Szanowni Państwo

Zamawiający „Wodociągi Kieleckie” Sp. z o. o. działając w oparciu o Regulamin udzielania zamówień w Spółce „Wodociągi Kieleckie” Sp. z o.o. w Kielcach, dla zamówień, do których nie ma zastosowania Ustawa Pzp zaprasza do złożenia oferty w zakresie i na warunkach zgodnych z treścią niniejszego Zaproszenia, w postępowaniu prowadzonym w trybie postępowania uproszczonego.

I. Przedmiotem zamówienia jest: „Wykonanie usługi auditu wewnętrznego w obszarze systemowym oraz technicznym w Laboratorium Spółki w zakresie badań wody i ścieków”

    Istotne informacje dotyczące realizacji zamówienia oraz cel i zakres auditu:

Ocena ustanowienia, udokumentowania, wdrożenia, funkcjonowania i doskonalenia systemu zarządzania wspierającego działalność laboratoryjną, wraz z obserwacją działalności laboratoryjnej w obszarze systemowym w odniesieniu do wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02, dokumentacji systemowej i technicznej laboratorium, dokumentów i polityk PCA, oraz przepisów prawa.

Obserwacja w siedzibie laboratorium oraz ocena kompetencji technicznych w odniesieniu do wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02, dokumentacji systemowej i technicznej laboratorium, polityk i dokumentów PCA, norm dziedzinowych w obszarze niżej wymienionej działalności laboratoryjnej:

1.  Badania właściwości fizycznych i badania chemiczne ścieków:

·         BZT5 wg normy PN-EN ISO 5815-1:2019 (metoda optyczna przygotowywana do akredytacji)

·          zawiesiny ogólne wg normy PN-EN 872:2007+Ap1:2007

2.   Pobieranie próbek ścieków wg normy PN - ISO 5667-2021-11 (metoda manualna
i automatyczna)

3.    Badania właściwości fizycznych i badania chemiczne wody do spożycia:

·         azotyny wg PN – EN 26777:1999

·         chlorki wg PN – ISO 9297:1994 

·         cynk wg PN - ISO 8288:2002

·         pH wg normy PN-EN ISO 10523:2012

4.    Badania mikrobiologiczne wody do spożycia:

·         Enterokoki kałowe wg PN - EN ISO 7899-2:2004

·         Ogólna liczba mikroorganizmów w 22ºC wg PN - EN ISO 6222:2004

Wymagania dotyczące kompetencji auditora:

Znajomość wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02, praktyka zawodowa w Laboratorium posiadającym wdrożony system zarządzania oparty na normie PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02, umiejętność pracy w grupie, zaświadczenia ze szkoleń w zakresie przeprowadzania auditów wewnętrznych.

Auditor zobowiązany będzie do podpisania poświadczenia bezstronności i poufności,a wszelkie informacje uzyskane przez auditora podczas auditu zostaną wykorzystane tylko do oceny laboratorium.

Auditor zobowiązany będzie zaplanować szczegółowy plan auditu w przekazanym formularzu systemowym laboratorium. Auditorowi zostanie przekazana aktualna dokumentacja systemowa w formie elektronicznej po zatwierdzeniu planu auditu przez kierownika laboratorium.

Raport z auditu w formie pisemnej musi zostać sporządzony i dostarczony do laboratorium w przeciągu 14 dni od dnia zakończenia auditu.

II. Termin realizacji usługi 05 - 30.09.2022 r..

III. Wymagania Zamawiającego:

1. Podana cena musi zawierać wszystkie koszty Wykonawcy niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia wraz z kosztami dojazdów, transportu, zakwaterowania, wyposażenia pracowników.

2. Wykonawca jest związany złożoną przez siebie ofertą od dnia upływu składania ofert do dnia 10.10.2022.

3.  O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

3.1. nie podlegają wykluczeniu na podstawie § 52a ust. 1 pkt 1) – 6) Regulaminu udzielania zamówień.

Ponadto z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie § 52b ust. 1 pkt 1) i 4) Regulaminu udzielania zamówień tj:

-  który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa
w § 52a ust. 1 pkt 3, chyba że Wykonawca odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

-     w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

Ponadto wykluczeniu podlega Wykonawca, w stosunku do którego zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).

W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawca do oferty musi dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym powyżej – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do Zaproszenia.

Informacje zawarte w ww. dokumencie będą stanowić potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania.

3.2 spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

a)  zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.

              Zamawiający nie określa szczegółowo ww. warunków udziału w postępowaniu.

b)  kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej.

W celu potwierdzenia tego warunku Zamawiający żąda złożenia:

- Oświadczenia auditora potwierdzające znajomość normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 

- zaświadczenia auditora potwierdzającego praktykę zawodową w laboratorium posiadającym wdrożony system zarządzania oparty na normie PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02,

c)  sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

              Zamawiający nie określa szczegółowo ww. warunków udziału w postępowaniu.

d)  zdolności technicznej lub zawodowej.

