ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

DZP.271.76.2023.JG

Wykonanie usługi nagłośnienia i  oświetlenia sceny oraz  obsługi nagłośnienia i oświetlenia podczas koncertu Elbląskiej Orkiestry Kameralnej z doangażowanymi artystami z okazji Dni Papieskich w Hali Sportowo Widowiskowej w Elblągu w dniu 26 października 2023 roku.

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1 

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.  Przedmiotem zamówienia jest wykonanie obsługi technicznej  podczas koncertu Elbląskiej Orkiestry Kameralnej wraz z doangażowanymi artystami z okazji Dni Papieskich w Hali Sportowo Widowiskowej w Elblągu w dniu 26 października 2023 roku.

2.  Zakres zamówienia obejmuje:

a) dostarczenie, montaż, demontaż  i  obsługę aparatury nagłośnieniowej zgodnie z dostarczonymi riderami wykonawców koncertu

b) dostarczenie, montaż i demontaż  i obsługę aparatury oświetleniowej gwarantującej właściwe oświetlenie sceny

c) realizację dźwięku oraz oświetlenia podczas wydarzenia.

3.  Koncert wraz z wręczeniem nagrody TUUS odbędzie się na scenie ustawionej w Hali Sportowo Widowiskowej w Elblągu przy al. Grunwaldzkiej 135 w dniu 26 października 2023 r. wg harmonogramu:

Harmonogram uroczystości:

17.00         Rozpoczęcie uroczystości

                 Wręczenie nagrody TUUS

                 Koncert Elbląskiej Orkiestry Kameralnej

Ok. 19:00   Zakończenie uroczystości

Próba przed koncertem w godz. 12:00 – 14:00

Montaż sceny nastąpi w dniu 25 października 2023r, demontaż sceny w dniu 27 października 2023 r.

Rider techniczny, który musi spełnić Wykonawca znajduje się w ZAŁĄCZNIKU NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

4.  Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania  ofert.

III.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

data rozpoczęcia - data udzielenia zamówienia

data zakończenia – 27 października 2023 r.

IV.   WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

Warunkiem udziału w postępowaniu jest:

1. wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usług polegających na wykonaniu obsługi nagłośnienia i oświetlenia oraz obsługi koncertów muzycznych wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga, aby co najmniej dwie usługi potwierdzające spełnienie przedmiotowego warunku zostały wykonane przez tego z Wykonawców wspólnie ubiegających się, który wykona usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO wraz z referencjami.

Zamawiający będzie oceniał wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu

2.  dysponowanie osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:

a)  co najmniej 1 osobą  odpowiedzialną  za nagłośnienie, która wykonała w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, co najmniej 2 usługi nagłośnienia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych.

b) co najmniej 1 osobą  odpowiedzialną za oświetlenie, która wykonała w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, co najmniej 2 usługi oświetlenia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB,  którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 5 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO .

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2. Cena Netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 OFERTA WYKONAWCY

3.  W ZAŁĄCZNIKU NR 1 OFERTA WYKONAWCY  należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.  

4. Cena nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.      Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami
o następujących wagach

(1) cena (brutto) - 70%

(2) doświadczenie osoby odpowiedzialnej za nagłośnienie  - 15%

(3) doświadczenie osoby odpowiedzialnej za oświetlenie - 15%

3.  Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana przez jednego oceniającego dla oferty, w przyjętych kryteriach oceny ofert:   

X₍₁₎ x 70% + X₍₂₎ x 15% + X₍₃₎ x 15%

gdzie:

X_{(1) –} liczba punktów przyznawana w kryterium cena (brutto)

X_{(2) –} liczba punktów przyznawana w kryterium doświadczenie osoby odpowiedzialnej za nagłośnienie

X_{(3) –} liczba punktów przyznawana w kryterium doświadczenie osoby odpowiedzialnej za oświetlenie

(2)   Sposób obliczenia X₍₂₎:

W celu uzyskania punktów w przedmiotowym kryterium Wykonawca musi złożyć wraz z ofertą Wykaz osób, w którym wskaże doświadczenie  osób odpowiedzialnych  za nagłośnienie w zakresie usług nagłośnienia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach  sportowych  w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

W przypadku gdy Wykonawca wskaże więcej niż jedną osobę, punkty będą przyznane dla osoby mającej największe doświadczenie.

W przypadku zmiany tej osoby na inną w trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia, osoba zastępująca musi posiadać co najmniej takie same doświadczenie, co osoba zastąpiona.

Punkty zostaną przyznane w sposób następujący:

-    50 pkt za wykonanie 3 usług nagłośnienia i oświetlenia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych,

-    100 pkt za wykonanie 4 lub więcej usług nagłośnienia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych.

Zamawiający przyzna punkty w przedmiotowym kryterium na podstawie oświadczenia zawartego w ZAŁĄCZNIKU NR 5 do Zapytania ofertowego - WYKAZ OSÓB .

(3)   Sposób obliczenia X₍₃₎:

W celu uzyskania punktów w przedmiotowym kryterium Wykonawca musi złożyć wraz z ofertą Wykaz osób, w którym wskaże doświadczenie  osoby odpowiedzialnej za oświetlenie w zakresie usług oświetlenia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach  sportowych w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

W przypadku gdy Wykonawca wskaże więcej niż jedną osobę, punkty będą przyznane dla osoby mającej największe doświadczenie.

W przypadku zmiany tej osoby na inną w trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia, osoba zastępująca musi posiadać co najmniej takie same doświadczenie, co osoba zastąpiona.

Punkty zostaną przyznane w sposób następujący:

-    50 pkt za wykonanie 3 usług oświetlenia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych,

-    100 pkt za wykonanie 4 lub więcej usług oświetlenia podczas koncertów wykonywanych przez orkiestrę w halach sportowych.

Zamawiający przyzna punkty w przedmiotowym kryterium na podstawie oświadczenia zawartego w ZAŁĄCZNIKU NR 5 do Zapytania ofertowego - WYKAZ OSÓB .

VII. termin składania ofert

1.      Oferty należy składać do dnia  9  października 2023 r. do godziny 09:30

2.      Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.      Składana oferta musi zawierać:

    - wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do Zapytania ofertowego - OFERTA WYKONAWCY

-  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 4 do Zapytania ofertowego – WYKAZ USŁUG (wraz z referencjami)

-  wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 5 do Zapytania ofertowego – WYKAZ OSÓB

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Justyna Grabowska– Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-78, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje wzór Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.      Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.               Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.      Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.               W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

XI.   Załączniki  

1.    ZAŁĄCZNIK NR 1 - OFERTA WYKONAWCY

2.    ZAŁĄCZNIK NR 2 – WZÓR UMOWY

3.    ZAŁĄCZNIK NR 3 – RIDER TECHNICZNY WYKONAWCÓW

4.    ZAŁĄCZNIK NR 4 -  WYKAZ USŁUG

5.    ZAŁĄCZNIK NR 5-   WYKAZ OSÓB