ZAPROSZENIE

do złożenia oferty cenowej w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości poniżej równowartości kwoty 130 000 PLN do którego nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1.

Nazwa zamówienia: Budowa kolumbarium na Cmentarzu Komunalnym przy ul. Leśnej w Gajewie k/Giżycka w ramach zadania inwestycyjnego pn.: „Budowa kolumbarium”.

1. Postanowienia ogólne:

1.1 Tryb konkurencyjności:

zaproszenie do złożenia oferty cenowej. Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację zdania kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000 PLN, zatem zamówienie jest realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego.

1.2 Zamawiający zastrzega prawo do:

a) swobodnego wyboru ofert w ramach kryteriów określonych w Zaproszeniu lub uznania, że postępowanie nie dało rezultatu,

b) odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,  

c) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postępowania,

d) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

e) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

f) wyłącznej interpretacji zapisów Zaproszenia,

1.3  Zamawiający odrzuci oferty Wykonawcy:

a) z którym zerwał umowę z jego winy,

b) któremu naliczył kary za niewywiązywanie się z umowy,

c) który nie wykonał zobowiązania w stosunku do Zamawiającego,

Zapisy pkt. 1.3. ppkt. a), b), c) dotyczą okresu trzech lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu.

2. Kody CPV:

45111200-0 Roboty w zakresie przygotowania terenu pod budowę i roboty ziemne

45215400-1 Roboty na cmentarzach

45223500-1 Konstrukcje z betonu zbrojonego

3. Zamawiający:

Gmina Miejska Giżycko

Al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

tel. 87 732 41 11, faks: (87)428 52 41, adres e-mail: urzad@gizycko.pl

Godziny pracy: pn. 8.00 -16.00, wt.-pt. 7.30-15.30

NIP: 845-19-51-457

4. Opis przedmiotu zamówienia:

4.1 Przedmiotem zamówienia jest budowa kolumbarium na Cmentarzu Komunalnym przy
ul. Leśnej w Gajewie k/Giżycka w ramach zadania inwestycyjnego pn.: „Budowa kolumbarium” na działce o nr ewid. 56, obręb Gajewo, gmina Giżycko, na podstawie dokumentacji dołączonej do przedmiotowego postępowania.

4.2 Zakres prac obejmuje: wykonanie kolumbarium w formie muru z niszami (36 nisz pojedynczych i 6 nisz rodzinnych) na urny z prochami
o powierzchni zabudowy 15,55 m². Mur w kształcie prostokąta, wykonany z cegły klinkierowej na zaprawie cementowej ze spoiną ozdobną,
z wmurowanymi prefabrykatami żelbetowymi – wnękami na urny z obu stron ściany.

UWAGA! W załączeniu projekt techniczny – Załącznik nr 5 (obejmujący budowę trzech kolumbariów) - zamawiający planuje budowę jednego kolumbarium. Zamawiający przewiduje zmianę w załączonym do zaproszenia projekcie technicznym w zakresie płyt zamykających –pokrywy żeliwne zastąpione płytami z konglomeratu granitowego (rys. szczegół pokrywy żeliwnej).

Płyty z konglomeratu granitowego w kolorze czarnym o wymiarach 59x59x3cm i 99x59x3cm mocowane do konstrukcji muru kołkami rozporowymi
z wkrętami mosiężnymi, z możliwością wykonania grawerowanych napisów.

5. Warunki udziału w postępowaniu:

Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub/i kapitałowo. Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia niniejszych warunków wymaga przedłożenia oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

6. Kryteria oceny i wyboru oferty:

Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej przedstawionych kryteriów:

6.1  Kryterium – ceny:

Liczba punktów, które można uzyskać w kryterium „Cena” (Cp) zostanie obliczona wg następującego wzoru:            

Cp = Co/ Cb x 80 pkt.

gdzie:

Cp – ilość punktów badanej ceny oferty,

Co – cena oferty najniższej,

Cb – cena oferty badanej.

6.2 Kryterium – okresu rękojmi

Liczba punktów, które można uzyskać w kryterium rękojmi (Or) zostanie obliczona zgodnie z poniższym opisem:

Oferty w tym kryterium oceniane będą w odniesieniu do najdłuższego terminu rękojmi na wykonane roboty budowlane zastrzegając,
iż minimalny termin rękojmi wynosi 5 lat wg poniższego wzoru:

a) 5 lat rękojmi – 0 punków,

b) 6 lat rękojmi – 10 punktów

c) 7 lat rękojmi – 20 punktów.

