Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel ................ 

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

Szacowanie wartości zamówienia w zakresie wdrożenia systemu skierowanego do obsługi pracowników Urzędu Miasta Rydułtowy

W ramach zadania pn: ”W cieniu Szarloty – jak wydobyć potencjał Miasta Rydułtowy”, Miasto Rydułtowy rozpoczyna działania zmierzające do zrealizowania zadania pn.: „Dostępność cyfrowa”
w zakresie wdrożenie systemu skierowanego do obsługi pracowników Urzędu Miasta Rydułtowy;

Postępowanie zostanie rozpoczęte w roku 2023, zaś podpisanie umowy planuje się w miesiącu styczniu 2024 r.

Mając na uwadze konieczność dokonania wyceny przedmiotu zamówienia przed rozpoczęciem postępowania, Miasto Rydułtowy zwraca się z prośbą o wycenę niżej opisanego wdrożenia:

 System skierowany do obsługi pracowników Urzędu Miasta Rydułtowy

Przedmiotem zamówienia będzie wdrożenie w Urzędzie Miasta Rydułtów portalu informacji kadrowo – płacowej dla pracowników. Portal musi umożliwiać pracownikom i ich przełożonym dostęp do danych kadrowo-płacowych oraz musi informatyzować szereg działań związanych
z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Moduł ma posiadać interfejs w przeglądarce internetowej. Dostęp do systemu powinien być warunkowany od miejsca pracownika w strukturze organizacyjnej jednostki, a tym samym dane możliwe do uzyskania muszą posiadać trzy poziomy dostępu:

·         Pracownicy – pracownicy etatowi umieszczeni w strukturze organizacyjnej, mający dostęp jedynie do swoich danych,

·         Kierownicy – mający dostęp do danych swoich oraz pracowników mu podległych według struktury organizacyjnej jednostki / Biura / Referatu/ Wydziału,

·         Administratorzy – osoby wyznaczone do zmiany parametrów systemu.

Założenia formalne Zamówienia:

• Oprogramowanie musi być zgodne Ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych oraz z WCAG 2.1,
• Oprogramowanie musi zostać zainstalowane na serwerze Zamawiającego,
• Oprogramowanie musi działać tylko w sieci wewnętrznej Urzędu Miasta Rydułtowy,
• Oprogramowanie musi mieć weryfikację użytkowników poprzez dowolny system logowania,
• Okres Asysty technicznej: do 31.03.2024 r.
• Okres udzielonej licencji: 24 miesiące od dnia zainstalowania i podpisania protokołu odbioru,
• Okres gwarancji na poprawne działanie Oprogramowania: 24 miesiące od dnia zainstalowania i podpisania protokołu odbioru,
• Ilość aktywnych użytkowników (licencji): 110 osób. Nie dopuszcza się udzielenia licencji tzw. „pływających”. Oczekuje się, że w każdym momencie do portalu obsługi pracowników może zalogować się nie mniej niż 110 osób.
• Wdrożenie: do 08.03.2024 r. (brak możliwości wydłużenia terminu wdrożenia),
• Oprogramowanie musi współpracować z bazami danych Oprogramowania dziedzinowego (kadrowo-płacowego) Wykonawcy REKORD SI.
• Po wdrożeniu Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkoleń  stacjonarnych w siedzibie Zamawiającego z obsługi Oprogramowania w zakresie funkcjonalności dla:  pracowników, kierowników oraz administratorów.

Wymagana minimalna funkcjonalność:

Dla pracowników:

·         Podgląd: kalendarza absencji, wykorzystania urlopu, historii zatrudnienia, umów
o pracę, wyposażenia,

·         Możliwość składania: elektronicznych kart urlopowych (wraz ze wszystkimi konsekwencjami, zatwierdzaniem ich poprzez osoby stojące wyżej w strukturze organizacyjnej lub ich zastępców), wniosków o wyjście prywatne lub służbowe, wniosków o odpracowanie, składania wniosków o pracę zdalną,

·         Analiza danych z systemu rejestracji czasu pracy z systemu RATUSZ oprogramowania Wykonawcy REKORD SI, tj.:  wejścia, wyjścia, wyjścia służbowe, bilans czasu pracy, nadgodziny, możliwość pobrania wydruku bilansu czasu pracy i jego wydruk za dany okres,

·         Możliwość pobrania: paska płacowego, PIT-11 oraz informacji rocznej i miesięcznej dla ubezpieczonego przez pracownika,

·         Wykaz świadczeń z Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych,

·         Wbudowany programowy rejestrator Rejestru Czasu Pracy współpracujący
z oprogramowaniem Wykonawcy REKORD SI.

·         Możliwość generowania plików PDF z wizualizacją poszczególnych funkcjonalności (np. kart urlopowych, wniosków urlopowych etc.) do formatu PDF oraz wykonywanie wydruków bezpośrednio z systemu.

Dla Kierowników:

·         Rozpatrywanie wniosków: urlopowych, o wyjście prywatne lub służbowe,
o odpracowanie, o pracę zdalną pracowników podwładnych wraz z delegacją tego obowiązku w górę w strukturze organizacyjnej w przypadku absencji lub przez wyznaczonego zastępcę

·         Statystyki i analiza czasu pracy pracowników podległych,

·         Analiza i zarządzanie zastępstwami,

·         Zlecanie (polecenia) delegacji oraz pracy w godzinach ponadwymiarowych,

·         Możliwość dodawania pracowników zatrudnionych na czas określony (np. zastępstwa, staż etc.)

·         Możliwość generowania plików PDF z wizualizacją poszczególnych funkcjonalności (np. kart urlopowych, wniosków urlopowych etc.) do formatu PDF oraz wykonywanie wydruków bezpośrednio z systemu.

Dla Administratorów

·         Zarządzanie użytkownikami (możliwość tworzenia użytkowników, nadawania odpowiednich uprawnień w zależności od pozycji w strukturze organizacyjnej, usuwanie użytkowników),

Nadawanie / zmianę / resetowanie haseł użytkownikom