ZAPYTANIE OFERTOWE

NA

WDROŻENIE ROZWIĄZAŃ SAP DLA

SPÓŁKI MGI POLSKA SP. Z O.O. (Bricomarché Polska)

Data: 01.02.2021

Swadzim 2021

Spis treści

1.     WSTĘP.. 3

2.     CEL DOKUMENTU.. 3

3.     SŁOWNIK.. 3

4.     INFORMACJE NA TEMAT ZAPYTANA OFERTOWEGO... 5

4.1.     Wymagania dotyczące odpowiedzi na Zapytanie. 5

4.2.     Zakres Zapytania.. 5

4.3.     Miejsce składania odpowiedzi na Zapytanie. 5

4.4.     Terminy związane z Zapytaniem... 6

4.5.     Zasady udzielania wyjaśnień.. 6

4.6.     Zastrzeżenia.. 6

4.7.     Wymagania wobec oferentów... 6

5.     OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.. 7

6.     OPIS OCZEKIWANEJ ZAWARTOŚCI OFERTY.. 15

7.     ZAŁĄCZNIKI. 15

1.    WSTĘP

Grupa Muszkieterów działa obecne we Francji, Belgii, Portugalii i w Polsce. Należą do niej sieci Intermarche i Netto FR (sklepy spożywcze), Bricomarché, Bricocash i Bricorama (sklepy typu „dom i ogród”), Roady (punkty obsługi samochodów), Poivre Rouge (restauracje) oraz 60 własnych fabryk. Grupa Muszkieterów obecna od 20 lat na polskim rynku to największa sieć franczyzowa w kategorii supermarketów spożywczych i typu „dom i ogród”. Zrzesza ponad 300 niezależnych polskich przedsiębiorców. Sieć handlowa Grupy Muszkieterów liczy obecnie 374 supermarkety Intermarché i Bricomarché. W Centrali Grupy w podpoznańskim Swadzimiu, w dwóch magazynach logistycznych oraz supermarketach zatrudnionych jest obecnie 15 800 osób. Unikalność modelu zarządczego polega na tym, że przedsiębiorcy prowadzący sklepy są bezpośrednio zaangażowani w decyzje podejmowane w Grupie. Każdy ze sklepów jest niezależną spółką zarządzaną przez jej właściciela. Rolą centrali jest zapewnienie wsparcia w funkcjonowaniu marketu.

W Polsce sieć Bricomarché jest obecna od 20 lat, liczy ponad 171 supermarketów typu „Dom i ogród” o wielkości formatów od 1000 do 5000 m², oferując ponad 25 tysięcy artykułów z czterech sektorów: budowanie, majsterkowanie, dekoracja i ogród. Sieć z francuskim pochodzeniem, tworzona jest przez niezależnych, polskich przedsiębiorców, do których należą zarządzane przez nich punkty sprzedaży.

Środowisko IT w Grupie Muszkieterów jest:

·        geograficznie rozproszone (systemy zlokalizowane są w Ośrodkach Obliczeniowych we Francji oraz w Swadzimiu), sklepy oraz chmura obliczeniowa;

·        heterogeniczne – własne Ośrodki Obliczeniowe, hosting, chmura obliczeniowa.

Część procesów biznesowych jest obsługiwanych przez użytkowników przy pomocy narzędzi pakietu MS Office – np. Excel.

Dodatkowe informacje dotyczące architektury środowiska umieszczono w załączniku nr 3, do którego udostępnienia wymagane jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności.

2.    CEL DOKUMENTU

Celem dokumentu jest przedstawienie zasadniczych wymagań wobec zakresu wdrożenia oraz oczekiwanej zawartości oferty.

3.    SŁOWNIK

Poniżej wyjaśniono skróty i pojęcia używane w niniejszym dokumencie.

