ZAPYTANIE OFERTOWE

 Nr sprawy: OR.272.21.2021           

 Zamawiający:                                              Powiat Gdańsk

                                                           ul. Wojska Polskiego 16

                                                           83-000 Pruszcz Gdański

                                                    strona internetowa:  www.powiat-gdanski.pl 

 zaprasza do złożenia oferty na:

 1.    Przedmiot zamówienia:

1.1.  Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na ubezpieczeniu mienia należącego do Powiatu Gdańskiego oraz na ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej Powiatu Gdańskiego w okresie od 16.01.2022 r. do 15.01.2023r.

1.2.  Usługa będzie polegać na ubezpieczeniu mienia należącego do Powiatu Gdańskiego od zdarzeń losowych, w tym od kradzieży z włamaniem, rabunku i wandalizmu; na ubezpieczeniu szyb i innych przedmiotów od stłuczenia; na ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej Powiatu Gdańskiego, w tym odpowiedzialności cywilnej Powiatu Gdańskiego z tytułu bieżącego utrzymania dróg oraz na ubezpieczeniu sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk, w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym.

1.3.  Szczegółowy opis przedmiotu wraz z sumami ubezpieczenia przedmiotu zamówienia zawarty    jest w zał. nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, zwanego dalej ZO.

1.4.  Wymagany zakres ubezpieczenia oraz warunki ubezpieczenia stanowi zał. nr 4 do ZO.

1.5.  Zamawiający wymaga, aby Wykonawca składający ofertę wyraził zgodę na:

1.5.1   objęcie ochroną ubezpieczeniową mienia we wszystkich lokalizacjach wymienionych w  załącznikach do ZO, z uwzględnieniem ewentualnych zmian i/lub korekt aktualizacyjnych wprowadzonych przez zamawiającego po rozstrzygnięciu procedury zamówienia,

1.5.2        przyjęcie warunków wymaganych dla poszczególnych rodzajów ubezpieczeń wymienionych w załącznikach do ZO.

1.6  Niedopuszczalne jest  aby Zamawiający  był zobowiązany do pokrywania strat Wykonawcy działającego w formie Towarzystwa Ubezpieczeń Wzajemnych poprzez wnoszenie dodatkowej składki zgodnie z art. 44 ustęp 2 Ustawy o Działalności Ubezpieczeniowej (Dz. U. z 2010 r, nr 11, poz. 66 z późn. zm.).

1.7  Zamówienie będzie realizowane i obsługiwane przez wyznaczonego przez Zamawiającego pełnomocnika - brokera ubezpieczeniowego Mihail Stantchev, partnera w firmie Biuro Brokerskie „Pomorze” I. Derc M. Stantchev Sp. p. Pośredniczący Broker przez cały okres trwania umowy będzie wynagradzany prowizyjnie przez Wykonawcę, według stawek zwyczajowo przyjętych dla firm brokerskich.

2.    Termin realizacji zamówienia:

Niniejsze zamówienie zostanie wykonane w okresie od dnia 16.01.2022r. do dnia 15.01.2023r.

3.    Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia:

3.1.  Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami ze strony Zamawiającego: Mihail Stantchev – broker, tel. (58) 354-14-45 lub 503663270, e-mail: bbpomorze@gmail.com

3.2.   Sposób porozumiewania się Wykonawców z Zamawiającym oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów - pisemnie, z zastrzeżeniem pkt 3.3.

3.3.   Pismo może być przesłane faksem (58) 683-48-99 lub (58) 773-12-55 lub drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy Zakupowej wymienionej w pkt. 8.8 lub na adres e-mail brokera: bbpomorze@gmail.com . W przypadku przesłania korespondencji faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron zobowiązana jest na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzić fakt ich otrzymania. Korespondencja przesłana za pomocą faksu lub drogą elektroniczną, po godzinach urzędowania (po godz. 15:30)  zostanie zarejestrowana w następnym dniu pracy Zamawiającego i uznana za wniesioną w dniu jej zarejestrowania.

3.4.  Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego na piśmie o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.

