Postępowanie ID: 732351 : RI.042.99.25.2023.E Badanie przez biegłego rewidenta dokumentów finansowo-księgowych projektu „Kreujemy+Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+ Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO”

Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Szanowni Państwo,

Gmina Miasto Krosno zwraca się z prośbą o podanie szacunkowej wyceny usługi: „Badanie przez biegłego rewidenta dokumentów finansowo-księgowych projektu „Kreujemy+Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO” współfinansowanego w 85% ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz w 15%  z budżetu państwa”.          

I.       Podstawowe informacje na temat projektu.

Beneficjentem projektu jest Gmina Miasto Krosno, a Partnerami projektu są: Państwowa Akademia Nauk Stosowanych w Krośnie (do dnia 31.12.2022 r. Karpacka Państwowa Uczelnia w Krośnie), Cech Rzemiosł Różnych w Krośnie, Stowarzyszenie Krośnieński Uniwersytet Trzeciego Wieku, Stowarzyszenie Kultury Dzieci i Młodzieży DYSONANS, Stowarzyszenie Kogel Mogel, Fundacja Karpacki Klaster Ekonomii Społecznej, Gmina Miasta Gdynia oraz Gmina Øygarden
z Norwegii.

Celami głównymi projektu są kompleksowa poprawa jakości życia w Krośnie oraz lepsze dostosowanie administracji Krosna do potrzeb obywateli.

Łącznie w ramach projektu realizowane są 33 przedsięwzięcia, w tym 20 z nich wdrażanych jest przez Gminę Miasto Krosno, a pozostałe przez Partnerów projektu.

Termin realizacji projektu: 09.07.2021 r. – 30.04.2024 r.

Wartość projektu zgodnie z umową o dofinansowanie: 17 757 066,33 zł. Wartość dofinansowania 15 328 498,86 zł. Ostateczna całkowita wartość projektu może ulec zmianie w trakcie wdrażania projektu.   

II.      Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest usługa biegłego rewidenta obejmująca badanie dokumentów finansowo-księgowych oraz sporządzenia protokołów z tych badań dla projektu „Kreujemy+Rozwijamy+ Ożywiamy+Stymulujemy+Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO”. Projekt realizowany jest w ramach Programu Rozwój Lokalny i współfinansowany w 85% ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz w 15%  z budżetu państwa.

Kod CPV: 79212100-4 Usługi audytu finansowego

  1.    Zakres przedmiotowy zamówienia obejmuje kontrolę prawidłowości wydatkowania przyznanego dofinansowania bezpośrednio w siedzibie Beneficjenta Projektu - Gminy Miasto Krosno (ul. Lwowska 28a, 38-400 Krosno) oraz w siedzibach Partnerów Projektu tj. Państwowej Akademii Nauk Stosowanych w Krośnie (do dnia 31.12.2022 r. Karpackiej Państwowej Uczelni w Krośnie) (ul. Rynek 1, 38-400 Krosno), Cechu Rzemiosł Różnych w Krośnie (ul. Piłsudskiego 14, 38-400 Krosno), Stowarzyszenia Krośnieński Uniwersytet Trzeciego Wieku (ul. Ks. P. Skargi 1, 38-400 Krosno), Stowarzyszenia Kultury Dzieci i Młodzieży DYSONANS (ul. Powstańców Śląskich 75, 38-400 Krosno), Stowarzyszenia Kogel Mogel (ul. Ks. J. Popiełuszki 33, 38-400 Krosno) oraz  Fundacji Karpacki Klaster Ekonomii Społecznej (ul. Lwowska 18, 38-500 Sanok) zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. 2022, poz. 1302) oraz zgodnie z postanowieniami dotyczącymi sprawozdawczości, zawartymi w Umowie w sprawie projektu nr 12/2021/RL „Kreujemy+ Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+ Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO”.

  2.    Zamawiający dopuszcza możliwość pracy zdalnej na skanach dokumentów w uzasadnionych przypadkach.

  3.    Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności sprawdzenie i analizę przygotowywanych przez Gminę Miasto Krosno części finansowych Raportów z realizacji projektu (okresowych, rocznych i końcowego), na które składają się: „Rozliczenie ze względu na źródło finansowania”, „Rozliczenie transz dofinansowania”, „Zestawienie dokumentów księgowych” wraz z dokumentami wskazywanymi w ww. dokumentach (m.in. fakturami/protokołami odbioru prac/potwierdzeniami dokonania przelewów, listami płac), zgodność z polityką rachunkowości danej jednostki, a także każdorazowo przygotowania stosownego Protokołu z badania raportu z realizacji projektu przez biegłego rewidenta (według wzoru dołączonego do szacowania).