3.1.      Awaria – Wada Systemu Produktywnego powodująca zatrzymanie lub poważne zakłócenie pracy Systemu Produktywnego, w szczególności polegająca na niemożności realizacji w Systemie Produktywnym któregoś z procesów biznesowych, zgodnie z Dokumentacją Systemu Produktywnego i Instrukcjami Stanowiskowymi, w przypadkach, w których nie istnieje rozwiązanie zastępcze lub jego zastosowanie wymaga nakładów nieuzasadnionych z ekonomicznego punktu widzenia. Za Awarię uważane jest również jednoczesne wystąpienie szeregu innych niż Awaria lub Awaria krytyczna Wad, w przypadku, gdy można wykazać, że występujące jednocześnie Wady inne niż Awaria krytyczna mają ten sam skutek, co opisane powyżej Awarie. Awariami mogą być na przykład częste, nieprzewidywalne lub nieuniknione zatrzymania lub zakłócenia pracy Systemu Produktywnego, poważne uszkodzenia bazy danych oraz zasobu danych bądź też nieuzasadniona konieczność dodatkowego ręcznego przetwarzania danych, przerwy w działaniu całego Systemu Produktywnego.

3.2.      Awaria Krytyczna - Wada Systemu powodująca zatrzymanie całego Systemu Produktywnego lub brak możliwości obsługi procesów sprzedaży w Systemie Produktywnym.

3.3.      Błąd – Wada Systemu Produktywnego powodująca zakłócenie pracy Systemu Produktywnego, w szczególności polegająca na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej z funkcji Systemu Produktywnego, w przypadkach, w których istnieje możliwość zastosowania obejścia danego Błędu lub możliwość zastosowania rozwiązania zastępczego (w ramach Systemu Produktywnego). Wystąpienie Błędu wiąże się z koniecznością znacznych dodatkowych nakładów pracy, w porównaniu z Systemem Produktywnym wolnym od Wad, nie uniemożliwiając jednak funkcjonowania całego Systemu Produktywnego lub jego kluczowych elementów w sposób opisany dla Awarii lub Awarii krytycznej. Błędami mogą być na przykład nieprawidłowe wyniki generowane przez aplikacje, pola danych, które są wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem, jak również błędy w sprawozdaniach lub danych przedstawianych w Systemie Produktywnym.

3.4.      Czas Naprawy – czas pomiędzy dokonaniem przez Zamawiającego zgłoszenia Wady, a usunięciem Wady przez Dostawcę.

3.5.      Czas Reakcji – czas pomiędzy dokonaniem przez Zamawiającego zgłoszenia Wady, a przystąpieniem przez Dostawcę do działań zmierzających do usunięcia Wady.

3.6.      Dostawca – Oferent wyłoniony przez Zamawiającego w drodze postępowania ofertowego.

3.7.      eSklep – system do obsługi sprzedaży kanałem WWW dla sieci Bircomarche.

3.8.      Oferent – firma przedstawiająca ofertę.

3.9.      PeopleSoft – system finansowo - księgowy PeopleSoft Financial Management.

3.10.   POS – system obsługi sprzedaży kasowej w sieci Bricomarche.

3.11.   System FK – lokalne systemy finansowo – księgowe stosowane przez franczyzobiorców.

3.12.   System Produktywny – system Sap S/4HANA wspomagający procesy biznesowe organizacji zgodnie z Zapytaniem ofertowym, o funkcjonalnościach i parametrach opisanych wstępnie w Zapytaniu ofertowym, a sprecyzowanych lub zmodyfikowanych w odebranej przez Zamawiającego dokumentacji Systemu Produktywnego, w szczególności Karcie Projektu oraz Koncepcji Wdrożenia Systemu. System Produktywny będzie obejmował w szczególności oprogramowanie standardowe, oprogramowanie bazodanowe oraz modyfikacje, w tym interfejsy - wykonane przez Oferenta, które Oferent zobowiązuje się wdrożyć w zakresie i na zasadach opisanych w Zapytaniu ofertowym.