3.5.   Wniosek można przesłać pod nr tel./fax (58) 683-48-99 lub (58) 773-12-55 lub drogą elektroniczną. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści ZO wpłynął do Zamawiającego  nie później niż 5 dni upływem terminu składania ofert. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania tego wniosku.

 4.    Oferty wariantowe.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

 5.    Kryteria wyboru ofert:

Jako kryterium wyboru oferty przyjmuje się kryterium najkorzystniejszego bilansu ceny oraz zakresu pokrycia. Maksymalna ilość punktów możliwych do uzyskania wynosi 100.

 5.1.   Cena - 90 %

Sposób dokonywania oceny wg wzoru:

                                                              Cmin 

                                               Aof  =  ------------- x 90          

                                                               Cof

gdzie:           

         Aof      - liczba punktów przyznanych ofercie,

         Cmin   - najniższa z oferowanych cen,

         Cof      - cena rozpatrywanej oferty.

 5.2. Zakres ubezpieczenia – 10%

5.2.1   Ocena ofert w kryterium „Zakres ubezpieczenia”, zostanie dokonana na podstawie formularza zawartego w złożonej ofercie, z przyznaniem ocenianej ofercie liczby punktów  (określonych  przy poszczególnych klauzulach i postanowieniach podanych w punktach a) – f)), zgodnie z poniższym wykazem.

5.2.2   Punkty za warunki pośrednie nie będą przyznawane.

5.2.3   Maksymalną  ilość  punktów  (100  pkt),  otrzyma  oferta  tego  wykonawcy,  który przyjmie wszystkie  klauzule  i postanowienia dodatkowe ,  a pozostałe  oferty otrzymają odpowiednio mniej punktów, w zależności od przyjętych klauzul i postanowień.

5.2.4   Sposób dokonywania oceny wg wzoru:

                                                                Lp   

                                               Bof = ------------- x 10

                                                             100

 5.2.5   Liczba punktów za:

a) zwiększenie limitu do PLN 5 mln. dla klauzuli terroryzmu                                   10 pkt

b) włączenie klauzuli 10 katastrofy budowlanej                                                       10 pkt 

c) włączenie klauzuli 11 robót budowlano-montażowych wymagających    10 pkt

    zezwolenie

 d) włączenie klauzuli 12 zwiększonych kosztów działalności                                  10 pkt

e) włączenie klauzuli ubezpieczenia sprzętu poza miejscem ubezpieczenia 25 pkt

                f) włączenie klauzuli 14 przywrócenia sumy gwarancyjnej/podlimitów                  

w ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej                                                          25 pkt 

g) włączenie klauzuli odpowiedzialności za mienie pracowników                10 pkt

 5.3.      Sposób dokonywania oceny łącznej.

 W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionym wyżej kryterium Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:

                                    Pof = Aof  + Bof

                  gdzie:       

Pof – łączna liczba punktów przyznanych ofercie,

 6.    Wykaz oświadczeń i dokumentów niezbędnych do potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

6.1.      Uprawnienia do wykonywania określonej działalności  lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają taki obowiązek ich posiadania:

Zamawiający oceni  warunek za spełniony, gdy Wykonawcy złoży oświadczenie (zał. nr 2 do ZO), iż posiada zezwolenie na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej.

6.2.            Wiedza i doświadczenie oraz potencjał techniczny:

Zamawiający oceni  warunek za spełniony, gdy Wykonawcy złoży oświadczenie (zał. nr 2 do ZO), iż posiada wiedzę, doświadczenie oraz potencjał techniczny niezbędny do realizacji niniejszego zamówienia.

6.3.      Sytuacja ekonomiczna i finansowa:

Zamawiający oceni  warunek za spełniony, gdy Wykonawca  złoży oświadczenie (zał. nr 2 do ZO), że posiada pokrycie marginesu wypłacalności środkami własnymi oraz rezerw techniczno- ubezpieczeniowych aktywami w wysokości nie mniejszej niż 100%.

