I.             ZAMAWIAJĄCY:

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Spółka z o.o.

ul. Piekary 19, 61-823 Poznań

NIP 7781411344, REGON 634512019, KRS 0000174198

tel. 61 656 35 00, faks 61 656 35 66

Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego dotyczącego udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000,00 zł netto, bez stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2021.1129 ze zm.). Zamówienie finansowane jest ze środków własnych.

II.           OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.      Przedmiotem zamówienia jest dostawa (wraz z rozładunkiem) materiałów eksploatacyjnych (tonerów, tuszy i bębnów) do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla zapewnienia ciągłości pracy urządzeń eksploatowanych w Wielkopolskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Sp. z o.o. – zgodnych z wymaganiami/wymaganą wydajnością określonymi w załączniku nr 1.

2.      Wykaz drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz ich ilość, do których wymagane jest dostarczenie materiałów eksploatacyjnych zawiera załączniku nr 1.

3.      Zamawiający nie dopuszcza materiałów eksploatacyjnych jakościowo równoważnych (zamienników) w tych pozycjach, gdzie wymaga materiałów oryginalnych. Materiały eksploatacyjne jakościowo równoważne (zamienniki), muszą spełniać parametry nie niższe niż parametry producenta drukarek danego typu. Zamawiający wymaga, aby materiały eksploatacyjne będące przedmiotem dostawy były fabrycznie nowe, wytworzone seryjnie w cyklu produkcyjnym zgodnie Z normą ISO 9001 lub normami równoważnymi. Pod pojęciem „fabrycznie nowe" Zamawiający rozumie  materiały do których produkcji zostały wykorzystane półprodukty w 100% nowe, nie pochodzące z recyklingu, nie refabrykowane, bez śladów poprzedniego używania i uszkodzenia, nie regenerowane, pochodzące z bieżącej produkcji, w oryginalnych opakowaniach producenta z widocznym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników. Za produkt równoważny (zamiennik) Zamawiający uzna produkt kompatybilny z urządzeniem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych (pojemność, wydajność, jakość wydruku) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta urządzenia. Produkt równoważny (zamiennik) w sposób poprawny współpracuje ze sprzętem i oprogramowaniem urządzeń posiadanych przez Zamawiającego, a jego użycie spowoduje konieczności częstszej konserwacji urządzeń (np. czyszczenie wnętrza drukarki spowodowane wysypywaniem się tonera lub wymiana rolek, wałków itp.), niż przewiduje to producent w instrukcji obsługi oraz realizuje wszystkie funkcje i posiada wszystkie cechy określone w specyfikacji technicznej.

4.      W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedłożenia przez Wykonawcę raportów z testów wydajności do każdego zaoferowanego produktu równoważnego w oparciu o normy ISO 19752:2004 i ISO 19798:2004 (tonery monochromatyczne i kolorowe) oraz ISO 24711:2006 i ISO 24712:2006 (dla kartridżów atramentowych).

5.      Jeżeli w trakcie realizacji umowy Zamawiający stwierdzi wady materiałów eksploatacyjnych lub gdy wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych Produktów niekorzystnie odbiega od wymagań producenta urządzenia, Wykonawca zobowiązany będzie do bezpłatnej ich wymiany, w tej samej cenie jednostkowej, na produkt o odpowiedniej jakości i wolny od wad, w terminie nie dłuższym niż 72 godziny (w dni robocze) od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego faksem lub drogą elektroniczną (e-mailem). Zamawiający nie ponosi kosztów przekazania Wykonawcy reklamowanego materiału eksploatacyjnego.

6.      Wykonawca gwarantuje:

a)    dostarczenie materiałów eksploatacyjnych wysokiej jakości i oraz zapewniających kompatybilność pracy z urządzeniami Zamawiającego, a także należyte bezpieczeństwo oraz posiadających właściwe opakowanie i oznakowanie;

b)    że zamontowanie i używanie dostarczonych przez niego materiałów eksploatacyjnych nie spowoduje utraty praw gwarancji producenta urządzenia, do które go są przeznaczone;

c)    pokrycie kosztów naprawy drukarki/urządzenia wielofunkcyjnego/faksu, gdy uszkodzenie urządzenia powstało w wyniku stosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta drukarki/urządzenia wielofunkcyjnego/faksu. Wykonawca zapewni naprawę urządzenia w autoryzowanym serwisie producenta drukarki/urządzenia wielofunkcyjnego/faksu w ciągu 3 dni od momentu zgłoszenia faksem lub drogą elektroniczną (e-mailem) Wykonawcy przez Zamawiającego konieczność wykonania naprawy, Koszty związane z naprawą ponosi Wykonawca;

d)    że materiały eksploatacyjne będą objęte gwarancją producenta na minimum 12 miesięcy od dnia dostawy.

7.      Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia i wniesienia zamawianego asortymentu – materiałów eksploatacyjnych do siedziby Zamawiającego mieszczącej się pod adresem – ul. Piekary 19 (IX piętro) w Poznaniu.

8.      Nazwa dostarczonego asortymentu na fakturze VAT musi być zgodna z nazwą na opakowaniu
i zamówieniem Zamawiającego.

9.      W przypadku stwierdzenia przy odbiorze dostarczonych materiałów eksploatacyjnych wad, niezgodności lub rozbieżności ze złożonym zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 24 godzin dokonać dostawy zgodnie z treścią zamówienia.

10.   Wykonawca zobowiązuje się do zamówienia dostarczyć protokół odbioru zgodny ze zleceniem Zamawiającego, który jest podstawą do wystawienia faktury VAT.