3.13.   System prognozowania – system Topase do prognozowania popytu i planowania zawarowania oraz uzupełnień.

3.14.   WMS – system do operacyjnej obsługi magazynu centralnego InfoLog.

3.15.   Zamawiający:

MGI Polska Sp. z o.o.

Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

NIP: 782-214-88-21

3.16.   Zapytanie  – niniejsze zapytanie ofertowe na wdrożenie rozwiązań SAP.

4.    INFORMACJE NA TEMAT ZAPYTANA OFERTOWEGO

Zamawiający chce wdrożyć rozwiązanie Retail w sieci Bricomarche, w związku z tym Zamawiający zwraca się z prośbą o złożenie oferty w zakresie realizacji projektu implementacji systemu SAP dla wskazanego w Zapytaniu zakresu.

4.1.  Wymagania dotyczące odpowiedzi na Zapytanie

Prosimy o przygotowanie oferty w języku polskim i angielskim, zgodnie ze specyfikacją zamieszczoną w rozdziale 6 „OPIS OCZEKIWANEJ ZAWARTOŚCI OFERTY”.

4.2.  Zakres Zapytania

Zapytanie obejmuje przeprowadzenie wdrożenia systemu SAP w zakresie wskazanym w niniejszym dokumencie, a w szczególności:

4.2.1.       Przeprowadzenie warsztatów projektowych;

4.2.2.       Przygotowanie, instalacja i konfiguracja Systemu Produktywnego, testowego i rozwojowego;

4.2.3.       Wykonanie lub dostosowanie istniejących modyfikacji oraz interfejsów;

4.2.4.       Wykonanie migracji danych;

4.2.5.       Przeprowadzenie szkoleń;

4.2.6.       Realizacja wsparcia po starcie produktywnym;

4.2.7.       Świadczenie usług serwisowych dla Systemu Produktywnego.

Szczegółowy opis zakresu Zapytania przedstawiony jest w rozdziale 5 „OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA”.

4.3.  Miejsce składania odpowiedzi na Zapytanie

Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej do dnia 22.02.2021 do godziny 10:00.

4.4.  Terminy związane z Zapytaniem

4.5.  Zasady udzielania wyjaśnień

4.5.1.       Pytania Oferentów powinny być zgłaszane w formie elektronicznej na platformie zakupowej:

·         merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość" do wiadomości,

·         pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00: tel. 22 101 02 02, e-mail :  cwk@platformazakupowa.pl,

·         Wszystkie pytania kierowane do Zamawiającego przez Oferentów będą rejestrowane, a odpowiedzi zostaną rozesłane do wszystkich podmiotów, do których skierowano zapytanie ofertowe, bez informacji o autorze pytania. Odpowiedzi na pytania będą udzielane za pomocą poczty elektronicznej na wskazany przez Oferenta adres na platformie zakupowej.

·         Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielania odpowiedzi na pytania.

4.6.  Zastrzeżenia

4.6.1.       Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 §1 k.c.

4.6.2.       Zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki MGI Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert przez Oferenta.

4.6.3.       Finalnie oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji.

4.6.4.       Spółka MGI Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu zastrzega sobie prawo do wycofania Zapytania ofertowego w dowolnym czasie.

4.6.5.       Oferenci uczestniczą w Zapytaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia względem Zamawiającego w związku z Zapytaniem ofertowym.

4.6.6.       Wybrani Oferenci zostaną zaproszeni do realizacji, w ramach procedury oceny ofert, warsztatu z udziałem wskazanego w ofercie zespołu konsultantów. Warsztat będzie miał na celu ocenę kompetencji i doświadczeń zespołu. Zakres warsztatu będzie dotyczył zagadnień wskazanych w załączniku nr 2 i zostanie przesłany do oferentów na 2 dni przed warsztatami.

4.6.7.       Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

4.6.8.       Dodatkowo pozycje z zakładki Oferowana cena z pliku Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy należy wpisać również na platformie.

