Postępowanie ID: 726755 : OK.042.1.1.2023.B Zorganizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta Krosna i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Krośnie w związku z realizacją przedsięwzięcia pn. „Profesjonalny urzędnik – przegląd i doskonalenie systemu zarządzania kompetencjami” w ramach projektu pn. „Kreujemy+Rozwijamy +Ożywiamy+ Stymulujemy+ Nakreślamy+Odmieniamy=Krosno” realizowanego w ramach Programu Rozwój Lokalny

Projekt pn. „Kreujemy+Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO” realizowany w ramach Programu Rozwój Lokalny, współfinansowany w 85% ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz w 15% z budżetu państwa.

„Wspólnie działamy na rzecz Europy zielonej, konkurencyjnej i sprzyjającej integracji społecznej”

Szanowni Państwo,  

informujemy, że poniższe postępowanie ma charakter szacowania wartości zamówienia.  

Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?

Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. 

W związku z planowanym przez Gminę Miasto Krosno wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie usługi: Zorganizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta Krosna i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Krośnie w związku z realizacją przedsięwzięcia pn. „Profesjonalny urzędnik – przegląd i doskonalenie systemu zarządzania kompetencjami” w ramach projektu pn. „Kreujemy+Rozwijamy +Ożywiamy+ Stymulujemy+ Nakreślamy+Odmieniamy=Krosno” realizowanego w ramach Programu Rozwój Lokalny, Gmina Miasto Krosno zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie szacunkowej wyceny w kwotach netto przedmiotu zamówienia zgodnie z poniższym opisem.

Zakres szkoleń i tematyka szkoleń wynika z przeprowadzonego audytu kompetencji pracowników Urzędu Miasta Krosna i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Krośnie oraz raportu będącego wynikiem audytu.

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkoleń stacjonarno-warsztatowych, którymi objętych zostanie 96  pracowników Urzędu Miasta Krosna i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Krośnie wynikających z przeprowadzonego w ramach projektu audytu i sporządzonego raportu, a obejmujących następującą tematykę: prowadzenie trudnych rozmów z pracownikami, zarządzenie zmianą i stresem oraz komunikacja interpersonalna i empatia.

Szkolenia mają obejmować odpowiednio:

2 dwudniowe spotkania przeznaczone dla 18 osób każde z zakresu prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami (szkolenia dla kadry zarządzającej i kierowniczej),

2 dwudniowe spotkania przeznaczone dla 15 osób każde z zakresu zarządzania zmianą i stresem (szkolenia dla  pracowników średniego szczebla – urzędnicy),

2 dwudniowe spotkania przeznaczone dla 15 osób każde z zakresu komunikacja interpersonalna i empatia (szkolenia dla  pracowników średniego szczebla – urzędnicy),

Szkolenia mają odbywać się na terenie Miasta Krosna.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Organizacja i przeprowadzenie szkoleń w następujących zakresach tematycznych:

 a)      prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami,

Celem szkolenia jest wsparcie kadry kierowniczej w zakresie prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami. Podczas szkolenia uczestnicy powinni zostać zapoznani z rozpoznawaniem stylów myślenia poszczególnych pracowników i dostosowaniem do nich sposobu prowadzenia trudnych rozmów oraz poznać i doświadczyć w praktyce metod udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej.

Ramowy program powinien uwzględniać m.in. następujące zagadnienia: Trudna rozmowa- czyli jaka?,  trudny pracownik- czyli jaki?, przekonania i założenia- klucz do zrozumienia trudnej rozmowy, emocjonalna vs merytoryczna rozmowa, 5 filarów trudnych rozmów, prawa i obowiązki menedżera w kontekście rozmów z pracownikami, jak zarządzać własnymi emocjami i gniewem, techniki relaksacyjne przed, w trakcie i po odbyciu trudnej rozmowy,  słuchanie i wyrażanie swoich myśli, reagowanie na krytykę, strategie i narzędzia prowadzenia trudnych rozmów, praktykowanie rozmów menedżerskich (rozmowa dyscyplinująca, o słabych wynikach, o higienie osobistej, o braku zaangażowania, plotkach, konfliktach, o rozwiązaniu stosunku pracy, karze nagany, upomnienia), ćwiczenia oraz podsumowanie.