Punkty zostaną przyznane na podstawie oświadczenia złożonego w pkt. 3 „Formularza oferty cenowej” (załącznik nr 1 do zaproszenia).
W przypadku niepodania przez Wykonawcę w pkt. 3 „Formularza oferty cenowej” terminu rękojmi, Zamawiający do kryterium oceny oferty przyjmie minimalny termin rękojmi, tj. 5 lat.

Oferta z terminem rękojmi 7 lat i więcej otrzyma maksymalną ilość punktów w tym kryterium.

6.3 Wynik całkowity

Zamawiający może przyznać Wykonawcy maksymalnie 100 punktów.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów,
tj. przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert wg wzoru:   

Po = Cp + Or,  gdzie:

gdzie:

Po – suma punktów uzyskana przez ofertę,

Cp – ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium „Cena”

Or - ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium „Okres rękojmi”

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. 

Uzyskana z wyliczenia ilość punktów zostanie ostatecznie wyliczona z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku z zachowaniem następującej zasady: jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest poniżej 5 to parametr setny zaokrągla się w dół, jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest 5  i powyżej to parametr setny zaokrągla się w górę.

Jeżeli cena oferty wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie
z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności gdy cena całkowita jest niższa o co najmniej 30% wartości od wartości zamówienia powiększonej o VAT lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnień. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy.

Zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy, który nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana przez Zamawiającego ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

7.  Termin, miejsce i forma składania ofert:

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

6. 

7. 

7.1 Oferty należy składać do dnia 01.09.2021 r. do godziny 12.00 za pośrednictwem:

a) platformy zakupowej na adres: https://platformazakupowa.pl/pn/um_gizycko  

7.2 Oferta powinna mieć formę jednego, nieedytowalnego pliku oraz zostać wysłana z żądaniem potwierdzenia odbioru.

7.3 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

7.4 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyjaśnienia dotyczące treści złożonych ofert, a także możliwość negocjacji i uzgodnienia poszczególnych elementów oferty wybranego Wykonawcy. 

7.5 Wzór formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

8.1 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający
w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8.2 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

8.3 Na ofertę składają się następujące dokumenty:

a) wypełniony formularz oferty cenowej – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zaproszenia;

b) oświadczenie o braku powiązań – stanowiący Załącznik nr 2 do Zaproszenia;

c) kosztorys ofertowy.

8.4 Oferta sporządzona w formie elektronicznej powinna mieć formę skanu z uwagi na podpisy.

8.4 Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT leży po stronie Wykonawcy. Należy przyjąć obowiązującą stawkę podatku VAT zgodnie z ustawą z dnia 19 marca 2021 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 poz. 685 z późn. zm.).

9. Termin wykonania zamówienia:

9.1 Zamawiający wymaga, aby Wykonawca podpisał umowę w ciągu 5 dni od daty ostatecznego rozstrzygnięcia postępowania.

9.2 Termin wykonania zamówienia: –  60 dni od daty podpisania umowy.

10. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem profilu Zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/um_gizycko, w zakładce dedykowanej postępowaniu (pod numerem i nazwą wskazana w tytule IDW). Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Oferentami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy Zakupowej na stronie internetowej profilu Zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/um_gizycko w zakładce dedykowanej postępowaniu.

11. Termin otwarcia ofert:

Otwarcie ofert nastąpi dnia 01.09.2021 r. o godz. 12.10 w siedzibie Zamawiającego.

12. Termin związania ofertą:

Okres związania ofertą: 30 dni od daty terminu składania ofert

13. Informacja o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty:

13.1 W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie i miejscu zawarcia umowy.

13.2 Zamawiający wymaga, aby Wykonawca podpisał umowę w ciągu 5 dni od daty ostatecznego rozstrzygnięcia postępowania. 

13.3 Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

14. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami:

Adam Baran               – Naczelnik Wydziału Planowania i Inwestycji

Aleksandra Oczkoś   – pracownik Wydziału Planowania i Inwestycji

15. Informacja Zamawiającego dotycząca danych osobowych:

15.1 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Giżycka, Aleja 1 Maja 14,
11-500 Giżycko;
2) Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest Pani Katarzyna Furmaniak,
e - mail: dpo@gizycko.pl

15.2 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego.

15.3 Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 Pzp.

15.4 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

15.5 Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

15.6 W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

15.7 Nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

^*   Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania,
w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

16. Załączniki:

16.1 Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

16.2 Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań

16.3 Załącznik nr 3 – Regulamin obowiązujący oferentów Urzędu Miejskiego w Giżycku

16.4 Załącznik nr 4 – Projekt umowy

16.5 Załącznik nr 5 – Projekt techniczny

16.6. Załącznik nr 6 – Przedmiar robót