Poznań 20 października 2023 r.

SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Spółka z o.o.

ul. Piekary 19, 61-823 Poznań

NIP 7781411344, REGON 634512019, KRS 0000174198

tel. 61 656 35 00

1.      Zwraca się z uprzejma prośbą o złożenie szacunkowej oferty cenowej na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, a także usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego na rzecz Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o. w Poznaniu.

2.      Przedmiot zamówienia stanowią w szczególności:

1) usługi pocztowe w rozumieniu art. 2 ust. 1 Prawa pocztowego, polegające na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek oraz ewentualnych ich zwrotach – całość w obrocie krajowym i zagranicznym, przy czym przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym;
przesyłki listowe są to: przesyłki listowe nierejestrowane, przesyłki listowe rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru oraz przesyłki listowe rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (doręczenia) przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru oraz przesyłki listowe krajowe, rejestrowane i nierejestrowane, które powinny być doręczone w dniu następnym po dacie nadania, jednak nie później niż w 4. dniu od dnia nadania u wykonawcy (ekonomiczne), a także przesyłki listowe zagraniczne, doręczane na terenie Europy, rejestrowane i nierejestrowane, które powinny być doręczone nie później niż w 6. dniu od daty nadania u wykonawcy (priorytetowe) i przesyłki listowe zagraniczne, doręczane poza Europą, które powinny być doręczone nie później niż w 14. dniu od daty nadania u wykonawcy;
paczki pocztowe są to: paczki pocztowe krajowe, rejestrowane, które powinny być doręczone nie później niż w 4. dniu od daty nadania u wykonawcy, paczki pocztowe w obrocie zagranicznym na terenie Europy, rejestrowane, które powinny być doręczone nie później niż w 7. dniu od daty nadania u wykonawcy;

2) usługi dodatkowe dotyczące przesyłek listowych rejestrowanych i paczek pocztowych rejestrowanych (ostrożnie traktowanych), polegające na zwrotnym potwierdzeniu odbioru ww. przesyłki oraz zwrocie do siedziby zamawiającego ww. przesyłek pocztowych, których nie dostarczono adresatom;

3) odbieranie przesyłek listowych i paczek pocztowych z biura obsługi klienta zlokalizowanego w siedzibie zamawiającego, dostarczenie ich do placówki pocztowej w celu nadania i dostarczenie zamawiającemu w dniu następnym po dniu nadania, potwierdzenia nadania ww. przesyłek i paczek.

3.      W formularzu cenowym (załączniku nr 1) zestawiono wszystkie rodzaje przesyłek listowych i paczek pocztowych, podlegające wycenie i obsłudze zgodnie z umową przez wykonawcę, z uwzględnieniem ich wagi, maksymalnych terminów doręczenia oraz wielkości (wymiarów).

4.      Wykonawca zapewnia zamawiającemu dostarczenie (bez naruszenia tajemnicy korespondencji) do adresatów mających swoje siedziby lub miejsca zamieszkania w kraju lub za granicą RP wszystkich przesyłek listowych oraz paczek pocztowych, które zamawiający przekazał wykonawcy w celu ich nadania do odpowiednich adresatów.

5.      Zamawiający zobowiązuje się do właściwego, uporządkowanego, przygotowania przesyłek listowych i paczek pocztowych oraz sporządzenia zestawień dla przygotowanych do wysłania:

a) przesyłek listowych rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki listowej do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wykonawcy, a kopia stanowi dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek listowych rejestrowanych;

b) przesyłek listowych nierejestrowanych - zestawienie ilościowe według poszczególnych kategorii wagowych, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wykonawcy, a kopia stanowi dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek listowych zwykłych;

c) paczek pocztowych – wpisanie każdej paczki pocztowej do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wykonawcy, a kopia stanowi dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii paczek pocztowych rejestrowanych.

6.      Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając na stronie adresowej przesyłki rodzaj, jako przesyłki listowe rejestrowane, przesyłki listowe rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (doręczenia) przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, a także przesyłki listowe krajowe, które powinny być doręczone w dniu następnym po dniu nadania i nie później niż w 4. dniu od dnia nadania u wykonawcy. Przesyłki listowe i paczki pocztowe zwane są dalej łącznie przesyłkami.

7.      Przesyłki przygotowane (uporządkowane i zaadresowane) przez zamawiającego do wysyłki będzie odbierać przedstawiciel wykonawcy po okazaniu zamawiającemu stosownego upoważnienia, z siedziby zamawiającego Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o., ul. Piekary 19, codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00-14:30, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Całkowita masa przesyłek przygotowanych do odbioru w każdym dniu nie przekroczy 50 kg.

8.      Oddział w Pile ul. Grunwaldzka 2, Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Pile ul. Grunwaldzka 2 oraz Punkt Informacyjny WARP w Kaliszu ul. Zacisze 2 będą we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku dostarczać przesyłki listowe i paczki do najbliższego dla siedziby oddziału, punktu odbioru wskazanego przez wykonawcę.

9.      Zamawiający będzie stosować wyłącznie swoje opakowania przesyłek; nie dopuszcza się stosowania opakowań wykonawcy, jednak w skrajnych przypadkach dopuszcza się również stosowanie opakowań wykonawcy.

10.   Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wzorów wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz wzoru oznaczenia umożliwiającego identyfikację umowy na podstawie której świadczone są usługi pocztowe.

11.   Wykonawca przekaże zamawiającemu dokumenty potwierdzające liczbę i rodzaj nadanych przesyłek, pokwitowane przez punkt wysyłkowy, najpóźniej dzień po nadaniu przesyłek. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki do siedziby zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca doręczy do siedziby zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po jej doręczeniu. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest zamawiającemu.

12.   Wykonawca dostarczy i przekaże zamawiającemu bez dodatkowych opłat druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych, druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla specjalnych przesyłek listowych nadawanych w placówce Poczty Polskiej S.A. oraz druki służące do nadawania paczek pocztowych w formie listów przewozowych – każdy ww. rodzaj druków (formularzy) w ilości zamówionej każdorazowo przez pracownika zamawiającego.

13.   Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako suma iloczynu ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju i usługi odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego.

14.   Ilości wskazane w Formularzu cenowym - załączniku nr 1 do specyfikacji są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w tabeli (zał. nr 1).

15.   Liczby przesyłek ujętych w formularzu cenowym w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych w trakcie realizacji niniejszego zamówienia.

16.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z usługi w oddziale lub punkcie w momencie zamknięcia działalności w tejże lokalizacji.

17.  Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

 64110000-0 usługi pocztowe

18.  Wykonawca świadczyć będzie usługi w okresie od dnia 02.01.2024 r. do 31.12.2024 r.

19.  Bardzo proszę o przesłanie odpowiedzi do dnia 25 października 2023 r. w postaci plików PDF na platformie zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

20.  Szczegółowych informacji udziela Pan Andrzej Janowski tel. 61 656 35 00.

21.  Szacowanie proszę przesłać na załączonym formularzu załącznik nr 1.

22.  Niniejsze szacowanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu Cywilnego i nie jest zaproszeniem do podpisania umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego w sprawie przedmiotowego zamówienia, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu przepisów ustawy PZP, w szczególności w trybie dialogu konkurencyjnego.