Szanowni Państwo,

Gmina Bełżyce, ul. Lubelska 3, 24-200 Bełżyce, woj. lubelskie

(nasza geolokalizacja) zaprasza do składania ofert w trybie zapytania ofertowego poprzez poniższy formularz elektroniczny.

„Kompleksowa obsługa Gminy Bełżyce w zakresie RODO w 2022 r.”

znak sprawy ZP.271.zapytanie nr 6/2021/MW

Zapytanie dotyczy obsługi Urzędu Miejskiego w Bełżycach (bez jednostek gminnych).

Niniejsze postępowanie jest zwolnione ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych ze względu na wartość.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania w każdym czasie i bez podania przyczyny zmian lub unieważnienia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający prze­dłuży termin ich składania.

Tym samym Wykonawca zrzeka się wszelkich rozszerzeń. Do przedmiotowego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Pzp.

Wyliczenie szacowanej wartości zamówienia.

Usługi kompleksowej obsługi w zakresie RODO są usługami powtarzającymi się.

Podstawa prawna szacowania wartości zamówienia: art. 35 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp.

W 2020 roku udzielono zamówienia na kwotę 4.200,00 zł netto.

Biorąc pod uwagę wzrost kosztów takich usług oraz inne czynniki, które mogą wpłynąć na cenę, Zamawiający przyjął wzrost ceny usługi o 10 %.

Średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych (Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 15 stycznia 2021 r.) wynosi 103,4 %.

Wobec powyższego, Zamawiający szacuje wartość zamówienia:

4.200,00 zł + 420,00 zł x 103,4 % = 4.777,08 zł netto.

Próg do stosowania ustawy Pzp wynosi 130.000,00 zł netto.

Kryteria oceny ofert i ich waga: całkowita cena ofertowa w zł brutto o wadze 100 %.

Dla porównania i oceny ofert Zamawiający przyjmie całkowitą cenę oferty brutto (tj. cena w zł brutto za jeden miesiąc obsługi w zakresie RODO x 12 miesięcy = cena oferty brutto).

Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, którego oferta odpowiada zasadom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą na podstawie określonego kryterium tj. posiada najniższą cenę.

Termin związania ofertą – 30 dni.

W sprawach merytorycznych proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do Zamawiającego"

Urząd Miejski w Bełżycach

osoby do kontaktu:  

Małgorzata Węgiel nr telefonu: 81-516-27-37

Sylwia Kamola nr telefonu: 81-516-27-36

Ewelina Wiertel nr telefonu: 81-516-27-42

W sprawach związanych z obsługą platformy:

Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

·         tel. 22 101 02 02

·         e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Po stronie Wykonawcy należy zapewnienie kompleksowej procedury zmiany IODO oraz przygotowanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy Stronami.

Projekt umowy

Umowa na kompleksową obsługę w zakresie RODO w 2022 roku

numer umowy na platformie zakupowej ______/2021

zawarta w Bełżycach w dniu ___.12.2021 r.

pomiędzy:

Gminą Bełżyce ul. Lubelska 3, 24-200 Bełżyce

NIP 713-29-84-379, REGON 431020084

zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez:

Burmistrza Bełżyc Pana Ireneusza Łuckę

przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Bełżyce

Pana Piotra Adama Gradowskiego

a

________________________

NIP:____________, REGON: ____________

zwanym dalej w treści niniejszej umowy Wykonawcą.

wspólnie zwanymi dalej Stronami, została zawarta umowa o następującej treści:

Strony oświadczają, że niniejsza umowa, zwana dalej umową została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego, bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

§ 1.

1. Zamawiający zleca Wykonawcy realizację zadań w zakresie wsparcia Gminy Bełżyce (realizującej zadania poprzez Urząd Miejski w Bełżycach) obowiąz­ków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) szczegółowo określonych w § 2 niniejszej umowy.

2. Niniejsza umowa została zawarta na czas określony od dnia 01.01.2022 r. do dnia 31.12.2022 r.

§ 2.

1. W ramach zlecenia, o którym mowa w § 1 niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do doradztwa w zakresie utrzymania zasad ochrony danych osobowych zgodnych z RODO, w szczególności poprzez:

a)    aktualizacja dokumentacji zgodnej z RODO oraz weryfikacja dokumentów istniejących i dostosowanie ich do powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie RODO.

b)    doradztwo w zakresie stosowania i doskonalenia przyjętych rozwiązań organizacyjnych w ramach RODO.

c)    wsparcie dla pracowników Zamawiającego przy rozwiązywaniu pojawiających się problemów w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności przygotowywanie projektów odpowiedzi na pisma w zakresie RODO.

d)    sporządzanie bądź opiniowanie projektów dokumentów przygotowywanych przez pracowników Zamawiającego w zakresie zgodności z RODO oraz innymi przepisami o ochronie danych.

e)    prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.

f)     przygotowywanie i aktualizacja klauzul informacyjnych związanych z RODO (w tym w sprawie zamówień publicznych).

g)    niezwłoczne informowanie na temat nowych rozwiązań oraz z tytułu orzecznictwa jak i zaleceń pokontrolnych w zakresie RODO.

