ZAPYTANIE OFERTOWE WARP-5/Z/2023

I.             ZAMAWIAJĄCY:

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Spółka z o.o.

ul. Piekary 19, 61-823 Poznań

NIP 7781411344, REGON 634512019, KRS 0000174198

tel. 61 656 35 00, faks 61 656 35 66

Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego dotyczącego udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000,00 zł netto, bez stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1710). Zamówienie finansowane jest ze środków własnych.

II.           OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.      Przedmiotem zamówienia jest: usługa recertyfikacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z ISO 9001:2015 w okresie 3 lat ( recertyfikacja, I audyt nadzoru, II audyt nadzoru) dla Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o. dla wszystkich procesów realizowanych przez Spółkę. Obecny certyfikat jest ważny do 13.11.2023 r.

2.      Zakres świadczonych usług z podziałem na lokalizacje:

a)    Poznań:

- udzielanie pożyczek mikro i małym przedsiębiorcom na rozpoczęcie oraz rozwój działalności gospodarczej,

- udzielanie dotacji na rozwój przedsiębiorczości,

- świadczenie usług szkoleniowych, doradczych o charakterze ogólnym oraz informacyjnym mikro, małym i średnim przedsiębiorcom oraz podmiotom podejmującym działalność gospodarczą.

b)    Oddział w Pile:

- udzielanie pożyczek mikro i małym przedsiębiorcom na rozpoczęcie oraz rozwój działalności gospodarczej,

- wynajem i zarządzanie nieruchomościami,

- świadczenie usług szkoleniowych, doradczych o charakterze ogólnym oraz informacyjnym mikro, małym i średnim przedsiębiorcom oraz podmiotom podejmującym działalność gospodarczą.

c)    Punkt Informacji Funduszy Europejskich w Pile:

- świadczenie usług szkoleniowych, doradczych o charakterze ogólnym oraz informacyjnym mikro, małym i średnim przedsiębiorcom oraz podmiotom podejmującym działalność gospodarczą.

d)    Punkt Informacji WARP Sp. z o.o. w Kaliszu:

- świadczenie usług doradczych o charakterze ogólnym oraz informacyjnym mikro, małym i średnim przedsiębiorcom oraz podmiotom podejmującym działalność gospodarczą.

3.    Liczba pracowników Wielkopolskiej Agencji Rozwoju przedsiębiorczości Sp. z o.o. objęta zakresem Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2015 wynosi 82 osoby w następujących lokalizacjach:

·       Poznań – 75 osób

·       Piła – 8 osób

·       Kalisz – 2 osoby

4.    Certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 w następujących Jednostkach:

a)  Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o. – ul. Piekary 19,
61-823 Poznań,

b)  Oddział WARP Sp. z o.o. w Pile – ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła,

c)   Punkt Informacyjny WARP Sp. z o.o. – ul. Zacisze 2, 62-800 Kalisz

d)  Punkt Informacji Funduszy Europejskich w Pile – ul. Grunwaldzka 2, 64-920 Piła.

5.    Oznaczenie przedmiotu zamówienia we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

72225000-8 - Usługi w zakresie oceny i analizy gwarancji jakości systemu

6.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z usługi w oddziale lub punkcie w momencie zamknięcia działalności w tejże lokalizacji.

III.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

1.      W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa następujące dokumenty:

a)    posiadania akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji na wydawanie kredytowanych  Certyfikatów ISO 9001:2015. Na potwierdzenie Wykonawca przedłoży dokument (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem) o spełnieniu warunku posiadania akredytacji;

b)    wpis do KRS lub CEIDG (Zamawiający nie wymaga załączenia dokumentów do oferty jeżeli Wykonawca wskaże link do ogólnodostępnej bazy, z której Zamawiający pobierze dokument).

c)    posiadania minimum 5-letniego doświadczenia w świadczeniu kompleksowych usług certyfikacyjnych z zakresu systemów zarządzania jakością;

d)    posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie audytowania wg wymagań normy ISO 9001:2015. Na potwierdzenie Wykonawca przedstawi wykaz certyfikowanych firm i jednostek - minimum 5 takich audytów;

e)    posiadania doświadczenia w zakresie nadzorowania zintegrowanego systemu zarządzania jakością i kontroli zarządczej. Na potwierdzenie Wykonawca przedstawi 2 listy referencyjne;

f)     Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 1),

g)    Wypełnione i podpisane oświadczenie dot. przesłanek wykluczenia (załącznik nr 2),

h)    Podpisane oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (załącznik nr 3).

