ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

 DZP.271.79.2023.EG

Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej w ramach zadania "Modernizacja zabytkowego budynku Przedszkola Nr 8 przy ul. Bema 9 w Elblągu"

I.   ZAMAWIAJĄCY:

 GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1                                                    

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Przedmiotem zamówienia jest opracowanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej wykonania robót budowlanych:

1)    obejmujących wymagane roboty konserwatorskie,

2)    związanych z modernizacją zabytkowego obiektu Przedszkola nr 8 i jego dostosowaniem do przepisów prawnych i norm obowiązujących dla obiektów przedszkolnych,

3)    związanych z dostosowaniem zabytkowego obiektu Przedszkola nr 8 do przepisów p. pożarowych.

Przedszkole nr  8 zlokalizowane jest na działce nr 45  obręb 18, przy ul. Bema 9  w Elblągu i jest obiektem czynnym.

2.   Zakres zamówienia obejmuje:

1)      opracowanie programu prac konserwatorskich,

2)      opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym koncepcji układu funkcjonalno-użytkowego obiektu,

3)      pozyskanie mapy do celów projektowych, w przypadku  wystąpienia takiej konieczności,

4)      opracowanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej, dokumentacja musi zawierać:

-  projekt zagospodarowania terenu i architektoniczno-budowlany,

-  projekty techniczne we wszystkich koniecznych branżach,

-  projekty wykonawcze we wszystkich koniecznych branżach,

-  specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót,

-  przedmiary robót we wszystkich branżach w układzie specyfikacyjnym,

-  kosztorys inwestorski zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie formy i metod sporządzania kosztorysu inwestorskiego,

-  zbiorcze zestawienie kosztów (ZZK).

-  zgody właścicieli urządzeń technicznych i sieci, właścicieli działek na udostępnienie terenu oraz innych dokumentów związanych z wykonaniem zamówienia, a wymaganych obowiązującymi przepisami prawa: pozwoleń, odstąpień, porozumień, warunków technicznych, warunków realizacyjnych, uzgodnień sanitarno-higienicznych w przypadku wystąpienia takiej konieczności,

5)      pozyskanie w imieniu Zamawiającego zatwierdzenia dokumentacji przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Olsztynie, Delegatura w Elblągu, a także uzyskanie w imieniu Zamawiającego pozwolenia konserwatorskiego na prowadzenie robót budowlanych,

6)      złożenie  w imieniu Zamawiającego wniosku o pozwolenie na budowę,

7)      pełnienie nadzoru autorskiego podczas wykonywania robót budowlanych na podstawie opracowanej dokumentacji projektowo-kosztorysowej obejmujących 3 pobyty.

3.   Budynek Przedszkola nr 8 przy ul. Bema 9 w Elblągu wpisany jest do rejestru zabytków Decyzją nr 340/94 z dnia 14.03.1994 r., nr rejestru A-3674. 

4.   Zamówienie dofinansowane jest z Rządowego Programu Fundusz Polski Ład, Program Odbudowy Zabytków, edycja 2. 

5.  Lokalizacja miejsca wykonywania roboty budowlanej: Elbląg.

6.  Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.       TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1.  data rozpoczęcia – data udzielenia zamówienia

    data zakończenia - Etap 1 w terminie  – 3 tygodnie od daty udzielenia zamówienia

                             - Etap 2 w terminie  – 5 miesięcy od daty udzielenia zamówienia 

2.  Opracowania stanowiące zakres wskazany w pkt. II. ppkt 2. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć w następujących ilościach:

Etap 1

1) koncepcja układu funkcjonalno-użytkowego obiektu                     - 2 egz.

Etap 2

2) program prac konserwatorskich                                                 - 2 egz.

3) projekt zagospodarowania terenu i architektoniczno-budowlany    - 6 egz.

4) projekt techniczny                                                                    - 4 egz.

5) projekt wykonawczy                                                                 - 4 egz.

6) przedmiar robót                                                                       - 2 egz.

7) specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót                       - 2 egz.

8) kosztorys inwestorski                                                                - 2 egz.

9) ZZK                                                                                         - 2 egz.

Projekty branżowe należy wykonać w odrębnych opracowaniach.

Projekty techniczne i projekty wykonawcze mogą stanowić jedno opracowanie.

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 

Warunkiem udziału w postępowaniu jest:

1.  Wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usług polegających na opracowaniu dokumentacji projektowo – kosztorysowej w tym: opracowanie z zakresu przebudowy lub remontu obiektów zabytkowych objętych ochroną konserwatorską wraz
z podaniem ich zakresu, o powierzchni użytkowej co najmniej 100 m2 każdy, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie.

       Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do Zapytania ofertowego Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie.

       Przedmiot wykazanych usług należy podać z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania warunku.