2. W ramach zlecenia, o którym mowa w § 1 niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), w tym:

a)    informowanie administratora oraz pracowników Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na podstawie RODO oraz na podstawie innych przepisów o ochronie danych osobowych i doradztwo w tym zakresie.

b)    przeprowadzanie audytu systemu ochrony danych osobowych (pierwszy w okresie 3 miesięcy od zawarcia niniejszej umowy, a kolejne co 3 miesiące).

c)    monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów o ochronie danych osobowych oraz dokumentacji zgodnej z RODO obowiązującej u Zamawiającego w oparciu o przeprowadzane audyty.

d)    prowadzenie szkoleń dla pracowników Zamawiającego w zakresie ochrony danych osobowych (szkolenia w miarę potrzeb w wymiarze i terminach uzgodnionych ze Zamawiającym nowych i obecnych pracowników) - wg potrzeb, po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.

e)    współpraca z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

f)     pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

g)    dokonywanie oceny skutków dla ochrony danych (w razie takiej potrzeby) oraz udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych i monitorowanie ich wykonania.

h)    obsługa przypadków naruszenia ochrony danych osobowych.

i)      przygotowywanie projektów odpowiedzi dla osób, których dane dotyczą w zakresie spraw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

j)     odbieranie korespondencji mailowej z adresu iodo@belzyce.pl hasło: _______

k)    wsparcie w zakresie wiedzy na temat RODO poprzez udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane telefonicznie lub poprzez e-mail w trakcie dyżuru od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 do 15.30.Odpowiedź na zadane pytanie powinna nastąpić niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu trzech dni robo­czych od zadania pytania. W przypadku pytań szczególnie skomplikowanych, wymagających przeprowa­dzenia szerokiej analizy prawnej termin ten ulega wydłużeniu w uzgodnieniu ze Zamawiającym.

l)      przeprowadzanie akcji informacyjnej, w tym na bieżąco dostarczanie materiałów i opracowań dot. RODO na adres: gmina@belzyce.pl.

m)  IODO przygotuje projekt umowy między Stronami oraz projekt umowy wykorzystywany przez Zamawiającego w zakresie powierzenia danych osobowych.

n)    weryfikacja umów już istniejących oraz propozycja dostosowania ich do przepisów RODO.

o)    Wykonawca łącznie z przekazaną dokumentacją przenosi na rzecz Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i zależnych do opracowania oraz prawo własności egzemplarza projektu, na którym zostało ono utrwalone – bez dodatkowego wynagrodzenia w nieograniczonym zakresie (autorskie prawa majątkowe i prawa zależne do opracowań objętych przedmiotem niniejszej umowy, w tym do przystoso­wywania, dokonywania zmian oraz przeróbek bez ograniczeń czasowych i terytorialnych). Nie będzie trak­towane jako naruszenie praw autorskich Wykonawcy wykorzystanie dokumentacji stanowiącej przedmiot niniejszej umowy w zakresie niezbędnym do realizacji celów związanych z RODO.

p)    Wykonawca nie może dokonać przeniesienia wierzytelności, w szczególności w drodze: cesji, przekazu, sprzedaży wynikającej z niniejszej umowy lub udziału w niej na osoby trzecie. Cesja, przelew lub czynność wywołująca podobne skutki, dokonane względem Zamawiającego są bezskuteczne.

q)    Wykonawca zobowiązuje się do tajemnicy zawodowej.

r)     prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.

§ 3.

1.    Wykonawca zobowiązuje się udzielać opinii, informacji, wyjaśnień na piśmie najdalej w terminie 7 dni od dnia otrzymania pytania lub materiałów, na podstawie których ma być wydana informacja, opinia lub wyjaśnienie. Nie dotyczy to sytuacji pilnych, w których opinie i informacje udzielane będą tak szybko jak to będzie możliwe.

2.    Wykonawca zobowiązuje się do działania z należytą starannością, wykonując zlecone czynności z najlep­szą swoją wiedzą i w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.

3.    Funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej: IODO) będzie pełnił ___________ telefon: _____________, e-mail: _______________

Zastępcą IODO będzie ___________________ telefon:_____________, e-mail:  ________________

zakres danych kontaktowych IODO podlegających upublicznieniu.

4.    Wykonawca oświadcza, że pracownicy, o których mowa w § 3 ust. 3 po­siadają kwalifikacje zawodowe, a w szczególności wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 RODO.

5.    Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia IODO przysługujących mu uprawnień, w szczególności wynikających z art. 38 ust. 1 – 3 RODO.

