DOKUMENTACJA OFERTOWA

MTP/2022/DBM/1

Wystrój graficzny terenów MTP podczas wydarzeń targowych w latach 2023 - 2024

Postępowanie prowadzone w formie elektronicznej na platformie zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/mtp

INFORMACJE OGÓLNE

Postępowanie jest prowadzone w trybie postępowania ofertowego.

Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1129) z późniejszymi zmianami. 

Niniejsza Dokumentacja Ofertowa wraz ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi późniejszymi uzupełnieniami stanowią komplet materiałów niezbędnych do przygotowania oferty.

1.    ZAMAWIAJĄCY

 Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o.

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań
NIP 777-00-00-488

Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000202703
Kapitał zakładowy – 352 666 000,00 PLN

2.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja wystroju graficznego terenów MTP podczas wydarzeń targowych w latach 2023 – 2024.

2.1 Zakres prac objętych konkursem ofert:

a.     projekt

-       graficzne opracowanie dostarczonych przez MTP materiałów w oparciu o treści ze scenariusza wystroju graficznego

-       nanoszenie zmian i korekt

-       dostarczenie ostatecznej wersji projektu do akceptacji MTP

-       przygotowanie materiałów elektronicznych do druku tj. dostosowanie do wymiarów wskazanych przez MTP

b.     wydruk

-       przedłożenie do akceptacji proof’a wydruków

-       wydruk materiałów na banerze (siatka lub frontlight), w rozdzielczości min. 500 x 550 dpi; wykończenie: oczka co 30 cm, lub oczka i kieszeń; zgodnie ze złożonym zleceniem; ok. 90% całego zamówienia na dane targi

-   wydruk materiałów na folii w rozdzielczości min. 720 x 720 dpi, zgodnie ze złożonym zleceniem; ok. 10% całego zamówienia na dane targi

-       wydruk materiałów na papierze blueback, folii PET, papierze kreda mat 

-       odpowiednie przygotowanie, spakowanie i zabezpieczenie materiałów do transportu

-       poprawne oznakowanie oraz opisanie materiałów i ich transport do MTP we wskazane miejsce

-       potwierdzenie protokołu odbioru materiałów przez wskazanego przedstawiciela MTP

c.     oklejanie płyt folią

-       impregnacja udostępnionych przez MTP płyt modułowych, w tym format: 150 x 100 cm oraz 230 x 100 cm

-       naklejenie wydruków na powyższych płytach, w miejscu wyznaczonym przez MTP

-       lub naklejenie foli na różnorodne powierzchnie na terenie MTP (szyby, ściany, asfalt, płyta granitowa itp.)

d.     tryb pracy

-    wykonanie projektów i dostarczenie gotowych wydruków w min. dwóch partiach na teren MTP, zgodnie z przesłanym scenariuszem wystroju graficznego

e.     transport, montaż i demontaż plansz przeznaczonych na nośniki typu citylight.

2.2  Zamawiający w ubiegłym roku zlecił do przygotowania i wydruku blisko 20 000 m² powierzchni, przy realizacji blisko 30 scenariuszy wystroju terenu przekazywanych przez Wydział Komunikacji ze Zwiedzającymi (DBM51) oraz zleceń zespołu City Marketing i Targowe Usługi Promocyjne (TUP). Wielkość zleceń w latach 2023 – 2024 może odbiegać od poziomu zleceń z roku 2021/2022 i zależeć będzie od ilości prac zlecanych przez wystawców i partnerów Zamawiającego.

2.3  Zamawiający oczekuje niezmienności cen jednostkowych w trakcie trwania umowy.

2.4  Zamawiający planuje przekazywanie materiałów w postaci scenariuszy wystroju graficznego na targi w min. dwóch partiach: pierwsza część na półtora miesiąca przed targami, druga część na miesiąc przed targami, zgodnie z aktualnym programem wydarzeń targowych zamieszczonym na stronie www.mtp.pl.

2.5  Przez realizację zlecenia Zamawiający rozumie dostarczenie kompletu zleconych wydruków, a w przypadku prac, o których mowa w pkt 2.1.c dostarczenie kompletu wydruków do MTP we wskazane miejsce i ich wyklejenie.

2.6  Rozliczenia z tytułu wykonanych prac będą dokonywane na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę w ciągu 7 dni od wykonania wystroju graficznego. Termin płatności faktury będzie wynosił 30 dni od daty jej dostarczenia do MTP.

2.7  Dowodem terminowego i bezusterkowego wykonania pracy oraz podstawą do wystawienia faktury VAT będą protokoły odbioru przygotowane przez oferenta, a zaakceptowane przez Zamawiającego w oparciu o wynegocjowane ceny jednostkowe zawarte w szczegółowym kosztorysie ofertowym.

2.8  Zamawiający wymaga, aby prace wykonywane były samodzielnie przez Wykonawcę i nie były podzlecane firmom trzecim.

2.9  Zamawiający oczekuje na etapie składania oferty wykonania wydruków próbnych przesłanego projektu graficznego na materiałach typu: siatka, baner frontlight, folia monomeryczna, folia z laminatem podłogowym,  papier blueback, papier citylight, folia PET, papier kreda mat, których realizowane byłyby elementy wystroju graficznego dla Zamawiającego zgodnie ze złożoną przez Państwa ofertą. Wytyczne do wykonania wydruków:

- wymiar każdego wydruku dla powyższych materiałów: 1,2 m szer. x 1,8 m wys. z wyjątkiem materiału papier kreda mat w formacie B1 (680 x 980mm) - prosimy o dostosowanie projektu do wymiaru wydruków,
- wykończenie wydruku na siatce i banerze: górny brzeg wydruków oczka co 30 cm, dolny brzeg wydruków kieszeń (wys. kieszeni 10 cm po złożeniu),
- wykonanie zgrzewu w połowie szerokości wydruków (dł. zgrzewu 2 m) dla wydruku na siatce i banerze

3.    SPOSÓB FINANSOWANIA ZAKUPU

Środki własne Zamawiającego

4.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

4.1.  Ofertę i wszystkie załączniki do oferty należy składać w formie elektronicznej – w formie podpisanego skanu lub dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym.

