Postępowanie ID: 604148 : ZZ_DTI/2022/Z/11 Usługa dzierżawy serwera oraz przestrzeni danych na potrzeby projektu „Theo-Logos”

 ZZ_DTI/2022/Z/11

Zapytanie ofertowe

Przedmiot zamówienia:

Usługa dzierżawy serwera oraz przestrzeni danych na potrzeby projektu „Theo-Logos”

Lublin, dnia 22.04.2022 r.

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

·      Nazwa: Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II

·      Adres: Al. Racławickie 14; 20 – 950 Lublin

·      NIP: 712-016-10-05

·      REGON: 000514064

·      Adres strony internetowej: www.kul.pl

·      Jednostka prowadząca: Dział Zakupów i Zamówień Publicznych

      tel.: 81 445 31 16, 81 445 41 60

      e-mail: zaopatrzenie@kul.pl 

·      Osoba do kontaktu: Paweł Kur, Tomasz Hanc

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1.       Niniejsze postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego jako zakup poniżej 130 tys. zł, w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp na podstawie Regulaminu udzielania zamówień i dokonywania zakupów w Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II.

2.       Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2020 r., poz. 1740, z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców.

3.       Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej progu 130 000 zł nie jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm).

4.       Postępowanie prowadzone jest w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako „Platforma” lub „Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/kul.

5.       W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem elektronicznej Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/kul poprzez Formularz  „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę wpływu wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do Platformy.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Przedmiotem zamówienia jest Usługa dzierżawy serwera oraz przestrzeni danych na potrzeby projektu „Theo-Logos”

2.       Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w „Opisie przedmiotu zamówienia” (załącznik nr 1) oraz we wzorze umowy (załącznik nr 3) do Zapytania ofertowego.

3.       Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

72322000-8 – usługi zarzadzania danymi

IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1.    Termin wykonania przedmiotu zamówienia wynosi 19 miesięcy od dnia podpisania umowy, jednak nie dłużej niż do dnia 30.11.2023.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu może ubiegać się Wykonawca, który:

1) Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zapytania ofertowego.

2) Dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym pozwalającym na prawidłową realizację zamówienia

VI. SPOSÓB ROZLICZENIA

Wynagrodzenie płatne będzie w 19 opłatach, za każdy miesiąc kalendarzowy prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w § 2 umowy przez Wykonawcę (okres rozliczeniowy), z dołu w wysokości 1/19 wynagrodzenia, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.

VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Ofertę należy przygotować według wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2. Oferta składana jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. Wymagane załączniki powinny być opatrzone podpisem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie ze sposobem reprezentacji Wykonawcy określonym w odpisie z właściwego rejestru lub ewidencji albo innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy.

3. Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami za pośrednictwem Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/kul

4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

5. Wykonawca określi w ofercie całkowitą wartość brutto PLN dla przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownym.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. Powinny one być doliczone do ceny ustalonej przez Wykonawcę w ofercie.

7. Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od terminu składania ofert.

8. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy na podstawie właściwego dokumentu rejestrowego właściwego dla formy organizacyjnej Wykonawcy lub na podstawie pełnomocnictwa.

9. Oferta powinna zawierać:

1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 2);

2) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym postępowaniu (jeśli jest konieczne).

10. Wymagane dokumenty, powinny być przedstawione przez Wykonawcę w formie skanu, dołączonego jako załącznik do oferty.

11. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.

12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

13. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty skutkuje odrzuceniem wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę.

14. W przypadku oferty niekompletnej, Zamawiający może wystąpić do wykonawcy z prośbą o uzupełnienie oferty.

15. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoja ofertę.

VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Postępowanie jest prowadzone na platformie Open Nexus – www.platformazakupowa.pl/pn/kul

Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem platformy do dnia 04.05.2022 r. do godziny 12:00.

2. Otwarcie ofert zostanie dokonane w dniu 04.05.2022 r. o godzinie 12:05 przy użyciu systemu teleinformatycznego – platformazakupowa.pl.

3. W przypadku wystąpienia awarii systemu – paltormazakupowa.pl, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym w ust. 1, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

4. Wykonawca składa ofertę w sposób opisany w instrukcji składania ofert w postępowaniu poniżej progu - zapytanie ofertowe, dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

6. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach ma prawo przedłużenia terminu składania ofert. Informacja ta zostanie opublikowana na platformie.

7. Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania z wyboru najkorzystniejszej oferty.

