Postępowanie ID: 557048 : DAO.26.47.2021 Usługa outsourcingu druku oraz utrzymania kompleksowej obsługi urządzeń drukujących

Centrum Usług Społecznych w Starachowicach, ul. Majówka 21a zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym z wyłączeniem ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych na świadczenie usługi outsourcingu druku oraz utrzymania kompleksowej obsługi urządzeń drukujących.

1. Przedmiot zamówienia.

            Przedmiotem zamówienia jest usługa outsourcingu druku w zakresie drukowania, kopiowania
i skanowania dokumentów oraz utrzymanie przez okres trwania umowy kompleksowej obsługi serwisowej urządzeń drukujących:

1. będących na stanie Zamawiającego – wykaz w Załączniku Nr 1;

2. dostarczonych i zainstalowanych przez Wykonawcę u Zamawiającego (urządzenia użyczone) – wykaz ilościowy w Załączniku Nr 2.  

Wykonawca przeprowadzi szkolenie w zakresie obsługi urządzeń użyczonych.

Kompleksowa obsługa serwisowa obejmuje:

              a) wykonywanie konserwacji i przeglądów technicznych z częstotliwością dwa razy w ciągu trwania umowy, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, a w szczególności:

-całkowity demontaż drukarki,

-dokonywanie sprawdzenia drukarki pod względem uszkodzeń mechanicznych,

-ocenę (ekspertyzę) stanu technicznego urządzeń,

-odkurzanie drukarki z wszelkich nieczystości (toner, pył z papieru i kurz),

-oczyszczenie układu skanowania drukarki mającego bezpośredni wpływ na jakość wydruku,

-oczyszczenie układu napędowego drukarki,

-oczyszczenie układu zagrzewania druku (wałek dociskowy oraz grzewczy),

- oczyszczenie toru prowadzenia papieru (rolki poboru papieru, rolki wyjścia),

- smarowanie elementów układu napędowego oraz innych elementów ruchomych,

- wymianę uszkodzonych części,

- montaż oczyszczonych elementów,

- sprawdzenie prawidłowości poboru papieru oraz wszystkich podzespołów drukarki,

- oczyszczenie obudowy drukarki,

- wykonanie wydruków próbnych w celu sprawdzenia jakości wykonanej usługi z tym, że kopie testowe wykonane podczas przedmiotowego testowania będą odliczane od ogólnej liczby wykonanych wydruków,

- wystawienie szczegółowej -karty serwisowej, będącej jednocześnie kartą gwarancyjną,

b) naprawy polegające na usuwaniu zgłoszonych przez Zamawiającego awarii urządzeń, wynikłych w czasie eksploatacji, w tym dostawę i wymianę części zamiennych, przy czym każdą część Wykonawca wymieni samodzielnie.

 c) dostawę i wymianę tonerów oraz innych materiałów eksploatacyjnych – w terminie do 3 dni od daty zgłoszenia,

d) dojazd i transport do siedziby Zamawiającego i jego poszczególnych jednostek,

e) wykonanie regulacji urządzeń w celu wykonania kopii należytej (dobrej) jakości,

f) czas reakcji serwisowej nie dłuższy niż 6 godzin od momentu telefonicznego lub mailowego zgłoszenia,

g) wymiana uszkodzonej części w terminie do 3 dni od daty zgłoszenia,

h) dostarczenie urządzenia zastępczego (minimum) tej samej klasy w przypadku usterki niemożliwej do usunięcia w siedzibie Zamawiającego w terminie do 3 dni od daty zgłoszenia,

 i) odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych  -  minimum raz na 2 miesiące.

UWAGA: Zamawiający może wymienić w urządzeniu tylko toner, natomiast pozostałe elementy (w tym bęben itp. części) wymienia Wykonawca.

 Zamawiający wymaga, aby dostarczone przez Wykonawcę części zamienne i materiały eksploatacyjne były zgodne z zaleceniami producenta urządzenia, były najwyższej jakości i wolne od wad (ich użycie nie może powodować utraty gwarancji producenta urządzenia).

Na wymienione części i materiały eksploatacyjne oraz robociznę Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji 12 miesięcznej.

Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenia drukarki, powstałe z jego winy w czasie wykonywania napraw i innych czynności serwisowych oraz za dostarczone i wymienione części i materiały eksploatacyjne niezbędne do sprawnego działania urządzenia, w sposób zapewniający ciągłość jego pracy.

Czynności serwisowe realizowane będą w siedzibie Zamawiającego w miejscu użytkowania drukarki, w dni robocze i w godzinach pracy Centrum, po wcześniejszym powiadomieniu Zamawiającego
o tym fakcie.

W razie konieczności wykonania naprawy w siedzibie Wykonawcy, przed przetransportowaniem urządzenia do jego siedziby, konieczne jest uzyskanie zgody Zamawiającego na wykonanie usługi oraz dokumentu (protokołu) zezwalającego na jego wywóz, z wyszczególnieniem: typu drukarki, nr fabrycznego, nr inwentarzowego, oraz przebiegu. W tym przypadku Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia urządzenia zastępczego (minimum) tej samej klasy, w momencie odbierania urządzenia od Zamawiającego.

W przypadku niemożności dokonania naprawy urządzenia - niezależnego od Wykonawcy (brak możliwości pozyskania części - zaniechanie produkcji, urządzenie niezdatne do dalszej eksploatacji z uwagi na nadmierne zużycie, itp.). Wykonawca przedstawi ekspertyzę techniczną dotyczącą stanu technicznego danego urządzenia celem wycofania sprzętu z eksploatacji. Prowadzenie i potwierdzenie miesięcznej ewidencji ilości wykonanych wydruków w poszczególnych formatach dokonywane będzie w oparciu o system zliczania wydruków funkcjonujący u Zamawiającego. 

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany urządzeń drukujących w przypadku tworzenia nowych stanowisk pracy, a także zmianę ich lokalizacji w przypadku zmian organizacyjnych.

Zmiana taka nie będzie miała znaczenia dla sposobu obliczania wynagrodzenia.

Wykonawca będzie prowadził w oparciu o własne serwery oraz oprogramowanie, serwis umożliwiający zdalne monitorowanie stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych dla poszczególnych urządzeń drukujących u Zamawiającego i na tej podstawie będzie dokonywał płynnej ich dostawy. Zamawiający będzie miał dostęp do oprogramowania, w celu sprawdzenia zgodności faktury pod względem ilości wydruków oraz sprawdzenia, które urządzenie jest podłączone do systemu.

Zamawiający, w okresie trwania umowy, szacuje ilość wydruków na :

·         Format A4 wydruku (kopii, skanu): 

429 683  kopii stron monochromatycznych;

    47 992 kopii stron kolorowych

·         Format A3 wydruku (kopii, skanu):

  300 kopii stron monochromatycznych;

  200 kopii stron kolorowych.

 Wdrożenie i uruchomienie usługi musi nastąpić w obszarze wszystkich lokalizacji Zamawiającego w terminie do 3 dni od daty podpisania umowy.

2. Termin wykonania zamówienia.

Wymagany termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2022 r.

3. Kryteria oceny ofert.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie ceną.

4.  Warunki udziału w postępowaniu

       Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności.

       Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym oraz osobami zapewniającymi terminowość dostarczania i realizacji zamówień.

5. Płatność:

     Zapłata odbywać się będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

Ponadto w związku z centralizacją VAT Wykonawca wystawi fakturę, na której po stronie Zamawiającego będą widniały dwa podmioty tj. nabywca: Gmina Starachowice i odbiorca: CUS w Starachowicach.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel………..........  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.