  4.    Badanie części finansowej sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z wykorzystania dofinansowania, obejmuje w szczególności ocenę:

a)  kompletności, poprawności, rzetelności sprawozdań finansowych dotyczących zrealizowanych wydatków w Projekcie z umową w sprawie projektu nr 12/2021/RL,

b)  prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków w Projekcie, zgodnie z obowiązującą wersją dokumentu „Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021” dostępnego na stronie internetowej: https://www.eog.gov.pl/,

c)   zgodności poniesionych wydatków ze szczegółowym budżetem projektu oraz umową w sprawie projektu nr 12/2021/RL,

d)  kompletności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,

e)  zgodności wydatków w Projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla Projektu ewidencji księgowej,

f)    zachowania terminów związanych z ponoszeniem wydatków,

g)  zachowania terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji,

h)  poprawności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,

i)    poprawności przeliczeń kursowych (jeśli występują),

j)    poprawności dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości.

  5.    Zamawiający oświadcza, iż dokumenty prawne znajdują się na stronie www.eog.gov.pl w zakładce Zapoznaj się z Funduszami – Dowiedz się więcej o programie Rozwój Lokalny oraz Podstawy prawne.

  6.    Przy badanym raporcie biegły rewident musi uwzględnić w szczególności poniższe regulacje:

a)    Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 przyjęte przez norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych zgodnie z art. 10.5 Umowy między Królestwem Norwegii a Unią Europejską ws. Norweskiego Mechanizmu Finansowego w dniu 23 września 2016 r.

b)    Wytyczne przyjęte przez Komitet Mechanizmu Finansowego w zakresie dotyczącym realizacji Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.

c)    Wytyczne Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

d)    Regulamin naboru w ramach Programu „Rozwój Lokalny”.

e)    Podręcznik Beneficjenta Programu „Rozwój Lokalny”.

Ponadto Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia będzie zobowiązany do stosowania się do bieżących aktualizacji dokumentów programowych publikowanych na stronie Programu – jeżeli zaistnieje taka okoliczność.

  7.    Wynikiem badania prowadzonego przez biegłego rewidenta będzie ocena sporządzona na wzorze Protokołu dołączonego do szacowania potwierdzająca, że część finansowa sprawozdania jest prawidłowa, kwoty przedstawione do rozliczenia w sprawozdaniu są zgodne z dokumentami księgowymi (m.in. fakturami/ rachunkami/umowami) oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (przelewy) oraz, że wydatki zostały prawidłowo zaklasyfikowane do kategorii wydatków bieżących i majątkowych. W protokole powinny zostać zawarte rekomendacje i zalecenia pokontrolne (jeżeli takie wystąpią).

  8.    Zamawiający wymaga, aby badanie poszczególnych raportów z realizacji projektu było oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji tj. wszystkich wydatków poniesionych przez Gminę Miasto Krosno, Państwową Akademię Nauk Stosowanych w Krośnie (do dnia 31.12.2022 r. Karpacką Państwową Uczelnię w Krośnie), Cech Rzemiosł Różnych w Krośnie, Stowarzyszenie Krośnieński Uniwersytet Trzeciego Wieku, Stowarzyszenie Kultury Dzieci i Młodzieży DYSONANS, Stowarzyszenie Kogel Mogel oraz Fundację Karpacki Klaster Ekonomii Społecznej  i przedstawionych w ramach poszczególnych raportów.

  9.    Zamawiający szacuje łączną liczbę raportów finansowych w liczbie 3 sztuk, w tym: 2 raporty okresowe (składane po wydatkowaniu min. 70% przekazanej transzy dotacji, umożliwiającej wnioskowanie o kolejną płatność) oraz 1 raport końcowy.

10.    Termin zakończenia realizacji Projektu / kwalifikowalności wydatków przypada na dzień 30 kwietnia 2024 r.

Wobec powyższego Wykonawca wykona czynności objęte przedmiotem zamówienia w następujących terminach:

a)      dla Raportów okresowych – przygotuje i przekaże Zmawiającemu Protokół z badania raportu z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie do 10 dni od dnia udostępnienia kompletu dokumentów objętych badanym Raportem okresowym.

-        Planowany termin przygotowania pierwszego raportu okresowego – I/II kwartał 2023 r.

