Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Zapraszamy do składania ofert cenowych na "Uporządkowanie akt kategorii A i B znajdujących się w filii Archiwum Zakładowego w Delegaturze w Koszalinie".

1) Charakterystyka i ilość dokumentów:
a) dokumentacja o której mowa zgromadzona jest w archiwum zakładowym Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Szczecinie Delegatura w Koszalinie z siedzibą przy ul. Zwycięstwa 125 75-602 Koszalin. Archiwum zakładowe Delegatury znajduje się na parterze i poddaszu budynku i składa się z 5 pomieszczeń na parterze (w tym jedno zawierające akta do porządkowania) oraz z 5 pomieszczeń na poddaszu (w tym 2 zawierające akta do porządkowania) o łącznej powierzchni na parterze 76 m2 (w tym pomieszczenie zawierające akta do porządkowania ma 29m2) i 100m2 na poddaszu (w tym 2 pomieszczenia zawierające akta do porządkowania o łącznej powierzchni 51m2) - łączna powierzchnia wszystkich pomieszczeń archiwalnych, w których zgromadzona jest dokumentacja Delegatury wynosi 176 m2.
b) 8 mb akt przyporządkowanej do kategorii B wymaga uporządkowania w związku z koniecznością ich przekazania do Archiwum Państwowego. Natomiast 70 mb akt przyporządkowanych zarówno do kategorii A jak i kategorii B wymaga uporządkowania w celu ich prawidłowego przechowywania na miejscu w filii Archiwum Zakładowego w Delegaturze w Koszalinie, tzn. akta te mają być uporządkowane z podziałem na obiekty wpisane do rejestru zabytków, obiekty znajdujące się na terenie starych miast oraz obiekty ujęte w ewidencji konserwatorskiej i będące poza ochroną. Akta są w znacznym stopniu wymieszane wobec czego Zamawiający nie może precyzyjnie podać ilości poszczególnych kategorii akt. W ramach każdej z kategorii układ ma być alfabetyczny miejscowościami i według adresów.
c) dokumentacja jest zachowana w bardzo zróżnicowanym stanie.
d) faktyczna ilość materiałów może być nieznacznie różna od oszacowanej. Wynagrodzenie należne wykonawcy będzie naliczane od faktycznie uporządkowanej dokumentacji zgodnie z przygotowanym spisem (cena za 1 mb akt × faktyczna ilość).
2) Usługa obejmować będzie przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych, przepakowanie akt osobowych do materiałów archiwizacyjnych – teczki lub koperty kat. B, pudła bezkwasowe, ułożenie dokumentów w obrębie teczki zgodnie z obowiązującymi przepisami, prawidłowe opisanie teczek i pudeł, w razie konieczności przejęcie kontaktów merytorycznych z Archiwum Narodowym polegających na przygotowaniu korespondencji, w tym dot. uporządkowania dokumentacji.
3) Usługa obejmuje także zakup materiałów archiwizacyjnych – pudła zbiorcze bezkwasowe, koperty lub teczki zgodnie z przepisami dla kat. B. Większość dokumentów w formacie A4
4) Wykonawca udzieli minimum 24 miesięcznej gwarancji na wykonaną przez siebie usługę.
5) Akta osobowe za zgodą Kierownika Delegatury zostaną udostępnione Wykonawcy za potwierdzeniem odbioru, bez możliwości udostępniania ich osobom trzecim, z zastrzeżeniem dostępu lub zwrotu dokumentów we wskazanym każdorazowo przez Wykonawcę terminie. Zamawiający udostępni do realizacji zamówienia 2 pomieszczenia archiwum (1 na parterze i 1 na poddaszu), które będą dostępne w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00-15:00.
6) Zamawiający nie wyraża zgody na skanowanie dokumentów oraz przesyłanie ich pocztą bądź kurierem.
7) Zamawiający zastrzega brak możliwości zlecenia wykonania usługi podwykonawcom.
8) W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób realizujących zamówienie. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:
a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,
b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.
9) Zamówienie musi być zrealizowane zgodnie z przepisami prawa,
w szczególności zgodnie z:
a) ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz.U. 2020 r. poz. 164 ze zm.) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy,
b) ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. 2019 poz. 1781) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy,
c) rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1),
10) Proponowany termin realizacji – do 6 miesięcy od dnia podpisania umowy.
11) Wykonawca, w ramach wynagrodzenia zobowiązany będzie do poprawienia wykrytych, przez osoby nadzorujące pracę Wykonawcy, błędów np. błędy w spisach zdawczo-odbiorczych, bądź opisach teczek, kopert.
12) Spisy zdawczo-odbiorcze należy sporządzić w formie papierowej i elektronicznej (w formacie *xls).
13) Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
14) Wykonawca jest zobowiązany zawiadomić osoby nadzorujące pracę o zakończeniu prac archiwizacyjnych celem podpisania końcowego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, na co najmniej 5 dni przed zakończeniem trwania umowy.
15) Zamawiający nie ma możliwości udostępnienia Wykonawcy sprzętu informatycznego oraz środków bhp do wykonania kompleksowej usługi.
16) Zamawiający udostępni Wykonawcy wszelkie instrukcje, zarządzenia i inne dokumenty wewnętrzne oraz udzieli wszelkich niezbędnych do wykonania usługi informacji.

Termin wykonania przedmiotu zamówienia - do 6 miesięcy od dnia podpisania umowy.

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 914337066 wew. 37 (Łukasz Goszczyński)

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.