Postępowanie ID: 433650 : Świadczenie usługi audytu wewnętrznego

Szkoła Policji w Katowicach, zwana dalej Zamawiającym, prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych Szkoły Policji w Katowicach o wartości szacunkowej wyłączającej stosowanie przepisów Prawa Zamówień Publicznych, wprowadzonym decyzją nr 51/2017 Komendanta Szkoły Policji w Katowicach z dnia 22 września 2017 r., z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), na podstawie art. 2 ust. 1 tejże ustawy, z uwagi na to, że wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130.000,00 złotych.

1.      Dane Zamawiającego:

Szkoła Policji w Katowicach

ul. gen. Jankego 276

40-684 Katowice

http://bip.katowice.sp.policja.gov.pl/

http://www.katowice.szkolapolicji.gov.pl/

e-mail: poczta@spkatowice.policja.gov.pl

tel.: 47 8516 250

faks: 47 8516 279

2.      Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług audytu wewnętrznego w okresie
od 1 kwietnia 2021 r. do 31 marca 2022 r. Audyt wewnętrzny, jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Komendanta Szkoły Policji
w Katowicach w realizacji celów i zadań Szkoły Policji w Katowicach przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, powinien być prowadzony przez Usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.

Usługa swoim zakresem obejmuje:

1)       Wdrożenie funkcji audytu wewnętrznego i przygotowanie niezbędnych procedur
w tym zakresie;

2)       Ocenę zidentyfikowanych obszarów potencjalnego ryzyka i dokonanie ich analizy;

3)       Opracowanie planu audytu wewnętrznego na rok 2021 w oparciu o analizę ryzyka;

4)       Przeprowadzenie co najmniej dwóch zadań audytowych zgodnie z rocznym planem audytu;

5)       Podejmowanie czynności doradczych i składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania obszarów podlegających audytowi (w zakresie
co najmniej 40 godzin zegarowych);

6)       Terminowe sporządzenie rzetelnej dokumentacji z prowadzonych audytów;

7)       Terminowe przygotowanie sprawozdania z wykonania audytu;

8)       Prowadzenie bieżącej dokumentacji audytu;

9)       Przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2022.

Audyt wewnętrzny odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego, w związku z czym Zamawiający wymaga wizyt w miejscu prowadzenia usługi.

3.      Warunki udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy:

1)       Posiadający uprawnienia audytora wewnętrznego, o których mowa w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (w przypadku osób fizycznych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) lub zatrudniający do przeprowadzania audytu wewnętrznego w jednostce osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (dotyczy innych podmiotów);

2)       Posiadający doświadczenie w realizacji usługi audytowej, rozumiane jako realizacja co najmniej pięciu zadań audytowych w okresie ostatnich dwóch lat
w jednostkach sektora finansów publicznych (referencje, rekomendacje);

3)       Wykonawca nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

4.      Dokumenty i oświadczenia wymagane od Wykonawcy:

1)       Formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik do zapytania;

2)      Oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art. 286 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3)    Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem potwierdzające wykształcenie oraz kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego;

4)  Informacje o wykonanych audytach wewnętrznych w jednostkach zobowiązanych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w ciągu ostatnich dwóch lat poprzedzających datę złożenia oferty;

5)    Zgodę osób fizycznych na przetwarzanie danych osobowych.

5.      Wymagany termin wykonania przedmiotu zamówienia:

Termin wykonania zamówienia: od 1 kwietnia 2021 r. do 31 marca 2022 r.

6.      Kryterium wyboru oferty przez Zamawiającego:

Cena: waga kryterium 100 %

7.      Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie cenowej:

1)   Cena wskazana w ofercie musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, w wysokości brutto (z wyodrębnieniem należnego podatku VAT, jeśli występuje);

2)      Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia może być tylko jedna (nie dopuszcza się wariantowości cen);

3)      Podana cena będzie ceną ryczałtową za jeden miesiąc,

4)   Cena za wykonanie usługi obejmować będzie wszystkie koszty związane z jej realizacją, a w szczególności należność za usługę łącznie z kosztami dojazdów, delegacji, kosztów ubezpieczenia itp.