              Zamawiający nie określa szczegółowo ww. warunków udziału w postępowaniu.

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca do oferty musi dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym powyżej – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do zaproszenia oraz dokumenty o których mowa w pkt. 3.2 b) dotyczące kwalifikacji i doświadczenia auditora..

4. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej czynności. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał kompetencje do przeprowadzania auditów wewnętrznych.

5. Warunkiem złożenia oferty jest zapoznanie się z treścią powyższych wymagań i ich akceptacja. Złożenie oferty jest równoznaczne ze złożeniem przez Wykonawcę oświadczenia woli, iż akceptuje przedmiotowe wymagania oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia i warunki postępowania, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.

6. Należność za wykonanie usługi zostanie uregulowana przez Zamawiającego przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 14 dni kalendarzowych liczonych od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą wystawienia faktury będzie podpisany przez Zamawiającego protokół przyjęcia raportu.

7. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z akceptacją warunków i wymagań określonych przez Zamawiającego.

8.  Na ofertę składają się:

1)    Wypełniony Formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 1  do zaproszenia.

2) Wypełnione oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, z wykorzystaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zaproszenia.

3)  Wypełnione oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, z wykorzystaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Zaproszenia.

4)    dokumentację potwierdzającą znajomość normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02, tj. kwalifikacje do przeprowadzania auditów wewnętrznych

oraz

zaświadczenie o praktyce zawodowej w laboratorium posiadającym wdrożony system zarządzania oparty na normie PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02,

wymagana forma dokumentu - skan oryginalnego dokumentu, który należy złożyć za pośrednictwem platformazakupowa.pl

5)    Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia -  jeżeli taka sytuacja występuje, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo;

Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

Wymagana forma ww. dokumentów -  skan podpisanego oryginału, który należy złożyć za pośrednictwem platformazakupowa.pl

Wszystkie dokumenty załączone do zaproszenia muszą być wypełnione i podpisane przez Wykonawcę tj. osobę lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, a następnie ich skany należy dołączyć do oferty w momencie jej składania. W przypadku, kiedy ofertę podpisuje pełnomocnik do oferty zależy załączyć Pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo winno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i ma zawierać:

· oznaczenie mocodawcy,

· oznaczenie Pełnomocnika,

· zakres pełnomocnictwa,

· czas na jaki jest udzielone.

Za skuteczne uznaje się pełnomocnictwo złożone w formie dokumentowej, tj. skanu podpisanego oryginalnego dokumentu złożonego za pośrednictwem platformazakupowa.pl

Ocena Wykonawcy w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie załączonych do oferty oświadczeń Wykonawcy stanowiących załącznik nr 2 i 3 do zaproszenia.

Wszystkie dokumenty jakie będą składane w niniejszym postępowaniu należy wydrukować, wypełnić i podpisać zgodnie z załączonymi do postępowania wzorami, a następnie ich skany złożyć do Zamawiającego za pośrednictwem platformazakupowa.pl. i zakładki „Wyślij wiadomość” dostępnej na stronie dotyczącej danego postępowania. W sytuacjach awaryjnych, Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej aneta.betkowska@wod-kiel.com.pl.

Zeskanowane dokumenty należy załączyć w formacie PDF; maksymalna wielkość wszystkich załączonych plików – 1 GB; zalecana rozdzielczość skanowania – 150x150.

IV. Termin składania ofert upływa w dniu 13.07.2022 r. o godzinie 12:00.

Złożenie oferty na druku innym niż przesłany do Wykonawcy nie będzie skutkowało odrzuceniem oferty pod warunkiem, że druk będzie zawierał wszelkie dane wymagane przez Zamawiającego.

V. W odniesieniu do Wykonawców, którzy spełnią podstawowe warunki Komisja dokona oceny ofert na podstawie jedynego kryterium: cena – waga kryterium 100%. Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia.

VI. Zamawiający wymaga od Wykonawcy posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 100 000 zł. na okres nie krótszy niż do czasu zakończenia realizacji zamówienia (do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego).

    Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu kopię opłaconej polisy, a przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności o wartości nie mniejszej niż 100 000 zł.

VIII Zgodnie z §58 ust. 4 ww. regulaminu Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru Wykonawcy jak również może unieważnić postępowanie z innej przyczyny niż określona w ust. 1.

Do zaproszenia załączono:

1.    Formularz ofertowy – Załącznik nr 1.

2.    Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – Załącznik nr 2.

3.    Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 3.

4.    Klauzula Informacyjna o ochronie danych osobowych. -  złącznik nr 4

Rozliczenia między Zamawiającym i Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich.

Regulamin udzielenia zamówień obowiązujący w Spółce „WODOCIĄGI KIELECKIE” Sp. z o.o., jest dostępny na stronie internetowej www.wod-kiel.com.pl w zakładce „przetargi”.

W przypadku pytań:

- merytorycznych, proszę o kontakt za pośrednictwem przycisku w prawym, dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość" 

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 do 17:00.

Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia.