OGŁOSZENIE
O ZAPYTANIU OFERTOWYM

(na podst. art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29.1.2004r. Prawo zamówień publicznych uPzp – tekst jedn. Dz. U. z 2013r., poz.907 ze zm. oraz ustawy
z dnia 14 marca 2014r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014r., poz. 423)

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

2. Wydział przeprowadzający postępowanie:
Zespół ds. Zarządzania Energią – ZZE, ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz

3. Opis przedmiotu zamówienia:
Zarządzanie merytoryczne i koordynacja pakietu zadaniowego 2 pn. Utworzenie Biura Energii w administracji publicznej i jego aktywacja w ramach międzynarodowego projektu CitiEnGov.

3.1. Koordynowanie działań ujętych we Wniosku Aplikacyjnym projektu, w pakiecie 2.
3.2. Przygotowanie rezultatów międzynarodowych ujętych we wniosków. Niektóre rezultaty winny być przygotowane przez wykonawcę, niektóre będą przygotowane we współpracy z partnerami, za ostateczny rezultat odpowiedzialny jest Lider pakietu 2.
3.3. Udział w spotkaniach i prowadzenie warsztatów (sesji) pakietu 2. Austria (Weiz), Polska (Bydgoszcz) Słowenia, Węgry, Włochy.
3.4. Przygotowywanie raportu z realizacji zadań pakietu do Lidera projektu (co 6 miesięcy) w celu przygotowania zbiorczego raportu z postępu prac. Raport winien być przygotowany na podstawie informacji uzyskanych od partnerów.
3.5. Nadzór nad terminowością realizacji zadań ujętych we Wniosku Aplikacyjnym projektu, pakiecie
3.6. Wspieranie partnerów w realizacji działań – konsultacje i komunikacja pomiędzy partnerami projektu i Liderem projektu.
3.7. Współpraca z Liderami innych pakietów w celu harmonizacji działań i uniknięcia powtórzenia się rezultatów projektu.
3.8. Bieżące przekazywanie Zleceniodawcy informacji o postępie prac.

Informacje dodatkowe:
1) Projekt CitiEnGov, współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowany jest w ramach Programu Interreg Europa Środkowa. Wykonawca zobowiązany jest przestrzegać wytycznych programu.
2) W celu wykonania zadań będących przedmiotem zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z Wnioskiem Aplikacyjnym projektu i jego załącznikami. Zamawiający przekaże wszystkie niezbędne informacje po wyborze Wykonawcy w formie elektronicznej.
3) Oficjalnym językiem projektu CitiEnGov jest język angielski, dlatego Wykonawca zobowiązany jest do komunikacji i sporządzania wszelkich dokumentów w języku angielskim, na poziomie pozwalającym na skuteczną realizację projektu.
4) Wykonawca winien pokryć koszty podróży i zakwaterowania dotyczące udziału w spotkaniach projektu.
5) Wszystkie dokumenty powinny spełniać wymogi promocji programu Interreg Europa Środkowa, tj. posiadać logo Europejskiego funduszu Rozwoju Regionalnego, logo Programu oraz logo projektu. Niezbędne informacje oraz loga udostępnione zostaną przez Zamawiającego.
6) Podczas wykonywania zlecenia Wykonawca winien na bieżąco uwzględniać zmiany w wytycznych programu.
7) Dodatkowe informacje dotyczące projektu dostępne są w języku angielskim na stronie internetowej projektu www.interreg-ce.eu/CitiEnGov
8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji zamówienia
w przypadku przedłużenia czasu trwania projektu CitiEnGov lub terminów związanych z przedłożeniem raportów do Wspólnego Sekretariatu w Wiedniu. Opóźnienia w realizacji poszczególnych działań pakietu zadaniowego muszą być uzasadnione w raportach z postępu.
9) Wszystkie opracowania, raporty z postępu prac, harmonogramy spotkań, prezentacje oraz sprawozdania ze spotkań winny być przesłane do Zamawiającego w formie elektronicznej, drogą mailową.
10) Sposób płatności - Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia faktur częściowych, za zadania wykonane w okresie 3 miesięcznym. Do faktur winien być załączony opis zadań wraz z odniesieniem do numeru rezultatu wymienionym we Wniosku Aplikacyjnym.
4. Informacje, które Wykonawca powinien uwzględnić w ofercie i wymagania jakie musi spełniać

4.1. Zdolności prowadzenia grupy (moderowania, motywowania, rozwiązywania konfliktów)
4.2. Zdolności organizacyjne i komunikacyjne.
4.3. Biegła znajomość języka angielskiego, umożliwiająca sporządzanie rezultatów w języku angielskim, prowadzenie spotkań w języku angielskim, komunikację między partnerami i Liderem podparta oświadczeniami
4.4. Doświadczenie w zarządzaniu międzynarodowymi projektami podparte przedstawieniem prac wykonanych w tym zakresie
4.5. Opis doświadczenia w realizacji projektów z zakresu: zarządzania energią w administracji publicznej, planów gospodarki niskoemisyjnej, polityki energetycznej instytucji publicznych, OZE, baz danych energetycznych podparte przedstawieniem prac wykonanych w tym zakresie, opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu lokalnych Planów działań na rzecz zrównoważonej energii (tzw. SEAPów) podparte przedstawieniem prac wykonanych w tym zakresie
4.6. Stosowne referencje i rekomendacje w odniesieniu do opisanych projektów

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Uwaga:
1) Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą bez zbędnej zwłoki.
2) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
6. Kryterium oceny ofert.

100% cena, Oferty z rażąco niską ceną zostaną odrzucone (ceną gwarantującą pozyskanie zamówienia, ale nie oddającą rzeczywistych kosztów wykonania określonego przedmiotu zamówienia).

7. Termin wykonania przedmiotu zamówienia
Termin wykonania zlecenia – 12.2016 – 04.2019. Cząstkowe terminy wykonania zadań w pakiecie podane są we Wniosku Aplikacyjnym.
8. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami:

Tomasz Bońdos – tel. 52 58 58 076, mail: tomasz.bondos@um.bydgoszcz.pl

9. Termin składania odpowiedzi na ogłoszenie o zapytaniu ofertowym:

Upływa w dniu 18.11.2016r. o godz. 15.00

10. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy złożyć za pomocą platformy zakupowej OpenNexus.

Załączniki:
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
2. Fomularz ofertowy