwzględnieniem ich wagi, maksymalnych terminów doręczenia oraz wielkości (wymiarów).

4.      Wykonawca zapewnia zamawiającemu dostarczenie (bez naruszenia tajemnicy korespondencji) do adresatów mających swoje siedziby lub miejsca zamieszkania w kraju lub za granicą RP wszystkich przesyłek listowych oraz paczek pocztowych, które zamawiający przekazał wykonawcy w celu ich nadania do odpowiednich adresatów.

5.      Zamawiający zobowiązuje się do właściwego, uporządkowanego, przygotowania przesyłek listowych i paczek pocztowych oraz sporządzenia zestawień dla przygotowanych do wysłania:

a) przesyłek listowych rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki listowej do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wykonawcy, a kopia stanowi dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek listowych rejestrowanych;

b) przesyłek listowych nierejestrowanych - zestawienie ilościowe według poszczególnych kategorii wagowych, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wykonawcy, a kopia stanowi dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek listowych zwykłych;

c) paczek pocztowych – wpisanie każdej paczki pocztowej do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wykonawcy, a kopia stanowi dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii paczek pocztowych rejestrowanych.

6.      Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając na stronie adresowej przesyłki rodzaj, jako przesyłki listowe rejestrowane, przesyłki listowe rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (doręczenia) przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, a także przesyłki listowe krajowe, które powinny być doręczone w dniu następnym po dniu nadania i nie później niż w 4. dniu od dnia nadania u wykonawcy. Przesyłki listowe i paczki pocztowe zwane są dalej łącznie przesyłkami.

7.      Przesyłki przygotowane (uporządkowane i zaadresowane) przez zamawiającego do wysyłki będzie odbierać przedstawiciel wykonawcy po okazaniu zamawiającemu stosownego upoważnienia, z siedziby zamawiającego Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o., ul. Piekary 19, codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00-14:30, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Całkowita masa przesyłek przygotowanych do odbioru w każdym dniu nie przekroczy 50 kg.

8.    Oddział w Pile ul. Grunwaldzka 2, Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Pile ul. Grunwaldzka 2 oraz Punkt Informacyjny WARP w Kaliszu ul. Zacisze 2 będą we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku dostarczać przesyłki listowe i paczki do najbliższego dla siedziby oddziału, punktu odbioru wskazanego przez wykonawcę.

9.   Zamawiający będzie stosować wyłącznie swoje opakowania przesyłek; nie dopuszcza się stosowania opakowań wykonawcy, jednak w skrajnych przypadkach dopuszcza się również stosowanie opakowań wykonawcy.

10.   Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wzorów wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz wzoru oznaczenia umożliwiającego identyfikację umowy na podstawie której świadczone są usługi pocztowe.

11.   Wykonawca przekaże zamawiającemu dokumenty potwierdzające liczbę i rodzaj nadanych przesyłek, pokwitowane przez punkt wysyłkowy, najpóźniej dzień po nadaniu przesyłek. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki do siedziby zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca doręczy do siedziby zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po jej doręczeniu. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest zamawiającemu.

12.   Wykonawca dostarczy i przekaże zamawiającemu bez dodatkowych opłat druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych, druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla specjalnych przesyłek listowych nadawanych w placówce Poczty Polskiej S.A. oraz druki służące do nadawania paczek pocztowych w formie listów przewozowych – każdy ww. rodzaj druków (formularzy) w ilości zamówionej każdorazowo przez pracownika zamawiającego.

13.   Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako suma iloczynu ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju i usługi odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego.

14.   Ilości wskazane w Formularzu cenowym - załączniku nr 1 do specyfikacji są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w tabeli (zał. nr 1).

15.   Liczby przesyłek ujętych w formularzu cenowym w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych w trakcie realizacji niniejszego zamówienia.

16.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z usługi w oddziale lub punkcie w momencie zamknięcia działalności w tejże lokalizacji.

17.  Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

 64110000-0 usługi pocztowe

18.  Wykonawca świadczyć będzie usługi w okresie od dnia 02.01.2024 r do 31.12.2024 r, lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację umowy (wartości umowy), w zależności, które zdarzenie wcześniej zaistnieje.