-        Planowany termin przygotowania drugiego raportu okresowego – IV kwartał 2023 r.

b)      dla Raportu końcowego – przygotuje i przekaże Zamawiającemu Protokół z badania raportu z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie do 10 dni od dnia udostępnienia kompletu dokumentów objętych badanym Raportem końcowym, jednak nie później niż 22 kwietnia 2024 r.,

c)      w przypadku stwierdzonych przez Operatora Programu (Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej), nieprawidłowości w raporcie, wymagających korekty Protokołu z badania raportu z realizacji projektu przez biegłego rewidenta, Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania informacji o konieczności korekty dokona nieodpłatnie ponownej weryfikacji poprawionego przez Zamawiającego Raportu.

11.    Biegły rewident, w przypadku konieczności, będzie ściśle współpracował z audytorem/kontrolą, w tym w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla audytora/kontroli oraz ewentualnego udostępnienia dokumentacji z przeprowadzonego badania.

12.    Rozliczenie wykonania zamówienia nastąpi w oparciu o rzeczywistą liczbę przygotowanych przez biegłego rewidenta Protokołów (osobna płatność za każdy protokół). Wskazane terminy przygotowania raportów oraz ich liczba mogą ulec zmianie, co związane jest z możliwością przesunięcia harmonogramu realizacji, a tym samym zmianą terminów wystawienia faktur i innych dokumentów finansowo-księgowych, będących przedmiotem oceny i kontroli ze strony biegłego rewidenta.

13.    Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół zdawczo-odbiorczy. Wystawienie faktury nastąpi po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego zaakceptowanego przez obie strony.

14.    Termin płatności wynosi każdorazowo 30 dni od daty ich otrzymania przez Zamawiającego. Za datę zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

15.    Wykonawca w trakcie opracowania/prac nad przedmiotem zamówienia, lub po jego zakończeniu dokona stosownych korekt lub poprawek w toku bieżących prac na podstawie uwag wniesionych przez Operatora Programu lub Zamawiającego.

16.    Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę wykonania części zamówienia lub całości podwykonawcom.

III.    Termin realizacji przedmiotu zamówienia.

Od dnia zawarcia umowy do 22 kwietnia 2024 r. przy zachowaniu terminów cząstkowych wyznaczonych na badanie raportów okresowych.

IV.    Wymagania względem Wykonawcy.

O udzielenie zamówienia będą mogli ubiegać się Wykonawcy, którzy:

   1.   Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, tj. biegli rewidenci wpisani na listę podmiotów uprawnionych do wykonywania badań sprawozdań finansowych. W przypadku, gdy Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia więcej niż jedną osobę, wszystkie te osoby muszą posiadać wskazane uprawnienia i będą zobowiązane do uczestniczenia w jego realizacji. Osoba/osoby wskazana/wskazane przez Wykonawcę będzie/będą wpisana/wpisane do umowy. Osoba/osoby ta/te będzie/będą musiała/musiały wykonywać przewidziane dla niej czynności osobiście.
Nie dopuszcza się możliwości zmiany tej/tych osoby/osób, za wyjątkiem sytuacji, gdy wystąpią uzasadnione przeszkody (nie do usunięcia), aby osoba/osoby wskazana/wskazane do realizacji zamówienia mogła/mogły pełnić obowiązki osobiście - w przypadku wystąpienia przeszkód w ich wykonywaniu Wykonawca niezwłocznie zapewni na swój koszt zastępstwo przez osobę spełniającą co najmniej warunki kwalifikacji i doświadczenia jak wskazane odpowiednio w rozdz. IV ust. 1. Ustanowienie zastępcy wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie oświadczenie oferenta wraz z wykazem osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zakresy wykonywanych czynności, informacji o podstawie do dysponowania oraz załączą do formularza ofertowego:

-        uprawnienia do wykonywania określonej działalności biegłego rewidenta – potwierdzone odpowiednim dokumentem i/lub

-        poświadczenie Krajowej Rady Biegłych Rewidentów o wpisie na listę podmiotów  uprawnionych do badania sprawozdań finansowych - potwierdzone odpowiednim dokumentem;

   2.   Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania usługi. W celu potwierdzenia spełnienia warunków Wykonawca będzie musiał wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania oferty, a jeśli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, że realizuje co najmniej dwie usługi polegające na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków zewnętrznych pochodzących z EOG, NMF lub budżetu państwa Rzeczpospolitej Polskiej. Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie oświadczenie wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie/ wykonywanie usług.

 Prosimy o przedstawienie szacunkowej wartości zamówienia do dnia 03.03.2023 r. Informacje te są niezbędne wyłącznie do oszacowania wartości zamówienia i nie stanowią podstawy do zawarcia umowy.

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego". 

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.