2.     Dysponowanie osobami do projektowania skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:

a)  jedną osobą z min. 3-letnim doświadczeniem zawodowym jako projektant, posiadającą uprawnienia bez ograniczeń do projektowania w specjalności architektonicznej,

b)  jedną osobą z min. 3-letnim doświadczeniem zawodowym jako projektant, posiadającą uprawnienia bez ograniczeń do projektowania w specjalności konstrukcyjno - budowlanej,

c)  jedną osobą z min. 3-letnim doświadczeniem zawodowym jako projektant, posiadającą uprawnienia bez ograniczeń do projektowania w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych oraz elektroenergetycznych,

d)  jedną osobą z min. 3-letnim doświadczeniem zawodowym jako projektant, posiadającą uprawnienia bez ograniczeń do projektowania w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych,

e)  jedną osobą z min. 3-letnim doświadczeniem zawodowym jako projektant, posiadającą uprawnienia do projektowania w specjalności telekomunikacyjnej,

f)   jedną osobą, która jest uprawniona do prowadzenia badań konserwatorskich zabytków wpisanych do rejestru zabytków posiadającą: - tytuł zawodowy magistra uzyskany po ukończeniu studiów wyższych na kierunku konserwacja i restauracja dzieł sztuki lub w specjalności w zakresie konserwacji zabytków oraz odbyła po ukończeniu tych studiów co najmniej 9-miesięczną praktykę zawodową w zakresie konserwacji lub badania zabytków wpisanych do rejestru zabytków, lub - jeśli dziedzina nie jest objęta programem studiów wyższych jw.: świadectwo ukończenia szkoły średniej zawodowej oraz tytuł zawodowy albo wykształcenie średnie i dyplom potwierdzający posiadanie kwalifikacji zawodowych w zawodach odpowiadających danej dziedzinie albo dyplom mistrza w zawodzie odpowiadającym danej dziedzinie oraz odbyła co najmniej 4-letnią praktykę zawodową w zakresie konserwacji lub badania zabytków wpisanych do rejestru zabytków.

Doświadczenie należy liczyć od daty uzyskania uprawnień projektowych.

Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji w ramach posiadanych uprawnień.

Zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, samodzielne funkcje techniczne w budownictwie mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane, będące członkami właściwych izb samorządu zawodowego. Wydanie decyzji w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych w budownictwie nabytych w państwach członkowskich UE oraz wpis do stosownej izby odbywa się po przeprowadzeniu właściwego postępowania weryfikacyjnego przez odpowiedni organ samorządu zawodowego w Polsce na zasadach określonych w ustawie z dnia 22 grudnia 2015 r. o zasadach uznawania kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

W odniesieniu do przedmiotowego warunku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do Zapytania ofertowego.

Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1.   Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

2.   Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY.

3.   W ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.

4.   Wykonawca określi cenę (brutto) oferty, która stanowić będzie wynagrodzenie ryczałtowe za przedmiot zamówienia.  

5.   Wartość umowy obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem kompletnej dokumentacji projektowej wraz ze wszystkimi niezbędnymi oświadczeniami, pozwoleniami (w tym pozwoleniem na budowę), opiniami i uzgodnieniami oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.

6.   Wartość umowy uwzględnia wszystkie koszty, w tym ryzyko Wykonawcy z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją zamówienia, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania przedmiotu i zakresu zamówienia nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia ryczałtowego określonego w umowie zawartej pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą. Wyceniając przedmiot zamówienia, Wykonawca winien odnieść się do warunków umownych oraz   warunków   przedstawionych   w   zapytaniu   ofertowym   w   celu   uzyskania pełnych wskazówek, informacji, instrukcji. Cena winna pokrywać wszystkie wymogi kompletnego i należytego wykonania usługi niezależnie od tego, czy w dokumentach zamówienia są one opisane szczegółowo, czy nie.

7.   Wartość umowy pokrywa wszelkie koszty wykonania usługi, jak również m.in. koszty:

-  wypełnienia obowiązków wynikających z umowy i wszystkich innych zobowiązań i wymagań związanych z wykonaniem usługi,

              -   analiz laboratoryjnych, jeśli będą potrzebne, oraz wszelkie koszty z tym związane,

-  koszty wykonania wszelkich wymaganych przepisami badań, sprawdzeń, pomiarów, w tym pomiarów geodezyjnych,

-  koszty związane z postępowaniami administracyjnymi, których przeprowadzenie będzie konieczne w toku realizacji przedmiotu umowy oraz koszty ogólne Wykonawcy, zysk, podatki.

8.   Cena oferty nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.   Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

3.   Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:

X_C x 100%

gdzie:

X_C - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

Sposób obliczenia X_C:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X_{C =} cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

1.   Oferty należy składać do dnia 10 listopada 2023 r. do godziny 09:30.

2.   Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.   Składana oferta musi zawierać:

a)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,

b)  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG,

c)   wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ OSÓB.

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Emilia Gajdzis – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-28, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.   Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

XI.   Załączniki  

1.   ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,

2.   ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY,

3.   ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYKAZ USŁUG,

4.   ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ OSÓB,

5.   ZAŁĄCZNIK NR 5 – DOKUMENTACJA:

a.   kopia protokołu ustaleń z czynności kontrolno-rozpoznawczych Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Elblągu z dnia 05.12.2022 r.,

b.   kopia protokołu kontroli technicznej budynku przedszkola (przegląd roczny) nr 188/2022
z dnia 15.10.2022 r.,

c.   kopia ekspertyzy technicznej dot. oceny elewacji budynku Przedszkola nr 8
z  dnia 15.10.2022 r.,

d.   zalecenia Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków z dnia 04.09.2023 r.,

e.   dokumentacja projektowo-kosztorysowa dostosowania budynku Przedszkola nr 8
przy ul. Bema 9 w Elblągu do wymogów przepisów przeciwpożarowych, która posiada ważne pozwolenie na budowę nr 78/2023 z dnia 19 kwietnia 2023 r. (do ewentualnego wykorzystania).