 6.4.      Dokumenty podmiotów zagranicznych.

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedkłada:

6.4.1.        Dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę  lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

6.4.2.        Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

6.4.3.      W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.
 7.     Zawarcie umów/polis

7.1.         Zamawiający w formie pisemnej zawiadomi wybranego Wykonawcę/Wykonawców o miejscu i terminie zawarcia umów/polis na wykonanie zamówienia. Zawiadomienie zostanie wysłane po powiadomieniu o wyborze oferty.

7.2.        Zawarcie umów/polis nastąpi w terminie związania ofertą nie wcześniej niż 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

7.3.            Umowy/polisy zostaną sporządzone na warunkach określonych w ZO oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy.

 8.  Sposób przygotowania oferty:

8.1.        Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

8.2.    Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, ręcznie, na maszynie lub komputerze, nieścieralnym atramentem, według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

8.3.        Kopie dokumentów powinny być przez Wykonawcę poświadczone za zgodność z oryginałem.

8.4.        Dokumenty, które wymagane są jako wzory dokumentów należy sporządzić wg załączonych wzorów z podaniem wszystkich wymienionych w nich danych.

8.5.        W przypadku, gdy upoważnienie do reprezentowania Wykonawcy osoby, która podpisała ofertę, nie wynika z właściwego wypisu z rejestru, ewidencji itp. oferta powinna zawierać również dokument potwierdzający to upoważnienie, np. odpowiednie pełnomocnictwo, umowa spółki cywilnej, itp.

8.6.     Wskazane jest, aby wszystkie strony oferty zawierające treść były podpisane przez osobę wymienioną w formularzu ofertowym.

8.7.        Wszystkie miejsca w dokumentach oferty, w których Wykonawca po napisaniu naniósł zmiany, winny być również podpisane przez osobę, o której mowa powyżej.

8.8.        Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej OPEN NEXUS pod adresem internetowym:

https://platformazakupowa.pl/pn/powiat_gdanski

8.9.        Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać za pośrednictwem Platformy Zakupowej,  pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert.

9.1.            Cena winna być zaoferowana, jako cena kompletna, jednoznaczna i ostateczna uwzględniająca wszystkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia.

9.2.            Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich i określać wartość realizacji przedmiotu zamówienia.

9.3.         Cena winna obejmować pełen zakres usług określonych w przedmiocie zamówienia oraz uwzględniać wszystkie elementy związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

9.4.         Cenę oferty należy podać w formularzu ofertowym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

9.5.            Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia rozliczeń między Zamawiającym, a Wykonawcą w walutach obcych.

9.6.            Zaleca się aby przy obliczaniu ceny (kwoty podatku VAT, ceny brutto oferty) określać ją do dwóch miejsc po przecinku przy czym końcówki 0,5 grosza pomijać, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrąglać do 1 grosza.

10.   Warunki płatności.

Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia będzie płatne w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionych polis.

 11.  Zaliczki.

Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

 12. Miejsce i termin złożenia ofert:

Ofertę należy złożyć wyłącznie poprzez Platformę Zakupową OPEN NEXUS. Adres internetowy:

       https://platformazakupowa.pl/pn/powiat_gdanski

       Termin składania ofert: 22.11.2021r.  do godz. 14:00

 13. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, sposobu oraz formy jego wniesienia (jeżeli jest wymagany):

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia.

14.  Informacja o pozostałych dokumentach jakie Wykonawca musi złożyć w niniejszym postępowaniu.

14.1.        Formularz ofertowy (wzór zał. nr 1 do ZO),

14.2.        Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (zał. nr 2 do ZO),

14.3.        Ogólne warunki ubezpieczenia mienia od zdarzeń losowych / od wszystkich ryzyk,

14.4.        Ogólne warunki ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej,

14.5.        Ogólne warunki ubezpieczenia sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk,

14.6.        Inne Ogólne Warunki Ubezpieczenia - jeśli mają zastosowanie,

14.7.        Dodatkowe załączniki do ogólnych warunków ubezpieczenia, pod warunkiem, że przed złożeniem oferty Wykonawca zwrócił się do Zamawiającego na piśmie o akceptację treści załączników, a  Zamawiający takiej akceptacji udzielił,

14.8.     Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji,

14.9.        Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy o ile uprawnienie do reprezentowania oferenta nie wynika z dokumentów o których mowa powyżej.