Postępowanie ID: 449649 : Zakup/ udostępnienie narzędzia (platforma) do wsparcia działań grywalizacyjno-społecznościowych pracowników (działań z zakresu wellbeingu)

Warszawa, 22.04.2021 r.

Zapytanie ofertowe                                             

Szanowni Państwo,

Urząd Dozoru Technicznego zaprasza do składania ofert na zintegrowane narzędzie do obsługi około 1800 pracowników łączące w sobie funkcję grywalizacyjno-społecznościową oraz wellbeingowe - wspierające dobrostan fizyczny i mentalny pracowników.

Zastrzegamy, iż postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku przekroczenia szacowanych środków. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 KC, a otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest równorzędne ze złożeniem zamówienia.

I.              Specyfikacja usługi (funkcjonalności), wymagania obligatoryjne w ramach abonamentu:

1.       Dostęp do narzędzia on-line z dostępem 24h/7 dni w tygodniu przez stronę WWW, aplikację mobilną (Android, IOS) z telefonów, tabletów oraz komputerów.

2.       Możliwość zintegrowania platformy z popularnymi aplikacjami sportowym typu Strava, Mapmyrun oraz urządzeniami Garmin, Polar, czy Fitbit”.

3.       Aplikacja będąca integralną częścią oferowanego przez Wykonawcę rozwiązania powinna pozwalać na mierzenie szerokiego zakresu aktywności sportowych, tj. m.in. rejestrować i monitorować dystans liczony w krokach, metrach, kilometrach, spalone kalorie, zaoszczędzone CO2, itp. Pokonywany dystans powinien być mierzony przy pomocy GPS. Inne aktywności, w których pomiar wg. GPS nie ma zastosowania powinny być rejestrowane na zasadzie czasu ich trwania i spalanych kalorii.

4.       Narzędzie powinno umożliwiać tworzenie rywalizacji sportowych przez organizatora oraz tworzenia rywalizacji przez poszczególnych użytkowników platformy/aplikacji, dodawanie wirtualnych nagród lub odznak.

5.       Funkcjonalność platformy umożliwiająca tworzenie interakcji pomiędzy użytkownikami (tworzenie grup, w ramach których użytkownicy mogliby dzielić się spostrzeżeniami dot. swoich pasji oraz zainteresowań, ocenianie, komentowanie)

6.       Dostęp do szerokiej bazy contentu (artykuły, materiały edukacyjne) profilowanego zgodnie z zainteresowaniami wskazanymi przez użytkowników.

7.       Miesięczne rozliczenie abonamentowe.

8.       Pomoc techniczna dla użytkowników oraz administratorów w firmie.

9.       Sesje aktywności fizycznej online (m.in. 8 w miesiącu) typu joga, pilates, zdrowy kręgosłup, itp.

10.   Oferta w zakresie mindfulness oraz kursów tematycznych (m.in. 4 w miesiącu) typu: Stres, Samoświadomość, Dobrostan, Odporność psychiczna, Relaks, Uważność, Zdrowie, Produktywność, Relacje, itp.

11.   Raportowanie, statystyki. Raport frekwencji z zajęć online (power meeting, mindful meeting, webinary, warsztaty Q&A itp.) oraz raport z systemu rezerwacji przedstawiający ilość osób, które rzeczywiście odbyły konsultacje, celem zliczania osobo-zaangażowania.

II.             Specyfikacja usługi (funkcjonalności), wymagania dodatkowe:

1.       Gwarancja efektów zaangażowania pracowników UDT na poziomie nie mniejszym niż 50% zgłoszonych pracowników.

2.       Usługa typu „Linia Zdrowia” – umożliwiającą konsultacje/porady indywidualne m.in. z zakresu psychologii czy dietetyki. Mile widziana będzie możliwość konsultacji z dietetykiem, fizjoterapeutą, trenerem personalnym, psychologiem.

3.       Możliwość zamieszczania zdjęć, relacji pracowników z wydarzeń, czat – forum do wymiany komentarzy.

4.       Możliwość przekazania do tzw. „banku punktów” dodatkowych punktów za różnego rodzaju zadania/ aktywności użytkowników.

III.           Kryteria wyboru wykonawcy:

1.       Wybór wykonawcy zostanie dokonany przy uwzględnieniu kryterium oceny ofert:

a)       Cena wdrożenia narzędzia (wdrożenie, szkolenie, opłata aktywacyjna, licencja, itp.) - max. 20 pkt.

Zamawiający przyzna 20 pkt ofercie z najniższą ceną brutto, a punkty dla wszystkich pozostałych ofert zostaną wyliczone wg wzoru:

           Cena brutto najniższej niepodlegającej odrzuceniu oferty

Pkt=   --------------------------------------------------------- x 20

                         Cena brutto badanej oferty

b)      Cena utrzymania (miesięczny abonament, opłata za wsparcie techniczne itp.) – max.45 pkt.

Zamawiający przyzna 45 pkt ofercie z najniższą ceną brutto, a punkty dla wszystkich pozostałych ofert zostaną wyliczone wg wzoru:

            Cena brutto najniższej niepodlegającej odrzuceniu oferty

Pkt=   --------------------------------------------------------- x 45

                          Cena brutto badanej oferty

c)       Doświadczenie Wykonawcy – max. 10 pkt

Punktacji podlegać będą rekomendację od firm (preferowane wykonywanie usługi w firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników).

- za każdą dostarczoną rekomendację – 2 pkt (maksymalnie 5 rekomendacji).

d)      Funkcjonalności dodatkowe opisane z punkcie II – max. 20 pkt

Każda funkcjonalność to 5 punktów

e)      Klauzule społeczne opisane w załączniku nr 3 – 5 pkt

Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia dodatkowych negocjacji, a zapytanie nie musi kończyć się wyborem ofert.

IV.           Istotne warunki realizacji zamówienia:

1.       Zamówienie realizowane będzie w formie pisemnej umowy.

2.       Umowa zostanie zawarta na okres 6 miesięcy.

3.       Wykonawca zobowiązany jest do wdrożenia narzędzia w terminie max. 21 dni od zawarcia umowy.

4.       Odbiór funkcjonalności narzędzia potwierdzony będzie protokołem odbioru, stanowiącym podstawę do wystawienia faktury.

5.       Kolejne płatności rozliczane w cyklach miesięcznych na postawie przedstawionych raportów z aktywności, zatwardzonych protokołem odbioru.

6.       Termin płatności wynosi 21 dni od daty wpływu faktury do UDT. Należność będzie płatna przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze przez Wykonawcę. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

V.            Oferta powinna zawierać:

1.       Dane oferenta.

2.       Ceny w PLN netto/ brutto

3.       Potwierdzenie spełnienia/ niespełnienia wszystkich wymagań zamawiającego.

4.       Podpis z pieczęcią/ podpis elektroniczny osoby sporządzającej ofertę.

5.       Termin ważności oferty min. 60 dni.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani dostawą ww. usługi, prosimy o przesłanie szczegółowej oferty zawierającej wypełnioną tabelę stanowiącą załącznik do zapytania (prosimy o wypełnienie i odesłanie załączonego dokumentu w formacie Excel oraz 2 załączników w formacie WORD). Brak załączników uniemożliwia ocenę oferty.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub na adres mailowy: jacek.pazia@udt.gov.pl

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02
• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.