6.    Wykonawca zobowiązuje się do prawidłowego zabezpieczenia otrzymanych dokumentów i zachowania po­ufności uzyskanych dokumentów i informacji.

§ 4.

1.    Wykonawca ma prawo domagać się od Zamawiającego wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów koniecznych do wykonywania zlecenia oraz odpowiedniego wyprzedzenia w ich wykonaniu i doręczeniu.

2.    W przypadku niedostarczenia przez Zamawiającego dokumentów lub informacji niezbędnych do wykonania zlecenia (nie wywiązywanie się z obowiązków w oznaczonym terminie) Wykonawca nie odpowiada za skutki z tego powodu wynikłe dla Zamawiającego.

§ 5.

1.    Zadania wynikające z niniejszej umowy będą wykonywane przez pracowników Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w miarę potrzeb (w wymiarze i w uzgodnionych terminach) oraz poza siedzibą Zamawiającego (zdalne świadczenie usług).

§  6.

1.    Wynagrodzenie za obsługę w zakresie RODO wynosi miesięcznie:

Łączna wartość wynagrodzenia za 12 miesięcy wynosi:

2.    Wynagrodzenie płatne jest w terminie 30 dni od otrzymania faktury VAT na rachunek wskazany przez Wykonawcę.    

3.    Cena oferty jest ceną ryczałtową (nie podlega zmianie w czasie trwania umowy i obejmuje wszelkie koszty związane z wykonaniem umowy), stanowiącą wynik kalkulacji własnej Wykonawcy. Wyliczenia ceny ryczałtowej Wykonawca dokonuje kierując się własną oceną, analizą, doświadczeniem i wiedzą oraz zgodnie z zasadami i standardami tego typu usług. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia.

§ 7.

1.    Do bieżących kontaktów w kwestiach dotyczących realizacji przedmiotu umowy, każda ze Stron wyznacza swoich przedstawicieli w osobach:

a) ze strony Zamawiającego

(pracownicy Urzędu Miejskiego w Bełżycach):

- Pani Ewelina Wiertel tel. 81-516-27-46, e.wiertel@belzyce.pl

- Pani Sylwia Kamola tel. 81-516-27-36, skamola@belzyce.pl

b) Ze strony Wykonawcy:

- _______- tel.____________, _________________

§ 8.

1.    Za odstąpienie od umowy z winy Wykonawcy, Strona winna zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 1.000,00 zł brutto.

2.    Jeżeli w wyniku udzielonej przez Wykonawcę błędnej opinii, Gmina Bełżyce poniesie szkodę, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odszkodowania do wysokości poniesionej szkody i utraconych korzyści.

§ 9.

1.    Każda ze Stron (za zgodą obu Stron) może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia bez konieczności zapłaty kar umownych.

2.    Rozwiązanie umowy może nastąpić wyłącznie w formie pisemnego uzasadnionego wypowiedzenia pod rygorem nieważności.

3.    W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w intere­sie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może od­stąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

4.    Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym, w szczególności jeżeli:

a) Wykonawca nie rozpoczął lub przerwał realizację obowiązków wynikających z umowy.

b) Wykonawca swoim działaniem lub zaniechaniem narazi Zamawiającego na straty lub zostaną stwierdzone istotne nieprawidłowości w realizacji przedmiotu umowy.

5.    Z chwilą odstąpienia / rozwiązania niniejszej umowy z jakichkolwiek przyczyn Wykonawca przekaże Zamawiające­mu wszelką sporządzoną lub zebraną przez siebie dokumentację uzyskaną od Zamawiającego w okre­sie trwania umowy a dotyczącą jego działania.

6.    W przypadku odstąpienia / rozwiązania umowy Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu dotychczas wykona­nej części umowy.

§ 10.

1.    Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z wyjątkiem możliwości i warunków dokonania takiej zmiany określonych poniżej:

a) zmiana Strony umowy tj. następstwo prawne wynikające z odrębnych przepisów.

b) zmiana wynagrodzenia brutto określonego w § 6 w przypadku zmiany podatku VAT.

c) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu wykonywania poszczególnych elementów przedmiotu umowy, jeżeli dochowanie terminu określonego w umowie jest niemożliwe z uwagi na siłę wyższą lub inne okoliczności niezależne od Stron umowy lub których Strony umowy przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć (np. sytuacja epidemiczna).

d) inne zmiany odnośnie zakresu i sposobu świadczenia usługi.

2.    Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron wyrażoną w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

§ 11.

1.    W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych.

2.    Wszelkie spory pomiędzy Stronami rozstrzygane będą w drodze negocjacji, a w razie ich nieskuteczności przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

3.    Umowa została zawarta za pomocą kwalifikowanych podpisów elektronicznych obu Stron.

załączniki:

1. umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych między Stronami (sporządza Wykonawca).