5)  Cena określona przez Wykonawcę zostanie przyjęta na cały okres ważności umowy; nie będzie podlegała zmianom i waloryzacji.

8.      Opis sposobu przygotowania oferty:

1)  Oferent powinien przygotować ofertę na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;

2)  Ofertę należy sporządzić w języku polskim;

3)  Wraz z ofertą należy przedłożyć:

a)      Oświadczenie o spełnieniu warunków o których mowa w art. 286 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych (załącznik nr 2);

b)     Wykaz osób, które będą brały udział w realizacji przedmiotu zamówienia (załącznik nr 3);

c)      Kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie oraz kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego w wymaganym zakresie osób wykazanych w załączniku nr 3;

d)     Wykaz usług przeprowadzonego audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (potwierdzenie wymagań określonych w warunkach udziału w niniejszym zapytaniu) z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie (załącznik nr 4).

9.      Sposób i termin złożenia oferty:

1)  Termin złożenia ofert: 22 marca 2021 r. do godziny 10.00;

2)  Oferta musi być przesłana za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus;

3)  Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę;

4)  Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie nie będzie rozpatrywana;

5)  Otwarcie ofert nastąpi w dniu 22 marca  2021 r. o godzinie 10.30.

10.  Informacje dodatkowe:

1)  Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przesłana wszystkim oferentom, którzy złożyli ofertę na platformie zakupowej Open Nexus;

2)  Płatność realizowana będzie w 12 transzach, na podstawie faktur wystawianych przez Wykonawcę po upływie każdego miesiąca, w terminie do 14 dni od daty ich doręczenia;

3)  Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie do momentu podpisania umowy bez wskazywania przyczyny.

11.  Ochrona danych osobowych:

Postawa prawna: art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobo­wych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
(Dz. Urz. UE L 119, s. 1):     

1)  Administratorem danych osobowych jest Komendant Szkoły Policji w Katowicach, adres: 40-684 Katowice ul. Jankego 276;

2) Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych sprawuje Inspektor Ochrony Danych Szkoły Policji w Katowicach, adres: 40-684 Katowice ul. gen. Jankego 276, tel. 47 8516 430, fax 47 8516 279, e-mail: iod.sp@spkatowice.policja.gov.pl.

3)  Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez Szkołę Policji w Katowicach
w celu realizacji ustawowych zadań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego;

4) Podanie przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest niezbędne do realizacji czynności związanych z udziałem w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje wynikające z niepodania określonych danych wynikają z ustawy  11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019);

5) Państwa dane osobowe mogą być przekazywane innym organom, jednostkom, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa;

6)  Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej;

7)  Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z przepisami prawa;

8)  Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo:

-dostępu do własnych danych osobowych,

-ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,

-wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

-przenoszenia danych,

-cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

-wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku uznania,
że Administrator przetwarza dane osobowe z naruszeniem przepisów prawa dotyczącego ich ochrony.

9) Przy przetwarzaniu danych osobowych nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.

Osoba, której dane dotyczą, może kontaktować się z Inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych oraz z wykonywaniem przysługujących jej praw.

W przypadku chęci skorzystania z któregokolwiek z przysługujących praw, osoba zwraca się z żądaniem do Administratora lub Inspektora ochrony danych. Inspektor ochrony danych dokonuje analizy żądania i inicjuje podjęcie działań związanych z realizacją praw.

Jeżeli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej, składającej żądanie skorzystania z wyżej wymienionych uprawnień, może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby, której dane dotyczą. Administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku ze złożonym żądaniem. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań.

Jeśli Administrator nie podejmuje działań w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, to niezwłocznie – najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania – informuje osobę, której dane dotyczą, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 286 ustawy o finansach publicznych

Załącznik nr 3 – Wykaz osób, którymi dysponuje lub dysponował będzie Wykonawca
i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia

Załącznik nr 4 – Wykaz usług

Załącznik nr 5 – Wzór umowy