11.   Zamawiający zastrzega możliwość nie zrealizowania zamówienia w całości lub części z uwagi na możliwości finansowe Zamawiającego lub z uwagi na wycofanie z eksploatacji danego typu drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych, a Wykonawca nie będzie z tego tytułu dochodził żadnych roszczeń.

12.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamiany asortymentu pomiędzy poszczególnymi pozycjami określonymi w formularzu cenowym, w granicach do 20% wartości każdego asortymentu, w ramach ogólnej wartości zamówienia. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do dostawy skorygowanych (zamienionych) pozycji asortymentowych z zachowaniem ich cen jednostkowych określonych w ofercie.

13.   W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do odbioru oraz utylizacji na własny koszt pojemników po zużytych materiałach eksploatacyjnych przekazanych przez Zamawiającego.

14.   Nazwa i kod dotyczący przedmiotu zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)

30125110-5 Tonery do drukarek laserowych/faksów,

30125120-8 Tonery do fotokopiarek.

III.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

1.    W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa następujące dokumenty:

a.    wypełniony formularz ofertowy – załącznik nr 1,

b.    oświadczenie zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2,

c.     oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych                                  przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (załącznik nr 3),

d.    wpis do KRS lub CEIDG (Zamawiający nie wymaga załączenia dokumentów do oferty jeżeli Wykonawca wskaże link do ogólnodostępnej bazy, z której Zamawiający pobierze dokument).

2.    Z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, którzy powiązani są osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy w szczególności poprzez:

·         uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

·         posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

·         pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

·         pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

IV.          PRZYGOTOWANIE OFERTY:

1.     Ofertę  należy  sporządzić  zgodnie  z  wymaganiami  określonymi  w  niniejszym Zapytaniu ofertowym.  Ofertę stanowić  będzie  wypełniony  formularz  oferty  (wzór  formularza  oferty stanowi załącznik nr 1) oraz pozostałe załączniki.

2.     Oferta  powinna  być  podpisana  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym,  podpisem zaufanym  lub  podpisem  osobistym  (zaawansowanym  podpisem  elektronicznym)  przez osobę/osoby  uprawnione  do  reprezentowania  Wykonawcy  (wymienione  we  właściwym rejestrze lub ewidencji) bądź umocowane przez te osoby do składania ofert (należy załączyć kopię stosownego pełnomocnictwa).

3.     Wykonawca  może  złożyć  tylko  jedną  ofertę.  Złożenie  większej  liczby  ofert  lub  oferty zawierającej  rozwiązania  alternatywne  lub  oferty  wariantowej,  spowoduje  odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

4.     Wykonawca  pozostaje  związany  złożoną  ofertą  przez  okres  30  dni  kalendarzowych.  Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu.

5.     Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca musi wyraźnie zaznaczyć, że wycofuje wcześniejszą ofertę i oznaczyć nową jako wiążącą.

6.     Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7.      Zamawiający  dopuszcza  możliwość  zmiany  zapisów  zapytania  ofertowego  przed  upływem terminu składania ofert.

8.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

9.     Zamawiający  nie  dopuszcza  możliwości  uczestnictwa  podwykonawców  w  realizacji zamówienia.

10.   Nie spełnienie warunków udziału w postepowaniu określonych w pkt. II, III, IV  skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V.            TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1.     Oferty należy składać w postaci plików PDF na formularzu ofertowym „Formularz ofertowy” stanowiący załącznik nr 1 na platformie zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

2.     Oferty należy składać w terminie do 23.08.2022 r. do godziny 12:00.

3.     Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.     Za  datę  wpływu  oferty,  dokumentów,  oświadczeń  oraz innych  informacji  przyjmuje  się  datę  ich  wczytania  do  systemu  (przesłania na Platformę).

5.     Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcą w sprawie niniejszego zapytania jest:
p. Andrzej Janowski, tel.: 61 656 35 00, e-mail: andrzej.janowski@warp.org.pl oraz p. Maciej Maćkowiak, tel.: 61 656 35 00, e-mail: maciej.mackowiak@warp.org.pl.

VI.          KRYTERIUM WYBORU OFERTY:

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującym kryterium:

·       100% cena (wybrana oferta o najniższej wartości brutto).

VII.       INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl/pn/warp.

VIII.     PŁATNOŚCI:

1.      Płatność za wykonanie zamówienia – przelewem na konto Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

IX.            ZASTOSOWANA PROCEDURA:

1.      Postępowanie  o  udzielenie zamówienia  prowadzone  jest  w  trybie  zapytania  ofertowego o  wartości nieprzekraczającej  kwoty  określonej  w  art.  2 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2021 poz. 1129).

2.      Zapytanie ofertowe – zgodnie z Regulaminem zakupów WARP Sp. z o.o. oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

3.      Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  do przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia  niniejszego  postępowania na każdym  jego  etapie - bez  podania  przyczyn,  w  szczególności  bez  wyłonienia najkorzystniejszej  oferty,  a  także  po  wyłonieniu  najkorzystniejszej  oferty,  a przed zawarciem umowy.

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych  przez  Oferentów  informacji. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5.      Zamawiający  wykluczy  z  postępowania  Oferentów,  co  do  których,  wskutek sprawdzenia wiarygodności oferty, poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

6.      Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  podjęcia  negocjacji  ze  wszystkimi  Oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

7.     Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia.

Załączniki:

1.    Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

2.    Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy

3.    Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.