4.6.9.        Obligatoryjne załączniki do oferty: aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON.

4.6.10.    Warunki płatności:

- Oferta powinna zawierać model wyceny typu Fixed Price, jednakże niezbędne będzie wyszczególnienie planowanych zasobów (stawka dniowa x ilość) oraz przedstawienie stawki za dzień pracy na poczet ewentualnych dodatkowych zakresów/ zleceń wykraczających poza cel zapytania ofertowego.

- Wynagrodzenie,  płatne będzie w transzach, odpowiadającym etapom. Płatności każdej z powyższych części wynagrodzenia za wykonanie etapów nastąpi na podstawie protokoły odbioru prac za poszczególne etapy potwierdzające prawidłowość wykonania zadań.

- Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia i podpisaniu dokumentów odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi).

- Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT wraz z załączonym protokołem odbioru prac.

- Wszelkiego rodzaju przedpłaty nie są akceptowane

4.6.11.    Do obowiązków Oferenta w zakresie dochowania poufności zastosowanie ma umowa o zachowaniu poufności zawarta pomiędzy Zamawiającym a Oferentem. Oferenci w celu otrzymania załączników nr 2 i 3 do postępowani są proszeni o podpisanie umowy o zachowanie poufności NDA, która jest do tego niezbędna oraz do uczestniczenia w kolejnych etapach postępowania.

Podpisany oryginał w 2 egzemplarzach (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpsuje osoba z reprezentacji z KRS) należy wysłać na adres:

MGI  POLSKA  sp. z o.o.

Ul. Św. Mikołaja 5

Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne

Koniecznie z dopiskiem Sobolewski Łukasz

Skan podpisanej umowy o zachowanie poufności NDA (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpsuje osoba z reprezentacji z KRS) należy załączyć również na platformie w momencie składania oferty.

4.6.12.    Kryteria oceny: 50% wartość oferty, 50% ocena merytoryczna.

Złożenie odpowiedzi na Zapytanie przez Oferenta, oznacza, że Oferent akceptuje wszystkie zastrzeżenia wymienione w punkcie 4.6.

4.7.  Wymagania wobec oferentów

Zamawiający oczekuje, żeby Oferent wykazał, że Zespół oferenta dedykowany do realizacji zamówienia zrealizował nie mniej, niż trzy projekty wdrożenia rozwiązania branżowego SAP dla sprzedaży detalicznej (SAP IS-Retail, SAP for Retail) rozumiane, jako pełny cykl od rozpoczęcia projektu i budowy koncepcji biznesowej, aż do zrealizowanego z sukcesem startu produktywnego, z czego, Zamawiający oczekuje, aby Oferent wykazał, iż:

·         co najmniej jeden z projektów, poza wdrożeniem ww. rozwiązania branżowego SAP obejmował także swoim zakresem wdrożenie komponentu SAP CAR oraz realizację integracji pomiędzy ww. rozwiązaniem branżowym SAP, oraz SAP CAR,

·         co najmniej jeden z projektów obejmował implementację systemu w wersji S/4 HANA for Retail oraz

·         co najmniej jeden z projektów obejmował swoim zakresem integrację pomiędzy rozwiązaniem branżowym SAP i platformą sprzedaży POS dla sieci nie mniej, niż 50 sklepów, przy czym w każdy sklepie zainstalowanych było jeden lub więcej terminali POS.

Oferent wykaże, że dysponuje wykwalifikowanym zespołem wdrożeniowym, preferowane jest spełnienie wymogów minimalnych określonych w tabeli poniżej (role projektowe nie mogą być łączone):

Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, w szczególności z tytułu szkód powstałych w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania na sumę gwarancyjną, nie mniejszą niż 500.000 (pięćset tysięcy) złotych, za jedno zdarzenie ubezpieczeniowe.

5.    OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

Przedmiotem Zapytania jest wykonanie wdrożenia rozwiązania SAP S/4HANA dla Zamawiającego. Wdrożenie powinno być skuteczne i obejmować przekazanie niezbędnej wiedzy oraz przeprowadzenie wdrożenia. Opcjonalnie wdrożenie powinno objąć dostarczenie licencji
w zakresie, jakim Oferent uzna za wymagany do realizacji zakresu wdrożenia:

5.1.  Zakres Wdrożenia

Zakres wdrożenia opisuje załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego, do którego udostępnienia wymagane jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności.

5.2.  Zakres prac

5.2.1.    Dostarczenie produktu w postaci Systemu Produktywnego, testowego i rozwojowego, w zakresie opisanym w załączniku nr 2;

5.2.2.    Dostarczenie wiedzy niezbędnej do pracy w Systemie Produktywnym oraz w zakresie jego administracji i wdrożenia;

5.2.3.    Przeprowadzenie szkoleń i konsultacji wdrożeniowych;

5.2.4.    Przeprowadzenie procesów instalacji;

5.2.5.    Przeprowadzenie procesów migracji;

5.2.6.    Przeprowadzenie procesu uruchomienia produkcyjnego (start produktywny) – start produktywny podzielony będzie na dwie części: w pierwszej start pilotażowy w centrali i w uzgodnionych podczas analizy sklepach, w drugiej start w pozostałych sklepach;

5.2.7.    Administracja systemem w trakcie realizacji analizy i wdrożenia;

5.2.8.    Udzielenie licencji na wszelkie oprogramowanie utworzone podczas realizacji wdrożenia Systemu Produktywnego;

5.2.9.    Wdrożenie obejmie Spółkę MGI Polska Sp. zo.o.

5.2.10. System będzie wykorzystywany przez Zamawiającego i spółki zależne;

5.2.11. Docelowa architektura serwerowa i jej parametry zostaną określone przez Zamawiającego na etapie analizy

5.3.  Zakres szczegółowy

5.3.1.     ETAP 1 – przygotowanie projektu (Define)

1.     Instalacja i konfiguracja rozwiązania SAP S/4HANA

2.     Udostępnienie rozwiązania SAP S/4HANA na infrastrukturze Oferenta w czasie i zakresie wymaganym do przeprowadzenia Analizy;

3.     Powołanie zespołu projektowego i przypisanie ról w Projekcie;

4.     Przeprowadzenie warsztatów dotyczących metodyki prowadzenia Projektu;

5.     Ustalenie komunikacji w Projekcie;

6.     Przygotowanie produktu - Karta Projektu w języku polskim i angielskim

Karta Projektu będzie zawierać, co najmniej następujące elementy:

6.1.   Regulamin Projektu;

6.2.   Plan komunikacji Projektu;

6.3.   Plan obsługi ryzyka projektowego wraz z macierzą ryzyk projektowych;

6.4.   Strukturę organizacyjną Projektu;

6.5.   Harmonogram Projektu;

6.6.   Podział odpowiedzialności stron w Projekcie;

7.     Nadzór i aktualizacja Karty Projektu w trakcie trwania Projektu (Etap 2,3).

5.3.2.     ETAP 2 – Analiza (Discovery, Design)

1.     Utworzenie oraz nadzór i aktualizacja produktu - szczegółowy harmonogram Etapu 2 Projektu (w języku polskim i angielskim);

2.     Przeprowadzenie analizy w zakresie niezbędnego dostosowania i uzupełnienia przekazanej koncepcji wdrożenia, załącznik nr 2;

3.     Analiza spełni następujące wymagania i obejmie:

3.1.   Zakres opisany w załączniku nr 2,

3.2.   Analizę zakresu wymaganej integracji,

3.3.   Specyfikację możliwych dodatkowych usprawnień procesów biznesowych i struktury organizacyjnej;

4.     Analiza zostanie przeprowadzona w zakresie wystarczającym do wykonania ostatecznej wersji Koncepcji Wdrożenia Systemu na podstawie załącznika nr 2. W trakcie analizy Dostawca zrealizuje (poza szkoleniami), co najmniej 40 dni spotkań z pracownikami Zamawiającego;

5.     Przygotowanie produktu w postaci zakresu rozszerzeń (tj. m.in.: modyfikacji, raportów, interfejsów) Systemu niezbędnych do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z Kluczowymi Użytkownikami Systemu Produktywnego oraz w załączniku nr 2. W szczególności Dostawca wskaże sposób realizacji zaplanowanej w załączniku nr 2 aplikacji mobilnej dla obsługi sklepów wraz z rekomendacją w zakresie dostosowania rozwiązania francuskiego lub budowy aplikacji od postaw;

6.     Opracowanie produktu - Koncepcja Wdrożenia Systemu (projekt rozwiązania) zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 ze wskazaniem zakresu zmian i uzupełnień w stosunku do koncepcji zawartych w załączniku nr 2 (w języku polskim i angielskim);

7.     Dostawca opracuje produkt - Koncepcja Wdrożenia Systemu tak, że będzie ona wystarczająca do realizacji Etapu 3 bez konieczności wykonania dodatkowych prac ze strony Dostawcy i Zamawiającego;

8.     Szkolenia warsztatowe dla Użytkowników Kluczowych Systemu Produktywnego, w ramach, których Dostawca:

8.1.       przeprowadzi szkolenia ze standardu Systemu dla członków zespołu wdrożeniowego;

8.2.       przeprowadzi szkolenia ze standardu Systemu z zastrzeżeniem, że wykona co najmniej 5 dni warsztatów szkoleniowych z funkcjonalności każdego z modułów oprogramowania objętego wdrożeniem w zakresie jego funkcji standardowych;

8.3.       wesprze warsztaty poprzez zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Systemu podczas tych warsztatów;

9.     Utworzenie produktu - szczegółowy harmonogram Etapu 3 Projektu (w języku polskim i angielskim).

5.3.3.     ETAP 3 – Wdrożenie (Develop, Deploy)

W ramach Etapu Dostawca wykona następujące prace:

1.     Utworzenie oraz nadzór i aktualizacja produktu - szczegółowy harmonogram Etapu 3 Projektu (w języku polskim i angielskim);

2.     Parametryzację i konfigurację Systemu Produktywnego zgodnie z Koncepcją Wdrożenia Systemu;

3.     Wykona produkty w postaci niezbędnych rozszerzeń (tj.: modyfikacje, raporty) i interfejsy Systemu wyspecyfikowane w Koncepcji Wdrożenia Systemu do przeprowadzenia szkoleń z funkcjonalności Systemu dla Administratorów i Użytkowników Końcowych;

4.     Dostarczy produkty w postaci dokumentacji użytkowej i administracyjnej w języku polskim i angielskim (dokumentacja w języku angielskim z wyłączeniem instrukcji stanowiskowych) w wersji elektronicznej);

5.     W ramach realizowanych prac Dostawca przygotuje/dostarczy produkt w postaci dokumentacji, która będzie obejmowała:

5.1.   Komplet instrukcji obsługi standardu Systemu;

5.2.   Komplet instrukcji stanowiskowych (w języku polskim) dla Systemu Produktywnego zgodnego z Koncepcją Wdrożenia Systemu, przy czym w zakresie obowiązków Dostawcy będzie weryfikacja instrukcji napisanych przez personel Zamawiającego;

5.3.   Komplet instrukcji dla Administratorów Systemu (w języku polskim);

5.4.   Materiały warsztatowe wykorzystywane na warsztatach realizowanych w trakcie Projektu (w języku polskim);

5.5.   Dokumentację struktury oraz zasad funkcjonowania interfejsów Systemu Produktywnego pozwalającą na ich zarządzanie, modyfikację i nadzór przez Zamawiającego (w języku polskim i angielskim);

5.6.   Dokumentację projektową i użytkową modyfikacji i interfejsów wykonanych/dostosowanych przez Dostawcę w procesie wdrożenia (w języku polskim i angielskim);

6.     Przeprowadzi warsztaty projektowe dla Administratorów aplikacji z administracji Systemu – co najmniej 10 dni;

7.     Przeprowadzi warsztaty projektowe dla programistów w zakresie realizacji modyfikacji Systemu i konfiguracji interfejsów – co najmniej 10 dni;

8.     Przeprowadzi warsztaty projektowe dla Użytkowników Kluczowych i Administratorów Systemu w zakresie opracowywania raportów w Systemie Produktywnym – co najmniej 5 dni;

9.     Przeprowadzi konsultacje i szkolenia projektowe z funkcjonalności zmodyfikowanego Systemu Produktywnego dla Użytkowników Kluczowych Systemu Produktywnego;

10.  Wykona pozostałe modyfikacje i interfejsy wyspecyfikowane w Koncepcji Wdrożenia Systemu oraz zidentyfikowanych w trakcie konsultacji i warsztatów dla Użytkowników Kluczowych;

11.  Zaplanuje i przeprowadzi migrację danych, która będzie obejmować:

11.1.    Opracowanie zakresu migracji danych z dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego Systemów informatycznych;

11.2.    Zakres zostanie uzgodniony z Zamawiającym na etapie analizy oraz opracowywania Koncepcji Wdrożenia Systemu;

11.3.    Opracowanie interfejsów do importu danych;

11.4.    Opracowanie struktur plików dla przygotowania danych do migracji;

11.5.    Wykonanie migracji danych z plików w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia testów oraz uruchomienia Systemu Produktywnego;

11.6.    Wsparcie Zamawiającego w weryfikacji merytorycznej poprawności migracji.

12.  Przygotuje produkt - System Produktywny do testów;

13.  Przeprowadzi konsultacje i szkolenia z funkcjonalności skonfigurowanego Systemu Produktywnego dla Użytkowników Systemu Produktywnego;

14.  Przygotuje produkt - System Produktywny do pracy produktywnej;

15.  Przekaże informacje niezbędne do opracowania polityki bezpieczeństwa informacji i zaleceń dotyczących właściwej konfiguracji sieci i innych elementów infrastruktury IT dla potrzeb zapewnienia bezpieczeństwa Systemu Produktywnego z uwzględnieniem wytycznych Grupy Muszkieterowie;

16.  Przeprowadzi start produktywny Systemu Produktywnego;

17.  Udzieli gwarancji na dostarczone produkty i wykonane usługi;

18.  Przeprowadzi asystę po starcie produktywnym pilotażowym:

18.1.    Dostawca zapewni asystę po starcie produktywnym obejmującą 3 miesiące od momentu startu;

18.2.    Dostawca w trakcie okresu wsparcia po starcie produktywnym zapewni realizację prac konfiguracyjnych, warsztatów oraz usuwanie niezgodności Systemu Produktywnego zgodnie z dokumentacją (Koncepcją Wdrożenia Systemu);

18.3.    Wymagane Czasy Reakcji i Naprawy Wad systemu w okresie wsparcia dla centrali i wybranych punktów sprzedaży:

19.  Przeprowadzi asystę po starcie produktywnym w każdym kolejnym sklepie:

19.1.    Dostawca zapewni asystę po starcie produktywnym obejmującą 1 miesiąc od momentu startu;

19.2.    Dostawca w trakcie okresu wsparcia po starcie produktywnym zapewni realizację prac konfiguracyjnych, warsztatów oraz usuwanie niezgodności Systemu Produktywnego zgodnie z dokumentacją (Koncepcją Wdrożenia Systemu);

19.3.    Wymagane Czasy Reakcji i Naprawy Wad systemu w trakcie okresu wsparcia:

W trakcie okresów wsparcia po starcie produktywnym Konsultanci Dostawcy będą obecni u Zamawiającego (na miejscu lub zdalnie), co najmniej przez 15 dni roboczych w miesiącu.