8. Informacja o wyborze oferty zastanie upubliczniona poprzez zamieszczenie na stronie postepowania w zakładce „Komunikaty”

IX. OCENA OFERT

1. Ocenie będą podlegały oferty nie odrzucone i nie przekraczające kwoty przeznaczonej przez Zamawiającego na realizację przedmiotu zamówienia.

2. Zamawiający przy ocenie ofert w niniejszym postępowaniu, posłuży się następującymi kryteriami:

Zamawiający dokona wyboru oferty na podstawie następujących kryteriów:

1)      Cena – 100%

Zamawiający dokona wyboru oferty, która uzyska najwyższą liczbę punktów określonych w postaci liczby zaokrąglonej do dwóch miejsc po przecinku. Oferty będą oceniane w skali od 0 do 100 punktów.

Kryterium oceny ofert będzie obliczane wg następujących wzorów:

1)      Cena – 100%

C = Cmin/Coo x 100 pkt

gdzie:

C – ocena punktowa za oceniane kryterium ceny

Cmin – najniższa spośród wszystkich ofert podlegających ocenie cena ofertowa brutto

Coo – cena ofertowa brutto oferty ocenianej

100 % - waga procentowa ocenianego kryterium (100% = 100 pkt)

Ocena w zakresie tego kryterium zostanie dokonana na podstawie wypełnionego załącznika pn. „Formularz Ofertowy” i złożonej w nim deklaracji Wykonawcy.

W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w ilości przyznanych punktów.

3. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Zapytaniu ofertowym i uzyska największą liczbę punktów w oparciu o kryterium wyboru.

4. W przypadku otrzymania przez Zamawiającego dwóch ofert o tej samej wartości, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, spośród których zostanie wybrana oferta najkorzystniejsza.

X. WARUNKI ODRZUCENIA OFERT I UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA

1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

1) oferta zostanie złożona po terminie;

2) oferta przekroczy kwotę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizacje przedmiotu zamówienia.

3) treść oferty nie będzie zgodna z treścią zapytania ofertowego.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

3. Zamawiający unieważni postępowanie, jeśli zaistnieje jedna z poniższych okoliczności:

1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;

2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

4) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

XI. DODATKOWE INFORMACJE

1.       W sprawach związanych z niniejszym zapytaniem ofertowym należy kontaktować się za pośrednictwem platformy Open Nexus – www.platformazakupowa.pl/pn/kul.

2.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców z prośbą o wyjaśnienia dotyczące treści złożonych ofert.

3.       Zamawiający informuje, iż w treści oferty Wykonawcy poprawi oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, oraz inne omyłki polegające na niezgodności ofert z dokumentami zamówienia niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

4.       W przypadku innej omyłki, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na jej poprawienie lub zakwestionowanie jej poprawienia. Jeżeli Wykonawca nie wyrazi zgody na poprawienie innej omyłki jego oferta podlega odrzuceniu.

5.       Zamawiający zastrzega sobie możliwość, przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert, zmiany treści Zapytania ofertowego oraz wycofania Zapytania ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny.

6.       Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne z akceptacją warunków realizacji dostaw określonych w niniejszym zapytaniu oraz w dołączonym wzorze umowy.

Załączniki:

1.       Opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1);

2.       Formularz ofertowy (załącznik nr 2);

3.       Wzór umowy (załącznik nr 3).

XII. KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1:

1. Administratorem jest Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II (adres: Al. Racławickie 14, 20 – 950 Lublin, adres e-mail: kul@kul.pl, numer telefonu: 81 445 41 01), reprezentowany przez Rektora.

2. Na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II powołany został inspektor ochrony danych (adres e-mail: iod@kul.pl, numer telefonu 81 445 32 30).

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu weryfikacji zapytań ofertowych złożonych w ramach prowadzonego postępowania.

4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przez okres niezbędny do archiwizacji.

5. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. rozporządzenia (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

6. Dostęp do danych osobowych mają osoby upoważnione przez administratora. Dane osobowe mogą być ujawniane osobom wnioskującym o dostęp do dokumentacji z prowadzonego postępowania.

7. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

- żądania dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 

- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja zadania w zakresie weryfikacji zapytań ofertowych wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych, co znajduje podstawę w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U.z 2019 r. poz. 869). Osoba, której dane dotyczą jest zobowiązana do podania tychże danych na podstawie ww. ustawy.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.