 ·      Szkolenie dla łącznie 36 uczestników, 2 szkolenia dla 18 osób po dwa dni w wymiarze 6 godzin zegarowych = 8 godzin lekcyjnych (45-minutowych).

b)     zarządzania zmianą i stresem

Celem szkolenia jest rozwój umiejętności świadomego zarządzania stresem, emocjami, zmianą oraz budowania odporności na stres i zmianę. Szkolenie powinno pozwolić uczestnikom na nabycie umiejętności mających na celu samoregulację poziomu stresu, panowania nad emocjami, zwiększania relaksu i skupienia.

Ramowy program powinien uwzględniać m.in. następujące zagadnienia: Stresoholik- czy jesteś nim?, fizjologiczne i psychologiczne mechanizmy powstawania reakcji stresowej, reakcja walcz, uciekaj, zastygnij, wpływ stresu na zdrowie i wygląd, analiza źródeł stresu zawodowego i osobistego, osobowość i temperament a predyspozycje związane ze stresem, kontrolowanie destrukcyjnych myśli oraz zarządzanie trudnymi emocjami, czego możemy nauczyć się od innych, zmiana jako czynnik wpływający na powstanie stresu. Ponadto szkolenie powinno zawierać wskazanie praktycznych metod, technik oraz ćwiczeń radzenia sobie ze stresem.

 ·      Szkolenie dla łącznie 30 uczestników, 2 szkolenia dla 15 osób po dwa dni w wymiarze 6 godzin zegarowych = 8 godzin lekcyjnych (45-minutowych).

c)      komunikacja interpersonalna i empatia

Celem szkolenia jest znalezienie najlepszych dróg współpracy poprzez wzajemne zrozumienie swoich potrzeb, intencji i perspektyw patrzenia na zastane sytuacje. Ponadto celem szkolenia jest doskonalenie sposobu komunikowania się w sposób asertywny z poszanowaniem drugiej osoby z wykorzystaniem praktycznych ćwiczeń.

Ramowy program powinien uwzględniać m.in. następujące zagadnienia: style myślenia DISC a komunikowanie się, jak i co mówić, aby lepiej się komunikować, sztuka słuchania i zadawania pytań- banalnie prosta umiejętność, komunikacja dorosły-dorosły, konflikty wewnętrzne a porozumienie z innymi,  konflikty w zespole- szansa czy zagrożenie?,  ścieżki rozwoju osobistego w doskonaleniu komunikowania się, cisza to też komunikat- jak z nią pracować dla poprawy relacji?, porozumiewanie się bez przemocy, praktyczne ćwiczenia z wykorzystaniem gier szkoleniowych

·      Szkolenie dla łącznie 30 uczestników, 2 szkolenia dla 15 osób po dwa dni w wymiarze 6 godzin zegarowych = 8 godzin lekcyjnych (45-minutowych).

Realizacja przedmiotu zamówienia została podzielona na II etapy:

Etap I:

Przygotowanie programów szkoleń oraz przygotowanie uczestników do efektywnego udziału w szkoleniach:

-        przygotowanie w formie prezentacji lub filmu instruktażowego krótkiego wprowadzenia do szkolenia, by wyrównać podstawową wiedzę uczestników szkolenia oraz zainteresować szkoleniem,

-        przygotowanie szczegółowego programu szkolenia obejmującego zestaw ćwiczeń praktycznych wraz z materiałami szkoleniowymi w wersji elektronicznej. Propozycję programu szkoleń należy przedstawić Zamawiającemu przed podpisaniem umowy celem jego akceptacji,

-        przygotowanie, uzgodnienie treści ankiety poszkoleniowej,

-        przygotowanie imiennych list obecności oznaczonych zgodnie z wymogami projektu. Wykonawca odpowiada za przygotowanie, wydrukowanie list obecności,

-        w terminie 7 dni od podpisania umowy Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia wzór certyfikatu potwierdzającego udział w szkoleniu,

-        przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych na każdym etapie realizacji Zamówienia, w tym zabezpieczenie przetwarzania danych i ich przekazywanie w sposób bezpieczny.

Etap II:

Przeprowadzenie szkolenia:

-        czas trwania szkolenia zgodnie z powyższymi informacjami. Podczas szkoleń Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania dwóch przerw po 15 minut oraz przerwy obiadowej trwającej 30 minut.  Rozłożenie przerw zostanie uzgodnione na etapie sporządzania programu szkolenia,

-        szkolenie musi zawierać od 3 do 5 ćwiczeń praktycznych (min. 50% czasu szkolenia); szkolenia praktyczne muszą uwzględniać ramy prawne i regulacje wewnętrzne funkcjonowania Urzędu i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie (tzn. proponowane techniki muszą być możliwe do zastosowania w organizacji, w której zatrudnieni są uczestnicy szkolenia),

-        każda część praktyczna musi zostać poprzedzona wprowadzeniem teoretycznym (w sumie na aspekt teoretyczny można poświęcić 50% czasu),

-        każde ćwiczenie powinno zakończyć się podsumowaniem ze wskazówkami dla uczestników szkolenia do praktycznego wdrożenia mechanizmu w pracy ze swoim zespołem pracowniczym,

-        Wykonawca zapewni minimum 1 trenera prowadzącego szkolenie (dla każdego szkolenia).

-     Wykonawca przeprowadzi szkolenie, w uzgodnionym wcześniej z Zamawiającym terminie (w dniu roboczym: poniedziałek – piątek), w godzinach od 8.00 – 15.00, przy czym każdorazowo zarówno termin jak i lokalizacja szkolenia zostaną potwierdzone najpóźniej na 7 dni przed planowanym szkoleniem,

-        Wykonawca zapewni obsługę administracyjną warsztatów i przekaże Zamawiającemu komplet dokumentacji potwierdzającej realizację usługi: listy obecności (dla każdego szkolenia i dnia szkoleniowego osobno), listy potwierdzające odbiór materiałów szkoleniowych oraz korzystania z posiłku,

-        Wykonawca zapewni materiały dydaktyczne, opracowania, prezentacje dla uczestników oraz przekaże je w formie elektronicznej uczestnikom projektu,

-        rekrutację uczestników warsztatów przeprowadzi Zamawiający.

Obowiązki organizacyjne Wykonawcy:

Zamawiający wymaga aby wszystkie materiały szkoleniowe/listy/certyfikaty posiadały oznakowanie zgodne z wytycznymi zawartymi w Planie Komunikacji dla projektu pn. „Kreujemy + Rozwijamy + Ożywiamy + Stymulujemy + Nakreślamy + Odmieniamy = KROSNO” realizowanego w ramach Programu Rozwój Lokalny finansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz budżetu państwa.Przed przekazaniem materiałów szkoleniowych uczestnikom szkoleń Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego.

Do podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję harmonogramu szkoleń, celem jej akceptacji.

Obowiązki Zamawiającego:

-        rekrutacja uczestników szkoleń.

-        zapewnienie sali szkoleniowej, zlokalizowanej na terenie miasta Krosna.

 Dodatkowa informacja:

W szkoleniu  z zakresu prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami wezmą udział pracownicy samorządowi zatrudnieni w Urzędzie Miasta Krosna i Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Krośnie na operacyjnych stanowiskach urzędniczych (kadra kierownicza, naczelnicy wydziałów, kierownicy biur). Kierują zespołami o zróżnicowanej wielkości. Zarządzający posiadają wykształcenie specjalistyczne w dziedzinach realizowanych zadań, przy czym zadania te są bardzo różnorodne. Wszyscy uczestnicy mają zróżnicowane doświadczenie zarządcze. W pozostałych szkoleniach wezmą udział pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych średniego szczebla.

 Informacja o realizacji polityk horyzontalnych:

Zamawiający informuje, że na dzień przygotowania niniejszego pisma w grupie docelowej szkolenia nie zidentyfikowano osób o szczególnych potrzebach z zakresu dostępności. Jednocześnie, w sytuacji, gdy w ostatecznej grupie uczestników, pojawią się osoby o szczególnych potrzebach z zakresu dostępności, Wykonawca będzie musiał pozytywnie odpowiedzieć na specjalne potrzeby uczestników szkolenia. Zamawiający informuje, że usługę należy realizować z poszanowaniem środowiska naturalnego, minimalizując wykorzystanie materiałów jednorazowego użytku.

