1. Opis przedmiotu zamówienia:
Zorganizowanie obchodów Europejskiego Tygodnia Zrównoważonego Transportu w dniu 18 września 2016 r. w godzinach 14:00 – 18:00 na Starym Rynku w Bydgoszczy.
Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji następujących elementów obchodów:
1) Scena, zabezpieczenie i obsługa techniczna oraz konferansjer.
Centralny punkt obchodów stanowić ma zadaszona scena o powierzchni minimum 30 m2, gdzie będą odbywały się występy dla najmłodszych, a także przeprowadzone zostaną konkursy z udziałem publiczności.
2) Kolejka wąskotorowa po Starym Rynku.
Kolejka wąskotorowa w formie okręgu o średnicy 34-38 m. Kolejka ma mieć charakter interaktywny tzn. dzieci będą mogły się nią przejechać po wyznaczonej trasie. Jednorazowo do wagonów mieścić się ma 6-8 dzieci. Kolejarz – animator zapewniony przez Wykonawcę, zadba o właściwy kontakt z najmłodszymi uczestnikami obchodów.
3) Konkurs plastyczny dla dzieci „Ekologiczna droga do szkoły”.
Termin przebiegu konkursu: 05-17.09.2016 r.
Konkurs plastyczny z podziałem na dwie kategorie wiekowe przeznaczony dla uczniów klas I – III oraz IV – VI. Zaproszenie wszystkich placówek szkół podstawowych w mieście. Nauczyciele zajęć plastycznych mają zostać poproszeni o przeprowadzenie jednej lekcji pod hasłem „Europejskiego Tygodnia Zrównoważonego Transportu” i dostarczenie pod wskazany adres (Wykonawcy) trzech prac reprezentujących szkołę.
Finał konkursu odbędzie się na płycie Starego Rynku, a trzech zwycięzców w dwóch kategoriach wiekowych, wyłonią mieszkańcy oddając swoje głosy do urny.
Nagrody konkursowe:
I miejsce – aparat fotograficzny o wartości 500,00 zł.
II miejsce – słuchawki bezprzewodowe o wartości 300,00zł
III miejsce – wielofunkcyjna latarka led z możliwością montażu do roweru 100,00 zł
Wręczenie nagród nastąpi w czasie trwania imprezy.
4) Występy sceniczne.
Imprezę rozpocząć mają występy grup dzieci ze szkoły/szkół muzycznych. Następnie zaprezentowany ma być spektakl muzyczny związany tematycznie z obchodami. Scena ma być wykorzystana przez 4 godziny trwania imprezy.
5) Zrównoważony transport – miasteczko rowerowe.
Zorganizowanie miasteczka rowerowego oraz połączenie go z atrakcjami tj. pokonywanie przeszkód rowerem, pieszo, na rolkach oraz w alkogoglach. Do budowy powyższego miasteczka należy wykorzystać gumowe maty imitujące jezdnię, rondo, sygnalizację (minimum 2 sztuki) oraz znaki drogowe (minimum 10 sztuk).
6) Wystawa rowerów udziwnionych.
Wystawa rowerów udziwnionych: riksza, hulajnoga z napędem mechanicznym (Wykonawca zapewni minimum 10 szt. pojazdów).
7) Pokemony atakują Stary Rynek!
a) stworzenie wydarzenia na portalu społecznościowym FB i grupach graczy,
b) rozpuszczanie „wabiku” na Pokemony przez minimum 3 dni,
c) organizacja konkursu realizowanego na fanpage’u - „zrób zdjęcie pokemona w pobliżu Ratusza i odbierz gadżet”,
d) produkcja 500 szt. opasek odblaskowych z logotypem akcji (monochromatycznym).
8) Strefa zdrowia.
Zapewnienie minimum 3 specjalistów w dziedzinie zdrowego stylu życia (osoby pochodzące z bydgoskich ośrodków sportowych) wraz ze stanowiskami. Na stoisku mają pojawić się: trener personalny, który udzieli rad w dziedzinie dbania o kondycję i zdrowie, instruktor nordic walking, który podpowie jak prawidłowo i efektywnie poruszać się ze sprzętem oraz stoisku bydgoskiego klubu rowerowego, gdzie przekazywane będą informacje jak dobrać sprzęt do swojej sylwetki i dostosować go do odpowiedniej nawierzchni.
Wykonawca zaprosi do uczestnictwa w obchodach minimum 2 firmy zajmujące się sprzedażą rowerów w Bydgoszczy. Specjaliści w tej dziedzinie podpowiadać mają jakim rowerem powinniśmy się poruszać, biorąc pod uwagę masę ciała czy predyspozycje zdrowotne.
9) Warsztaty „Mały ogrodnik”.
Zajęcia dla dzieci, prowadzone przez profesjonalnego ogrodnika. Wykonawca zapewni wszystkie potrzebne materiały (stół do rozsady, doniczki, ziemię, konewki wodę, nawóz i nasiona dla minimum 70 dzieci).
10) Pracownia plastyczna.
Przygotowanie sztalug (minimum 15 sztuk) z kolorowankami, związanymi z tematyką obchodów.
11) Bydgoscy przedsiębiorcy motoryzacyjni.
Wykonawca zaprosi do udziału w obchodach bydgoskie salony samochodowe i rowerowe. Dzięki nim uczestnicy wydarzenia dowiedzieć się mają w jaki sposób należy korzystać ze środków komunikacji i jakie rozwiązania są najbardziej ekologicznie i ekonomicznie.
12) „Coś” dla duszy.
Wykonawca zapewni w pobliżu miejsca obchodów minimum 2 foodtrucki ze zdrową żywnością.
13) Miejski Rajd rowerowy dla dzieci wokół Starego Rynku.
Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi rajd rowerowy dla najmłodszych dzieci wokół Starego Rynku.
Dla wszystkich uczestników rajdu zostaną zapewnione gadżety, a za pierwsze trzy miejsca dzieci otrzymają symboliczne nagrody rzeczowe.
14) Działania reklamowe
a) przygotowanie projektu, druk oraz ekspozycja plakatów B2 na słupach reklamowych (60 szt.). Lokalizacja do uzgodnienia z Zamawiającym. Ekspozycja plakatów: 9 – 24 września 2016 r.,
b) współpraca z lokalnymi mediami (uzyskanie patronatu radia, TVP Bydgoszcz, a także prasy),
c) reklama internetowa za pomocą mediów społecznościowych.