4.2.  Wykonawca może złożyć jedną ofertę  pod rygorem odrzucenia.

4.3.  Oferta powinna zawierać:

1)     wypełniony i podpisany formularz ofertowy zgodny ze wzorem formularza ofertowego stanowiącym załącznik do niniejszej Dokumentacji Ofertowej. W przypadku złożenia przez Wykonawcę oferty bez użycia załączonego formularza, złożona oferta musi być tożsama z treścią załączonego formularza i jej treść musi zawierać wszelkie informacje wymagane w Dokumentacji Ofertowej i wynikające z zawartości formularza ofertowego,

2)     pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty.

4.4.  Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę lub osoby upoważnione w dokumentach rejestrowych do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty, udzielone przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu podpisem elektronicznym lub załączone w formie podpisanego skanu.

4.5.  Cena oferty musi być wyrażona w PLN i skalkulowana przy założeniu 30-dniowego terminu płatności.

4.6.  Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

4.7.  Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.

5.    TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 90 dni licząc od dnia składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

6.    WYKLUCZENIE Z POSTĘPOWANIA

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1)     Wykonawców, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę spółce Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o., nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie bądź też nie przystąpili do podpisania umowy,

2)     Wykonawców, którzy na dzień składania oferty pozostają ze spółką Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. w sporze dotyczącym roszczeń majątkowych (niezależnie od podstawy odpowiedzialności tych podmiotów),

3)     Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub wobec których ogłoszono upadłość,

4)     Wykonawców, którzy wykonywali czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub korzystali, w celu sporządzenia oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności,

5)     Wykonawców, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania.

7.    MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej.

Ofertę należy złożyć poprzez uzupełnienie wymaganych pól cenowych, kryteriów i warunków formalnych platformy z wykorzystaniem druków, których wzory zawiera dokumentacja. Wszelkie pliki zawierające wyceny powinny być zaszyfrowane, a hasło przesłane sms na numer telefonu Przewodniczącego Komisji Ofertowej Pana Piotra Krasińskiego – nr tel. 609 297 544.

Oferta musi zawierać:

1)     Wypełnione załączniki do dokumentacji,

2)     Cenę netto za m2/szt.

3)     Aktualne dokumenty uwiarygadniające Wykonawcę – wypis z KRS lub CEIDG,

4)     Termin płatności (co najmniej 30 dni).

8.    KRYTERIA WYBORU OFERENTA

8.1  Każda oferta podlega indywidualnej ocenie Komisji Ofertowej według niżej podanych

        kryteriów:

·       zaproponowane ceny,

·       czas realizacji zlecenia od momentu akceptacji projektu przez MTP,

·       wiedza i doświadczenie w realizacji podobnych zadań,

·       możliwości produkcyjne wynikające z posiadanego parku maszynowego,

·       wiarygodność ekonomiczna oferenta,

·       brak zaległości płatniczych wobec zamawiającego.

  8.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru jednego lub kilku oferentów.

  8.3 Zamawiający odrzuci ofertę o najniższej cenie, jeżeli zostanie ona uznana za nierealną w świetle   warunków technicznych lub kontraktowych.

9.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ

9.1.  Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o udzielenie wyjaśnień merytorycznych w terminie nie później niż do godz. 10:00 dnia 26 września 2022 r. Oferent zadaje pytanie za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

9.2.  Odpowiedzi na pytania merytoryczne zostaną udzielone w formie komunikatu Zamawiającego i udostępnione wszystkim uczestnikom postępowania, bez wskazania źródła zapytania.

9.3.  W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, prosimy o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00 - tel. 22 101 02 02, cwk@platformazakupowa.pl

9.4.  Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Oferentów.

10. TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty na platformie zakupowej można składać do dnia 30 września 2022 r. do godziny 12:00.

11. OTWARCIE OFERT

11.1.  Komisyjne otwarcie i odczytanie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego.

11.2.  Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje obecności Oferentów.

11.3.  Oferty niezaszyfrowane oraz zawierające wyceny niezabezpieczone dodatkowym hasłem, będą traktowane jako odtajnione i nie będą brane pod uwagę.

12. OGŁOSZENIE WYNIKÓW

Oferent, którego ofertę wybrano zostanie powiadomiony pismem akceptującym jego wybór, a informacja o wynikach postępowania ofertowego zostanie przekazana pozostałym uczestnikom.

13. UNIEWAŻNIENIE KONKURSU OFERT

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. zastrzegają sobie prawo unieważnienia konkursu ofert, bez podania przyczyny.

14. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO ZAKOŃCZENIU OFERTOWANIA

Oferent w terminie do 14 dni od chwili ogłoszenia wyników konkursu ofert winien dostarczyć podpisaną przez siebie umowę zgodną z warunkami określonymi w ofercie.

Jeżeli Oferent nie dostarczy umowy w w/w terminie lub w innej formie uchylać się będzie od jej zawarcia, wybór przeprowadza się ponownie spośród pozostałych złożonych ofert, pod warunkiem, że nie upłynął okres związania ofertą.