III.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

1.      W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa następujące dokumenty:

a)    wpis do rejestru operatorów pocztowych (dla działalności pocztowej określonej w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2017 poz. 1481) w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę), (Zamawiający nie wymaga załączenia dokumentów do oferty jeżeli Wykonawca wskaże link do ogólnodostępnej bazy, z której Zamawiający pobierze dokument),

b)    wpis do KRS lub CEIDG (Zamawiający nie wymaga załączenia dokumentów do oferty jeżeli Wykonawca wskaże link do ogólnodostępnej bazy, z której Zamawiający pobierze dokument).

c)    Wypełniony formularz cenowy (załącznik nr 1),

d)    Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 2),

e)    oświadczenie dot. przesłanek wykluczenia (załącznik nr 3),

f)     oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych                                  przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (załącznik nr 4).

2.      Z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, którzy powiązani są osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy w szczególności poprzez:

·         uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

·         posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

·         pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

·         pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

IV.             PRZYGOTOWANIE OFERTY:

1.     Oferta winna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym  lub  podpisem  osobistym  (zaawansowanym  podpisem  elektronicznym)  przez osobę/osoby  uprawnione  do  reprezentowania  Wykonawcy  (wymienione  we  właściwym rejestrze lub ewidencji) bądź umocowane przez te osoby do składania ofert (należy załączyć kopię stosownego pełnomocnictwa;

2.     Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dla każdej z części zamówienia.  Złożenie  większej  liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej,  spowoduje  odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

3.     Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca musi wyraźnie zaznaczyć, że wycofuje wcześniejszą ofertę i oznaczyć nową jako wiążącą.

4.     Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

5.     Zamawiający  dopuszcza  możliwość  zmiany  zapisów  zapytania  ofertowego  przed  upływem terminu składania ofert.

6.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

7.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości uczestnictwa podwykonawców w realizacji zamówienia.

8.     Niezłożenie dokumentów oraz nie spełnienie warunków udziału w postepowaniu określonych w pkt. III i IV skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V.            TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1.     Ofertę należy składać w postaci plików PDF na platformie zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

2.     Oferty należy składać w terminie do 17.11.2023 r.

3.     Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.     Za  datę  wpływu  oferty,  dokumentów,  oświadczeń  oraz innych  informacji  przyjmuje  się  datę  ich  wczytania  do  systemu  (przesłania na Platformę).

5.     Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcą w sprawie niniejszego zapytania jest:
p. Andrzej Janowski, tel.: 61 656 35 00, e-mail: andrzej.janowski@warp.org.pl oraz p. Maciej Maćkowiak, tel.: 61 656 35 00, e-mail: maciej.mackowiak@warp.org.pl.

VI.          KRYTERIUM WYBORU OFERTY:

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującym kryterium:

·       Cena -  waga 100 % maks. ilość punktów 100

Przyznaje się punkty według kryterium „cena”:

        C_n

Ilość punktów = ------------ x 100 x „waga kryterium”

          C_bo

gdzie:  

            C_n        najniższa cena ofertowa brutto spośród badanych ofert

            C_bo         cena brutto badanej oferty.

VII.           INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

VIII.     ZWIAZANIA OFERTĄ:

Wykonawca  pozostaje  związany  złożoną  ofertą  przez  okres  30  dni  kalendarzowych.  Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu.

IX.          PŁATNOŚCI:

Płatność za wykonanie zamówienia – przelewem na konto Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

X.            TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Wykonawca świadczyć będzie usługi w okresie od dnia 02.01.2024 r do 31.12.2024 r, lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację umowy (wartości umowy), w zależności, które zdarzenie wcześniej zaistnieje.

XI.            ZASTOSOWANA PROCEDURA:

1.      Postępowanie  o  udzielenie zamówienia  prowadzone  jest  w  trybie  zapytania  ofertowego o  wartości nieprzekraczającej  kwoty  określonej  w  art.  2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2021 poz. 1129).

2.      Zapytanie ofertowe – zgodnie z Regulaminem zakupów WARP Sp. z o.o. oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3.      Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  do przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia  niniejszego  postępowania na każdym  jego  etapie - bez  podania  przyczyn,  w  szczególności  bez  wyłonienia najkorzystniejszej  oferty,  a  także  po  wyłonieniu  najkorzystniejszej  oferty,  a przed zawarciem umowy.

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych  przez  Oferentów  informacji. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Zamawiający  wykluczy  z  postępowania  Oferentów,  co  do  których,  wskutek sprawdzenia wiarygodności oferty, poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

6.      Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  podjęcia  negocjacji  ze  wszystkimi  Oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

7.      Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia.

Załączniki:

WARP-13/Z/2023 - Załącznik nr 1 - Formularz cenowy

WARP-13/Z/2023 - Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy

WARP-13/Z/2023 - Załącznik nr 3 – Oświadczenie dot. przesłanek wykluczenia

WARP-13/Z/2023 - Załącznik nr 4 – Oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.