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

3. Termin wykonania zamówienia: 18.09.2016 r. w godzinach 14:00 – 18:00.

4. Kryterium: cena brutto - 100%.

5. Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami: Małgorzata Owsianowska - tel. 52 58 58 217.

6. Wymagania formalne stawiane Wykonawcy:
Załączenie dokumentów potwierdzających należyte wykonanie co najmniej 3 usług polegających na organizacji imprez o wartości nie mniejszej niż 30.000,00 zł brutto każda w okresie 2 lat poprzedzających złożenie oferty.

7. Składając ofertę Wykonawca zobowiązany jest załączyć wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1).

8. Termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: upływa w dniu 25.08.2016 r. o godz. 15:00.

W przedmiocie zamówienia wprowadzono następujące zmiany:
ppkt 1 - "scena o powierzchni minimum 30 m2".
ppkt 3 - "Termin przebiegu konkursu: 05 - 17.09.2016 r.".
ppkt 5 - dodano: "Do budowy powyższego miasteczka należy wykorzystać gumowe maty imitujące jezdnię, rondo, sygnalizację (minimum 2 sztuki) oraz znaki drogowe (minimum 10 sztuk)".
ppkt 14 a) - dodano: "Ekspozycja plakatów: 9 – 24 września 2016 r."
pkt 3 - "Termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: upływa w dniu 25.08.2016 r. o godz. 15:00".