2.      Z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, którzy powiązani są osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy w szczególności poprzez:

·         uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

·         posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

·         pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

·         pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

IV.          PRZYGOTOWANIE OFERTY:

1.    Ofertę należy składać w postaci plików PDF.

2.    Oferta winna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym  przez osobę/osoby  uprawnione do reprezentowania  Wykonawcy  (wymienione  we  właściwym rejestrze lub ewidencji) bądź umocowane przez te osoby do składania ofert (należy załączyć kopię stosownego pełnomocnictwa).

3.    Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę do zamówienia. Złożenie  większej  liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje  odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

4.    Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca musi wyraźnie zaznaczyć, że wycofuje wcześniejszą ofertę i oznaczyć nową jako wiążącą.

5.    Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6.    Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

7.    Zamawiający nie dopuszcza możliwości uczestnictwa podwykonawców w realizacji zamówienia.

8.    Niezłożenie dokumentów oraz nie spełnienie warunków udziału w postepowaniu określonych w pkt. III i IV skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V.            TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1.    Ofertę należy składać w postaci plików PDF na platformie zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

2.        Oferty należy składać w terminie do 15.05.2023 r. do godziny 12:00.

3.        Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.    Za datę wpływu oferty, dokumentów, oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich wczytania do systemu (przesłania na Platformę).

5.    Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcą w sprawie niniejszego zapytania jest:
p. Andrzej Janowski, tel.: 61 656 35 00, e-mail: zamowienia@warp.org.pl

VI.          KRYTERIUM WYBORU OFERTY:

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującym kryterium:

·       100% cena

VII.           INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

VIII.     ZWIAZANIA OFERTĄ:

Wykonawca  pozostaje  związany  złożoną  ofertą  przez  okres  30  dni  kalendarzowych.  Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu.

IX.          PŁATNOŚCI:

Płatność za wykonanie zamówienia – przelewem na konto Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

X.            TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Przewidywane terminy przeprowadzenia audytów:

·         październik-listopad 2023 (recertyfikacja)

·         październik-listopad 2024 (audyt pośredni)

·         październik-listopad 2025 (audyt pośredni)

Dokładna data każdego spotkania musi zostać ustalona w porozumieniu z Zamawiającym.

XI.            ZASTOSOWANA PROCEDURA:

1.      Postępowanie  o  udzielenie zamówienia  prowadzone  jest  w  trybie  zapytania  ofertowego o  wartości nieprzekraczającej  kwoty  określonej  w  art.  2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2022 r., poz. 1710).

2.      Zapytanie ofertowe – zgodnie z Regulaminem zakupów WARP Sp. z o.o. oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3.      Zamawiający  dopuszcza  możliwość  zmiany  zapisów  zapytania  ofertowego  przed  upływem terminu składania ofert.

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia  niniejszego  postępowania na każdym  jego etapie - bez  podania  przyczyn,  w  szczególności bez wyłonienia najkorzystniejszej oferty, a także po wyłonieniu  najkorzystniejszej  oferty,  a przed zawarciem umowy.

5.      Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów informacji. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień. W przypadku braku dostarczonych dokumentów za wyjątkiem formularza ofertowego Zamawiający jednokrotnie wezwie Wykonawców do uzupełnienia dokumentów.

6.      Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, co do których, wskutek sprawdzenia wiarygodności oferty, poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

7.      Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi Oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

8.      Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia.

Załączniki:

Załącznik nr 1 do WARP-5/Z/2023 – Formularz ofertowy,

Załącznik nr 2 do WARP-5/Z/2023 – Oświadczenie wykonawcy dot. przesłanek wykluczenia

Załącznik nr 3 do WARP-5/Z/2023 – Oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.