Postępowanie ID: 603904 : wykonanie audytu zewnętrznego projektu Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie

W związku z realizacją w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie projektu badawczo – rozwojowego realizowanego w ramach  konkurs nr 10/2019 na wykonanie projektów
w zakresie badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa Narodowego Centrum Badań i Rozwoju,  uprzejmie informuję, że Wyższa Szkoła Policji w Szczytnie zainteresowana jest zleceniem usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu tj.:

1)    Projekt pt. „Symulator śmigłowca dla Lotnictwa Policyjnego”,  nr DOB-BIO10/07/01/2019,

Wartość dofinansowania projektu przekracza kwotę  3 000 000 zł, o której mowa
w Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i  Rozwoju (tekst jedn. Dz.U.
z 2020 r. poz. 1861) i podlegają obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu.  

Opis przedmiotu rozpoznania  ofertowego

Celem przeprowadzenia audytu projektu, jest wydanie przez audytora opinii na temat:

1)      wiarygodności  danych  liczbowych  i  opisowych zawartych w   dokumentach związanych
z realizowanym projektem;

2)      realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie;

3)      poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

Audyt projektu obejmuje sprawdzenie:

1)      osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową;

2)      poprawności  księgowania  wydatków  poniesionych   w   ramach   realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;

3)      płatności wydatków związanych z projektem;

4)      wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;

5)      terminowości  rozliczania  otrzymanych  środków  finansowych  na  realizację projektu;

6)      sposobu monitorowania realizacji celów projektu;

7)      sposobu przechowywania zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;

8)      przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;

9)      funkcjonowania  systemu  kontroli  wewnętrznej  w  odniesieniu  do  realizacji projektu;

10)  realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów

Audyt może przeprowadzić audytor, którym może być:

1)      osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r., Nr. 157, poz. 1241, z późn. zm.);

2)      osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt.

Audytorem nie może być:

1)      podmiot zależny od audytowanego podmiotu

2)      podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu
w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

Audyt powinien być przeprowadzony przez zespół składający się z co najmniej dwóch osób,
 w tym jedna osoba posiadająca uprawnienia audytora wewnętrznego zgodnie z art. 286 Ustawy
o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009r., Nr. 157, poz. 1241, z późn. zm.)  oraz jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta zgodnie z Ustawą z dnia 7 maja 2009 r.
o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1000, 1948 z późn. zm.).

Osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać doświadczenie, potwierdzone referencjami lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie zamówienia w przeprowadzeniu co najmniej 2 audytów projektów rozwojowych o wartości powyżej 3 mln zł. każdy.

            Osoby przeprowadzające audyt zobowiązane będą przy podpisaniu umowy do:

- podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/676 (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zmianami),

-  złożenia oświadczenia dotyczącego zachowania w poufności danych osobowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/676 (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zmianami), oraz Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.),

-  złożenia oświadczenia o nie udostępnianiu wyników projektu,

- złożenia oświadczenia o niezależności od badanej jednostki podmiotu uprawnionego do przeprowadzenia audytu zewnętrznego.

Planowany termin przeprowadzenia audytów: maj-czerwiec 2022 r.

Audyt powinien być przeprowadzony w terminie do 10 dni roboczych (pon. – pt.)  od dnia wskazanego w umowie za rozpoczęcie realizacji audytu.

            Audyt przeprowadzony zostanie w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie oraz w siedzibach konsorcjantów.

Wyższa Szkoła Policji w Szczytnie z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych, zapewnia warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, w szczególności udostępnia obiekty, urządzenia i dokumentację oraz umożliwia bezzwłocznie udzielanie informacji i wyjaśnień przez pracowników audytowanego podmiotu.

Audytor ma prawo wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów stanowiących podstawę  dokonywanych  w  nich  zapisów  oraz  związanych  z  przeprowadzanym audytem informacji i danych, w tym zawartych na informatycznych nośnikach danych, do  sporządzania  ich  kopii  oraz  wykonywania  z  nich  wyciągów,  zestawień  lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych.

Pracownicy  audytowanego  podmiotu  na  żądanie  audytora,  udzielają  informacji i  wyjaśnień  oraz  potwierdzają  „za  zgodność  z  oryginałem”  kopie  dokumentów i sporządzają z nich wyciągi, zestawienia oraz wydruki, w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu i zgodnie z przedstawioną przez audytora metodologią doboru próby dokumentów podlegających badaniu. Podczas przeprowadzania audytu w siedzibie pracownicy w/w podmiotów zaangażowani w realizację projektu będą do dyspozycji osób przeprowadzających audyt w dni robocze (pn. - pt.) w godzinach pracy audytowanego podmiotu oraz zobowiązani będą do udzielania osobom przeprowadzającym audyt informacji i wyjaśnień oraz potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” kopii dokumentów
i sporządzenia wyciągów, zestawień, wydruków, w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu
i zgodnie z przedstawioną przez audytora metodologią doboru próby dokumentów podlegających badaniu.  Kopie dokumentacji, wyciągi, zestawienia, wydruki dotyczące realizacji projektu zostaną przekazane osobom przeprowadzającym audyt na podstawie protokołu przekazania sporządzonego
w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, podpisanych przez audytorów oraz upoważnione osoby
ze strony Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie.