 Forma realizacji zamówienia:

Seminaryjno-warsztatowa, stacjonarna. Część seminaryjna nie może przekroczyć 50% czasu szkoleniowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany formuły szkolenia na szkolenie on-line w przypadku zaistnienia nadzwyczajnej i nieprzewidzianej sytuacji, uniemożliwiającej realizację szkolenia w formie stacjonarnej (siła wyższa). Konieczność zmiany formuły szkolenia musi zostać zasygnalizowana przez Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem szkolenia. Udział w szkoleniu on-line nie może powodować po stronie zamawiającego dodatkowych kosztów związanych z zapewnieniem dostępu do platformy szkoleniowej.

DODATKOWE OBOWIĄZKI WYKONAWCY WYNIKAJĄCE Z REALIZACJI PRZEDMIOTOWEJ USŁUGI

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu w terminie do 7 dni po zakończeniu każdego szkolenia następujących dokumentów:

-        oryginałów listy obecności, listy potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych oraz korzystania z posiłku,

-        certyfikatów świadczących o ukończeniu szkolenia,

-        jednego egzemplarza materiałów szkoleniowych w wersji drukowanej,

-        ankiet poszkoleniowych.

Przekazanie ww. materiałów nastąpi na podstawie protokołu częściowego, który będzie podstawą wystawienia faktury i wypłaty wynagrodzenia po zrealizowaniu całego przedmiotu zamówienia.

Termin płatności za usługę szkoleniową: należność tytułem usługi szkoleniowej będzie płatna jednorazowo po zakończeniu całego cyklu szkoleń na podstawie faktury, protokołów częściowych sporządzonych po zakończeniu każdego szkolenia oraz protokołu końcowego.

Wykonawca w ramach realizacji zamówienia ma zapewnić usługę gastronomiczną obejmującą:

- serwis kawowy (kawa, herbata, zimne napoje, woda, słodkie i słone przekąski) w każdym dniu szkolenia,

- jednodaniowy (drugie danie) posiłek dla każdego uczestnika w każdym dniu szkolenia.

Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wyposażoną w meble oraz sprzęty multimedialne niezbędne do przeprowadzenia w formie wykładowej i warsztatowej. Wielkość sali szkoleniowej będzie wystarczająca, aby dostosować miejsca siedzące dla wszystkich uczestników. W sąsiedztwie sali szkoleniowej znajdować się będzie zaplecze sanitarne dla uczestników szkolenia. Sale szkoleniowe dostosowane będą do osób ze specjalnymi potrzebami.

Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 15 czerwca 2023 r.

Załącznikiem do szacowania jest Plan Komunikacji dla projektu pn. „Kreujemy + Rozwijamy + Ożywiamy + Stymulujemy + Nakreślamy + Odmieniamy = KROSNO” realizowanego w ramach Programu Rozwój Lokalny finansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz budżetu państwa.

Szacowaną wartość netto zamówienia należy przesłać za pomocą Platformy Zakupowej Urzędu Miasta Krosna pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/krosno do dnia 17 lutego 2023 r., do godziny 12:00.

Informacje te są niezbędne wyłącznie do oszacowania wartości zamówienia i nie stanowią podstawy do zawarcia umowy.

Do porozumiewania w sprawach związanych z niniejszym szacowaniem upoważniona jest osoba: Katarzyna Oberc – Zastępca Naczelnika Wydziału Organizacyjnego, Zarządzania Kadrami i Kontroli Urzędu Miasta Krosna, tel. 13 47 43 315, oberc.katarzyna@um.krosno.pl.

Kontakt z osobą uprawnioną możliwy jest w dni robocze w godzinach: 7:30-14:30.

Prowadzona procedura ma na celu oszacowanie wartości zamówienia i nie stanowi podstawy do zawarcia umowy.

Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:

• zaproszeniem do złożenia oferty lub/i 

• zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub 

• zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu. 

W przypadku pytań:

• technicznych lub merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 13 47 43 315

• związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.   

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.  Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.