5.4.  Serwis Systemu Produktywnego w okresie gwarancji

Okno serwisowe 365 dni w roku 24 h, z wyłączeniem godzin, odpowiednio:

·         dla centrali od piątku godz. 18:00 do poniedziałku godzina 06:00,

·         dla punktów sprzedaży od soboty godz. 22:00 do poniedziałku godz. 6:00 z uwzględnieniem niedziel handlowych.

Prace realizowane przez Dostawcę w okresie gwarancji obejmą:

1.     Usuwanie Awarii, Błędów, Usterek Systemu Produktywnego (bez limitów pracochłonności) w warstwach aplikacyjnych, danych i sprzętowej (opcja);

2.     Udzielanie wyjaśnień dotyczących sposobu funkcjonowania Systemu Produktywnego;

3.     Wykonywanie uaktualnień wersji Systemu Produktywnego i systemów oraz aplikacji dostarczonych wraz z wdrożeniem Systemu Produktywnego zgodnie z zaleceniami ich producentów;

4.    Wymagane Czasy Reakcji i Naprawy podczas trwania gwarancji/umowy serwisowej:

5.5.  Pozostałe obowiązki dokumentacyjne Dostawcy i zastrzeżenia

1.    Dostawca będzie sporządzał raport z wykonanych prac po każdym dniu prac realizowanych u Zamawiającego z udziałem pracowników Zamawiającego.

2.    Wdrożenie obejmie sieć Bricomarche w zakresie centrali i punktów sprzedaży.

3.    Zamawiający zakłada podpisanie z wybranym Oferentem umowy mającej charakter kontraktu na wykonanie dzieła w postaci uruchomionego Systemu Produktywnego, zgodnego z wymaganiami, wspierającego procesy biznesowe Zamawiającego oraz przeszkoloną obsługę.

4.    Zamawiający zakłada możliwość odstąpienia od projektu po opracowaniu Koncepcji Wdrożenia Systemu.

5.    Zamawiający dopuszcza etapową realizację zakresu wdrożenia Systemu Produktywnego, jeżeli będzie to uzasadnione ekonomicznie i technologicznie oraz nie naruszy obsługi istotnych procesów Zamawiającego.

6.    Wdrożenie obejmie Zamawiającego zgodnie z zakresem przedstawionym w dokumencie oraz załącznikach.

7.    Zamawiający przewiduje podpisanie z Dostawcą umowy serwisowej obejmującej okres po upływie udzielonej przez Dostawcę gwarancji. Oferent zobowiązany jest przedstawić ofertę na serwis wraz z projektem umowy. Zamawiający nie jest związany przedstawionym przez Oferenta projektem umowy serwisowej.

8.    Dostawca będzie przygotowywał informacje na komitety sterujące w języku polskim i angielskim.

5.6.  Podział odpowiedzialności stron

W niniejszym rozdziale przedstawiono podział odpowiedzialności stron za realizację zadań w poszczególnych etapach Projektu.

6.    OPIS OCZEKIWANEJ ZAWARTOŚCI OFERTY

Prosimy o przedstawienie oferty (w języku polskim i angielskim) zgodnie z załączonym Szablonem oferty – Załącznik nr 1 - Szablon oferty na wdrożenie rozwiązania SAP”. Prosimy o zachowanie układu i formatowania szablonu, zgodnie z załącznikiem.

7.    ZAŁĄCZNIKI

1.     ZAŁĄCZNIK NR 1 – Szablon oferty na wdrożenie rozwiązania SAP.

2.       ZAŁĄCZNIK NR 2 – Wstępna koncepcja wdrożenia – wymagany zakres wdrożenia – wymaga NDA.

3.       ZALĄCZNIK  NR 3 – ARCHITEKTURA IT – wymaga NDA

4.     ZAŁACZNIK NR 4 - UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI POSTĘPOWANIE OFERTOWE_AZN