W    przypadku    gdy    przeprowadzenie    audytu    wymaga   specjalistycznej    wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, audytor może powołać, na swój koszt, rzeczoznawcę .

Na  podstawie  zebranych  dowodów  audytor  sporządza  pisemne  sprawozdanie z audytu, zwane dalej „sprawozdaniem", które powinno zawierać:

-        datę sporządzenia;

-        nazwę i adres audytowanego podmiotu;

-        nazwę i numer projektu;

-        oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu;

-        imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;

-        cele audytu;

-        podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

-        termin, w którym przeprowadzono audyt;

-        zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;

-        ocena adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętego audytem;

-        informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;

-        zaprezentowanie wyników badania , w których stwierdzono nieprawidłowości;

-        zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu;

-        podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – nazwę jednostki. 

Do sprawozdania audytor zobowiązany jest dołączyć opinię  na temat:

1.          wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych
z realizowanym projektem;

2.          realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie;

3.          poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

            Sprawozdanie oraz opinia z audytu powinny zostać wykonane i dostarczone do Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie w terminie określonym w umowie od dnia zakończenia audytu.

   Sprawozdanie oraz opinia powinny być opracowane i dostarczone do Wyższej Szkoły Policji
w Szczytnie w formie papierowej (połączonej w sposób trwały) w nakładzie 3 kompletów egzemplarzy oraz w wersji elektronicznej (płyta CD lub DVD) w nakładzie 1 egzemplarza. 

Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanego podmiotu w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Opis projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu:

Projekt pt. „Symulator śmigłowca dla Lotnictwa Policyjnego”, nr DOB-BIO10/07/01/2019 współfinansowany ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w ramach konkursu nr 10/2019 na finansowanie badań naukowych i prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa.

Kierownik projektu: mł. insp. dr hab. Jarosław Struniawski

Projekt realizowany w konsorcjum naukowym:

-        Wyższa Szkoła Policji w Szczytnie,

-        Akademia Sztuki Wojennej,( Warszawa)

-        ETC-PZL Aerospace Industries Sp. z o.o. (Warszawa)

Streszczenie projektu:

Celem głównym projektu „Symulator śmigłowca dla Lotnictwa Policyjnego” jest  budowa symulatora śmigłowca Black Hawk S70i klasy FFS ze stanowiskiem desantowym. W skład tworzonego systemu symulacyjnego wejdą: stanowisko treningowe pilota; kabina śmigłowca; stanowisko operatora ładunku; stanowisko treningowe dla policjantów ćwiczących desant wykorzystujące oryginalną kabinę; moduł wymiany informacji ze Zintegrowaną Platformą Podmiotów Zarządzania Kryzysowego (HLA),
w ramach której w Policji i Straży Pożarnej działa już 5 symulatorów. Kabina załogi śmigłowca Black Hawk S70i będzie posiadała wszystkie urządzenia i oprogramowanie konieczne do odwzorowania statku powietrznego w operacjach naziemnych i powietrznych. System wizualizacji umożliwi widok
z kabiny załogi, a wraz z układem ruchu o 6 stopniach swobody i bazą danych terenu 3D Polski wykonaną techniką fotogramometrii zapewnią pilotom rzeczywiste wrażenia ruchu śmigłowca.

Lata realizacji: 25.11.2019 r. – 24.11.2023 r.

Wartość projektu (z VAT): 50.068.639,00 zł

PLN w tym wkład własny 0 PLN

Dofinansowanie z NCBR –50.068.639,00PLN

Oczekiwany IX poziom gotowości technologicznej

W ramach projektów środki finansowe wydatkowane są m.in. na :

a)       wynagrodzenia wykonawców projektu,

b)      wynagrodzenia za usługi badawcze, badania i prace rozwojowe,

c)       wynagrodzenia za obsługę administracyjno-finansową projektu,

d)      zakup sprzętu i oprogramowania,

e)       zakup aparatury naukowo – badawczej

f)       koszty delegacji, udziału w konferencjach, szkoleniach wykonawców projektu,

g)      pozostałe wydatki związane z realizacją projektu.

W ramach projektu przeprowadzone zostały postępowania w trybie przetargu nieograniczonego jak również dokonywano zakupów o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro. Pozostałe wydatki (zakupy) dokonywano zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Akty prawne dotyczące realizacji projektów:

1)      umowa o wykonanie i finansowanie projektu realizowanego na rzecz obronności
i bezpieczeństwa państwa w ramach konkursu nr 10/2019 z Narodowym Centrum Badań
i Rozwoju,

2)       umowa konsorcjum naukowego o wykonanie projektu,

3)      Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe Centrum badań i Rozwoju realizacja badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa,

Więcej informacji nt. zamówienia udzieli Pani Marlena Konieczna, m.konieczna@wspol.edu.pl, tel. 47 733 5281, kom 515055607